公章啟用通知與管理流程一、公章啟用通知關(guān)于啟用[公司全稱]新公章的通知公司各部門、全體員工及相關(guān)單位：為適應(yīng)公司發(fā)展需要，規(guī)范公司印章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司印章管理規(guī)定，我司已完成新公章的刻制與備案工作?，F(xiàn)將有關(guān)啟用事項(xiàng)通知如下：1.新公章樣式：（此處應(yīng)附上經(jīng)公安機(jī)關(guān)備案的公章印模黑白復(fù)印件或清晰照片，并注明“本樣式與公安局備案樣式一致”）2.啟用日期：自XXXX年XX月XX日起，正式啟用新公章。3.舊公章處理：原使用的[公司舊公章名稱，如適用]自新公章啟用之日起同時(shí)廢止。作廢公章將按照國家有關(guān)規(guī)定及公司內(nèi)部程序進(jìn)行封存或銷毀。4.效力說明：新公章啟用后，公司對外簽署的各類文件、合同、協(xié)議及對內(nèi)發(fā)布的重要通知、決議等，凡需加蓋公司公章的，均須使用新公章方能生效。XXXX年XX月XX日（含當(dāng)日）前使用舊公章簽署的文件在其有效期內(nèi)仍然有效，但公司將不再使用舊公章簽署任何新文件。請公司各部門及全體員工嚴(yán)格遵照執(zhí)行，妥善處理新舊公章交替期間的各項(xiàng)工作，確保公司運(yùn)營的平穩(wěn)過渡。同時(shí)，請各合作單位、業(yè)務(wù)伙伴知悉本通知內(nèi)容，自新公章啟用之日起，以本公司新公章為準(zhǔn)。特此通知。[公司全稱]（啟用的新公章印鑒處）XXXX年XX月XX日---二、公章管理流程為確保公司公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，杜絕濫用、錯(cuò)用公章現(xiàn)象的發(fā)生，保障公司的正常運(yùn)營和合法權(quán)益，特制定本公章管理流程。（一）總則1.目的：規(guī)范公章的刻制、啟用、保管、使用、變更、停用及銷毀等環(huán)節(jié)的管理，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任。2.適用范圍：本流程適用于公司公章（即公司法定名稱章）的全生命周期管理。公司其他專用印章（如合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章等）的管理，可參照本流程或另行制定專項(xiàng)管理辦法。3.基本原則：公章管理遵循“專人保管、審批用印、登記備案、安全第一”的原則。（二）公章的刻制與啟用1.刻制申請：因公司設(shè)立、名稱變更或公章遺失、損毀等原因需要刻制公章時(shí)，由公司[指定部門，如行政部或綜合管理部]根據(jù)公司決議或法定代表人指示，負(fù)責(zé)向公安機(jī)關(guān)提交刻制申請及相關(guān)證明文件，辦理備案手續(xù)。2.驗(yàn)收與啟用：公章刻制完成后，由[指定部門]負(fù)責(zé)核對公章樣式、規(guī)格是否與備案信息一致，確認(rèn)無誤后，按本流程第一部分規(guī)定發(fā)布《公章啟用通知》。啟用前，需對新公章進(jìn)行印模留存?zhèn)浒?。（三）公章的保?.保管責(zé)任人：公司公章由法定代表人指定專人保管，保管人通常為公司[指定崗位，如行政部負(fù)責(zé)人或法務(wù)部負(fù)責(zé)人]。保管人需與公司簽訂《公章保管責(zé)任書》。2.保管要求：*公章應(yīng)存放于帶鎖的保險(xiǎn)柜或安全櫥柜內(nèi)，保險(xiǎn)柜密碼或櫥柜鑰匙由保管人妥善保管，不得隨意告知他人。*非工作時(shí)間及節(jié)假日，公章必須入柜上鎖，確保萬無一失。*保管人臨時(shí)離崗（如休假、出差），應(yīng)將公章交由法定代表人指定的臨時(shí)保管人，并辦理書面交接手續(xù)，明確保管責(zé)任。臨時(shí)保管人同樣需遵守本管理流程。*嚴(yán)禁將公章帶離公司辦公場所使用，確因特殊情況（如異地簽約需現(xiàn)場蓋章且無法通過其他安全方式解決）必須帶出的，需經(jīng)法定代表人或其授權(quán)的公司高管書面批準(zhǔn)，并由兩人以上共同攜帶及監(jiān)印，用后立即歸還。（四）用印申請與審批1.用印范圍：公章僅限用于以公司名義對外發(fā)出的正式文件、合同、協(xié)議、證明、授權(quán)委托書、報(bào)表、函件等具有法律效力或重要行政效力的文書材料。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信或內(nèi)容不明確、未經(jīng)審批的文件上加蓋公章。2.申請程序：*用印申請人需填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)注明用印文件名稱、份數(shù)、用印事由、接收單位/人、申請人、部門負(fù)責(zé)人意見等。*《公章使用申請表》及需用印文件（原件或清晰復(fù)印件）須經(jīng)相應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批權(quán)限：*常規(guī)性、事務(wù)性文件（如一般性通知、證明材料等），由部門負(fù)責(zé)人審核，[指定層級領(lǐng)導(dǎo)，如分管副總或總經(jīng)理]審批。