采購(gòu)流程與合同審核流程手冊(cè)本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)及合同管理全流程，明確各部門職責(zé)分工，保證采購(gòu)行為合規(guī)、高效，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)資源合理配置。手冊(cè)適用于公司各部門所有采購(gòu)需求發(fā)起、供應(yīng)商管理、合同起草與審核等環(huán)節(jié)，相關(guān)崗位人員需嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。一、采購(gòu)全流程操作指南（一）需求提出與確認(rèn)需求發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際工作需要，由申請(qǐng)人*填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)算金額、期望交付時(shí)間等信息，并附相關(guān)技術(shù)參數(shù)或需求說明文件（如技術(shù)規(guī)格書、圖紙等）。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)必要性及合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)符合部門工作計(jì)劃及預(yù)算后，簽字提交至采購(gòu)部。需求復(fù)核采購(gòu)部收到申請(qǐng)后，對(duì)采購(gòu)需求的合規(guī)性（是否超預(yù)算、是否符合公司采購(gòu)政策）、完整性（信息是否齊全）進(jìn)行復(fù)核，必要時(shí)與需求部門溝通確認(rèn)細(xì)節(jié)。對(duì)于重大項(xiàng)目或高價(jià)值采購(gòu)，采購(gòu)部可組織需求部門、財(cái)務(wù)部召開需求評(píng)審會(huì)，明確采購(gòu)邊界及技術(shù)要求。（二）供應(yīng)商尋源與評(píng)估供應(yīng)商尋源根據(jù)采購(gòu)需求類型（如標(biāo)準(zhǔn)化物資、定制化服務(wù)、工程類項(xiàng)目等），采購(gòu)部通過公開招標(biāo)、詢價(jià)比價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等方式篩選供應(yīng)商。公開招標(biāo)：適用于金額較大、標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)項(xiàng)目，通過公司官網(wǎng)或指定平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不少于3家合格供應(yīng)商參與。詢價(jià)比價(jià)：適用于金額中等、規(guī)格明確的采購(gòu)項(xiàng)目，向不少于3家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、交期等綜合因素。單一來(lái)源采購(gòu)：僅適用于因特殊技術(shù)要求、專利保護(hù)等原因只能從唯一供應(yīng)商采購(gòu)的情況，需附專項(xiàng)說明并經(jīng)總經(jīng)理*審批。供應(yīng)商資質(zhì)審核采購(gòu)部對(duì)候選供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等）、經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)報(bào)表、過往合作案例等進(jìn)行審核，保證供應(yīng)商具備履約能力。審核通過后，形成《供應(yīng)商評(píng)估表》，納入《合格供應(yīng)商名錄》。供應(yīng)商確定采購(gòu)部根據(jù)“質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、服務(wù)優(yōu)先、誠(chéng)信合規(guī)”原則，結(jié)合評(píng)估結(jié)果確定中標(biāo)/成交供應(yīng)商，并通知需求部門確認(rèn)。需求部門對(duì)供應(yīng)商的技術(shù)方案、產(chǎn)品功能等進(jìn)行最終確認(rèn)，無(wú)異議后進(jìn)入后續(xù)流程。（三）采購(gòu)訂單與審批訂單編制采購(gòu)專員*根據(jù)確定的供應(yīng)商及需求細(xì)節(jié)，編制《采購(gòu)訂單》，注明訂單編號(hào)、供應(yīng)商信息、物品/服務(wù)明細(xì)、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，保證與采購(gòu)申請(qǐng)及供應(yīng)商報(bào)價(jià)一致。訂單審批采購(gòu)訂單按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批：金額≤5萬(wàn)元：采購(gòu)經(jīng)理*審批；5萬(wàn)元＜金額≤20萬(wàn)元：采購(gòu)總監(jiān)*審批；金額＞20萬(wàn)元：總經(jīng)理*審批。審批通過后，采購(gòu)部將《采購(gòu)訂單》加蓋公章發(fā)送至供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)回傳。（四）訂單執(zhí)行與跟蹤交付跟進(jìn)供應(yīng)商按訂單約定時(shí)間交付貨物/提供服務(wù)，采購(gòu)部需提前與供應(yīng)商確認(rèn)交付細(xì)節(jié)，保證準(zhǔn)時(shí)履約。