采購(gòu)詢價(jià)流程規(guī)范與實(shí)務(wù)操作手冊(cè)前言：為何我們需要規(guī)范的詢價(jià)流程？在組織的日常運(yùn)營(yíng)中，采購(gòu)活動(dòng)扮演著至關(guān)重要的角色，它直接關(guān)系到成本控制、運(yùn)營(yíng)效率乃至最終的產(chǎn)品與服務(wù)質(zhì)量。而詢價(jià)，作為采購(gòu)流程中一個(gè)基礎(chǔ)性且高頻的環(huán)節(jié)，其規(guī)范與否、操作是否得當(dāng)，直接影響著采購(gòu)結(jié)果的公正性、經(jīng)濟(jì)性和合規(guī)性。一個(gè)清晰、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑儍r(jià)流程，不僅能夠幫助我們獲得合理的價(jià)格和優(yōu)質(zhì)的資源，更能有效防范采購(gòu)過程中的風(fēng)險(xiǎn)，確保每一分錢都花在刀刃上，經(jīng)得起檢驗(yàn)。本手冊(cè)旨在結(jié)合實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，梳理詢價(jià)流程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)與注意事項(xiàng)，為相關(guān)從業(yè)人員提供一份具有指導(dǎo)性和可操作性的參考，以期共同提升采購(gòu)工作的專業(yè)水準(zhǔn)與實(shí)際成效。一、需求確認(rèn)與發(fā)起：凡事預(yù)則立任何采購(gòu)行為的起點(diǎn)，都應(yīng)是明確且經(jīng)過確認(rèn)的需求。在啟動(dòng)詢價(jià)之前，我們首先要做的，是對(duì)需求本身進(jìn)行審慎的評(píng)估與核實(shí)。1.1需求的明確性與必要性需求提出部門應(yīng)清晰、具體地描述所需物品或服務(wù)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、地點(diǎn)以及其他特殊要求。模糊不清的需求往往導(dǎo)致后續(xù)報(bào)價(jià)混亂、交付不符，甚至引發(fā)不必要的糾紛。同時(shí)，我們也要審視該需求的必要性與合理性，是否符合組織的整體發(fā)展規(guī)劃和年度預(yù)算安排，避免盲目采購(gòu)或重復(fù)采購(gòu)。這一步，需要需求部門與采購(gòu)部門（若有）充分溝通，確保信息對(duì)稱。1.2合規(guī)性審查在需求確認(rèn)階段，必須同步進(jìn)行合規(guī)性審查。這包括但不限于：采購(gòu)項(xiàng)目是否在預(yù)算范圍內(nèi)，是否符合組織內(nèi)部的采購(gòu)政策和審批權(quán)限，對(duì)于特定品類或金額的采購(gòu)，是否需要履行特定的審批程序或遵循特定的采購(gòu)方式。對(duì)于涉及招標(biāo)限額以下的項(xiàng)目，詢價(jià)是常用方式，但需明確其適用邊界。1.3詢價(jià)申請(qǐng)的提交與審批當(dāng)需求明確且合規(guī)后，應(yīng)由需求部門或采購(gòu)部門（根據(jù)組織職責(zé)劃分）提交正式的詢價(jià)申請(qǐng)。申請(qǐng)中應(yīng)包含上述需求的核心信息，以及建議的詢價(jià)方式、擬邀請(qǐng)的供應(yīng)商范圍（若有）等。該申請(qǐng)需按照組織規(guī)定的審批流程進(jìn)行報(bào)批，獲得相應(yīng)授權(quán)后，方可啟動(dòng)后續(xù)的詢價(jià)工作。二、詢價(jià)文件的準(zhǔn)備：細(xì)節(jié)決定成敗詢價(jià)文件是傳遞采購(gòu)需求、規(guī)范報(bào)價(jià)行為的重要載體，其質(zhì)量直接影響詢價(jià)的效率和效果。一份完善的詢價(jià)文件，應(yīng)能讓供應(yīng)商清晰了解我們的需求，并給出準(zhǔn)確、可比的報(bào)價(jià)。2.1詢價(jià)文件的核心構(gòu)成一份標(biāo)準(zhǔn)的詢價(jià)文件通常應(yīng)包含以下幾個(gè)部分：*詢價(jià)邀請(qǐng)函：簡(jiǎn)要說明詢價(jià)事由、項(xiàng)目名稱、采購(gòu)人信息、報(bào)價(jià)截止時(shí)間等。*采購(gòu)需求說明：這是詢價(jià)文件的核心，需詳細(xì)列出采購(gòu)標(biāo)的的品名、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、材質(zhì)要求、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、交付（服務(wù)）時(shí)間、地點(diǎn)及方式等。如有樣品要求，也需在此明確。*報(bào)價(jià)要求：明確報(bào)價(jià)的貨幣單位、報(bào)價(jià)包含的內(nèi)容（如是否含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)、安裝費(fèi)等）、報(bào)價(jià)有效期、報(bào)價(jià)的格式和簽署要求。