物業(yè)公司采購管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范物業(yè)公司（以下簡稱“公司”）采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購物資及服務(wù)的質(zhì)量，防范采購過程中的風(fēng)險，確保公司各項業(yè)務(wù)的正常運營和發(fā)展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于公司及所屬各項目管理處所有與經(jīng)營管理活動相關(guān)的物資采購、服務(wù)采購及工程類采購活動。凡涉及公司資金支出的采購行為，均須遵守本辦法規(guī)定。第三條基本原則采購管理工作應(yīng)遵循以下基本原則：（一）公開透明原則：采購過程應(yīng)保證信息公開、流程透明，接受監(jiān)督。（二）公平競爭原則：為符合條件的供應(yīng)商提供平等的競爭機(jī)會。（三）公正誠信原則：采購人員應(yīng)恪守職業(yè)道德，廉潔自律，與供應(yīng)商進(jìn)行公正交易。（四）性價比最優(yōu)原則：在滿足質(zhì)量、服務(wù)要求的前提下，力求以最經(jīng)濟(jì)的成本獲取所需資源。（五）集中采購與分散采購相結(jié)合原則：對于常用、大宗物資實行集中采購以獲取規(guī)模效益；對于小額、緊急或特殊物資可實行分散采購以提高效率。（六）合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度。第四條組織領(lǐng)導(dǎo)與職責(zé)分工公司成立采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人（如行政部、財務(wù)部、工程部、各項目管理處等）組成，負(fù)責(zé)審議重大采購事項、審批采購管理制度、監(jiān)督采購工作執(zhí)行情況。日常采購管理工作由指定部門（如行政部或?qū)ｉT設(shè)立的采購部，以下統(tǒng)稱“采購管理部門”）負(fù)責(zé)，其主要職責(zé)包括：（一）組織制定和修訂公司采購管理制度及相關(guān)流程。（二）匯總、審核各部門及項目管理處的采購需求，編制年度及月度采購計劃。（三）組織實施各類采購活動，包括供應(yīng)商的尋源、詢價、比價、談判、合同擬定等。（四）建立和維護(hù)供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商進(jìn)行評估與管理。（五）負(fù)責(zé)采購合同的管理、采購檔案的整理與歸檔。（六）協(xié)調(diào)處理采購過程中的爭議與問題。各需求部門（包括各項目管理處）負(fù)責(zé)提出本部門的采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等，并參與相關(guān)采購物資的驗收工作。財務(wù)部負(fù)責(zé)采購預(yù)算的審核、采購資金的安排與支付、采購發(fā)票的審核與賬務(wù)處理，并對采購活動的財務(wù)合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督。法務(wù)部門（或指定法務(wù)專員）負(fù)責(zé)對采購合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核。第二章采購計劃與申請第五條采購計劃的編制各需求部門應(yīng)根據(jù)年度工作計劃及實際運營需要，于每年年末向采購管理部門提交下一年度的采購需求計劃。采購管理部門匯總后，結(jié)合公司年度預(yù)算，編制公司年度采購計劃，報采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。對于臨時性、緊急性的采購需求，需求部門應(yīng)提交專項采購申請，說明原因，經(jīng)審批后納入月度采購計劃或作為緊急采購處理。第六條采購申請的提出與審批采購申請應(yīng)遵循“先計劃、后采購”的原則。需求部門填寫《采購申請表》，詳細(xì)列明以下內(nèi)容：（一）采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量。（二）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗收要求。（三）預(yù)估單價、總金額。（四）需求日期（擬到貨日期）。（五）用途及必要性說明?！恫少徤暾埍怼讽毥?jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報采購管理部門。采購管理部門對采購需求的合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核，根據(jù)采購金額及權(quán)限逐級上報審批。大額或重大采購項目需報采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議批準(zhǔn)。第三章采購方式與實施第七條采購方式的確定根據(jù)采購物資或服務(wù)的性質(zhì)、金額、市場供應(yīng)情況及公司相關(guān)規(guī)定，采購管理部門可選擇以下一種或多種采購方式：（一）直接采購：適用于采購金額較小、市場價格透明穩(wěn)定、或長期合作且信譽良好的供應(yīng)商提供的標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品。通?？上騿我还?yīng)商直接詢價采購。（二）詢價采購：適用于采購金額不大、技術(shù)規(guī)格相對簡單、市場競爭充分的物資或服務(wù)。采購管理部門應(yīng)向不少于三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價單，獲取報價并進(jìn)行比較，擇優(yōu)確定供應(yīng)商。（三）競爭性談判/競爭性磋商：適用于采購需求復(fù)雜或技術(shù)規(guī)格不確定、時間緊急，或無法精確擬定技術(shù)規(guī)格的項目。通過與多家供應(yīng)商進(jìn)行多輪談判或磋商，明確需求、優(yōu)化方案、確定價格和服務(wù)條件。（四）招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、對質(zhì)量和服務(wù)有較高要求、或符合國家及地方政府招標(biāo)采購規(guī)定的項目。招標(biāo)采購應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)及公司招標(biāo)管理細(xì)則執(zhí)行，可根據(jù)情況采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)方式。具體采購方式的適用標(biāo)準(zhǔn)及審批權(quán)限，由采購管理部門另行制定細(xì)則并報采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后執(zhí)行。