建立稀土產(chǎn)品流向記錄制度第一章總則第一條制度制定的依據(jù)為貫徹落實(shí)國家關(guān)于稀土產(chǎn)業(yè)管理的法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，進(jìn)一步規(guī)范公司稀土產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程，有效防控稀土產(chǎn)品流向管理中的專項(xiàng)風(fēng)險，保障公司資產(chǎn)安全與市場合規(guī)，同時響應(yīng)集團(tuán)母公司在風(fēng)險管理、供應(yīng)鏈協(xié)同及合規(guī)經(jīng)營方面的管理規(guī)范，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營情況，特制定本制度。本制度旨在通過建立系統(tǒng)化的稀土產(chǎn)品流向記錄機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對產(chǎn)品全生命周期的精準(zhǔn)管控，防范潛在的政策風(fēng)險、市場風(fēng)險及合規(guī)風(fēng)險，提升公司治理水平與核心競爭力。第二條適用范圍本制度適用于公司總部各部門、下屬各子公司及所有參與稀土產(chǎn)品相關(guān)業(yè)務(wù)的單位與全體員工。具體適用場景包括但不限于：1.稀土原材料采購環(huán)節(jié)的供應(yīng)商準(zhǔn)入與信息核對；2.稀土產(chǎn)品生產(chǎn)環(huán)節(jié)的物料領(lǐng)用與產(chǎn)出記錄；3.稀土產(chǎn)品銷售環(huán)節(jié)的訂單處理、發(fā)貨及客戶信息管理；4.稀土產(chǎn)品運(yùn)輸環(huán)節(jié)的物流跟蹤與信息核驗(yàn)；5.稀土產(chǎn)品出口環(huán)節(jié)的報關(guān)信息與海外客戶管理；6.內(nèi)部稽核與外部監(jiān)管的合規(guī)證明需求。所有相關(guān)單位必須嚴(yán)格遵照本制度執(zhí)行，確保稀土產(chǎn)品流向信息記錄的完整性、準(zhǔn)確性與及時性。第三條核心術(shù)語定義1.XX專項(xiàng)管理：指公司針對稀土產(chǎn)品流向所實(shí)施的全流程管控體系，涵蓋業(yè)務(wù)操作、風(fēng)險防控、合規(guī)審查、信息記錄等管理活動，旨在確保產(chǎn)品流向符合國家政策與行業(yè)規(guī)范。2.XX風(fēng)險：指在稀土產(chǎn)品流向管理過程中可能出現(xiàn)的政策違規(guī)風(fēng)險（如違反稀土出口管制規(guī)定）、市場操作風(fēng)險（如客戶信息泄露導(dǎo)致不正當(dāng)競爭）、供應(yīng)鏈中斷風(fēng)險（如運(yùn)輸環(huán)節(jié)的丟失或錯發(fā)）及內(nèi)部管理風(fēng)險（如記錄不完整導(dǎo)致追溯困難）。3.XX合規(guī)：指公司稀土產(chǎn)品流向管理活動嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部制度的規(guī)范要求，確保業(yè)務(wù)操作合法、信息記錄透明、風(fēng)險防控有效。第四條專項(xiàng)管理的核心原則1.全面覆蓋：稀土產(chǎn)品流向管理須覆蓋從采購到銷售、運(yùn)輸、使用的全鏈條，確保各環(huán)節(jié)信息可追溯、責(zé)任可界定。2.責(zé)任到人：明確各級管理主體、業(yè)務(wù)部門及執(zhí)行崗位的職責(zé)分工，建立責(zé)任追究機(jī)制。3.風(fēng)險導(dǎo)向：重點(diǎn)防控高風(fēng)險環(huán)節(jié)（如出口、關(guān)鍵客戶合作），實(shí)施差異化管控措施。4.持續(xù)改進(jìn)：定期評估制度執(zhí)行效果，結(jié)合外部政策變化與內(nèi)部業(yè)務(wù)調(diào)整優(yōu)化管理流程。5.協(xié)同聯(lián)動：加強(qiáng)跨部門協(xié)作，確保信息共享與流程銜接高效順暢。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條決策層職責(zé)公司主要負(fù)責(zé)人對公司稀土產(chǎn)品流向管理負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌資源配置與重大風(fēng)險決策；分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理制度的建設(shè)、監(jiān)督執(zhí)行及年度目標(biāo)達(dá)成。決策層須定期聽取專項(xiàng)管理工作匯報，審批重大風(fēng)險處置方案。