企業(yè)合同管理制度模板（合規(guī)管理版）一、制度適用范圍與核心目標本制度適用于各類企業(yè)（含分支機構、控股子公司）在經(jīng)營活動中涉及的合同管理全流程，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、勞動合同、租賃合同等。旨在通過標準化、規(guī)范化的合同管理流程，防范法律風險與經(jīng)營風險，保障企業(yè)合法權益，保證合同簽訂與履行的合規(guī)性，提升企業(yè)整體運營效率。二、合同管理全流程操作指引（一）合同需求發(fā)起與立項確認需求提出：業(yè)務部門根據(jù)實際經(jīng)營需求（如采購物資、提供服務、對外合作等），填寫《合同需求立項表》，明確合同目的、交易對方、標的物/服務內(nèi)容、預估金額、履行期限等核心要素，部門負責人簽字確認后提交至合同管理部門。立項審核：合同管理部門對需求的必要性、可行性進行初步審核，重點核查是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、預算安排及相關管理制度；涉及重大事項（如大額資金、核心業(yè)務合作）的，需報請分管領導審批。輸出成果：《合同需求立項表》（審批通過版）、交易對方背景調(diào)查材料（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書復印件等）。（二）合同文本起草起草主體：一般由業(yè)務部門牽頭起草，法務部門提供合規(guī)支持；重大或復雜合同可由法務部門直接組織起草。內(nèi)容規(guī)范：合同文本應包含以下核心條款——各方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權代表聯(lián)系方式等）；合同標的（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等描述清晰準確）；權利義務條款（雙方主要權利、義務、履行方式、地點、期限等）；金額與支付方式（含單價、總價、幣種、支付條件、賬戶信息等）；驗收標準與方法（明確驗收流程、指標、責任方）；違約責任（約定違約情形、違約金計算方式、損失賠償范圍等）；爭議解決方式（優(yōu)先選擇企業(yè)所在地有管轄權的人民法院訴訟，或明確仲裁機構）；合同生效條件（如簽字蓋章之日起、附條件生效等）；其他特殊約定（如保密條款、知識產(chǎn)權歸屬、不可抗力等）。模板引用：優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板庫中的文本，如需定制化起草，需經(jīng)法務部門審核合規(guī)性。（三）合同內(nèi)部審核審核流程：實行“業(yè)務-法務-財務-分管領導”多級審核機制，具體如下——業(yè)務部門初審：審核合同內(nèi)容是否符合需求、條款是否完整、數(shù)據(jù)是否準確、交易對方履約能力是否匹配，簽署審核意見。法務部門復審：重點審核合同合法性、合規(guī)性、條款完整性（如是否存在法律漏洞、違約責任是否公平、爭議解決方式是否明確等），提出修改建議并跟蹤落實。財務部門終審：審核合同金額是否符合預算、支付方式是否合理、涉稅條款是否合規(guī)、資金風險是否可控，簽署財務意見。領導審批：根據(jù)合同金額及重要性，由對應層級領導（部門負責人、分管副總、總經(jīng)理）簽署最終審批意見。審核時限：一般合同不超過3個工作日，重大合同不超過5個工作日，緊急合同需提前說明原因并加急處理。（四）合同談判與最終確認談判組織：由業(yè)務部門牽頭，法務、財務部門參與，組成談判小組；重大合同需邀請分管領導或高層參與談判。談判原則：以審核通過的合同文本為基礎，不得擅自變更核心條款（如標的、金額、違約責任等）；確需變更的，需重新履行內(nèi)部審核程序。談判記錄：對談判過程中的關鍵內(nèi)容（如價格調(diào)整、履行期限變更等）形成《合同談判紀要》，由雙方談判代表簽字確認，作為合同附件。（五）合同簽訂與用印文本核對：簽訂前，由合同管理部門與對方核對最終合同文本（含附件）是否一致，保證所有修改內(nèi)容均已落實，雙方簽字蓋章頁要素齊全。用印申請：填寫《合同用印審批表》，附經(jīng)審批的合同文本、談判紀要、對方主體資格證明等材料，按權限報請領導審批。用印管理：印章管理部門核對審批手續(xù)無誤后，加蓋企業(yè)合同專用章或公章（嚴禁以部門章代替）；一式多份的合同，需保證每份文本加蓋騎縫章。