安全生產(chǎn)文件和檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司安全生產(chǎn)文件與檔案的生成、收集、整理、保管、利用與銷毀全過程，確保信息真實(shí)、完整、可追溯，依據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《檔案法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合公司生產(chǎn)特點(diǎn)，制定本制度。第二條本制度所稱“安全生產(chǎn)文件”系指公司在安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等原始記錄；“安全生產(chǎn)檔案”系指經(jīng)系統(tǒng)整理、編目、裝訂、入庫、可供長(zhǎng)期查考的文件集合。第三條本制度適用于公司本部、分公司、項(xiàng)目部、車間、倉庫、試驗(yàn)室、臨時(shí)作業(yè)場(chǎng)所等所有區(qū)域，覆蓋決策、管理、操作、監(jiān)督、應(yīng)急、評(píng)審、改進(jìn)各階段。第二章管理職責(zé)與權(quán)限第四條公司設(shè)立“安全生產(chǎn)文件與檔案管理委員會(huì)”（以下簡(jiǎn)稱“管委會(huì)”），由分管安全副總經(jīng)理任主任，成員包括安全部、生產(chǎn)部、技術(shù)部、設(shè)備部、工程部、行政部、信息中心、法務(wù)部、紀(jì)檢監(jiān)察室負(fù)責(zé)人。管委會(huì)每季度召開一次例會(huì)，統(tǒng)籌解決重大檔案管理問題。第五條安全部為歸口管理部門，履行下列職責(zé)：（一）制定、修訂本制度及配套細(xì)則；（二）編制年度文件與檔案工作計(jì)劃，納入公司安全生產(chǎn)費(fèi)用預(yù)算；（三）組織文件模板、編號(hào)規(guī)則、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布與培訓(xùn)；（四）對(duì)各部門、項(xiàng)目部執(zhí)行情況進(jìn)行考核，考核結(jié)果占年度安全績(jī)效權(quán)重10%；（五）牽頭組織檔案移交、鑒定、銷毀、數(shù)字化、異地備份等工作。第六條行政部檔案室負(fù)責(zé)實(shí)體檔案庫房管理，包括八防（防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防有害氣體）設(shè)施維護(hù)、出入庫登記、溫濕度監(jiān)測(cè)、定期消殺、密集架調(diào)度。第七條信息中心負(fù)責(zé)電子檔案系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“EAD系統(tǒng)”）運(yùn)維，包括服務(wù)器雙活、數(shù)據(jù)庫鏡像、區(qū)塊鏈固證、密鑰托管、日志審計(jì)、災(zāi)難恢復(fù)演練；對(duì)涉密電子檔案實(shí)行國密算法加密存儲(chǔ)。第八條各部門、項(xiàng)目部、車間負(fù)責(zé)人為本單位文件與檔案管理第一責(zé)任人，應(yīng)指定專職或兼職資料員，名單報(bào)安全部備案；資料員調(diào)離時(shí)須完成交接審計(jì)，交接單永久保存。第九條紀(jì)檢監(jiān)察室對(duì)文件與檔案的真實(shí)性、完整性進(jìn)行隨機(jī)抽查，發(fā)現(xiàn)弄虛作假、毀損、丟失的，按“四不放過”原則處理，并移交人力資源部扣減績(jī)效、降職降級(jí)直至解除勞動(dòng)合同。第三章文件生命周期控制第十條文件生成前，起草人須在EAD系統(tǒng)發(fā)起“文件立項(xiàng)單”，填寫文件名稱、預(yù)計(jì)頁數(shù)、載體類型、密級(jí)、保管期限、責(zé)任者、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別；系統(tǒng)自分配唯一編號(hào)：AQ-單位代碼-年份-順序號(hào)-版本號(hào)。