第六條專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)立稀土產(chǎn)品流向管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括供應(yīng)鏈、銷售、財務(wù)、法務(wù)、安全等關(guān)鍵部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組職能包括：1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：統(tǒng)籌公司稀土產(chǎn)品流向管理的戰(zhàn)略規(guī)劃與資源協(xié)調(diào)；2.決策審批：審批重大風(fēng)險處置方案、制度修訂及跨部門協(xié)作事項(xiàng)；3.監(jiān)督評價：定期評估專項(xiàng)管理成效，向決策層匯報工作情況。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室（由供應(yīng)鏈部門牽頭），負(fù)責(zé)日常事務(wù)性工作。第七條各部門職責(zé)劃分1.牽頭部門（供應(yīng)鏈部門）：-負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理制度的建設(shè)與修訂；-主導(dǎo)稀土產(chǎn)品流向的風(fēng)險識別與評估；-組織跨部門聯(lián)合稽核，監(jiān)督制度執(zhí)行；-開展員工培訓(xùn)與合規(guī)宣貫。2.專責(zé)部門（法務(wù)與合規(guī)部、安全部門）：-法務(wù)與合規(guī)部：審核業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性，出具法律意見；-安全部門：負(fù)責(zé)運(yùn)輸、存儲等環(huán)節(jié)的物理安全與信息安全管控。3.業(yè)務(wù)部門/下屬單位（采購、銷售、物流等）：-采購部門：確保供應(yīng)商資質(zhì)符合稀土管制要求，記錄采購信息；-銷售部門：核實(shí)客戶資質(zhì)，規(guī)范訂單與發(fā)貨記錄；-物流部門：全程跟蹤運(yùn)輸狀態(tài)，確保信息準(zhǔn)確傳遞；-各單位須設(shè)立專崗負(fù)責(zé)本領(lǐng)域流向記錄管理。第八條基層執(zhí)行崗責(zé)任所有參與稀土產(chǎn)品流向記錄的基層崗位（如采購專員、銷售助理、物流司機(jī)）必須：1.嚴(yán)格按制度要求操作，確保記錄真實(shí)、完整；2.發(fā)現(xiàn)異常情況（如信息不符、流程違規(guī)）須立即上報；3.簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人責(zé)任。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條采購環(huán)節(jié)管控采購部門須建立稀土產(chǎn)品供應(yīng)商黑名單制度，對涉及出口業(yè)務(wù)的企業(yè)進(jìn)行盡職調(diào)查，核實(shí)其經(jīng)營資質(zhì)、出口備案及合規(guī)記錄；采購合同須明確流向管理要求，禁止向無資質(zhì)第三方采購。第十條生產(chǎn)環(huán)節(jié)管控生產(chǎn)部門須確保稀土產(chǎn)品與副產(chǎn)品分類存儲，建立批號管理制度，記錄每批次產(chǎn)品的原料來源、生產(chǎn)過程及產(chǎn)出數(shù)量，嚴(yán)禁虛報產(chǎn)量或轉(zhuǎn)移庫存。第十一條銷售環(huán)節(jié)管控銷售部門須對客戶進(jìn)行分級管理，重點(diǎn)客戶（如涉及出口的境外采購商）須提供營業(yè)執(zhí)照、稀土產(chǎn)品進(jìn)出口備案證明等資質(zhì)材料；訂單處理須同步錄入流向系統(tǒng)，發(fā)貨前核對客戶信息與運(yùn)輸方式。第十二條運(yùn)輸環(huán)節(jié)管控物流部門須與承運(yùn)方簽訂流向管理協(xié)議，要求其提供運(yùn)輸軌跡實(shí)時更新；涉及出口業(yè)務(wù)時，須確保運(yùn)輸單據(jù)與海關(guān)申報信息一致，禁止夾帶禁止類產(chǎn)品或瞞報數(shù)量。第十三條出口環(huán)節(jié)管控1.出口業(yè)務(wù)須通過公司出口管理平臺審批，明確客戶、數(shù)量、目的地及合規(guī)要求；2.海關(guān)申報信息須由法務(wù)部門審核，確保與合同、發(fā)票一致；3.海外客戶信息須脫敏處理，防止商業(yè)秘密泄露。第十四條流向記錄標(biāo)準(zhǔn)所有流向信息須在系統(tǒng)中一次性錄入、實(shí)時更新，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如發(fā)貨、簽收）須留痕；記錄內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：產(chǎn)品批號、數(shù)量、客戶名稱、運(yùn)輸方式、經(jīng)辦人、時間戳等。第十五條禁止性行為1.嚴(yán)禁偽造或篡改流向記錄；2.嚴(yán)禁將稀土產(chǎn)品違規(guī)提供給無資質(zhì)第三方；3.嚴(yán)禁通過暗語或化名方式規(guī)避監(jiān)管；4.嚴(yán)禁泄露客戶敏感信息。第十六條專項(xiàng)風(fēng)險防控點(diǎn)1.