*供應(yīng)商須知：包括報(bào)價(jià)的提交方式（密封或電子報(bào)價(jià)）、報(bào)價(jià)截止時(shí)間、報(bào)價(jià)開啟的安排、報(bào)價(jià)的評(píng)審原則和方法、履約保證金（若有）、合同主要條款（或直接附上合同草案）、以及供應(yīng)商需提供的資質(zhì)證明文件清單等。*附件：可能包括技術(shù)圖紙、樣品圖片、相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范文件等。2.2技術(shù)參數(shù)與規(guī)格的精準(zhǔn)性在描述技術(shù)參數(shù)和規(guī)格時(shí)，應(yīng)盡可能采用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或明確的可量化指標(biāo)。避免使用模糊不清或帶有品牌傾向性的描述，以確保所有供應(yīng)商都能在同一起跑線上競(jìng)爭(zhēng)。如果確實(shí)需要指定品牌或型號(hào)，應(yīng)說明理由，并考慮是否允許提供同等品質(zhì)或更優(yōu)品質(zhì)的替代方案。2.3合同主要條款的預(yù)設(shè)為避免后期合同談判陷入僵局，在詢價(jià)文件中預(yù)先明確合同的主要條款是非常必要的。這包括付款方式、交付周期、質(zhì)量保證期、售后服務(wù)、違約責(zé)任等核心內(nèi)容。供應(yīng)商的報(bào)價(jià)應(yīng)被視為其對(duì)這些條款的接受。三、供應(yīng)商的選擇與邀請(qǐng)：貨比三家，擇優(yōu)而選選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行邀請(qǐng)，是確保詢價(jià)有效性的前提。我們的目標(biāo)是邀請(qǐng)到那些有能力、有信譽(yù)、能提供有競(jìng)爭(zhēng)力價(jià)格的供應(yīng)商。3.1供應(yīng)商的資格條件設(shè)定根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和重要性，設(shè)定合理的供應(yīng)商資格條件。這些條件可以包括：供應(yīng)商的法人資格、營(yíng)業(yè)執(zhí)照范圍、相關(guān)的行業(yè)資質(zhì)認(rèn)證、生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)能力、財(cái)務(wù)狀況、良好的商業(yè)信譽(yù)、無(wú)重大違法違規(guī)記錄等。資格條件的設(shè)定應(yīng)客觀、公正，具有可操作性，避免設(shè)置不合理的門檻排斥潛在供應(yīng)商。3.2供應(yīng)商庫(kù)的利用與維護(hù)許多組織都建立了自己的合格供應(yīng)商庫(kù)。在邀請(qǐng)供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先從合格供應(yīng)商庫(kù)中選取。同時(shí)，也要注意供應(yīng)商庫(kù)的動(dòng)態(tài)維護(hù)，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新，確保庫(kù)內(nèi)供應(yīng)商的質(zhì)量。對(duì)于庫(kù)外的潛在優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，也應(yīng)建立相應(yīng)的準(zhǔn)入評(píng)估機(jī)制。3.3邀請(qǐng)供應(yīng)商的數(shù)量與方式為保證充分競(jìng)爭(zhēng)，邀請(qǐng)的供應(yīng)商數(shù)量應(yīng)不少于三家（除非市場(chǎng)上符合條件的供應(yīng)商不足三家，并能提供充分證明）。邀請(qǐng)方式可以是公開邀請(qǐng)（如在指定平臺(tái)發(fā)布詢價(jià)公告）或定向邀請(qǐng)（向特定的合格供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)）。定向邀請(qǐng)時(shí)，應(yīng)確保所選供應(yīng)商具有代表性和競(jìng)爭(zhēng)性，避免因供應(yīng)商之間存在關(guān)聯(lián)關(guān)系或串標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)而影響詢價(jià)結(jié)果的公正性。四、詢價(jià)的發(fā)出與管理：信息對(duì)稱，過程受控詢價(jià)文件準(zhǔn)備妥當(dāng)、供應(yīng)商選定后，即可發(fā)出詢價(jià)。在此過程中，需確保信息傳遞的準(zhǔn)確和及時(shí)，并對(duì)詢價(jià)過程進(jìn)行有效的管理。4.1詢價(jià)文件的分發(fā)將正式的詢價(jià)文件完整地發(fā)送給每一位被邀請(qǐng)的供應(yīng)商?？梢酝ㄟ^郵件、傳真、專人送達(dá)或組織規(guī)定的電子采購(gòu)平臺(tái)等方式進(jìn)行。發(fā)送時(shí)應(yīng)做好記錄，包括發(fā)送時(shí)間、接收人等，以便追溯。4.2答疑與澄清供應(yīng)商在收到詢價(jià)文件后，可能會(huì)對(duì)某些條款或需求提出疑問。