*重要合同、協(xié)議、對外承諾、重大投融資文件、涉及公司重大利益或法律風(fēng)險(xiǎn)的文件，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門（或法律顧問）審核，總經(jīng)理審核后，報(bào)請法定代表人審批。*公司法定代表人用印，由其本人或其明確授權(quán)人審批。*緊急情況下的用印，可先通過電話、即時(shí)通訊工具等方式向有權(quán)審批人請示，獲得批準(zhǔn)后用印，但事后須在一個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦書面審批手續(xù)。（五）用印登記1.公章保管人在加蓋公章前，必須認(rèn)真核對《公章使用申請表》的審批手續(xù)是否完備，用印文件內(nèi)容與申請事由是否一致，確認(rèn)無誤后方可予以用印。2.每次用印后，公章保管人應(yīng)在《公章使用登記臺(tái)賬》上詳細(xì)記錄用印日期、用印文件名稱、份數(shù)、審批人、申請人、用印人、文件編號（如有）、備注等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。3.《公章使用登記臺(tái)賬》應(yīng)長期保存，以備查驗(yàn)。（六）用印規(guī)范1.公章保管人應(yīng)確保印章清晰、端正地蓋在文件的指定位置（通常為文件落款單位名稱或法定代表人簽名處，騎年蓋月），印跡應(yīng)完整、不模糊、不歪斜。2.多頁文件需加蓋騎縫章的，應(yīng)確保各頁都有印章印跡，避免文件內(nèi)容被抽換。3.若文件內(nèi)容需修改，修改處需有相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字或加蓋校對章，否則不得在修改后的文件上重新加蓋公章。4.嚴(yán)禁在同一份文件的不同版本上重復(fù)用印，除非有明確的作廢聲明。（七）公章的使用限制1.嚴(yán)禁任何個(gè)人私自借用、盜用、偽造、變造、買賣公司公章。2.嚴(yán)禁超越權(quán)限或違反程序使用公章。3.嚴(yán)禁攜帶公章外出參加與工作無關(guān)的活動(dòng)。4.對于不符合用印規(guī)定的申請，公章保管人有權(quán)拒絕用印，并及時(shí)向其上級主管或公司法定代表人報(bào)告。（八）公章的交接1.公章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職、退休等原因不再擔(dān)任保管職責(zé)時(shí)，必須辦理公章交接手續(xù)。2.交接時(shí)，應(yīng)由[指定監(jiān)交人，如行政部負(fù)責(zé)人或公司高管]在場監(jiān)交，核對公章實(shí)物與《公章使用登記臺(tái)賬》的一致性，填寫《公章交接登記表》，由移交人、接收人、監(jiān)交人三方簽字確認(rèn)后存檔。（九）公章的遺失、損毀與補(bǔ)辦1.如發(fā)生公章遺失或嚴(yán)重?fù)p毀情況，公章保管人應(yīng)立即向公司法定代表人及[指定部門，如行政部]報(bào)告，并迅速采取措施防止損失擴(kuò)大（如必要時(shí)登報(bào)聲明作廢）。2.公司應(yīng)立即組織調(diào)查遺失或損毀原因，并按規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.遺失公章需重新刻制的，應(yīng)按照本流程中“公章的刻制與啟用”相關(guān)規(guī)定，及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案并辦理新公章的刻制備案手續(xù)。（十）公章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、公章磨損嚴(yán)重?zé)o法繼續(xù)使用、公司注銷或其他法定事由需要停用公章時(shí)，由[指定部門]提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，發(fā)布公章停用通知。2.停用的公章，由[指定部門]負(fù)責(zé)收回，登記造冊，并按照國家有關(guān)規(guī)定及公司內(nèi)部決策，選擇封存或送指定機(jī)構(gòu)銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上在場監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。（十一）監(jiān)督與責(zé)任追究1.公司[指定部門，如行政部、審計(jì)部或監(jiān)察部]負(fù)責(zé)對公章管理和使用情況進(jìn)行定期或不定期檢查與監(jiān)督。2.對于嚴(yán)格遵守本流程，認(rèn)真履行保管和用印職責(zé)的人員，公司將予以表揚(yáng)或適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。3.對于違反本流程規(guī)定，造成公章濫用、遺失