對(duì)于周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目，采購(gòu)部應(yīng)建立進(jìn)度跟蹤表，定期與供應(yīng)商溝通進(jìn)展，及時(shí)協(xié)調(diào)解決交付過程中的問題（如物流延誤、質(zhì)量異常等）。異常處理若供應(yīng)商未能按時(shí)交付或交付物品不符合要求，采購(gòu)部需第一時(shí)間通知供應(yīng)商整改，同時(shí)向需求部門及上級(jí)匯報(bào)，必要時(shí)啟動(dòng)備選供應(yīng)商方案，保證不影響正常工作。（五）貨物/服務(wù)驗(yàn)收與付款驗(yàn)收實(shí)施貨物送達(dá)后，由需求部門、采購(gòu)部、質(zhì)檢部（如需）共同進(jìn)行驗(yàn)收：數(shù)量核對(duì)：清點(diǎn)貨物數(shù)量是否與訂單一致；質(zhì)量檢驗(yàn)：檢查物品規(guī)格、型號(hào)、外觀、功能等是否符合要求，必要時(shí)提供第三方檢測(cè)報(bào)告；服務(wù)驗(yàn)收：對(duì)于服務(wù)類采購(gòu)，由需求部門根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)服務(wù)完成情況。驗(yàn)收合格后，三方共同簽字確認(rèn)《驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的，需填寫《不合格品處理單》，要求供應(yīng)商限期退換或整改，整改合格后重新驗(yàn)收。付款結(jié)算采購(gòu)部憑《采購(gòu)訂單》《驗(yàn)收單》、供應(yīng)商開具的合規(guī)費(fèi)用憑證（如收據(jù)、結(jié)算單等），按財(cái)務(wù)制度辦理付款申請(qǐng)。財(cái)務(wù)部審核無(wú)誤后，通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式向供應(yīng)商支付款項(xiàng)，并保留付款憑證備查。二、合同審核全流程操作指南（一）合同發(fā)起與起草發(fā)起條件采購(gòu)金額超過1萬(wàn)元，或涉及長(zhǎng)期服務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、重大責(zé)任等風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)的，必須簽訂書面合同；合同由業(yè)務(wù)部門*根據(jù)采購(gòu)結(jié)果及技術(shù)需求起草，保證合同內(nèi)容與采購(gòu)訂單、談判結(jié)果一致。合同內(nèi)容規(guī)范合應(yīng)至少包含以下核心條款：合同主體信息（雙方名稱、地址、法定代表人）、標(biāo)的物/服務(wù)詳情（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）、價(jià)款及支付方式、履行期限與地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與方法、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、保密條款、合同生效條件等。涉及技術(shù)專利、專有技術(shù)的，需明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬及保密義務(wù)；涉及長(zhǎng)期履行的合同，應(yīng)約定續(xù)簽或終止條款。（二）法務(wù)合規(guī)審核審核重點(diǎn)法務(wù)專員*對(duì)合同合法性、合規(guī)性、條款嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注：合同主體是否具備相應(yīng)資質(zhì)及履約能力；條款是否違反法律法規(guī)（如《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等）或公司內(nèi)部制度；權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行；爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄約定是否合理。意見反饋與修改法務(wù)部審核通過后，在《合同審批表》中簽署“同意意見”；存在問題的，列出修改意見并反饋至業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門需根據(jù)意見調(diào)整合同內(nèi)容，再次提交審核。（三）財(cái)務(wù)條款審核審核內(nèi)容財(cái)務(wù)專員*重點(diǎn)審核合同中的財(cái)務(wù)相關(guān)條款：價(jià)款構(gòu)成是否清晰（含稅價(jià)、不含稅價(jià)、費(fèi)用明細(xì)等）；付款方式與進(jìn)度是否合理（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例等）；涉及的費(fèi)用憑證類型及開具要求是否符合財(cái)務(wù)制度；是否存在資金風(fēng)險(xiǎn)（如超期付款、支付條件不明確等）。風(fēng)險(xiǎn)提示財(cái)務(wù)部對(duì)可能存在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（如匯率波動(dòng)、價(jià)格調(diào)整機(jī)制等）提出提示，并建議在合同中明確風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)條款。（四）業(yè)務(wù)條款確認(rèn)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同中的技術(shù)條款、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、交付細(xì)節(jié)等內(nèi)容再次確認(rèn)，保證與實(shí)際需求一致，避免因條款模糊導(dǎo)致后續(xù)履約爭(zhēng)議。