臨時設施采購與驗收管理操作流程指引臨時設施作為項目建設或特定活動開展過程中的重要保障性資源，其采購與驗收工作的規(guī)范性、嚴謹性直接關系到項目的順利推進、成本控制及使用安全。為確保臨時設施的質(zhì)量可靠、供應及時、管理有序，特制定本操作流程指引，旨在為相關管理人員提供一套清晰、實用的行動框架。一、規(guī)劃與需求確認：源頭把控，有的放矢臨時設施采購的首要環(huán)節(jié)在于精準規(guī)劃與明確需求，這是避免后續(xù)出現(xiàn)資源浪費、規(guī)格不符等問題的基礎。（一）項目初期介入與整體規(guī)劃在項目策劃階段，相關負責人（通常為項目工程、安全或行政部門）應結合項目規(guī)模、工期、現(xiàn)場條件、人員配置及地方主管部門要求，對所需臨時設施進行通盤考慮。這不僅包括辦公生活類設施（如活動板房、集裝箱房、臨時衛(wèi)生間），也涵蓋施工生產(chǎn)類設施（如臨時圍擋、鋼筋加工棚、材料堆場、臨時水電線路）及安全防護類設施（如安全通道、防護欄桿、消防器材）。需明確各類設施的功能定位、大致數(shù)量及布置區(qū)域。（二）需求細化與技術標準確認基于整體規(guī)劃，進一步細化具體需求。針對每一種臨時設施，需明確其規(guī)格型號、材質(zhì)要求、技術參數(shù)（如抗風等級、防火等級、保溫性能）、尺寸、數(shù)量、以及特殊功能需求（如是否需要吊裝、是否需要定制化內(nèi)部裝修）。此過程中，應充分參考國家及地方相關標準、行業(yè)規(guī)范，并結合項目實際使用環(huán)境進行綜合評估。必要時，可組織技術部門、使用部門共同研討，形成書面的《臨時設施需求清單及技術規(guī)格書》。（三）預算編制與審批根據(jù)確認的《臨時設施需求清單及技術規(guī)格書》，結合當前市場價格水平，進行初步的成本估算，編制臨時設施采購預算。預算應包含設施本身購置費用、運輸費用、安裝調(diào)試費用（如需）、以及可能產(chǎn)生的其他雜費。預算編制完成后，需按公司規(guī)定的審批流程逐級報批，獲得批準后方可進入后續(xù)采購環(huán)節(jié)。二、供應商尋源與選擇：優(yōu)中選優(yōu)，合作共贏選擇合格、可靠的供應商是保證臨時設施質(zhì)量和供應效率的關鍵。（一）供應商信息收集與初步篩選通過多種渠道收集潛在供應商信息，如行業(yè)推薦、過往合作記錄、公開市場調(diào)研、專業(yè)展會等。重點關注供應商的生產(chǎn)/供應能力、資質(zhì)信譽（營業(yè)執(zhí)照、相關生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認證等）、類似項目經(jīng)驗、產(chǎn)品質(zhì)量口碑、售后服務能力及價格競爭力。對收集到的供應商信息進行初步梳理，剔除明顯不符合要求的對象。（二）供應商考察與評估（如需）對于金額較大、技術要求復雜或首次合作的重要供應商，建議組織相關人員（如技術、采購、甚至使用部門代表）進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括生產(chǎn)場地、設備狀況、工藝流程、質(zhì)量控制體系、管理水平、庫存情況等，以驗證其實際能力是否與承諾相符。考察后形成《供應商考察報告》，作為評估依據(jù)。（三）詢比價與談判向通過初步篩選的數(shù)家供應商發(fā)出詢價單，明確采購需求、技術標準、數(shù)量、交貨期、付款方式等關鍵信息。收到報價后，進行詳細的比價分析，不僅比較總價，還需關注分項價格、材質(zhì)差異、服務內(nèi)容等。對報價異常低的供應商需保持警惕，避免陷入低價低質(zhì)的陷阱。在比價基礎上，可選擇1-2家最具潛力的供應商進行進一步談判，爭取更優(yōu)的交易條件，包括價格、付款周期、質(zhì)保期、售后服務承諾等。（四）合同簽訂與交底談判達成一致后，應及時簽訂正式的采購合同。合同條款應嚴謹、明確，至少包含以下內(nèi)容：標的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價；質(zhì)量標準及驗收依據(jù)；交貨時間、地點及方式；運輸及裝卸責任；付款方式及期限；違約責任；質(zhì)保期及售后服務條款；爭議解決方式等。合同簽訂后，需向相關執(zhí)行部門（如倉庫、驗收小組）進行合同交底，確保各方了解合同主要條款，特別是質(zhì)量要求和驗收標準。三、采購執(zhí)行與過程跟蹤：動態(tài)管理，確保履約合同簽訂后，采購工作進入執(zhí)行階段，需對供應商的生產(chǎn)、備貨、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)進行必要的跟蹤與協(xié)調(diào)。（一）訂單下達與履約督促正式下達采購訂單，明確告知供應商具體的交貨批次、時間節(jié)點。采購負責人應與供應商保持定期溝通，了解生產(chǎn)進度或備貨情況，及時掌握可能影響交貨期的因素。對于周期較長的采購，可要求供應商提供生產(chǎn)進度計劃表，并根據(jù)需要進行抽查。