房地產(chǎn)公司檔案管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公司檔案管理工作，提高檔案利用效率，確保公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的歷史記錄得以真實(shí)、完整、安全地保存，為公司決策、管理及后續(xù)發(fā)展提供可靠依據(jù)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。第二條定義本制度所稱檔案，是指公司在房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)、經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、人力資源、財(cái)務(wù)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。第三條適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各項(xiàng)目公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。公司全體員工均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。第四條管理原則檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范整理、安全保密、便于利用的原則。確保檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和安全性。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司綜合管理部（或指定專門部門，下同）是檔案管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督全公司的檔案管理工作。各單位應(yīng)指定專人（可兼職）負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、移交等工作，并向綜合管理部備案。第六條綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家及行業(yè)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度及實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的接收、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、銷毀等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各單位的檔案形成、收集、整理和預(yù)歸檔工作。4.組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的規(guī)劃、建設(shè)和維護(hù)，確保檔案保管條件符合規(guī)定。6.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)與維護(hù)工作。7.組織開展檔案利用服務(wù)，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持。第七條各單位職責(zé)1.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，負(fù)責(zé)本單位在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案材料的及時(shí)收集、初步整理和定期向綜合管理部移交。2.確保本單位形成的檔案材料真實(shí)、完整、規(guī)范。3.配合綜合管理部開展檔案檢查、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)工作。4.負(fù)責(zé)本單位檔案在移交前的妥善保管和保密工作。第八條檔案管理員職責(zé)1.忠于職守，廉潔奉公，嚴(yán)守檔案紀(jì)律和保密規(guī)定。2.熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能，認(rèn)真做好檔案的接收、整理、編目、保管、利用等具體工作。3.定期對(duì)所管檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施。4.維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和安全。第三章檔案的形成與收集第九條檔案的形成公司員工在各項(xiàng)工作中形成的文件材料，必須符合國(guó)家及公司有關(guān)公文處理和檔案管理的規(guī)定，做到格式規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)、字跡清楚、手續(xù)完備。第十條檔案的收集范圍檔案收集范圍包括但不限于：1.行政管理類：公司設(shè)立、變更、注銷相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議材料，公司內(nèi)部管理制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、通知、紀(jì)要等。2.經(jīng)營(yíng)管理類：市場(chǎng)調(diào)研、項(xiàng)目策劃、投資分析、合作協(xié)議、合同、招投標(biāo)文件、營(yíng)銷方案、客戶資料等。3.工程技術(shù)類：項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)形成的圖紙、報(bào)告、記錄、簽證、變更等。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類：各類財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等（按財(cái)務(wù)制度規(guī)定執(zhí)行）。5.人力資源類：?jiǎn)T工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、任免、薪酬、福利、離職等相關(guān)材料。6.法律事務(wù)類：法律咨詢、訴訟、仲裁、合同審查等相關(guān)文件材料。7.聲像電子類：反映公司重要活動(dòng)、項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程、產(chǎn)品形象的照片、錄音、錄像、光盤、電子文檔等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。第十一條收集要求1.各單位應(yīng)在有關(guān)業(yè)務(wù)工作完成后，及時(shí)收集所形成的各類文件材料，確保不遺漏、不丟失。2.收集的文件材料應(yīng)包括原件，如遇特殊情況無(wú)原件，需注明原因并保存具有同等效力的復(fù)印件。3.外文材料應(yīng)附有中文譯本。4.聲像材料應(yīng)注明事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、拍攝（錄制）人等。5.電子文件應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文件內(nèi)容一致（如適用）。第四章檔案的整理與歸檔第十二條整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。第十三條分類與編號(hào)1.公司檔案采用年度-機(jī)構(gòu)（或項(xiàng)目）-檔案類型的方法進(jìn)行分類。具體分類方案由綜合管理部制定并頒布。2.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行系統(tǒng)編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和可追溯性。第十四條整理要求1.裝訂：歸檔文件材料應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，采用規(guī)范的裝訂方式。2.排序：同一事由的文件材料，按照形成時(shí)間順序或重要程度排序。3.編目：對(duì)整理好的檔案應(yīng)逐件編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括件號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等。