企業(yè)差旅費報銷管理標準模板引言為規(guī)范公司差旅費報銷行為，加強成本控制，保障出差人員的合理需求，提高工作效率，特制定本標準。本標準旨在明確差旅費的報銷范圍、標準、流程及相關責任，確保差旅費報銷工作的合規(guī)性、及時性與準確性。本標準適用于公司全體員工因公務出差所發(fā)生的各項費用報銷管理。第一章總則1.1定義差旅費是指員工因公司業(yè)務需要，離開常駐地（通常指公司注冊地或主要辦公城市）前往異地執(zhí)行公務所發(fā)生的交通、住宿、伙食及其他相關合理費用。1.2基本原則1.必要性原則：出差必須確因公務需要，嚴禁無實質(zhì)內(nèi)容、無明確公務目的的出差。2.真實性原則：報銷的費用必須真實發(fā)生，票據(jù)必須合法有效，嚴禁虛報、冒領、偽造票據(jù)。3.合規(guī)性原則：差旅費的報銷必須符合國家有關財經(jīng)法規(guī)、稅務規(guī)定及公司內(nèi)部管理制度。4.效益性原則：在保證公務順利完成的前提下，應選擇經(jīng)濟、便捷的交通方式和住宿條件，努力降低差旅成本。5.及時性原則：出差人員應在差旅任務結束后規(guī)定期限內(nèi)辦理報銷手續(xù)。1.3適用范圍本標準適用于公司所有部門及全體正式員工。實習生、顧問等人員的差旅費報銷，參照本標準或另行約定執(zhí)行。第二章職責分工2.1出差人1.出差前按規(guī)定辦理出差申請手續(xù)（如需）。2.出差過程中嚴格遵守本標準及公司其他相關規(guī)定，選擇經(jīng)濟合理的差旅方式。3.負責收集、整理合法有效的差旅費用原始憑證，并對其真實性、合法性負責。4.在規(guī)定時限內(nèi)準確、完整地填寫報銷單，辦理報銷手續(xù)。2.2部門負責人1.對本部門員工出差的必要性、出差計劃的合理性進行審核。2.對本部門員工提交的差旅費報銷單據(jù)的真實性、合規(guī)性進行初步審核。3.協(xié)助財務部門對本部門差旅費報銷中出現(xiàn)的問題進行核實與處理。2.3財務部門1.負責本標準的制定、解釋、修訂與培訓工作。2.對公司所有差旅費報銷單據(jù)的合規(guī)性、完整性、準確性進行最終審核。3.按照公司財務制度及本標準規(guī)定，辦理差旅費的支付與核算。4.定期對公司差旅費支出情況進行統(tǒng)計分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。5.對違反本標準的報銷行為予以拒絕，并向相關部門及領導報告。2.4審批人根據(jù)公司授權體系，對出差申請及差旅費報銷進行審批，對審批結果負責。第三章差旅費構成與標準3.1交通費交通費是指出差人員乘坐飛機、火車、輪船、汽車等公共交通工具所發(fā)生的費用。3.1.1飛機1.員工級別達到一定標準者，可乘坐經(jīng)濟艙。特殊情況下，經(jīng)公司高級管理層批準，可乘坐更高艙位。2.應優(yōu)先選擇直達航班或最優(yōu)中轉(zhuǎn)方案，原則上應提前預訂以獲取折扣機票。3.機票費用憑正規(guī)機票行程單或電子客票報銷憑證報銷。3.1.2火車1.出差時間較長或距離較遠時，可選擇火車作為主要交通工具。2.普通員工原則上乘坐硬臥或二等座；特定級別以上員工可乘坐軟臥或一等座。3.高鐵、動車參照火車標準執(zhí)行。4.火車票憑票面金額報銷。3.1.3汽車1.短途出差或無合適公共交通時，可乘坐長途汽車或租車。2.市內(nèi)交通：出差期間市內(nèi)交通可選擇公共交通（公交、地鐵）、出租車或網(wǎng)約車。公司可根據(jù)情況選擇實報實銷或按日給予定額補助。如選擇定額補助，則不再報銷市內(nèi)交通票據(jù)；如選擇實報實銷，應提供合規(guī)票據(jù)，且總額不應超出合理范圍。3.1.4其他交通如因特殊公務需要使用私家車，經(jīng)部門負責人及財務部門批準后，可按合理里程數(shù)及標準報銷油費、過路費等，具體標準另行規(guī)定。3.2住宿費住宿費是指出差人員在出差地因住宿所發(fā)生的費用。1.住宿費報銷標準根據(jù)出差城市級別及員工級別綜合確定，具體標準參見公司發(fā)布的《差旅住宿標準細則》（可作為本標準附件）。