（二）生產(chǎn)/備貨過程質(zhì)量監(jiān)督（如需）對于關鍵或大型臨時設施，可根據(jù)合同約定或項目重要性，在生產(chǎn)或備貨過程中進行抽查或駐廠監(jiān)造，重點關注原材料質(zhì)量、生產(chǎn)工藝是否符合要求，確保產(chǎn)品質(zhì)量從源頭得到控制。監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時與供應商溝通，要求其限期整改。（三）物流協(xié)調(diào)與到貨通知臨近交貨期，與供應商確認具體發(fā)貨時間、運輸方式，并通知項目現(xiàn)場接收部門（如倉庫、物資管理部或使用部門）做好接貨準備，包括卸貨場地、人員、工具等。確保信息傳遞準確、及時，避免貨到無人管或場地不足的情況。四、到貨驗收與質(zhì)量確認：嚴格把關，杜絕隱患到貨驗收是確保采購的臨時設施符合合同約定和項目需求的最后一道關口，必須嚴格執(zhí)行。（一）外觀檢查與數(shù)量清點臨時設施運抵現(xiàn)場后，驗收小組（通常由采購、技術、使用部門及倉庫人員共同組成）應首先對貨物包裝進行檢查，查看是否有破損、潮濕等情況。隨后，對照采購訂單、送貨單及《臨時設施需求清單及技術規(guī)格書》，逐項清點到貨數(shù)量、規(guī)格型號，確保與訂單一致，杜絕錯發(fā)、漏發(fā)。（二）資料文件審查同時，需向供應商索取并審查相關技術資料和證明文件，如產(chǎn)品合格證、出廠檢驗報告、材質(zhì)證明、使用說明書、安裝圖紙（如需）、以及必要的第三方檢測報告等。確保文件齊全、真實有效，且與實物相符。（三）內(nèi)在質(zhì)量與性能測試對于結構類、安全防護類等對質(zhì)量有嚴格要求的臨時設施，除外觀檢查外，還需進行必要的內(nèi)在質(zhì)量抽檢或功能性測試。例如，活動板房的結構穩(wěn)定性、防火材料的阻燃性能、臨時用電設備的絕緣性能等?？筛鶕?jù)合同約定或相關標準，采用目測、尺量、簡單工具檢測或委托第三方專業(yè)機構檢測等方式進行。對于需要安裝調(diào)試的設施，應在安裝完畢后進行整體試運行，驗證其各項功能是否正常。（四）驗收結果處理與記錄驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺、規(guī)格不符、外觀損壞或質(zhì)量不合格等問題，驗收小組應立即向供應商提出，并做好書面記錄（可拍照、錄像留存證據(jù)），簽發(fā)《驗收不合格通知單》，明確不合格項、處理要求及期限。供應商應根據(jù)通知要求進行整改、補貨或退換貨。驗收合格的，應由驗收小組所有成員在《臨時設施到貨驗收單》上簽字確認，方可辦理入庫手續(xù)或移交使用部門。驗收單應詳細記錄驗收日期、產(chǎn)品信息、數(shù)量、驗收結論、參與人員等信息，作為付款和后續(xù)追溯的依據(jù)。五、臨時設施的使用、維護與最終處置：全周期管理，降本增效驗收合格并不意味著采購管理的結束，臨時設施在整個使用周期內(nèi)的管理同樣重要。（一）入庫管理與臺賬建立驗收合格的臨時設施，如不立即投入使用，應辦理入庫手續(xù)，由倉庫進行統(tǒng)一管理，建立詳細的《臨時設施管理臺賬》，記錄設施名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、供應商、驗收情況、存放位置、使用狀態(tài)等信息，做到賬物相符，動態(tài)更新。（二）領用與安裝調(diào)試使用部門需領用臨時設施時，應辦理領用手續(xù)。對于需要專業(yè)安裝的設施，應選擇有資質(zhì)的安裝隊伍，并按照供應商提供的安裝圖紙和技術要求進行施工。安裝過程中應進行質(zhì)量監(jiān)督和安全管理，安裝完成后進行驗收和試運行，確保符合使用要求。（三）日常維護與安全檢查使用部門負責臨時設施的日常使用、維護和保養(yǎng)，定期進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理損壞、老化等問題，確保其處于良好的使用狀態(tài)，延長使用壽命，保障使用安全。對于發(fā)現(xiàn)的重大安全隱患，應立即停用并上報處理。（四）最終處置項目結束或臨時設施不再需要時，應根據(jù)其實際狀況、殘值及公司規(guī)定進行處置。處置方式包括：內(nèi)部調(diào)撥給其他項目使用、對外出售、回收利用、報廢拆除等。處置過程應履行相應審批手續(xù)，確保合規(guī)、有序，避免資產(chǎn)流失。處置收入或支出應按財務規(guī)定進行處理。六、文檔管理與經(jīng)驗總結：持續(xù)改進，優(yōu)化流程（一）全過程文檔歸檔臨時設施采購與驗收管理過程中的所有文件資料，包括需求清單、技術規(guī)格書、詢價單、報價單、合同、訂單、送貨單、驗收單、檢測報告、付款憑證、使用記錄、維護記錄、處置記錄等，均應妥善收集、整理、歸檔，確保資料的完整性和可追溯性，為后續(xù)項目提供參考，并滿足審計要求。（二）供應商評價與反饋項目結束后，應對供應商的履約情況（包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等）進行綜合評價，建立供應商評價檔案。評價結果可作為未來供應商選擇和合作的重要依據(jù)。同時，對于合作中發(fā)現(xiàn)的問題或好的建議，可向供應商反饋，促進其改進。（三）流程回顧與持續(xù)優(yōu)化定期組織