第十一條文件編制應(yīng)使用公司統(tǒng)一模板，模板嵌入二維碼水印，含編制人、審核人、批準(zhǔn)人電子簽名域；任何手寫改動(dòng)須雙劃線、簽名、注日期，不得涂抹。第十二條文件審核實(shí)行“三級(jí)把關(guān)”：（一）業(yè)務(wù)部門審核技術(shù)內(nèi)容的合規(guī)性；（二）安全部審核安全條款的符合性；（三）法務(wù)部審核法律風(fēng)險(xiǎn)。審核意見須在EAD系統(tǒng)留痕，系統(tǒng)生成《文件審核流轉(zhuǎn)表》，隨文件一并歸檔。第十三條文件批準(zhǔn)人須為崗位說明書所列的“最終批準(zhǔn)層級(jí)”，不得越級(jí)簽發(fā)；批準(zhǔn)后的文件即時(shí)推送EAD系統(tǒng)“受控庫”，并自動(dòng)發(fā)送知會(huì)郵件至相關(guān)崗位。第十四條文件發(fā)放遵循“最小夠用”原則：（一）紙質(zhì)件加蓋紅色“受控”章，登記領(lǐng)用人、份數(shù)、日期；（二）電子件采用DRM權(quán)限控制，默認(rèn)只讀、不可打印、不可截屏、水印溯源；（三）外來文件須由對(duì)口部門填寫《外來文件適用性評(píng)審表》，轉(zhuǎn)化公司內(nèi)控編號(hào)后方可進(jìn)入受控。第十五條文件變更須重新履行立項(xiàng)、審核、批準(zhǔn)流程，并生成《文件變更對(duì)比表》，列明章節(jié)、條款、修改原因、依據(jù)法規(guī)；變更后的文件版本號(hào)自動(dòng)升級(jí)，舊版本即時(shí)回收、標(biāo)注“作廢”并封存。第十六條文件作廢分“立即作廢”與“過渡作廢”兩類：（一）立即作廢適用于法規(guī)沖突、重大風(fēng)險(xiǎn)隱患情形，由安全部發(fā)布《作廢令》，24小時(shí)內(nèi)回收；（二）過渡作廢適用于設(shè)備更替、工藝迭代，設(shè)置90天并行期，期滿統(tǒng)一回收。所有作廢文件不得自行銷毀，須移交檔案室等待統(tǒng)一鑒定。第四章歸檔范圍與保管期限第十七條下列文件必須歸檔，保管期限分為永久、30年、10年、5年四檔：（一）安全生產(chǎn)責(zé)任制、方針目標(biāo)、年度規(guī)劃、目標(biāo)責(zé)任書——永久；（二）安全生產(chǎn)許可證、標(biāo)準(zhǔn)化證書、三同時(shí)批復(fù)、安全評(píng)價(jià)報(bào)告——永久；（三）事故調(diào)查報(bào)告、處理決定、整改驗(yàn)證材料——永久；（四）重大危險(xiǎn)源普查、評(píng)估、核銷記錄——永久；（五）安委會(huì)、安全例會(huì)紀(jì)要——永久；（六）教育培訓(xùn)計(jì)劃、簽到、試卷、效果評(píng)估——10年；（七）特種作業(yè)人員、特種設(shè)備作業(yè)人員資格臺(tái)賬——30年；（八）日常檢查、專項(xiàng)檢查、季節(jié)性檢查、專家診斷記錄——10年；（九）安全投入臺(tái)賬、費(fèi)用票據(jù)、審計(jì)報(bào)告——30年；（十）勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放、報(bào)廢記錄——5年；（十一）應(yīng)急演練方案、腳本、簽到、評(píng)估、影像——10年；（十二）職業(yè)危害因素監(jiān)測(cè)、評(píng)價(jià)、控制效果報(bào)告——30年；（十三）工傷保險(xiǎn)、雇主責(zé)任險(xiǎn)賠付資料——10年；（十四）供應(yīng)商、承包商安全協(xié)議、績(jī)效評(píng)價(jià)——合同期滿后5年；（十五）信息化系統(tǒng)日志、備份記錄——5年；（十六）其他具有追溯、證據(jù)、改進(jìn)價(jià)值的文件——由安全部會(huì)同檔案室鑒定。