2.出差人員應選擇安全、經(jīng)濟、便捷的酒店住宿。同性員工出差，原則上應合住標準間，住宿費按標準報銷。3.住宿費憑合規(guī)的住宿發(fā)票及費用明細單報銷。實際住宿費超出標準部分原則上不予報銷，特殊情況需書面說明理由并經(jīng)公司指定審批人批準。3.3伙食補助費伙食補助費是對出差人員在出差期間的伙食費用給予的補助。1.伙食補助費按出差自然天數(shù)計算，實行定額包干制，具體標準參照公司規(guī)定及出差地區(qū)消費水平確定。2.凡由接待單位統(tǒng)一安排用餐或公司已統(tǒng)一支付餐費的，相應天數(shù)或餐次的伙食補助費不再發(fā)放。3.伙食補助費無需提供餐飲發(fā)票，隨同差旅費一同報銷。3.4其他費用1.公雜費：指出差期間發(fā)生的必要的復印、打印、郵寄、行李寄存等費用，憑合規(guī)票據(jù)實報實銷。2.訂票費：因公務需要發(fā)生的機票、火車票訂票手續(xù)費，憑合規(guī)票據(jù)實報實銷。3.上述未列明但確屬出差公務所必需的其他小額費用，需單獨說明，經(jīng)審批后憑合規(guī)票據(jù)報銷。第四章報銷流程4.1出差申請（如需）1.員工出差前，應根據(jù)公司規(guī)定填寫《出差申請單》，注明出差事由、目的地、預計天數(shù)、隨行人員、交通工具選擇及費用預算等信息。2.《出差申請單》按審批權限逐級報批。緊急公務可先口頭請示，出差后及時補辦手續(xù)。4.2費用發(fā)生與票據(jù)收集1.出差人員在差旅過程中，應主動向收款方索取合法、合規(guī)的原始憑證（發(fā)票、行程單等）。2.原始憑證應內(nèi)容完整、字跡清晰，注明開票日期、付款單位（公司全稱）、項目名稱、數(shù)量、單價、金額等信息，并加蓋收款單位發(fā)票專用章或財務專用章。4.3報銷申請與審批1.出差人員應在差旅結束后X個工作日內(nèi)（具體天數(shù)由公司根據(jù)實際情況確定），整理好所有費用票據(jù)，填寫《差旅費報銷單》。2.《差旅費報銷單》應準確填寫出差人、部門、出差事由、起止日期、地點、各項費用明細、票據(jù)張數(shù)、總金額等信息，并將相關票據(jù)按類別整齊粘貼。3.報銷單經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。4.4財務審核與付款1.財務部門收到報銷單后，應對單據(jù)的完整性、合規(guī)性、準確性進行審核，包括：*出差事由是否與申請一致；*費用標準是否符合本規(guī)定；*票據(jù)是否合法有效、粘貼是否規(guī)范；*金額計算是否準確。2.審核無誤后，按公司財務審批流程報請相關領導審批。3.審批通過后，財務部門將報銷款項支付至出差人員指定的銀行賬戶。第五章特殊情況處理5.1緊急公務出差因緊急公務需立即出差，無法提前辦理出差申請手續(xù)的，出差人應口頭向部門負責人及分管領導報告，出差后X個工作日內(nèi)補辦出差申請及報銷手續(xù)。5.2異地就醫(yī)、學習培訓員工因工作原因在異地發(fā)生的就醫(yī)費用、或經(jīng)公司批準參加的外部學習培訓所產(chǎn)生的差旅費用，參照本標準執(zhí)行，或按相關專項規(guī)定辦理。5.3陪同出差因工作需要陪同客戶、上級單位或其他外部人員出差，其差旅費用如由公司承擔，應在出差申請中注明，并按相應標準報銷。如對方有特殊身份或級別要求，超出標準的費用需單獨報批。5.4票據(jù)丟失原始票據(jù)如不慎丟失，應提供書面情況說明，經(jīng)部門負責人簽字確認，并盡可能提供其他證明材料（如付款憑證、消費記錄截圖等）。財務部門根據(jù)實際情況酌情處理，必要時報公司領導審批。第六章監(jiān)督與責任1.公司各級管理人員及財務部門有權對差旅費報銷情況進行監(jiān)督檢查。2.對于虛報、冒領、挪用、偽造票據(jù)等違規(guī)報銷行為，一經(jīng)查實，公司將追回違規(guī)款項，并視情節(jié)輕重對相關責任人進行批評教育、經(jīng)濟處罰直至紀律處分；涉嫌違法的，移交司法機關處理。3.部門負責人對本部門員工差旅費報銷的真實性、合規(guī)性負領導責任