采購(gòu)方應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)解答供應(yīng)商的疑問。對(duì)于普遍性的問題，應(yīng)形成書面的答疑或澄清文件，并發(fā)送給所有被邀請(qǐng)的供應(yīng)商，確保信息的對(duì)稱性。答疑和澄清的截止時(shí)間應(yīng)合理設(shè)定，以給供應(yīng)商留出足夠的時(shí)間調(diào)整報(bào)價(jià)。4.3詢價(jià)有效期的設(shè)定詢價(jià)文件中應(yīng)明確規(guī)定報(bào)價(jià)的有效期，即供應(yīng)商承諾其報(bào)價(jià)在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)保持有效。有效期的設(shè)定應(yīng)充分考慮評(píng)審、審批以及合同簽訂所需的時(shí)間，一般不宜過短，以免在確定成交供應(yīng)商后，其報(bào)價(jià)已失效；也不宜過長(zhǎng)，影響供應(yīng)商的報(bào)價(jià)意愿。五、報(bào)價(jià)的接收與開啟：嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，防止疏漏報(bào)價(jià)的接收和開啟環(huán)節(jié)，是保證詢價(jià)過程公平、公正的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，必須嚴(yán)格遵守規(guī)定程序。5.1報(bào)價(jià)的密封與標(biāo)識(shí)（如適用）對(duì)于要求密封報(bào)價(jià)的，供應(yīng)商應(yīng)將報(bào)價(jià)文件進(jìn)行密封，并在密封袋上清晰標(biāo)明項(xiàng)目名稱、詢價(jià)編號(hào)（如有）、供應(yīng)商名稱以及“請(qǐng)勿在XX時(shí)間前開啟”等字樣。未按要求密封的報(bào)價(jià)文件，采購(gòu)方可予以拒收。5.2報(bào)價(jià)的接收與登記采購(gòu)方應(yīng)在詢價(jià)文件規(guī)定的報(bào)價(jià)截止時(shí)間前接收?qǐng)?bào)價(jià)。逾期送達(dá)的報(bào)價(jià)文件，原則上應(yīng)拒收（除非有不可抗力等特殊情況并獲得批準(zhǔn)）。收到報(bào)價(jià)后，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)登記，記錄供應(yīng)商名稱、送達(dá)時(shí)間、報(bào)價(jià)文件數(shù)量等信息，并妥善保管，防止遺失、泄露或篡改。5.3報(bào)價(jià)的開啟報(bào)價(jià)開啟應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間（通常為報(bào)價(jià)截止時(shí)間后立即或稍后）、預(yù)設(shè)的地點(diǎn)進(jìn)行，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，并可根據(jù)需要邀請(qǐng)相關(guān)人員（如需求部門代表、監(jiān)督人員）參與見證。開啟時(shí)，應(yīng)逐一核對(duì)供應(yīng)商名稱，檢查報(bào)價(jià)文件的密封情況（如適用），然后當(dāng)眾開啟，并宣讀報(bào)價(jià)的主要內(nèi)容（如總報(bào)價(jià)）。對(duì)報(bào)價(jià)文件的開啟過程，應(yīng)做好書面記錄。六、報(bào)價(jià)的評(píng)審與比較：綜合權(quán)衡，優(yōu)中選優(yōu)報(bào)價(jià)評(píng)審是從收到的報(bào)價(jià)中篩選出最符合采購(gòu)需求、性價(jià)比最高的供應(yīng)商的過程。評(píng)審應(yīng)堅(jiān)持客觀、公正、科學(xué)的原則。6.1初步評(píng)審（資格性與符合性審查）首先對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件進(jìn)行初步評(píng)審，主要審查其資格是否符合要求（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書等是否齊全有效），報(bào)價(jià)文件是否完整，是否按照詢價(jià)文件的要求進(jìn)行簽署，報(bào)價(jià)是否唯一，有無(wú)明顯的計(jì)算錯(cuò)誤等。未通過初步評(píng)審的供應(yīng)商，其報(bào)價(jià)將被否決，不再進(jìn)入后續(xù)的詳細(xì)評(píng)審。6.2詳細(xì)評(píng)審（技術(shù)與商務(wù)評(píng)估）通過初步評(píng)審的報(bào)價(jià)，進(jìn)入詳細(xì)評(píng)審階段。*技術(shù)評(píng)審：主要評(píng)估供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)是否完全滿足詢價(jià)文件中的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、性能參數(shù)等要求。