年4月19日現(xiàn)行資料管理辦法新文檔僅供參考項目資料管理暫行辦法一.目的為了加強對項目的文件資料管理，促進工程項目工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化；促進工程項目管理的質(zhì)量和水平的提高；以便于保證能順利地按公司要求完成各項任務(wù)。經(jīng)公司研究，出臺本管理暫行辦法，在公司范圍內(nèi)試行。二.適用范圍本辦法適用于公司開發(fā)所有工程建設(shè)項目的文件資料管理；三.管理辦法1.項目的文件資料管理工作實行項目負責(zé)制，并指定專人負責(zé)文件資料的收集、整理、檢索和利用的管理工作；2.在工程建設(shè)全過程中，形成的所有文件資料，都應(yīng)統(tǒng)一傳遞到項目內(nèi)業(yè)處，進行集中收發(fā)和管理（部分文件由項目內(nèi)業(yè)送工程管理部內(nèi)業(yè)處統(tǒng)一歸檔）。在項目部內(nèi)部，所有文件資料都必須先送交項目內(nèi)業(yè)，進行統(tǒng)一整理、分類、歸檔、保存，然后由項目內(nèi)業(yè)根據(jù)項目經(jīng)理的指令和工作的需要，分別將文件資料傳遞給有關(guān)的專業(yè)工程師。任何專業(yè)工程師都能夠隨時向內(nèi)業(yè)借閱經(jīng)整理分類后的文件資料。在項目部外部，在發(fā)送或接收工程管理部、規(guī)劃設(shè)計部、招標采購部、成本管理部、監(jiān)理單位、施工單位及其它單位的文件資料時，應(yīng)由項目內(nèi)業(yè)負責(zé)進行。這樣使所有的文件資料只有一個進出口通道，從而在組織上保證了文件資料的有效管理；3.在工程變更管理方面，項目內(nèi)業(yè)對工程變更應(yīng)建立完整的編號體系，以便容易查找到一個單位工程有多少份變更，為造價結(jié)算提供了方便。對每份工程變更進行掃描，建立了電子文檔，用鏈接的形式實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢。同時將每份變更單及時復(fù)印到工程師手里，督促工程師將變更內(nèi)容用專用表格登記在圖紙上，隨時跟蹤實施。工程變更單按單位工程分類成冊，易于查詢，不易丟失。4.在圖紙管理方面，建立圖紙管理制度，圖紙由各專業(yè)工程師負責(zé)保管，項目內(nèi)業(yè)作好收發(fā)文及新舊圖紙?zhí)幚淼怯?，所有圖紙封面均加蓋收圖時間專用章，以便于版本控制。每份圖紙項目部收5份，用于下發(fā)監(jiān)理單位1份，施工單位3份，自存1份發(fā)相關(guān)專業(yè)工程師；所有圖紙工程管理部保存1份便于查詢。5.文件的處理跟蹤上，建立文件處理跟蹤記錄表，對每一份需處理的文件進行編號跟蹤。6.文件資料應(yīng)真實可靠，字跡要清楚，簽字要齊全，不得弄虛作假或擅自涂改原始記錄。所有文件資料應(yīng)按性質(zhì)、專業(yè)、分類組卷，確保文件資料科學(xué)化、規(guī)范化；7.項目工程文檔管理體系由兩大類構(gòu)成：文件實體和表格。文件實體包括建設(shè)方文件、監(jiān)理文件、施工單位文件及政府職能部門有關(guān)文件。建設(shè)方文件包括立項報建文件、設(shè)計文件、勘察測量文件、招投標及合同文件、建設(shè)方通知等。監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理會議、監(jiān)理通知、監(jiān)理月報、監(jiān)理總結(jié)、質(zhì)量進度檢查文件等。施工單位文件包括技術(shù)資料、質(zhì)保資料、往來信函、進度報表、結(jié)算報表等。政府職能部門文件主要指國家行政事業(yè)單位頒發(fā)的有關(guān)規(guī)章、規(guī)定、通知、通報等，是建設(shè)過程中指導(dǎo)項目管理必須遵守的文件。表格由文件登記查詢表和管理用表構(gòu)成。文件登記查詢表是將不同類型的文件用表格索引的形式統(tǒng)一起來，并建立鏈接查詢，形成系統(tǒng)的文件體系。管理用表是對管理過程中形成的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析，從而指導(dǎo)管理。文件是表格的基礎(chǔ)，是數(shù)據(jù)的來源，表格是對文件數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、提練和分析。8.為了能在工程建設(shè)過程中有效地利用和傳遞文件資料，因此，必須按照科學(xué)的方法將它們分類存放。9.