采購申請與審批流程工具企業(yè)通用版一、適用范圍與核心價值本工具適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、商貿(mào)企業(yè)等）的日常采購管理場景，覆蓋行政辦公用品、生產(chǎn)原材料、固定資產(chǎn)設(shè)備、外包服務(wù)等各類采購需求。通過標(biāo)準(zhǔn)化申請與審批流程，可實現(xiàn)采購需求提報的規(guī)范性、審批路徑的清晰化、成本控制的精準(zhǔn)化，同時明確各部門職責(zé)，降低采購風(fēng)險，提升整體采購效率與透明度。二、詳細操作流程指南（一）采購申請發(fā)起操作主體：需求部門申請人（如行政專員、生產(chǎn)計劃員等）操作內(nèi)容：填寫《采購申請審批單》（詳見第三部分模板），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、總價、用途說明、期望交付日期等核心信息；附件準(zhǔn)備：根據(jù)采購類型補充必要材料，如固定資產(chǎn)采購需提供《固定資產(chǎn)采購評估表》（含技術(shù)參數(shù)、選型理由），服務(wù)類采購需提供《服務(wù)需求說明書》（含服務(wù)范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收要求）；提交申請：通過企業(yè)OA系統(tǒng)、郵件或紙質(zhì)表單提交至需求部門負責(zé)人處，發(fā)起審批流程。關(guān)鍵說明：預(yù)估單價需參考歷史采購數(shù)據(jù)或市場詢價，保證預(yù)算合理性；用途說明需簡明扼要，體現(xiàn)采購的必要性（如“替換報廢辦公電腦以滿足設(shè)計部日常設(shè)計需求”）。（二）部門負責(zé)人審核操作主體：需求部門負責(zé)人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理）操作內(nèi)容：核查采購需求的合理性：是否符合部門年度工作計劃、是否為業(yè)務(wù)開展必需品；審批預(yù)算：確認采購金額是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需注明原因并同步財務(wù)部門；簽署意見：在《采購申請審批單》“部門負責(zé)人審核”欄簽字，明確“同意”“不同意需補充說明”或“調(diào)整后重報”意見。關(guān)鍵說明：審核需在1個工作日內(nèi)完成，避免影響采購時效；若不同意，需向申請人反饋具體原因（如“該設(shè)備現(xiàn)有閑置設(shè)備可復(fù)用，無需采購”）。（三）采購部門復(fù)核操作主體：采購部門專員/經(jīng)理操作內(nèi)容：形式審查：核查申請單填寫完整性、附件材料是否齊全（如缺失《固定資產(chǎn)采購評估表》，需退回申請人補充）；需求匹配：結(jié)合庫存情況判斷是否需采購（如辦公用品庫存充足，可建議申請人領(lǐng)用；生產(chǎn)原材料庫存低于安全庫存，則確認采購必要性）；供應(yīng)商初步篩選：根據(jù)采購類型篩選合格供應(yīng)商（如辦公用品可從年度協(xié)議供應(yīng)商中選擇，生產(chǎn)原材料需從合格供應(yīng)商名錄中比價），填寫《供應(yīng)商比價表》（含至少3家供應(yīng)商報價、資質(zhì)情況）；簽署意見：在“采購部門復(fù)核”欄簽字，明確“同意采購”“建議調(diào)整供應(yīng)商”或“不建議采購（原因：庫存充足/供應(yīng)商資質(zhì)不符）”意見。關(guān)鍵說明：采購部門需建立合格供應(yīng)商名錄，定期更新供應(yīng)商資質(zhì)；緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換的配件）可簡化比價流程，但需注明“緊急采購”原因。（四）財務(wù)部門審核操作主體：財務(wù)部門專員/經(jīng)理操作內(nèi)容：預(yù)算核查：確認采購金額是否在部門可用預(yù)算內(nèi)，跨部門采購需協(xié)調(diào)預(yù)算歸屬；成本合理性審核：預(yù)估單價是否與市場價格、歷史采購價基本一致，偏差超過10%需要求采購部門提供價格說明；付款方式審核：根據(jù)企業(yè)財務(wù)制度明確付款條件（如“貨到付款”“30%預(yù)付款+70%到貨驗收后付款”）；簽署意見：在“財務(wù)部門審核”欄簽字，明確“預(yù)算通過”“預(yù)算不足需調(diào)整金額”或“成本不合理需重新比價”意見。關(guān)鍵說明：大額采購（如單筆金額超10萬元）需附《成本分析報告》，含價格構(gòu)成、市場趨勢分析等內(nèi)容；預(yù)算外采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可推進。（五）分級審批操作主體：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額分級審批（示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)）：小額采購（≤5萬元）：由分管采購副總審批，在“分管領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字；中額采購（5萬-20萬元）：由分管副總審批后，報總經(jīng)理審批，在“總經(jīng)理審批”欄簽字；大額采購（＞20萬元）：需提交總經(jīng)理辦公會審議，會議通過后由總經(jīng)理簽字確認。