對(duì)于有樣品要求的，還需對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)或測(cè)試。技術(shù)評(píng)審?fù)ǔ２捎梅闲詫彶榛虼蚍值姆绞健?商務(wù)評(píng)審：主要對(duì)報(bào)價(jià)的合理性、完整性、付款條件響應(yīng)、交付周期、售后服務(wù)承諾等進(jìn)行評(píng)估。價(jià)格是商務(wù)評(píng)審的重要因素，但不應(yīng)是唯一因素。6.3綜合評(píng)價(jià)與授標(biāo)建議在完成技術(shù)和商務(wù)評(píng)審后，應(yīng)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。不能簡(jiǎn)單地以最低報(bào)價(jià)作為唯一的中標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，而應(yīng)綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、供應(yīng)商信譽(yù)、履約能力等多方面因素。對(duì)于價(jià)格明顯低于成本價(jià)的報(bào)價(jià)，應(yīng)要求供應(yīng)商作出書面說明，如不能合理解釋并提供證明，應(yīng)視為無(wú)效報(bào)價(jià)。根據(jù)綜合評(píng)價(jià)結(jié)果，提出授標(biāo)建議，即推薦的成交候選供應(yīng)商名單及其排序。七、確定成交供應(yīng)商與合同簽訂：高效履約的開端在完成評(píng)審并獲得審批后，即可確定成交供應(yīng)商，并及時(shí)與之簽訂采購(gòu)合同。7.1成交結(jié)果的確認(rèn)與通知采購(gòu)方應(yīng)根據(jù)評(píng)審結(jié)果和審批意見，確定最終的成交供應(yīng)商。成交結(jié)果應(yīng)及時(shí)通知所有參與報(bào)價(jià)的供應(yīng)商，包括成交供應(yīng)商和未成交供應(yīng)商。對(duì)于未成交的供應(yīng)商，如有需要，可在其提出書面申請(qǐng)后，告知其未成交的原因，但應(yīng)注意保護(hù)成交供應(yīng)商的商業(yè)秘密和評(píng)審過程的保密性。7.2合同的談判與簽訂成交結(jié)果確定后，采購(gòu)方應(yīng)盡快與成交供應(yīng)商就合同細(xì)節(jié)進(jìn)行談判。合同條款應(yīng)與詢價(jià)文件、成交供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件及澄清文件等保持一致，不得實(shí)質(zhì)性改變。談判達(dá)成一致后，雙方應(yīng)按照組織規(guī)定的合同審批流程，正式簽訂書面采購(gòu)合同。合同簽訂應(yīng)規(guī)范，雙方簽字蓋章齊全。7.3履約保證金（如適用）對(duì)于一些金額較大或風(fēng)險(xiǎn)較高的采購(gòu)項(xiàng)目，可在合同中約定成交供應(yīng)商提交一定金額的履約保證金，以保證其能嚴(yán)格履行合同義務(wù)。履約保證金的金額、繳納方式和退還條件等應(yīng)在合同中明確。八、履約管理與歸檔：善始善終，持續(xù)改進(jìn)合同簽訂并不意味著詢價(jià)流程的結(jié)束，后續(xù)的履約管理和資料歸檔同樣重要。8.1合同履約跟蹤采購(gòu)方應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況，包括供應(yīng)商的生產(chǎn)/備貨進(jìn)度、交付時(shí)間、產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量是否符合合同約定等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決，確保合同順利執(zhí)行。8.2驗(yàn)收當(dāng)供應(yīng)商完成交付或提供服務(wù)后，采購(gòu)方應(yīng)組織相關(guān)人員（通常包括需求部門、技術(shù)部門等）按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)要求供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)整改，直至驗(yàn)收合格。8.3資料歸檔整個(gè)詢價(jià)采購(gòu)過程中的所有文件資料，包括詢價(jià)申請(qǐng)及審批文件、詢價(jià)文件、供應(yīng)商報(bào)價(jià)文件、答疑澄清記錄、報(bào)價(jià)開啟記錄、評(píng)審報(bào)告、成交結(jié)果通知、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等，均應(yīng)按照組織的檔案管理規(guī)定進(jìn)行收集、整理、編號(hào)、登記，并妥善歸檔保存。這些資料不僅是采購(gòu)行為合規(guī)性的證明，也是未來審計(jì)、查詢和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)