4.裝盒：檔案應(yīng)裝入符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊各項(xiàng)內(nèi)容。第十五條歸檔時(shí)間1.文書檔案：一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度檔案的整理歸檔工作。2.項(xiàng)目檔案：應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后規(guī)定期限內(nèi)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織完成整理并向綜合管理部移交歸檔。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案：按照國(guó)家及公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和移交歸檔。4.其他專項(xiàng)檔案：應(yīng)根據(jù)其形成規(guī)律和特點(diǎn)，在相關(guān)工作完成后及時(shí)整理歸檔。5.電子檔案：應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔。第十六條歸檔手續(xù)檔案移交歸檔時(shí)，移交單位與綜合管理部應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《檔案移交清冊(cè)》，雙方簽字確認(rèn)，一式兩份，各執(zhí)一份。第五章檔案的保管第十七條庫(kù)房要求檔案庫(kù)房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等“八防”措施。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。第十八條裝具要求檔案應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒、卷皮等裝具。第十九條保管要求1.檔案應(yīng)按分類編號(hào)順序排放，便于存取。2.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品。3.保持庫(kù)房整潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。4.嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，使其保持在規(guī)定范圍內(nèi)。5.定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并報(bào)告。第二十條檔案清點(diǎn)綜合管理部應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取補(bǔ)救措施。第六章檔案的鑒定與銷毀第二十一條檔案鑒定小組公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部牽頭，相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。第二十二條鑒定程序1.檔案保管期限已滿，由檔案管理員提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行集體審查、鑒定，提出存毀意見。3.鑒定結(jié)果報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第二十三條檔案銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由綜合管理部負(fù)責(zé)組織銷毀。2.銷毀檔案前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀檔案時(shí)，必須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。監(jiān)銷人應(yīng)對(duì)銷毀全過(guò)程負(fù)責(zé)。4.嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案銷毀，應(yīng)符合相關(guān)保密規(guī)定。第七章檔案的利用與保密第二十四條利用范圍與方式1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，須履行借閱手續(xù)。2.查閱涉密檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或人員查閱公司檔案，須持單位介紹信及有效身份證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。4.檔案利用方式包括查閱、復(fù)制、摘錄、借閱等。借閱檔案一般限在檔案閱覽室進(jìn)行，確因工作需要借出檔案的，須經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，并限期歸還。第二十五條利用要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。2.不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄涉密檔案內(nèi)容。3.借閱的檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、丟失、泄密。4.檔案歸還時(shí)，檔案管理員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后方可注銷借閱登記。第二十六條保密規(guī)定1.檔案管理人員和查閱利用檔案人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密制度，嚴(yán)守檔案秘密。2.建立健全檔案保密制度，定期進(jìn)行保密檢查和教育。3.發(fā)生檔案失泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施，并按有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員責(zé)任。第八章檔案的數(shù)字化管理第二十七條數(shù)字化原則檔案數(shù)字化應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的原則，確保數(shù)字化成果與原件一致，便于長(zhǎng)期保存和利用。第二十八條數(shù)字化范圍與要求1.對(duì)具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理。2.數(shù)字化掃描應(yīng)符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，保證圖像清晰、完整、不失真。3.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范著錄、標(biāo)引，建立準(zhǔn)確、完善的檢索體系。4.電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的格式，并進(jìn)行異地備份。第二十九條數(shù)字化檔案管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法訪問(wèn)、篡改。3.數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案具有同等效力，在利用時(shí)可優(yōu)先提供數(shù)字化檔案。第九章責(zé)任與獎(jiǎng)懲第三十條獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、成績(jī)顯著，或在檔案利用中做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人，公司將給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。第三十一條處罰對(duì)違反本制度，有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：1.擅自涂改、勾畫、抽取、偽造、損毀、丟失公司檔案材料的；2.擅自提供、復(fù)制、摘抄、拍攝、公布涉密檔案內(nèi)容的；3.在檔案收集、整理、歸檔工作中玩忽職守，