工程聯(lián)系單制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國安全生產法》等相關國家法律法規(guī)，參照《XX集團母公司企業(yè)風險管理規(guī)定》《XX集團內部控制管理辦法》等行業(yè)準則與集團母公司要求，結合公司內部加強工程管理、防控專項風險、規(guī)范業(yè)務流程的迫切需求，為明確工程聯(lián)系單的生成、流轉、審批及歸檔等環(huán)節(jié)的管理要求，確保工程信息傳遞準確、責任落實到位、風險防范有效，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司工程項目建設、設備采購、技術改造、日常維修等所有涉及工程聯(lián)系單使用場景的業(yè)務活動。工程聯(lián)系單作為工程信息傳遞、工作指令下達、問題協(xié)調解決的重要載體，必須嚴格按照本制度執(zhí)行。第三條本制度下列術語含義如下：（一）工程聯(lián)系單專項管理：指公司對工程聯(lián)系單的生成、審批、執(zhí)行、歸檔等全流程進行系統(tǒng)性規(guī)范和控制，確保其符合業(yè)務需求、合規(guī)要求及管理標準。（二）工程專項風險：指在工程項目建設、設備采購、技術改造等過程中可能存在的合規(guī)風險、安全風險、質量風險、成本風險等。（三）XX合規(guī)：指工程聯(lián)系單的各環(huán)節(jié)操作必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、公司制度及業(yè)務場景的合規(guī)性要求。第四條工程聯(lián)系單專項管理應遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：確保所有工程業(yè)務場景均納入工程聯(lián)系單管理范圍，不留管理盲區(qū)。（二）責任到人原則：明確各環(huán)節(jié)責任主體及操作要求，確保責任可追溯、可考核。（三）風險導向原則：重點關注高風險環(huán)節(jié)，強化風險識別與防控措施。（四）持續(xù)改進原則：定期評估管理效果，優(yōu)化流程與制度，提升管理效能。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人為公司工程聯(lián)系單專項管理的第一責任人，對專項管理工作的全面性、合規(guī)性負總責；分管領導為公司工程聯(lián)系單專項管理的直接責任人，負責組織制度落實、監(jiān)督考核及重大事項決策。第六條設立公司工程聯(lián)系單專項管理領導小組（以下簡稱“領導小組”），由公司主要負責人牽頭，分管領導主持，各部門負責人及下屬單位代表組成。領導小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調：負責工程聯(lián)系單專項管理工作的頂層設計、跨部門協(xié)同及重大問題決策。（二）決策審批：審批工程聯(lián)系單管理制度、重大風險應對方案及專項管理報告。（三）監(jiān)督評價：定期評估專項管理工作的有效性，提出改進要求。第七條明確三類主體職責分工如下：（一）牽頭部門：由公司工程管理部擔任牽頭部門，負責統(tǒng)籌工程聯(lián)系單專項管理制度建設、風險識別、監(jiān)督考核、培訓宣貫及信息化支撐等工作。（二）專責部門：由公司合規(guī)部、財務部、審計部等擔任專責部門，分別負責工程聯(lián)系單的合規(guī)審核、財務審批、流程優(yōu)化及風險處置等工作。（三）業(yè)務部門/下屬單位：各業(yè)務部門及下屬單位負責落實本領域工程聯(lián)系單管理要求，開展日常風險防控，確保業(yè)務操作符合制度規(guī)定。第八條基層執(zhí)行崗的合規(guī)操作責任如下：（一）崗位合規(guī)承諾：所有涉及工程聯(lián)系單操作的崗位人員必須簽署合規(guī)承諾書，明確自身職責及違規(guī)責任。（二）風險上報義務：基層員工發(fā)現(xiàn)工程聯(lián)系單流轉、執(zhí)行或歸檔過程中存在問題的，應立即向專責部門或牽頭部門報告。