文本分發(fā)：簽訂后，合同管理部門留存原件至少2份（一份歸檔，一份財務部門備案），業(yè)務部門、對方各執(zhí)一份（如有其他部門需要，可復印分發(fā)并登記）。（六）合同履行與跟蹤履行計劃：業(yè)務部門根據(jù)合同約定制定《合同履行計劃》，明確各階段任務、責任人、時間節(jié)點，抄送合同管理部門及財務部門。進度跟蹤：業(yè)務部門按月對合同履行情況進行跟蹤，記錄履行進度（如交付情況、付款節(jié)點、驗收結果等），填寫《合同履行跟蹤表》，發(fā)覺異常（如對方違約、履行困難等）需及時上報并啟動應對措施。驗收管理：按合同約定組織驗收（如需第三方驗收的，需邀請第三方機構參與），形成書面《驗收報告》，由雙方簽字確認作為付款依據(jù)。付款審批：財務部門根據(jù)合同約定、驗收報告及發(fā)票（如需），履行付款審批流程，保證資金支付合規(guī)。（七）合同變更與解除管理變更申請：因客觀原因需變更合同（如標的、數(shù)量、金額、履行期限等）的，由業(yè)務部門提交《合同變更申請表》，說明變更原因、內(nèi)容及影響，附雙方協(xié)商一致的書面變更協(xié)議（草案）。變更審核與簽訂：變更協(xié)議需履行與原合同同等的審核審批流程，簽訂后作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。解除申請：符合約定或法定解除條件的，由業(yè)務部門提交《合同解除申請表》，說明解除原因、責任劃分及后續(xù)處理方案（如已履行的部分如何結算、未履行的部分如何終止等）。解除協(xié)議：雙方協(xié)商一致解除合同的，需簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除日期、責任承擔、賠償金額等；因一方違約解除合同的，需保留相關證據(jù)（如催告函、違約證明等），通過法律途徑維權。（八）合同歸檔與保管歸檔范圍：合同管理全流程形成的所有材料，包括但不限于《合同需求立項表》、合同文本（含附件）、審批文件、談判紀要、用印審批單、履行跟蹤表、驗收報告、付款憑證、變更/解除協(xié)議等。歸檔時限：合同簽訂后10個工作日內(nèi)，由業(yè)務部門將材料整理成冊，移交至檔案管理部門；合同履行完畢或解除后，補充相關履行材料并最終歸檔。保管要求：檔案管理部門對合同檔案統(tǒng)一編號、登記、存放，保證檔案完整、安全、保密；保管期限根據(jù)合同類型及法律法規(guī)要求確定（一般合同不少于10年，重大合同不少于20年）。三、合同管理常用表單模板（一）合同審批表合同名稱編號交易對方簽訂日期合同金額（大寫）合同金額（小寫）合同類型□采購□銷售□服務□租賃□其他履行期限自_年_月_日至_年__月__日業(yè)務部門意見負責人簽字：日期：法務部門意見負責人簽字：日期：財務部門意見負責人簽字：日期：分管領導審批簽字：日期：備注（二）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱交易對方履行階段計劃節(jié)點實際進展責任人異常說明處理措施（三）合同變更/解除申請表合同編號合同名稱變更/解除事由涉及條款變更后內(nèi)容/解除方案申請人部門負責人法務意見領導審批（四）合同歸檔清單檔案編號合同名稱合同編號簽訂日期保管期限歸檔部門經(jīng)辦人歸檔日期檔案狀態(tài)四、執(zhí)行過程中的關鍵風險點提示主體資格風險：簽訂前需嚴格核查對方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權委托書等文件，保證簽約主體合法有效，避免與無授權主體或“皮包公司”簽約。條款合規(guī)風險：合同條款不得違反法律法規(guī)（如《民法典》《公司法》等）及監(jiān)管要求，避免出現(xiàn)“霸王條款”“無效條款”；格式條款需履行提示說明義務。履行證據(jù)風險：合同履行過程中，所有書面溝通（如函件、郵件、會議紀要）、驗收憑證、付款記錄等需妥善保存，保證在發(fā)生爭議時能形成完整證據(jù)鏈。職責分離風險：合同起草、審核、簽訂、履行、歸檔等環(huán)節(jié)需由不同部門/人員負責，形成相互制約機制，避免“一人包辦”導致舞弊或風險。檔案管理風險：嚴禁擅自銷毀、外借合同檔案；電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失；