公司印章使用管理制度一、總則印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展。為規(guī)范公司印章的刻制、保管、使用及銷毀等管理工作，確保公司資產(chǎn)安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司章程，結(jié)合公司實際情況制定。公司所有印章的管理，包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人印章及其他專用印章，均適用本制度。公司印章管理遵循“統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)、嚴(yán)格審批、安全規(guī)范”的原則。任何部門和個人在使用印章時，必須嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性。二、印章的種類與管理（一）印章的種類公司印章主要包括以下幾類：1.公司公章：代表公司對外行使法定職權(quán)的印章，用于以公司名義發(fā)出的公文、函件、證明等正式文件。2.合同專用章：用于公司對外簽訂各類合同、協(xié)議等法律文件。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)收支、銀行結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人印章：用于需法定代表人簽章的文件、報表及其他法定事務(wù)。5.部門專用章：用于公司內(nèi)部各部門在其職責(zé)范圍內(nèi)處理特定事務(wù)的文件。6.其他專用印章：如發(fā)票專用章、報關(guān)專用章等，根據(jù)業(yè)務(wù)需要特定刻制的印章。（二）印章的管理部門公司行政部是印章管理的歸口部門，負(fù)責(zé)公司各類印章的統(tǒng)一刻制、登記、發(fā)放、回收、銷毀等管理工作，并監(jiān)督檢查各部門印章使用情況。各部門負(fù)責(zé)本部門專用印章的日常保管和規(guī)范使用。（三）印章的刻制與啟用1.刻制審批：公司所有印章的刻制均須履行審批手續(xù)。因業(yè)務(wù)發(fā)展需要新增印章時，由需求部門提出申請，詳細(xì)說明印章名稱、用途、保管人等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部復(fù)核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.規(guī)范刻制：經(jīng)批準(zhǔn)刻制的印章，由行政部統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的正規(guī)刻章單位刻制。嚴(yán)禁任何部門或個人私自刻制公司印章。3.啟用登記：新印章刻制完成后，行政部應(yīng)進(jìn)行登記備案，詳細(xì)記錄印章名稱、印模、刻制日期、啟用日期、保管部門及保管人等信息，并向相關(guān)部門發(fā)放《印章啟用通知》，明確印章使用范圍和管理要求。（四）印章的保管1.專人保管：各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管。公司公章、合同專用章、法定代表人印章原則上由行政部指定專人保管；財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等由財務(wù)部指定專人保管；部門專用章由各部門負(fù)責(zé)人或其指定人員保管。保管人名單應(yīng)報行政部備案。2.保管責(zé)任：保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，確保印章在其監(jiān)管期間的絕對安全。印章應(yīng)存放于保險柜或帶鎖的專用抽屜內(nèi)，做到人離柜鎖，嚴(yán)禁隨意放置或交他人代管。3.保管要求：嚴(yán)禁攜帶印章離開辦公場所（經(jīng)特批的情況除外）。非工作時間，印章必須入柜上鎖。保管人變更時，須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交，并報行政部備案。三、印章的使用與審批（一）使用原則1.合法性原則：印章使用必須符合國家法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，嚴(yán)禁為任何違法違規(guī)的文件或行為加蓋印章。2.授權(quán)審批原則：所有用印均須履行審批手續(xù)，未經(jīng)有權(quán)人批準(zhǔn)，不得擅自用印。3.“誰審批、誰負(fù)責(zé)”原則：審批人對其批準(zhǔn)用印的文件內(nèi)容的真實性、合法性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。4.登記備案原則：所有用印均應(yīng)在《印章使用登記表》上詳細(xì)登記，包括用印日期、文件名稱、份數(shù)、用印事由、審批人、用印人、保管人等信息。（二）使用審批流程1.公司公章使用：*以公司名義發(fā)出的正式公文、函件、授權(quán)委托書、重要資質(zhì)證明等，須由部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可加蓋公章。*涉及公司重大利益、對外承諾、擔(dān)保、借貸等文件，必須由總經(jīng)理親自審批或其書面授權(quán)人審批。