PAGE運(yùn)營(yíng)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)運(yùn)營(yíng)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為運(yùn)營(yíng)部各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于運(yùn)營(yíng)部各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）檔案定義運(yùn)營(yíng)部檔案是指運(yùn)營(yíng)部在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：運(yùn)營(yíng)部檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映運(yùn)營(yíng)部的工作實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善運(yùn)營(yíng)部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理運(yùn)營(yíng)部各類(lèi)檔案，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出處置意見(jiàn)。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.組織開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為運(yùn)營(yíng)部各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。（二）部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)，確保本部門(mén)形成的檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地移交檔案管理部門(mén)。2.督促本部門(mén)員工按照檔案管理要求做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查詢、利用等工作。（三）檔案形成人員職責(zé)1.在工作過(guò)程中，及時(shí)收集、整理本崗位形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理規(guī)定，將整理好后的文件材料定期移交本部門(mén)負(fù)責(zé)人或檔案管理人員。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.運(yùn)營(yíng)部在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.運(yùn)營(yíng)部與外部單位往來(lái)的信函、傳真、電子郵件等。3.運(yùn)營(yíng)部員工的工作成果，如調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目方案書(shū)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等。4.運(yùn)營(yíng)部組織的各類(lèi)活動(dòng)的相關(guān)資料，如活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)照片、視頻等。5.運(yùn)營(yíng)部獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)項(xiàng)等相關(guān)材料。（二）收集要求1.各部門(mén)和員工應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)將工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和備份，確保文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目清晰。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，如可分為行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、人力資源類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.排列：按照編號(hào)順序?qū)n案進(jìn)行排列，確保檔案的有序存放。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息，方便檔案的檢索和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.對(duì)于重要的、緊急的檔案，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門(mén)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)將整理好的檔案填寫(xiě)《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份隨檔案移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案入庫(kù)保管。（三）保管期限1.運(yùn)營(yíng)部檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目資料等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。（四）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。3.對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.運(yùn)營(yíng)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位人員查閱運(yùn)營(yíng)部檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可查閱。查閱重要檔案的，還須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、目的等信息。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人或運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人對(duì)《檔案查閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果，提供相應(yīng)的檔案供查閱人查閱，并做好查閱記錄（包括查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱(chēng)、查閱目的等）。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為運(yùn)營(yíng)部各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)利用需求，編制檔案資料匯編、專(zhuān)題索引等，方便員工查閱和利用。2.對(duì)于涉及重要決策、重大項(xiàng)目等需要利用檔案的情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)提供相關(guān)檔案，并協(xié)助做好檔案資料的分析和整理工作。（四）歸還要求查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《檔案查閱記錄》上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和無(wú)損。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)運(yùn)營(yíng)部檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)已到保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和保存價(jià)值。2.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，并簽署鑒定意見(jiàn)。3.經(jīng)運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)按照批準(zhǔn)的《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清單》，一式兩份，一份留存檔案管理部門(mén)，一份交公司財(cái)務(wù)部門(mén)備案。2.采用焚燒、粉碎等方式對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在《檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀完畢后，將《檔案銷(xiāo)毀清單》與《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》一并歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立運(yùn)營(yíng)部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能模塊，滿足檔案管理的各