人力資源部檔案管理制度引言人事檔案作為企業(yè)人力資源管理的核心組成部分，是記錄員工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績以及獎懲等情況的重要依據(jù)，也是企業(yè)進行人力資源開發(fā)、配置、管理和決策的基礎性信息載體。為規(guī)范我司人事檔案管理工作，確保檔案材料的真實性、完整性、保密性和安全性，提高檔案管理的科學化、制度化、規(guī)范化水平，保障員工與企業(yè)的合法權益，特制定本制度。本制度旨在明確檔案管理的職責、流程與要求，使檔案工作有章可循，為公司穩(wěn)健發(fā)展提供有力的人力資源信息支持。一、總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司人力資源檔案（以下簡稱“人事檔案”）的管理，確保檔案資料的真實、完整、安全和有效利用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司人力資源管理實際情況，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司全體在職員工、離職員工、離退休員工以及公司認為有必要建檔管理的其他相關人員的人事檔案管理。1.3管理原則人事檔案管理遵循以下原則：*真實性原則：檔案材料必須真實可靠，如實反映員工的實際情況。*完整性原則：檔案材料應全面、系統(tǒng)地反映員工在公司期間的主要經(jīng)歷和表現(xiàn)。*保密性原則：檔案內(nèi)容涉及個人隱私和公司機密，應嚴格保密，未經(jīng)授權不得泄露。*規(guī)范性原則：檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、轉移、銷毀等環(huán)節(jié)均需遵循統(tǒng)一規(guī)范的流程。*安全性原則：采取有效措施確保檔案實體與信息的安全，防止丟失、損壞、篡改和失泄密。二、檔案的建立與接收2.1檔案的建立新員工入職后，人力資源部應在一個月內(nèi)為其建立人事檔案。檔案應以員工個人為單位，一人一檔。2.2檔案材料的收集與審核2.2.1員工入職時，人力資源部應指導并督促其提交以下必備材料：*員工履歷表（由公司統(tǒng)一印制）；*身份證復印件；*學歷、學位證書復印件及學信網(wǎng)驗證報告（如適用）；*職業(yè)資格證書、專業(yè)技術職務任職資格證書復印件（如適用）；*與原單位解除或終止勞動合同的證明文件（應屆生提供就業(yè)協(xié)議書或派遣證）；*近期免冠證件照片；*公司規(guī)定的其他相關材料（如背景調查授權書、緊急聯(lián)系人信息等）。2.2.2人力資源部檔案管理員對收集的材料應認真審核，確保材料的真實性、有效性和完整性，發(fā)現(xiàn)疑點應及時向相關人員或部門核實。對于不符合要求的材料，應通知員工補充或更換。三、檔案材料的歸檔與管理3.1歸檔范圍員工在公司工作期間形成的，反映其個人政治思想、道德品行、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的，以文字、圖像、聲像等不同形式記錄下來的歷史材料，均屬歸檔范圍。主要包括：*各類履歷材料；*各類鑒定、考核、考察材料；*學歷學位、專業(yè)技術職務、職業(yè)資格、學術評議、教育培訓等材料；*獎懲材料（包括獎勵審批表、先進模范事跡材料、處分決定、調查報告、本人檢查或說明等）；*招錄聘用、任免、調動、工資調整、福利待遇、出國、退（離）休、死亡等材料；*黨團材料；*其他有參考價值的材料。3.2歸檔要求3.2.1檔案材料應在形成后的一個月內(nèi)完成歸檔。3.2.2歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，手續(xù)齊全，內(nèi)容真實，字跡清楚，符合歸檔要求。復印件須注明原件保管單位或經(jīng)組織核實并加蓋公章。3.2.3檔案管理員應按照檔案管理規(guī)范對材料進行分類、排序、編目、裝訂。做到目錄清晰，裝訂整齊，便于查閱。3.3檔案的日常維護3.3.1檔案應統(tǒng)一存放在指定的檔案柜內(nèi)，做到排列有序，標識清晰。3.3.2檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等條件。3.3.3定期對檔案進行清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。3.3.4對于破損、褪色或字跡模糊的檔案材料，應及時進行修補、復制或轉錄。四、檔案的查閱與借閱4.1查閱權限與范圍4.1.1因工作需要查閱員工檔案，須由所在部門提出申請，經(jīng)人力資源部負責人批準后，方可查閱。查閱涉及高層管理人員或敏感信息的檔案，需報請公司分管人力資源工作的領導批準。4.1.2查閱者一般只能查閱與工作相關的特定內(nèi)容，不得擅自擴大查閱范圍。4.1.3員工本人一般不得查閱本人檔案。因特殊情況（如政審、報考等）確需查閱本人檔案中某些信息的，須提出書面申請，經(jīng)人力資源部負責人批準后，由檔案管理員查閱并告知結果，本人不得直接接觸檔案。4.1.4公、檢、法等機關因辦案需要查閱相關人員檔案，須持單位介紹信和辦案人員有效證件，經(jīng)公司人力資源部負責人及分管領導批準。