建筑工程檢測(cè)檔案管理規(guī)范一、總則（一）目的與依據(jù)為系統(tǒng)規(guī)范建筑工程檢測(cè)檔案的管理工作，確保檢測(cè)數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整與可追溯，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)管理要求，結(jié)合建筑工程檢測(cè)工作的實(shí)際特點(diǎn)，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在為建筑工程檢測(cè)檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用及銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和操作指引，以充分發(fā)揮檢測(cè)檔案在工程質(zhì)量控制、驗(yàn)收、維護(hù)及糾紛處理中的重要作用。（二）適用范圍本規(guī)范適用于各類(lèi)新建、改建、擴(kuò)建建筑工程所涉及的材料檢測(cè)、實(shí)體檢測(cè)、功能檢測(cè)等活動(dòng)形成的全部檔案資料的管理。從事建筑工程檢測(cè)的機(jī)構(gòu)、相關(guān)建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位及檔案管理部門(mén)均應(yīng)遵守本規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檢測(cè)檔案的形成必須基于客觀事實(shí)，如實(shí)反映檢測(cè)過(guò)程和結(jié)果，任何對(duì)原始數(shù)據(jù)的涂改、偽造都是絕對(duì)禁止的。2.完整性原則：檢測(cè)活動(dòng)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)納入歸檔范圍，確保檔案材料的齊全完整，形成有機(jī)聯(lián)系的整體。3.規(guī)范性原則：檔案的收集、整理、編目、裝訂、保管等各項(xiàng)工作均應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法，做到格式規(guī)范、條理清晰、查閱方便。4.安全性原則：采取有效措施保障檢測(cè)檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄密或被篡改。5.可追溯性原則：檔案管理應(yīng)確保每一項(xiàng)檢測(cè)數(shù)據(jù)、每一份報(bào)告都能追溯到其形成的過(guò)程、參與的人員、使用的儀器設(shè)備等關(guān)鍵信息。二、歸檔范圍與分類(lèi)（一）歸檔范圍建筑工程檢測(cè)檔案的歸檔范圍應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：1.檢測(cè)委托與合同文件：檢測(cè)委托書(shū)、委托合同或協(xié)議、任務(wù)單等。2.檢測(cè)依據(jù)文件：相關(guān)的工程設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更等。3.檢測(cè)方案與計(jì)劃：針對(duì)特定檢測(cè)項(xiàng)目制定的詳細(xì)檢測(cè)方案、技術(shù)交底記錄等。4.原始記錄：現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)或?qū)嶒?yàn)室檢測(cè)過(guò)程中直接形成的原始數(shù)據(jù)、觀測(cè)記錄、計(jì)算過(guò)程、圖表、照片、錄像等，需有檢測(cè)人員、復(fù)核人員簽字。5.檢測(cè)報(bào)告：經(jīng)審核批準(zhǔn)的正式檢測(cè)報(bào)告（含電子版和紙質(zhì)版），包括各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)檢測(cè)報(bào)告、綜合檢測(cè)報(bào)告等。6.樣品資料：樣品委托單、樣品接收記錄、樣品標(biāo)識(shí)、樣品流轉(zhuǎn)記錄、樣品處置記錄（如適用）。7.儀器設(shè)備資料：檢測(cè)所用主要儀器設(shè)備的校準(zhǔn)/檢定證書(shū)、設(shè)備使用記錄等與檢測(cè)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性相關(guān)的資料。8.人員資質(zhì)資料：參與檢測(cè)人員的資格證書(shū)、培訓(xùn)記錄等。9.其他相關(guān)文件：如檢測(cè)過(guò)程中產(chǎn)生的異議處理記錄、申訴與投訴處理記錄、重大問(wèn)題報(bào)告等。（二）檔案分類(lèi)檢測(cè)檔案應(yīng)根據(jù)工程性質(zhì)、檢測(cè)專(zhuān)業(yè)類(lèi)別、檢測(cè)階段或文件形成的內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。建議采用多級(jí)分類(lèi)法，例如：1.一級(jí)分類(lèi)：按建筑工程的單位工程或項(xiàng)目名稱(chēng)劃分。2.二級(jí)分類(lèi)：按檢測(cè)專(zhuān)業(yè)劃分，如地基基礎(chǔ)檢測(cè)、主體結(jié)構(gòu)檢測(cè)、鋼結(jié)構(gòu)檢測(cè)、建筑材料檢測(cè)、建筑節(jié)能檢測(cè)、室內(nèi)環(huán)境檢測(cè)等。3.三級(jí)分類(lèi)：按檢測(cè)項(xiàng)目或檢測(cè)批次劃分。4.四級(jí)分類(lèi)：按文件材料的性質(zhì)劃分，如委托類(lèi)、方案類(lèi)、原始記錄類(lèi)、報(bào)告類(lèi)等。各單位可結(jié)合自身實(shí)際情況，制定詳細(xì)的分類(lèi)目錄和編碼規(guī)則，并保持分類(lèi)的一致性和穩(wěn)定性。三、檔案的收集與整理（一）檔案的收集1.及時(shí)性：檢測(cè)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)收集該項(xiàng)目形成的全部文件材料，確保不遺漏。2.齊全性：對(duì)照歸檔范圍，逐項(xiàng)核查，確保收集到的文件材料齊全完整，符合要求。3.規(guī)范性：收集的文件材料應(yīng)為原件（特殊情況可收集具有法律效力的復(fù)印件，并注明原件存放處），手續(xù)完備，字跡清晰，簽署齊全。（二）檔案的整理1.組卷：將同一檢測(cè)項(xiàng)目或具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成案卷。組卷應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和保管單位的要求，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。2.排列：卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照形成時(shí)間順序或邏輯關(guān)系（如：委托、方案、原始記錄、報(bào)告）進(jìn)行系統(tǒng)排列。3.編號(hào)與編目：*頁(yè)碼編寫(xiě)：對(duì)卷內(nèi)文件材料逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)碼，正面在右上角，背面在左上角（空白頁(yè)不編頁(yè)號(hào)）。*卷內(nèi)目錄：每卷應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，列明序號(hào)、文件材料題名、頁(yè)次、責(zé)任人、日期等信息。*案卷封面與脊背：案卷封面應(yīng)注明工程名稱(chēng)、案卷題名、檢測(cè)單位、編制日期、保管期限等；案卷脊背應(yīng)標(biāo)明案卷號(hào)、工程名稱(chēng)或案卷題名。4.裝訂：案卷應(yīng)采用線裝或符合檔案管理要求的其他裝訂方式，做到整齊牢固，便于翻閱。裝訂前應(yīng)去除金屬物。