某發(fā)動(dòng)機(jī)廠檔案管理工作制度某發(fā)動(dòng)機(jī)廠檔案管理工作制度

一、總則

為規(guī)范公司檔案管理，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、安全，提高檔案利用效率，特制定本制度。

本制度適用于公司所有部門(mén)及員工，涉及檔案的收集、整理、保管、利用、銷(xiāo)毀等全流程管理。

基本概念說(shuō)明

1.檔案指公司在日?；顒?dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。

2.檔案管理指對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等工作的總稱(chēng)。

3.檔案保管期限指檔案需要保存的時(shí)間長(zhǎng)度，分為永久、長(zhǎng)期（30年以上）、短期（30年以下）三類(lèi)。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作。

2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)檔案的形成、收集、整理負(fù)責(zé)，確保檔案質(zhì)量符合要求。

3.檔案管理員負(fù)責(zé)具體檔案管理工作，包括日常整理、歸檔、借閱登記等。

4.公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，確保制度落實(shí)到位。

三、檔案收集與整理

1.各部門(mén)形成的檔案應(yīng)及時(shí)收集，不得積壓或遺漏。

2.檔案整理應(yīng)遵循“一事一檔”原則，確保檔案內(nèi)容完整、邏輯清晰。

3.檔案分類(lèi)應(yīng)采用公司統(tǒng)一編碼體系，便于檢索和管理。

四、檔案保管與安全

1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，確保檔案安全。

2.重要檔案應(yīng)進(jìn)行雙套備份，防止意外丟失。

3.檔案保管期限屆滿后，需按程序進(jìn)行鑒定，符合銷(xiāo)毀條件的及時(shí)銷(xiāo)毀。

五、檔案利用與借閱

1.檔案利用應(yīng)遵循“按需提供、限量借閱”原則，不得泄露公司機(jī)密。

2.借閱檔案需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。

3.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如有損壞或遺失需照價(jià)賠償。

六、檔案數(shù)字化管理

1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化，建立電子檔案庫(kù)，提高檔案檢索效率。

2.電子檔案與紙質(zhì)檔案一并管理，確保數(shù)據(jù)安全可靠。

3.數(shù)字化檔案的修改、刪除需經(jīng)審批，并記錄操作日志。

七、監(jiān)督檢查

1.檔案管理部門(mén)每季度對(duì)檔案管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。

2.公司每年組織一次檔案工作檢查，重點(diǎn)檢查檔案完整性、安全性等。

3.檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。

八、獎(jiǎng)懲辦法

1.對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門(mén)或個(gè)人，公司給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。

2.違反檔案管理制度的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處理。

3.檔案丟失、損毀造成公司損失的，需追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。

九、權(quán)利與義務(wù)

1.檔案管理部門(mén)有權(quán)要求各部門(mén)配合檔案管理工作，提供必要支持。

2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人有義務(wù)確保本部門(mén)檔案完整、準(zhǔn)確、安全。

3.員工有義務(wù)遵守檔案管理制度，不得私自損毀或泄露檔案。

十、