第八條供應(yīng)商的選擇與管理采購管理部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，對供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量體系、商業(yè)信譽、財務(wù)狀況、售后服務(wù)等進(jìn)行調(diào)查和評估。優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全、信譽良好、性價比高、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。建立供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理和動態(tài)評估。定期組織對重要供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行評價，評價結(jié)果作為后續(xù)合作的重要依據(jù)。對于不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時從供應(yīng)商庫中清除。第九條采購實施過程（一）詢價與比價：采購管理部門根據(jù)確定的采購方式，向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價文件（或招標(biāo)文件、談判文件），明確采購需求、技術(shù)參數(shù)、報價要求、交貨期、付款方式等。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)書面報價。（二）談判與磋商：對于采用競爭性談判或競爭性磋商方式的采購項目，采購管理部門組織與供應(yīng)商進(jìn)行談判或磋商，明確細(xì)節(jié)，爭取最有利的交易條件。（三）確定供應(yīng)商：采購管理部門對供應(yīng)商的報價及其他條件進(jìn)行綜合評審（價格、質(zhì)量、服務(wù)、交貨期、付款條件、供應(yīng)商信譽等），形成評審報告，按審批權(quán)限報請審批后，確定最終供應(yīng)商。（四）合同簽訂：確定供應(yīng)商后，采購管理部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂書面采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括：供需雙方名稱、采購物資或服務(wù)的詳細(xì)描述、數(shù)量、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付方式與時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式與期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等。合同文本應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核，按權(quán)限報請審批后簽訂。第四章合同管理與付款第十條采購合同管理采購合同是約束供需雙方權(quán)利義務(wù)的重要法律文件。所有采購活動（除小額直接采購且即時結(jié)清者外）均應(yīng)簽訂書面合同。采購管理部門負(fù)責(zé)采購合同的擬定、洽談、審核流轉(zhuǎn)及簽訂工作。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分送財務(wù)部、需求部門等相關(guān)單位。建立合同臺賬，對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤管理。第十一條采購付款供應(yīng)商按合同約定交付物資或提供服務(wù)并經(jīng)驗收合格后，采購管理部門協(xié)助供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)。財務(wù)部根據(jù)審批后的采購合同、驗收合格證明、合規(guī)發(fā)票及付款申請，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款。對于大額采購或長期合作項目，可根據(jù)合同約定采用分期付款方式，但需明確各期付款的條件和比例。第五章驗收與入庫第十二條采購物資的驗收需求部門是采購物資（或服務(wù)）驗收的主要責(zé)任部門。物資到貨后，需求部門應(yīng)會同采購管理部門（必要時可邀請技術(shù)部門或第三方機(jī)構(gòu)）按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格型號、數(shù)量等進(jìn)行驗收。驗收合格的，應(yīng)填寫《采購物資驗收單》，由驗收人簽字確認(rèn)。驗收不合格的，應(yīng)立即通知采購管理部門，由采購管理部門與供應(yīng)商協(xié)商處理（如退貨、換貨、索賠等）。驗收過程中應(yīng)做好記錄，相關(guān)憑證作為付款和入庫的依據(jù)。第十三條入庫管理驗收合格的物資，應(yīng)由倉庫管理人員（或指定專人）辦理入庫手續(xù)，登記物資臺賬，妥善保管。對于直接交付使用的物資，也需履行相應(yīng)的驗收和領(lǐng)用手續(xù)。第六章采購檔案管理采購管理部門負(fù)責(zé)對采購全過程的相關(guān)文件資料進(jìn)行收集、整理、歸檔。采購檔案主要包括：采購計劃、采購申請單、詢價單、報價單、招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、談判記錄、采購合同、驗收單、入庫單、發(fā)票復(fù)印件、付款憑證、供應(yīng)商資料、評審報告等。采購檔案應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、存儲，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查閱和追溯。檔案保存期限應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定及公司要求。第七章監(jiān)督與責(zé)任公司采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組及內(nèi)部審計部門（或指定監(jiān)督部門）負(fù)責(zé)對公司采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購管理辦法的有效執(zhí)行。監(jiān)督檢查的重點包括采購計劃的執(zhí)行、采購方式的合規(guī)性、供應(yīng)商選擇的公正性、合同履行情況、采購資金的使用效益等。對于在采購過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，如弄虛作假、徇私舞弊、收受賄賂、玩忽職守等，一經(jīng)查