四、檔案的保管與期限（一）檔案保管1.庫(kù)房要求：檔案庫(kù)房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防光、防塵等條件。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。2.存放方式：檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜、架內(nèi)，排列有序，并與墻壁保持一定距離。不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。3.管理制度：建立健全檔案庫(kù)房管理制度，包括出入庫(kù)登記、溫濕度記錄、定期檢查、清潔衛(wèi)生等制度。4.保密管理：對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檢測(cè)檔案，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制查閱范圍。（二）保管期限建筑工程檢測(cè)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要性和利用價(jià)值確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種：1.永久保存：對(duì)于關(guān)系到結(jié)構(gòu)安全、主要使用功能且具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值的檢測(cè)檔案，如主體結(jié)構(gòu)安全檢測(cè)報(bào)告、重要地基基礎(chǔ)檢測(cè)報(bào)告等，應(yīng)永久保存。2.長(zhǎng)期保存：對(duì)于工程保修期內(nèi)及后續(xù)維護(hù)、改造可能需要查閱的檢測(cè)檔案，保管期限應(yīng)不少于工程的合理使用年限。3.短期保存：對(duì)于一些臨時(shí)性、輔助性的檢測(cè)資料，保管期限可根據(jù)實(shí)際需要確定，一般不少于五年。具體的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，可參照國(guó)家或地方相關(guān)檔案管理規(guī)定，并結(jié)合本單位實(shí)際情況制定。五、檔案的利用與保密（一）檔案利用1.利用權(quán)限：建立檔案查閱利用制度，明確不同人員的查閱權(quán)限。檢測(cè)單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需履行相應(yīng)審批手續(xù)；外部單位或個(gè)人查閱檔案，須持有效證明文件并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱手續(xù)：查閱檔案時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱人、單位、聯(lián)系方式、查閱日期等。3.利用要求：查閱檔案時(shí)，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、增刪檔案材料。未經(jīng)允許，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。確需復(fù)制的，須經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。4.歸還檢查：檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)檢查，確認(rèn)無(wú)誤后方可注銷(xiāo)借閱登記。（二）檔案保密1.檔案管理人員及所有接觸檔案的人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，嚴(yán)守檔案紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。2.建立檔案保密責(zé)任制，明確各環(huán)節(jié)的保密責(zé)任。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的加密、訪問(wèn)控制等安全保密措施，防止信息泄露或被非法獲取。六、電子檔案管理（一）基本要求隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理應(yīng)與紙質(zhì)檔案管理同步推進(jìn)，遵循以下基本要求：1.真實(shí)性與完整性：確保電子檔案的形成過(guò)程可追溯，內(nèi)容真實(shí)、完整，與紙質(zhì)檔案一致（如實(shí)行雙套制）。2.有效性與可用性：電子檔案應(yīng)采用符合長(zhǎng)期保存要求的格式存儲(chǔ)，確保其在不同軟硬件環(huán)境下的可讀性和可用性。3.安全性與可靠性：建立電子檔案安全管理體系，包括數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、病毒防護(hù)、身份認(rèn)證、權(quán)限控制等，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被篡改。（二）電子檔案的形成與歸檔1.鼓勵(lì)在檢測(cè)過(guò)程中直接形成電子原始記錄和電子報(bào)告，采用電子簽名等技術(shù)確保其法律效力。2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，保證掃描圖像的清晰度、完整性和準(zhǔn)確性，并與原文一致。3.電子檔案的歸檔應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)一并保存，確保檔案的背景信息和關(guān)聯(lián)關(guān)系不丟失。（三）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的、安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.建立嚴(yán)格的電子檔案?jìng)浞葜贫?，采用異地備份、異質(zhì)備份等方式，確保數(shù)據(jù)安全。備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，并定期進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試。七、責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任分工1.檢測(cè)單位負(fù)責(zé)人：對(duì)本單位的檢測(cè)檔案管理工作負(fù)總責(zé)。2.檔案管理部門(mén)或?qū)Ｂ?兼職檔案員：具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等日常管理工作，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案形成與歸檔。3.檢測(cè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及檢測(cè)人員：對(duì)其在檢測(cè)活動(dòng)中形成的文件材料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性負(fù)責(zé)，并按規(guī)定及時(shí)移交歸檔。4.質(zhì)量保證部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)檢測(cè)檔案的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查1.檢測(cè)單位應(yīng)定期對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.上級(jí)主管部門(mén)或相關(guān)行業(yè)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期或不定期對(duì)檢測(cè)單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