關(guān)鍵說明：審批需在2個工作日內(nèi)完成，緊急采購可啟動“加急審批流程”，由申請人注明“加急原因”，審批人需優(yōu)先處理。（六）采購執(zhí)行與結(jié)果反饋操作主體：采購部門、需求部門操作內(nèi)容：采購部門：根據(jù)審批通過的申請單與《供應(yīng)商比價表》，與供應(yīng)商簽訂采購合同（明確交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等），下達采購訂單；供應(yīng)商履約：按合同約定交付貨物/服務(wù)，需求部門負責(zé)驗收（如固定資產(chǎn)需驗收數(shù)量、規(guī)格、功能是否與申請一致，服務(wù)類需驗收服務(wù)成果是否符合《服務(wù)需求說明書》標(biāo)準(zhǔn)），填寫《采購驗收單》；結(jié)果反饋：采購部門將驗收結(jié)果、供應(yīng)商發(fā)票同步財務(wù)部門，財務(wù)部門審核無誤后安排付款；最終將《采購申請審批單》《供應(yīng)商比價表》《驗收單》等資料歸檔保存。關(guān)鍵說明：驗收需在貨物/服務(wù)交付后3個工作日內(nèi)完成，不合格品需及時聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄供應(yīng)商履約情況（作為后續(xù)合作評估依據(jù)）。三、采購申請審批模板表格采購申請審批單基本信息填寫說明申請部門需求部門全稱（如“行政部”“生產(chǎn)一部”）申請人需求部門經(jīng)辦人姓名（*）聯(lián)系電話申請人辦公電話（內(nèi)線：8888）申請日期YYYY年MM月DD日申請編號采購部門統(tǒng)一編制（如CG-2024-001）采購明細物品/服務(wù)名稱（如“聯(lián)想ThinkPad筆記本”“年度保潔服務(wù)”）規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容（如“CPU:i5/16G/512GSSD”“辦公樓3-8層日常清潔”）單位（如“臺”“項”）數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）（=數(shù)量×預(yù)估單價）資金來源（如“部門行政預(yù)算”“專項采購基金”）用途說明（簡述采購必要性，如“新入職員工辦公用”）期望交付日期YYYY年MM月DD日附件清單（如“《固定資產(chǎn)評估表》1份，《供應(yīng)商比價表》1份”）審批流程審批意見簽字/日期需求部門負責(zé)人（同意/不同意/調(diào)整后重報，簡明理由）_______________采購部門復(fù)核（同意采購/建議調(diào)整供應(yīng)商/不建議采購）_______________財務(wù)部門審核（預(yù)算通過/預(yù)算不足/成本不合理）_______________分管領(lǐng)導(dǎo)審批（同意/不同意，簡明理由）_______________總經(jīng)理審批（同意/不同意，簡明理由）_______________備注|（如“緊急采購”“需預(yù)付30%款項”）||四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險提示（一）預(yù)算控制原則嚴(yán)格執(zhí)行“無預(yù)算不采購、超預(yù)算不審批”原則，年度預(yù)算內(nèi)采購需按季度分解使用，避免季度末集中采購；預(yù)算調(diào)整需提前1個月提交《預(yù)算調(diào)整申請》，說明調(diào)整原因（如新增業(yè)務(wù)需求、市場價格大幅上漲），經(jīng)財務(wù)部門審核、總經(jīng)理辦公會審批后執(zhí)行。（二）審批權(quán)限管理嚴(yán)禁越級審批或化整為零規(guī)避審批（如將20萬元采購拆分為2筆10萬元申請），一經(jīng)發(fā)覺將追究申請人及審批人責(zé)任；審批人需對審批意見負責(zé)，若因?qū)徟韬鰧?dǎo)致采購損失（如未審核供應(yīng)商資質(zhì)導(dǎo)致貨物質(zhì)量問題），需承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任。（三）供應(yīng)商管理要求優(yōu)先選擇年度協(xié)議供應(yīng)商或合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的合作方，新供應(yīng)商引入需經(jīng)過“資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)）→樣品測試（如需）→小批量試用→評估合格”流程；采購過程中需索取正規(guī)發(fā)票（如增值稅專用發(fā)票），發(fā)票抬頭、稅號等信息需與企業(yè)信息一致，避免財務(wù)報銷風(fēng)險。（四）檔案保存規(guī)范采購全流程資料（含申請單、審批記錄、比價表、合同、驗收單、發(fā)票等）需按“一單一檔”原則整理，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)采購檔案需保存至資產(chǎn)報廢后1年）；電子檔案需定期備份（如每月刻錄光盤），紙質(zhì)檔案需分類存放于文件柜，由采購部門專人管理。（五）特殊情況處理緊急采購：因生產(chǎn)突發(fā)故障、自然災(zāi)害等不可抗力導(dǎo)致的緊急需求，可先電話請示分管領(lǐng)導(dǎo)同意后啟動采購，但需在24小時內(nèi)補辦申請手續(xù)，注明“緊急采購原因”