押署制度是一種公文用印制度押署制度是一種公文用印制度，其核心在于通過規(guī)范化的流程和嚴(yán)格的權(quán)限控制，確保公文的真實(shí)性、合法性和有效性，防范因用印不當(dāng)引發(fā)的管理風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)。為進(jìn)一步規(guī)范公司內(nèi)部押署行為，明確各方責(zé)任，提升管理效能，特制定本制度。---第一章總則第一條制度制定的政策依據(jù)本制度的制定依據(jù)包括但不限于國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及集團(tuán)母公司關(guān)于印章管理的規(guī)范性文件。同時(shí)，結(jié)合公司內(nèi)部管理需求，旨在強(qiáng)化專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提升運(yùn)營(yíng)效率，確保公司治理體系的完善性和合規(guī)性。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋所有涉及公文用印的場(chǎng)景，包括但不限于文件簽署、合同審批、證照辦理、財(cái)務(wù)結(jié)算等。所有使用公司印章的行為均須嚴(yán)格遵循本制度執(zhí)行。第三條核心術(shù)語定義1.XX專項(xiàng)管理：指公司針對(duì)特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域或風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定專項(xiàng)管理制度并實(shí)施全過程管控的活動(dòng)，包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、流程規(guī)范、執(zhí)行監(jiān)督等。2.XX風(fēng)險(xiǎn)：指因押署行為不規(guī)范可能引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)或經(jīng)濟(jì)損失，例如印章濫用、虛假文件制作等。3.XX合規(guī)：指押署行為嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部制度及業(yè)務(wù)場(chǎng)景要求，確保行為合法性、合理性和有效性。第四條專項(xiàng)管理的核心原則公司押署管理遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的原則。-全面覆蓋：確保所有押署場(chǎng)景均納入制度管控范圍，不留管理空白。-責(zé)任到人：明確各級(jí)管理人員和執(zhí)行崗位的押署權(quán)限和責(zé)任，實(shí)現(xiàn)責(zé)任追溯。-風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)押署行為，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和防控措施。-持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估押署管理有效性，優(yōu)化制度流程，適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需求。---第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條決策層職責(zé)公司主要負(fù)責(zé)人為公司押署管理的第一責(zé)任人，對(duì)押署制度的完整性、合規(guī)性負(fù)總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織制度落實(shí)、監(jiān)督執(zhí)行效果，并協(xié)調(diào)解決重大問題。第六條專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)立押署管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括牽頭部門負(fù)責(zé)人、專責(zé)部門代表及業(yè)務(wù)部門代表。領(lǐng)導(dǎo)小組職能包括：1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：統(tǒng)籌全公司押署管理工作，協(xié)調(diào)跨部門事務(wù)。2.決策審批：對(duì)重大或特殊押署事項(xiàng)進(jìn)行集體決策。3.監(jiān)督評(píng)價(jià)：定期評(píng)估押署管理效果，提出優(yōu)化建議。第七條牽頭部門職責(zé)牽頭部門（如綜合管理部）負(fù)責(zé)：1.押署制度的建設(shè)、修訂與宣貫。2.押署權(quán)限的審核與備案管理。3.押署行為的日常監(jiān)督與風(fēng)險(xiǎn)排查。4.相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析與報(bào)告撰寫。第八條專責(zé)部門職責(zé)專責(zé)部門（如合規(guī)部、財(cái)務(wù)部）負(fù)責(zé)：1.押署場(chǎng)景的合規(guī)性審核，如合同審批、資金撥付等。2.押署流程的優(yōu)化建議，提升管理效率。3.違規(guī)押署行為的調(diào)查與處置。第九條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)各業(yè)務(wù)部門及下屬單位負(fù)責(zé)：1.落實(shí)本領(lǐng)域押署管理要求，確保押印資料的真實(shí)性、完整性。2.開展日常風(fēng)險(xiǎn)防控，及時(shí)上報(bào)異常情況。3.組織員工學(xué)習(xí)押署制度，提升操作規(guī)范性。第十條基層執(zhí)行崗職責(zé)基層執(zhí)行崗位人員須履行以下義務(wù)：1.嚴(yán)格按權(quán)限使用印章，不得越權(quán)押印。2.妥善保管押印文件，防止泄露或篡改。3.發(fā)現(xiàn)押印風(fēng)險(xiǎn)或違規(guī)行為，立即上報(bào)至直接上級(jí)。---第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條文件簽署押印管理公司文件簽署需經(jīng)審批流程，押印前必須核對(duì)簽批完整性，確保無遺漏或錯(cuò)誤。禁止空白文件押印，特殊情形需報(bào)備領(lǐng)導(dǎo)小組審批。第十二條合同審批押印管理1.合同押印需經(jīng)法務(wù)或合規(guī)部門審核，確保條款合法合規(guī)。2.嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的合同修改或補(bǔ)充押印。3.關(guān)聯(lián)交易合同須進(jìn)行利益沖突審查，防范利益輸送風(fēng)險(xiǎn)。