第十八條任何部門不得擅自縮小歸檔范圍或縮短保管期限；確需調(diào)整的，須填寫《歸檔范圍變更申請(qǐng)表》，經(jīng)管委會(huì)投票三分之二以上同意方可執(zhí)行。第五章整理與編目第十九條歸檔文件實(shí)行“誰形成、誰整理”原則，資料員在文件辦結(jié)后5個(gè)工作日內(nèi)完成整理。整理要求：（一）去除金屬物、回形針、膠帶，使用不銹鋼釘或線裝；（二）原件與附件、正文與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件集中排列；（三）大于A4的圖紙折疊成A4幅面，圖簽外露；（四）破損文件用優(yōu)質(zhì)宣紙修補(bǔ)，不得使用透明膠帶；（五）聲像檔案刻錄至檔案級(jí)光盤，一式三套，并上傳EAD系統(tǒng)；（六）電子文件以PDF/A-2b格式固化，元數(shù)據(jù)采用XML封裝，包含有形成部門、責(zé)任人、時(shí)間、格式、大小、哈希值。第二十條編目統(tǒng)一使用《安全生產(chǎn)檔案分類表》（AQ-FL-2024），設(shè)置九大類、五十六子類、一百八十二細(xì)目；分類號(hào)采用字母+數(shù)字混合層級(jí)碼，如“AQ-03-02-05”表示“安全檢查—特種設(shè)備檢查—電梯檢查”。第二十一條每份文件須填寫《歸檔文件目錄》及《備考表》，注明頁數(shù)、密級(jí)、載體、互見號(hào)、移交人、接收人、日期；目錄與備考表一式兩份，一份裝入盒內(nèi)，一份粘貼在檔案盒脊背。第二十二條檔案盒采用無酸紙、厚度5cm，顏色按類別區(qū)分：紅色永久、黃色30年、藍(lán)色10年、綠色5年；盒脊標(biāo)簽含公司LOGO、分類號(hào)、年度、起止件號(hào)、盒次，采用激光打印，防止褪色。第六章庫房與電子系統(tǒng)管理第二十三條實(shí)體檔案庫房選址應(yīng)避開洪澇、滑坡、粉塵、腐蝕性氣體區(qū)域，設(shè)在建筑二層及以上，荷載≥12kN/m2；庫區(qū)設(shè)甲級(jí)防火門、惰性氣體滅火系統(tǒng)、紅外周界報(bào)警、雙人雙鎖門禁；庫內(nèi)溫度14℃—24℃，相對(duì)濕度45%—60%，日波動(dòng)≤±2℃、±5%。第二十四條檔案柜采用軌道式密集架，地面鋪設(shè)防靜電地板；柜體內(nèi)配置活性炭調(diào)濕盒、樟木板防蟲；每節(jié)柜貼有RFID標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)快速盤點(diǎn)。第二十五條電子檔案系統(tǒng)采用“私有云+區(qū)塊鏈”架構(gòu)：（一）私有云部署于公司數(shù)據(jù)中心，應(yīng)用層、數(shù)據(jù)庫層、存儲(chǔ)層三層隔離；（二）區(qū)塊鏈采用聯(lián)盟鏈，節(jié)點(diǎn)部署在總部、兩個(gè)異地分公司，共識(shí)算法PBFT，確保記錄不可篡改；（三）關(guān)鍵檔案哈希值每日自動(dòng)上鏈，生成《電子檔案完整性日?qǐng)?bào)》；（四）系統(tǒng)設(shè)置三員分立：系統(tǒng)管理員、安全管理員、審計(jì)管理員，任何一人無法單獨(dú)導(dǎo)出數(shù)據(jù)；（五）每年至少進(jìn)行一次滲透測(cè)試、一次災(zāi)備演練，演練報(bào)告永久保存。第二十六條電子檔案實(shí)行四份存儲(chǔ)：在線主存儲(chǔ)、近線磁帶庫、異地容災(zāi)中心、藍(lán)光光盤庫；磁帶庫采用LTO-9技術(shù)，每30天進(jìn)行校驗(yàn)；藍(lán)光光盤庫采用MDisc，預(yù)期壽命1000年。