4.2查閱與借閱手續(xù)4.2.1查閱檔案須填寫《人事檔案查閱/借閱登記表》，注明查閱人、查閱事由、查閱日期、查閱內(nèi)容及批準人。4.2.2查閱檔案應在指定的閱檔室或人力資源部指定的場所進行。4.2.3檔案原則上不得帶出閱檔場所。確因工作需要借出檔案的，須經(jīng)人力資源部負責人批準，嚴格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限，并由借閱人簽字負責。檔案借出期限一般不超過三個工作日，特殊情況需延長的，須重新辦理審批手續(xù)。4.3查閱與借閱紀律4.3.1查閱檔案時，必須愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。4.3.2不得泄露檔案內(nèi)容，嚴禁私自復制、拍攝、摘錄、傳播檔案信息。4.3.3查閱完畢，檔案管理員應核對檔案材料無誤后，在《人事檔案查閱/借閱登記表》上注明歸還日期。4.3.4借閱的檔案應妥善保管，確保安全，按期歸還。如有遺失、損壞，應立即報告并承擔相應責任。五、檔案的轉移與交接5.1員工內(nèi)部調動員工在公司內(nèi)部調動時，其人事檔案一般由人力資源部統(tǒng)一管理，不隨調動轉移，但應在檔案中及時記錄調動信息。5.2員工離職或外部調動5.2.1員工因辭職、辭退、解除勞動合同、開除、除名或調動至外部單位等原因離開公司時，人力資源部應在一個月內(nèi)將其人事檔案按規(guī)定辦理轉移手續(xù)。5.2.2檔案轉移應通過機要交通或派專人送取，嚴禁員工本人自帶或通過普通郵寄方式寄送。5.2.3轉出檔案前，檔案管理員應對檔案材料進行認真核對、整理，確保材料齊全、準確，并填寫《檔案材料轉移清單》，由接收單位在回執(zhí)上簽字蓋章后存檔。5.2.4對于暫不具備檔案接收條件的離職員工，其檔案可按規(guī)定委托當?shù)厝瞬欧諜C構代管，公司應保留相關委托手續(xù)。5.3檔案管理人員工作交接檔案管理人員因調動、離職等原因離崗時，必須辦理檔案交接手續(xù)。交接時，應將所保管的檔案數(shù)量、狀況、未了事項等詳細登記，由交接雙方和監(jiān)交人共同簽字確認，確保檔案管理工作的連續(xù)性。六、檔案的保密與安全6.1保密要求檔案管理人員及所有接觸檔案的人員必須嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，嚴守檔案紀律，不得泄露檔案內(nèi)容。對檔案管理工作中形成的涉密信息，應按涉密文件管理規(guī)定執(zhí)行。6.2安全措施6.2.1檔案存放場所應配備必要的安全防護設施，如消防器材、監(jiān)控設備等，并定期檢查維護。6.2.2非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房或閱檔室。6.2.3建立健全檔案管理系統(tǒng)的訪問權限控制，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。6.2.4嚴禁將檔案材料帶出規(guī)定的保管和查閱場所，嚴禁私自復制、傳播檔案信息。6.3責任追究對于違反檔案管理規(guī)定，造成檔案材料丟失、損壞、泄密或擅自涂改、抽取、偽造檔案材料的，將視情節(jié)輕重對相關責任人進行批評教育、行政處分，直至追究法律責任。七、檔案的鑒定與銷毀7.1檔案鑒定對于已故人員或離職多年且超過規(guī)定保管期限的檔案，由人力資源部組織相關人員進行鑒定，確定其存毀。7.2檔案銷毀7.2.1經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由人力資源部提出銷毀意見，報公司分管領導批準后，方可銷毀。7.2.2檔案銷毀前，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號、形成日期等信息。7.2.3檔案銷毀必須由兩人以上負責監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字。銷毀清冊應永久保存。7.2.4嚴禁個人私自銷毀檔案材料，嚴禁將銷毀的檔案材料作為廢紙出售或挪作他用。八、責任追究對于在檔案管理工作中出現(xiàn)下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重對相關責任人給予批評教育、經(jīng)濟處罰、行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任：1.擅自涂改、抽取、偽造、損毀、丟失、銷毀檔案材料的；2.違反保密規(guī)定，泄露檔案內(nèi)容的；3.擅自提供、復制、摘抄、拍攝、公布檔案材料的；4.在檔案材料收集、審核、歸檔過程中，工作失職，造成不良后果的；5.違反檔案查閱、借閱、轉移規(guī)定，造成檔案失泄密或損壞、丟失的；6.其他違反本制度規(guī)定的行為。九、附則9.1制度解釋本制度由公司人力資源部負責解釋和修訂。9.2制度生效本制度自發(fā)布之日起施行。以往公司有關人事檔案管理的規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。9.3電子檔案管理隨著公司信息化建設的推進，電子檔案的管