第三章專項管理重點內容與要求第九條工程信息傳遞環(huán)節(jié)：工程聯(lián)系單必須包含工程名稱、事項內容、責任單位、完成時限等核心要素，確保信息傳遞準確、完整。嚴禁因信息缺失或錯誤導致工作延誤或風險事件。第十條業(yè)務操作審批環(huán)節(jié)：工程聯(lián)系單須經責任單位內部審核、專責部門合規(guī)審查、領導審批等層級審批，審批流程應與公司授權管理規(guī)定相銜接。未經審批的工程聯(lián)系單不得執(zhí)行。第十一條風險防控審核環(huán)節(jié)：合規(guī)部負責對工程聯(lián)系單涉及的合規(guī)風險進行專項審核，重點關注是否存在關聯(lián)交易、利益輸送、違規(guī)轉包等情形。對高風險事項應實施重點監(jiān)控。第十二條工作指令執(zhí)行環(huán)節(jié)：業(yè)務部門及下屬單位必須嚴格按照工程聯(lián)系單要求執(zhí)行，不得擅自變更或規(guī)避。執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應及時通過工程聯(lián)系單反饋并調整。第十三條異常處理流程：工程聯(lián)系單執(zhí)行過程中如遇特殊情況需延期、變更或終止的，必須通過補充聯(lián)系單說明原因并重新審批。嚴禁隱瞞不報或擅自處理。第十四條歸檔管理要求：工程聯(lián)系單應按照檔案管理規(guī)定分類歸檔，電子版與紙質版同步保存，保存期限應符合公司檔案管理制度要求。第十五條關聯(lián)交易管控：涉及采購、分包等關聯(lián)交易的工程聯(lián)系單，必須經過審計部獨立審查，確保交易價格、條件等符合市場公允性要求。第十六條數(shù)據(jù)安全防控：工程聯(lián)系單涉及的技術參數(shù)、成本數(shù)據(jù)等敏感信息必須嚴格保密，嚴禁非授權人員訪問或外泄。第十七條安全隱患整改：工程聯(lián)系單涉及的安全隱患整改事項必須明確整改責任人、時限及驗收標準，整改完成前不得解除風險狀態(tài)。第四章專項管理運行機制第十八條制度動態(tài)更新機制：牽頭部門應每年對公司工程聯(lián)系單管理制度進行評估，根據(jù)國家法規(guī)變化、業(yè)務調整、風險事件等及時修訂，修訂后須報領導小組審批。第十九條風險識別預警機制：每年開展工程專項風險排查，對高風險環(huán)節(jié)發(fā)布預警通知，業(yè)務部門及下屬單位必須制定針對性防控措施。第二十條合規(guī)審查機制：將工程聯(lián)系單合規(guī)審查嵌入業(yè)務決策、合同簽訂、項目啟動等關鍵節(jié)點，實行“未經審查不得實施”的剛性約束。第二十一條風險應對機制：（一）一般風險：由業(yè)務部門及下屬單位自行處置，處置結果須報專責部門備案。（二）重大風險：由領導小組牽頭成立專項工作組，分級處置，處置過程須全程記錄并上報。第二十二條責任追究機制：對違反工程聯(lián)系單管理制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重實施績效扣減、紀律處分、法律責任追究等措施，具體標準由公司獎懲管理辦法規(guī)定。第二十三條評估改進機制：每年開展工程聯(lián)系單專項管理效果評估，評估報告須提交領導小組審議，評估結果作為制度優(yōu)化的依據(jù)。第五章專項管理保障措施第二十四條組織保障：各級領導應將工程聯(lián)系單專項管理納入年度工作計劃，定期聽取工作報告，解決管理難題。第二十五條考核激勵機制：將工程聯(lián)系單專項合規(guī)情況納入部門及個人年度考核，考核結果與績效、評優(yōu)直接掛鉤。第二十六條培訓宣傳機制：分層級開展工程聯(lián)系單專項培訓，管理層重點培訓合規(guī)履職要求，一線員工重點培訓操作規(guī)范。第二十七條信息化支撐：通過信息化系統(tǒng)實現(xiàn)工程聯(lián)系單的電子化流轉、風險實時監(jiān)控、自動審批等功能，提升管理效率。第二十八條文化建設：定期發(fā)布工程聯(lián)系單合規(guī)手冊，組織簽訂合規(guī)承諾書，通過宣傳欄、內部平臺等渠道營造全員合規(guī)氛圍。第二十九條報告制度：業(yè)務部門及下屬單位須每月向牽頭部門報送工程聯(lián)系單執(zhí)行情況，重大風險事件須即時上報，年度管理情況須在次年X月X日前提交總結報告