政策合規(guī)風(fēng)險：關(guān)注國家稀土出口配額、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等政策動態(tài)，及時調(diào)整業(yè)務(wù)流程；2.供應(yīng)鏈安全風(fēng)險：建立供應(yīng)商違約退出機(jī)制，優(yōu)先選擇具備長期合作資質(zhì)的供應(yīng)商；3.信息泄露風(fēng)險：對流向系統(tǒng)采取分級權(quán)限管理，定期開展數(shù)據(jù)安全檢查；4.內(nèi)部操作風(fēng)險：關(guān)鍵崗位實(shí)行AB角備份，避免單人操作全流程。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十七條制度動態(tài)更新機(jī)制供應(yīng)鏈部門須每年聯(lián)合法務(wù)、合規(guī)等部門評估制度適用性，根據(jù)國家政策調(diào)整、業(yè)務(wù)模式變化及外部監(jiān)管要求及時修訂；修訂后的制度須報領(lǐng)導(dǎo)小組審批后發(fā)布。第十八條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制1.每季度由供應(yīng)鏈部門牽頭開展專項(xiàng)風(fēng)險排查，重點(diǎn)檢查記錄不完整、跨部門協(xié)作不暢等問題；2.法務(wù)部門每月提供政策風(fēng)險預(yù)警清單，要求業(yè)務(wù)部門同步更新合規(guī)要求；3.發(fā)現(xiàn)重大風(fēng)險須立即上報領(lǐng)導(dǎo)小組，啟動應(yīng)急響應(yīng)。第十九條合規(guī)審查機(jī)制1.采購、銷售、運(yùn)輸?shù)汝P(guān)鍵環(huán)節(jié)的操作須經(jīng)過合規(guī)部門審查，未經(jīng)審查的業(yè)務(wù)不得實(shí)施；2.外部審計或監(jiān)管檢查時，須提供完整的流向記錄備查；3.審查不合格的業(yè)務(wù)須退回整改，情節(jié)嚴(yán)重的追究相關(guān)責(zé)任人。第二十條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制1.一般風(fēng)險：由業(yè)務(wù)部門限期整改，牽頭部門跟蹤落實(shí)；2.重大風(fēng)險：啟動應(yīng)急預(yù)案，暫停相關(guān)業(yè)務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置；3.上級單位須及時通報風(fēng)險事件，要求各單位舉一反三。第二十一條責(zé)任追究機(jī)制1.違反本制度導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失的，按損失金額的X%處以內(nèi)部罰款；2.涉及違法行為的，移交司法機(jī)關(guān)處理；3.連續(xù)兩次審查不合格的崗位，予以調(diào)崗或降級。第二十二條評估改進(jìn)機(jī)制每年12月由領(lǐng)導(dǎo)小組組織對專項(xiàng)管理成效進(jìn)行評估，重點(diǎn)考核記錄準(zhǔn)確率、風(fēng)險事件發(fā)生率等指標(biāo)；評估報告須提交決策層，作為次年改進(jìn)方向。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十三條組織保障決策層須設(shè)立專項(xiàng)預(yù)算，保障系統(tǒng)建設(shè)、培訓(xùn)宣貫及外部咨詢費(fèi)用；各部門負(fù)責(zé)人須在每月會議上匯報本領(lǐng)域落實(shí)情況。第二十四條考核激勵機(jī)制1.將流向管理合規(guī)情況納入部門年度考核，占比不低于X%；2.對表現(xiàn)突出的個人授予“流向管理標(biāo)兵”稱號，與績效獎金掛鉤；3.連續(xù)兩年考核不合格的部門，取消評優(yōu)資格。第二十五條培訓(xùn)宣傳機(jī)制1.每半年開展一次全員培訓(xùn)，重點(diǎn)講解政策紅線與操作規(guī)范；2.制作《稀土產(chǎn)品流向管理操作手冊》，人手一冊；3.通過內(nèi)網(wǎng)、宣傳欄等渠道強(qiáng)化合規(guī)意識。第二十六條信息化支撐1.開發(fā)“稀土產(chǎn)品流向管理平臺”，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動采集與實(shí)時監(jiān)控；2.與ERP、物流系統(tǒng)對接，消除信息孤島；3.設(shè)立異常報警功能，觸發(fā)風(fēng)險事件時自動通知相關(guān)崗位。第二十七條文化建設(shè)1.每年發(fā)布《公司合規(guī)承諾書》，員工簽署承諾；2.設(shè)立“合規(guī)金點(diǎn)子”征集活動，鼓勵員工提出改進(jìn)建議；3.通過案例分享會等形式，強(qiáng)化“合規(guī)創(chuàng)造價值”理念。第二十八條報告制度1.各單位須每月提交流向管理報告，內(nèi)容包括：新增記錄數(shù)量、風(fēng)險事件、整改情況；2.重大風(fēng)險事件須24小時內(nèi)上報至領(lǐng)