2.合同專用章使用：*對外簽訂的各類合同、協(xié)議（包括補(bǔ)充協(xié)議、備忘錄等），須按公司合同管理規(guī)定履行評審程序，經(jīng)合同評審小組審核，分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可加蓋合同專用章。*合同專用章僅限用于簽訂合同類文件，不得挪作他用。3.財務(wù)專用章使用：*用于銀行結(jié)算、票據(jù)出具等財務(wù)業(yè)務(wù)，須嚴(yán)格按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定，由財務(wù)部負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人審批。*財務(wù)專用章與法定代表人印章原則上應(yīng)分開保管，聯(lián)合使用。4.部門專用章使用：*僅限于部門內(nèi)部或公司內(nèi)部特定范圍內(nèi)使用，不得用于對外正式文件、合同、承諾等具有法律效力的文件。其使用由部門負(fù)責(zé)人審批。5.其他專用印章使用：應(yīng)根據(jù)其特定用途，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，按規(guī)定權(quán)限報批后使用。（三）用印規(guī)范1.核對內(nèi)容：用印前，保管人應(yīng)仔細(xì)核對用印文件內(nèi)容與審批意見是否一致，確認(rèn)審批手續(xù)齊全、文件內(nèi)容無誤后方可用印。2.印跡清晰：印章加蓋應(yīng)清晰、端正、完整，位置適當(dāng)（通常為文件末尾的單位名稱或法定代表人簽名處），不得模糊不清或壓蓋文字。3.騎年蓋月：正式文件用印應(yīng)遵循“騎年蓋月”的原則，確保印章部分壓住落款年份，部分壓住月份。4.嚴(yán)禁空白用印：嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信、空白授權(quán)委托書等空白文件上加蓋任何公司印章。如確因特殊業(yè)務(wù)需要（如銀行開戶預(yù)留印鑒卡等），須經(jīng)總經(jīng)理特批，并嚴(yán)格控制份數(shù)，使用后及時核銷。5.電子印章使用：如公司推行電子印章，其申請、審批、使用、管理等應(yīng)參照本制度執(zhí)行，并符合國家關(guān)于電子簽名的相關(guān)法律法規(guī)要求。（四）特殊情況處理1.緊急用印：遇緊急情況需立即用印而審批人無法及時簽署時，用印人可先通過電話、即時通訊工具等方式向?qū)徟苏埵荆?jīng)批準(zhǔn)后用印，并在事后及時補(bǔ)辦書面審批手續(xù)。2.外出用?。涸瓌t上不允許攜帶印章外出。確因特殊情況（如異地簽約）需攜帶印章外出的，須提出書面申請，詳細(xì)說明事由、目的地、攜帶人、起止時間等，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由兩人以上共同攜帶，并對印章的安全和使用負(fù)責(zé)。返回后應(yīng)立即將印章交回保管人，并核銷登記。四、印章的變更、廢止與銷毀（一）印章變更因公司名稱變更、印章?lián)p壞、遺失或其他原因需要更換印章時，應(yīng)按照新印章刻制的審批流程辦理，并及時將舊印章交回行政部封存或銷毀。（二）印章廢止出現(xiàn)以下情況之一時，印章應(yīng)予以廢止：1.公司名稱變更；2.印章使用年限過長導(dǎo)致模糊不清；3.印章遺失后重新刻制新印章的；4.部門撤銷或職能調(diào)整；5.其他需要廢止的情形。廢止的印章由行政部統(tǒng)一收回，登記造冊，并妥善保管。（三）印章銷毀廢止的印章，由行政部提出銷毀申請，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定人員監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、地點(diǎn)、方式、銷毀印章名稱、數(shù)量、監(jiān)銷人、經(jīng)辦人等信息。五、責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任追究1.保管人因保管不善導(dǎo)致印章遺失、被盜或被濫用，造成公司損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，將追究其法律責(zé)任。2.審批人未認(rèn)真履行審批職責(zé)，或超越權(quán)限審批，導(dǎo)致用印不當(dāng)造成公司損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。3.用印人提供虛假信息或偽造審批手續(xù)，擅自用印的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理；造成公司損失的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任；涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。4.嚴(yán)禁偽造、變造、買賣公司印章，違者將依法追究其法律責(zé)任。（二）監(jiān)督檢查行政部應(yīng)定期或不定期對各部門印章保管和使用情況進(jìn)行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并向公司