第七章利用與借閱第二十七條檔案利用實(shí)行“線上優(yōu)先、線下補(bǔ)充”原則：（一）員工通過EAD系統(tǒng)提交《檔案利用申請(qǐng)》，注明用途、密級(jí)、范圍、時(shí)限；（二）系統(tǒng)根據(jù)申請(qǐng)人崗位、權(quán)限自動(dòng)審批，超權(quán)限的流轉(zhuǎn)至部門負(fù)責(zé)人、安全部、分管領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)審批；（三）涉密檔案僅限在檔案閱覽室查閱，不得拍照、復(fù)制、摘抄；（四）外單位借閱須持單位介紹信、身份證，經(jīng)法務(wù)部、安全部、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽訂《檔案利用安全保密協(xié)議》；（五）借閱紙質(zhì)檔案原則上不超過10個(gè)工作日，到期須歸還或續(xù)借；電子檔案在線閱覽時(shí)限由系統(tǒng)默認(rèn)水印倒計(jì)時(shí)，超時(shí)自動(dòng)關(guān)閉；（六）檔案室每月生成《檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)告》，分析高頻利用文件，為制度改進(jìn)提供數(shù)據(jù)。第八章鑒定與銷毀第二十八條檔案鑒定分為初始鑒定、定期鑒定、特殊鑒定：（一）初始鑒定在文件整理階段完成，由資料員提出初步意見，安全部復(fù)核；（二）定期鑒定每5年開展一次，由管委會(huì)組織專家、技術(shù)人員、檔案人員成立鑒定小組，逐盒逐件審查；（三）特殊鑒定在發(fā)生事故、法律糾紛、兼并重組、工藝重大變更時(shí)啟動(dòng)。第二十九條鑒定結(jié)論分“續(xù)存”“延長(zhǎng)”“銷毀”三種，須填寫《檔案鑒定意見書》，經(jīng)管委會(huì)主任簽字確認(rèn)；銷毀檔案須編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明序號(hào)、文件題名、編號(hào)、頁數(shù)、形成年度、銷毀理由；清冊(cè)在EAD系統(tǒng)公示5個(gè)工作日，無異議后方可執(zhí)行。第三十條銷毀實(shí)行“雙人監(jiān)督+視頻監(jiān)控”：（一）紙質(zhì)檔案使用符合保密局標(biāo)準(zhǔn)的碎紙機(jī)，碎紙粒度≤2×2mm；（二）光盤、磁帶先消磁后粉碎；（三）銷毀過程全程錄像，錄像文件保存10年；（四）銷毀完畢后，監(jiān)銷人、檔案室負(fù)責(zé)人在《銷毀清冊(cè)》簽字，加蓋“已銷毀”章，一式三份，分別存檔案室、安全部、紀(jì)檢監(jiān)察室。第九章外包與移交第三十一條檔案數(shù)字化、修裱、搬遷、銷毀等業(yè)務(wù)需外包的，須選取具有國家秘密載體印制或檔案服務(wù)資質(zhì)的單位，并簽訂《檔案外包安全協(xié)議》，明確保密義務(wù)、違約責(zé)任、賠償標(biāo)準(zhǔn)；外包人員須通過公司政審、保密培訓(xùn)，佩戴臨時(shí)證件，在監(jiān)控范圍內(nèi)作業(yè)。第三十二條項(xiàng)目竣工、合同終止、部門撤銷時(shí)，檔案須在15個(gè)工作日內(nèi)完成移交；移交前由移交方編制《檔案移交說明書》，接收方進(jìn)行逐件清點(diǎn)、質(zhì)量檢驗(yàn)；雙方簽字確認(rèn)后，EAD系統(tǒng)變更權(quán)屬，實(shí)現(xiàn)責(zé)任無縫轉(zhuǎn)移。第十章考核與獎(jiǎng)懲第三十三條公司每年組織一次檔案管理評(píng)優(yōu)，設(shè)“標(biāo)桿庫房”“優(yōu)秀資料員”兩個(gè)獎(jiǎng)項(xiàng)，給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和通報(bào)表揚(yáng)；評(píng)優(yōu)指標(biāo)包括歸檔及時(shí)率、完整率、準(zhǔn)確率、利用率、整改閉環(huán)率。第三十四條出現(xiàn)下列行為之一的，視情節(jié)輕重扣減績(jī)效、通報(bào)批評(píng)、行政處分，造成損失的依法追究民事賠償，涉嫌犯罪的移送司法機(jī)關(guān)：（一）應(yīng)歸檔未歸檔、歸檔不完整、私自截留；（二）擅自涂改、撕頁、替換、偽造檔案；（三）檔案庫房溫濕度長(zhǎng)期超標(biāo)且未整改；（四）未經(jīng)審批出借、復(fù)制、公布涉密檔案；（五）檔案丟失、損毀、泄密；（六）銷