（五）審批與簽署審批流程合同審批實(shí)行分級(jí)管理，根據(jù)合同金額及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)確定審批權(quán)限：金額≤10萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)專員、采購(gòu)經(jīng)理審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：增加采購(gòu)總監(jiān)*審批；金額＞50萬(wàn)元：需總經(jīng)理*最終審批。所有審批環(huán)節(jié)通過后，形成《合同審批表》，作為合同簽署依據(jù)。簽署與蓋章合同文本經(jīng)雙方確認(rèn)無(wú)誤后，由法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章及合同專用章；合同一式多份（至少正本2份、副本若干份），雙方各執(zhí)正本，副本由采購(gòu)部、行政部分別存檔。（六）合同歸檔與管理歸檔要求合同簽署后，原件由行政部*統(tǒng)一歸檔，建立《合同臺(tái)賬》，記錄合同編號(hào)、簽訂日期、合同主體、金額、履行期限、歸檔位置等信息；電子版合同同步存儲(chǔ)至公司指定系統(tǒng)，保證信息安全及可追溯性。履行跟蹤采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度，定期向相關(guān)部門反饋履約情況；合同到期前30天，采購(gòu)部需評(píng)估是否續(xù)簽，并啟動(dòng)續(xù)簽流程（如需）。三、常用模板表格（一）采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期采購(gòu)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量預(yù)算金額用途說明期望交付時(shí)間技術(shù)參數(shù)/需求附件□技術(shù)規(guī)格書□圖紙□其他：需求部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：采購(gòu)部復(fù)核意見簽字：日期：審批意見（按權(quán)限）簽字：日期：（二）合同審批表合同名稱合同編號(hào)甲方（公司）乙方（供應(yīng)商）合同金額履行期限起草部門起草人*法務(wù)審核意見簽字：日期：財(cái)務(wù)審核意見簽字：日期：業(yè)務(wù)部門確認(rèn)意見簽字：日期：采購(gòu)部意見簽字：日期：最終審批意見（按權(quán)限）簽字：日期：（三）供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式資質(zhì)類型□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□ISO認(rèn)證□行業(yè)許可證□其他：評(píng)估項(xiàng)目評(píng)分（1-10分）備注資質(zhì)合規(guī)性價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力質(zhì)量保障能力履約及時(shí)性（過往案例）服務(wù)響應(yīng)速度綜合評(píng)分評(píng)估結(jié)論□推薦納入合格名錄□有條件推薦□不推薦評(píng)估人*日期（四）貨物驗(yàn)收單驗(yàn)收部門驗(yàn)收日期采購(gòu)訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（描述問題：）□合格□不合格（描述問題：）質(zhì)檢意見簽字：日期：需求部門意見簽字：日期：采購(gòu)部意見簽字：日期：四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）采購(gòu)環(huán)節(jié)注意事項(xiàng)預(yù)算控制：所有采購(gòu)活動(dòng)必須控制在年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算采購(gòu)需提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理*審批后方可執(zhí)行。供應(yīng)商管理：嚴(yán)禁與未納入《合格供應(yīng)商名錄》的供應(yīng)商開展合作，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)，淘汰不合格供應(yīng)商。廉潔要求：采購(gòu)人員嚴(yán)禁收受供應(yīng)商回扣、禮品等不正當(dāng)利益，違者按公司規(guī)定嚴(yán)肅處理。（二）合同審核注意事項(xiàng)條款嚴(yán)謹(jǐn)性：避免使用模糊表述（如“大概”“左右”），明確違約責(zé)任的具體認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)及賠償方式，減少履約爭(zhēng)議。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)條款（如不可抗力、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等），需提前與法務(wù)部溝通，保證條款合法且最大限度保護(hù)公司權(quán)益。溝通同步：合同審核過程中，業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部需保持密切溝通，保證各方意見充分融合，避免因信息不對(duì)稱導(dǎo)致審核疏漏。（三）通用管理要求文檔留存：采購(gòu)申請(qǐng)、訂單、合同、驗(yàn)收