第十三條財(cái)務(wù)結(jié)算押印管理1.資金支付、發(fā)票報(bào)銷等財(cái)務(wù)憑證需經(jīng)財(cái)務(wù)部門雙重復(fù)核后押印。2.大額資金支付需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并留存審批記錄。3.禁止偽造財(cái)務(wù)憑證或虛開發(fā)票行為。第十四條證照辦理押印管理1.企業(yè)證照年檢、變更等需由指定人員辦理，押印前核對(duì)申請(qǐng)材料齊全性。2.證照信息變更需同步更新內(nèi)部檔案，避免因信息滯后導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)。第十五條特殊場(chǎng)景押印管理1.緊急情況下的押印需經(jīng)應(yīng)急預(yù)案審批，事后及時(shí)補(bǔ)充補(bǔ)錄流程。2.境外業(yè)務(wù)文件押印需遵守當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)，必要時(shí)聘請(qǐng)第三方法律顧問審核。第十六條押印權(quán)限管理1.公司印章按類別分級(jí)管理，如法人章、財(cái)務(wù)章、合同章等，分別設(shè)定押印權(quán)限。2.員工需經(jīng)授權(quán)后方可使用印章，授權(quán)期限每年審核一次。第十七條押印記錄管理1.所有押印行為須記錄于印章使用臺(tái)賬，包括押印時(shí)間、使用人、文件名稱、審批人等。2.臺(tái)賬由牽頭部門專人管理，定期向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)使用情況。第十八條禁止性行為1.嚴(yán)禁未經(jīng)審批的空白押印或超出權(quán)限的押印。2.嚴(yán)禁偽造、變?cè)煊≌禄蚴褂檬в≌隆?.嚴(yán)禁利用印章謀取私利或進(jìn)行虛假業(yè)務(wù)操作。第十九條專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)1.高風(fēng)險(xiǎn)押印場(chǎng)景：大額資金支付、重大合同簽署、證照變更等。2.重點(diǎn)防控措施：加強(qiáng)審批層級(jí)、強(qiáng)化電子留痕、定期風(fēng)險(xiǎn)排查。---第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第二十條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制公司每年至少對(duì)押署制度進(jìn)行一次全面評(píng)估，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及管理需求，及時(shí)修訂制度內(nèi)容，確保持續(xù)適用性。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制牽頭部門每季度組織專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)押印場(chǎng)景進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，發(fā)布預(yù)警通知并明確整改要求。第二十二條合規(guī)審查機(jī)制1.押印行為嵌入業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如合同簽署前必須完成合規(guī)審查。2.設(shè)立“未經(jīng)審查不得實(shí)施”的硬性規(guī)定，違規(guī)行為按制度追責(zé)。第二十三條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制1.一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)解決。2.緊急風(fēng)險(xiǎn)事件啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，明確責(zé)任部門、處置流程及上報(bào)時(shí)限。第二十四條責(zé)任追究機(jī)制1.違規(guī)押印情形包括：越權(quán)押印、空白押印、偽造印章等，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處分。2.聯(lián)動(dòng)績(jī)效考核，違規(guī)行為直接影響部門或個(gè)人評(píng)優(yōu)資格。第二十五條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制每半年對(duì)押署管理體系運(yùn)行效果進(jìn)行評(píng)估，包括制度執(zhí)行率、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率、員工合規(guī)意識(shí)等，針對(duì)問題優(yōu)化流程或加強(qiáng)培訓(xùn)。---第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十六條組織保障各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)押署管理負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，定期召開專題會(huì)議研究解決管理難題，確保制度有效落地。第二十七條考核激勵(lì)機(jī)制1.將押署合規(guī)情況納入部門年度考核指標(biāo)，與績(jī)效獎(jiǎng)金掛鉤。2.每年評(píng)選“押署管理優(yōu)秀部門/個(gè)人”，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。第二十八條培訓(xùn)宣傳機(jī)制1.每年開展押署制度全員培訓(xùn)，管理層重點(diǎn)學(xué)習(xí)合規(guī)履職要求。2.制作宣傳手冊(cè)、線上課程等，提升員工規(guī)范操作意識(shí)。第二十九條信息化支撐引入印章管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)押印流程線上化、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，減少人工干預(yù)風(fēng)險(xiǎn)。第三十條文化建設(shè)1.發(fā)布《押署合規(guī)手冊(cè)》，明確行為規(guī)范及違規(guī)后果。2.組織全員簽訂合規(guī)承諾書，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。第三十一條報(bào)告制度1.各部門每月提交押印情況報(bào)告，內(nèi)容包括押印次數(shù)、高風(fēng)險(xiǎn)事件等。2.年度形成《押署管理工作報(bào)告》，向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)并公示。--