在工程竣工后，施工單位應(yīng)按時將竣工資料交給監(jiān)理審核簽字后，才能作為有效資料移交建設(shè)方及檔案館；10.在工程（合同）完成后三個月內(nèi)，由項目內(nèi)業(yè)對所有施工單位的竣工資料進行檢查符合要求后，移交工程管理部，工程管理部移交公司檔案室，并辦理交接手續(xù)。四.工作程序（一）施工單位1.進場要求1.1進場后一周內(nèi)上報通訊錄，指定現(xiàn)場資料管理人員，就現(xiàn)場檔案管理做交底；1.2進場后一周內(nèi)上報施工組織設(shè)計(方案)經(jīng)監(jiān)理、甲方審批(一式6份)；1.3在項目內(nèi)業(yè)處拷各類報審表格,必須用統(tǒng)一表格,按流程執(zhí)行;2.各類報審文件控制2.1甲供材計劃總表提前30個工作日上報項目部(一式五份);2.2乙供材核價須提前7個工作日上報項目部(一式六份);2.3工程簽證收方單在工作完成7日內(nèi)上報監(jiān)理、項目部（一式六份）；2.4工程核定(洽商單)一式7份上報監(jiān)理、甲方確認;2.5各類函件及報告一式5份上報監(jiān)理、甲方審批;(二)監(jiān)理單位1.監(jiān)理人在收到委托人提供的施工圖10天內(nèi),根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》和工程的具體情況,編制詳盡的監(jiān)理規(guī)劃,并根據(jù)工程進度情況提前15日內(nèi)編寫相應(yīng)的監(jiān)理實施細則,購置齊全本工程涉及到的所有工程設(shè)計、施工及驗收規(guī)范和相應(yīng)的強制性條文,以及所有的控制圖表和管理用表、檔案資料；監(jiān)理規(guī)范和工作實施細則必須符合本工程實際,分別對土建的相關(guān)分項或分部、給水排水及燃氣工程、電氣及智能化工程、設(shè)備安裝工程的重點難點的控制作分析；應(yīng)詳細制定明確量化的質(zhì)量控制管理措施、進度控制管理措施、投資控制措施、安全文明管理措施、檔案資料管理措施以及透明的信息交流與溝通措施。2.根據(jù)委托人的工期目標,編制工程控制進度計劃；審核承包商編制的項目施工綜合進度計劃、月度計劃及施工周報。3.每月25日前向委托人提交上月監(jiān)理工作月報，月報內(nèi)容應(yīng)完整準確,對上月工程質(zhì)量、進度完成情況、安全文明施工情況、材料供應(yīng)情況以及相關(guān)問題進行準確統(tǒng)計分析。4.監(jiān)理人應(yīng)對承包商報送的施工工序交接檢查、隱蔽工程驗收資料進行審核，并現(xiàn)場檢查符合設(shè)計及規(guī)范要求后方可簽認；未經(jīng)檢查的隱蔽工程和檢查驗收不合格不準進行下道工序施工；現(xiàn)場監(jiān)理工程師應(yīng)對承包方報送的分項、分部工程資料進行審核；5.監(jiān)理人應(yīng)嚴格審查工程竣工圖和竣工資料，保證其監(jiān)理范圍內(nèi)各項資料的真實性,并順利經(jīng)過市城建檔案驗收,竣工資料達到合格等級；并參加對分項工程進行驗收,提出工程施工質(zhì)量評價報告及監(jiān)理工作總結(jié)。6.建立健全本工程資料管理制度,負責(zé)本工程監(jiān)理范圍內(nèi)的資料的收集、整理等工作,按市檔案館編制的《建設(shè)工程文件歸檔內(nèi)容一覽表》中需監(jiān)理收集的內(nèi)容,在工程竣工后50天內(nèi)向委托方移交一套完整的監(jiān)理資料(須裝訂成冊)。1.必須要求所有承建單位上報施工方案，而且送工程管理部簽字確認；2.辦理竣工結(jié)算中，公司內(nèi)部的竣工驗收意見表必須經(jīng)工程管理部簽字確認后方可辦理結(jié)算；(三)工程檔案管理1．各總分包單位務(wù)必配置專職檔案員（經(jīng)檔案館培訓(xùn)，持上崗證），確保檔案驗收及移交；2．工程檔案內(nèi)容必須真實、準確,與工程實體相符合,與實體進度同步;3．工程檔案應(yīng)采用耐久性強的書寫材料,如碳素墨水、藍黑墨水,不得使用易褪色的書寫材料,如:紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；4．工程檔案應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備；5．工程檔案中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297×210㎜).圖紙宜采用國家標準圖幅；6．工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張.圖紙一般采用藍曬圖,竣工圖是應(yīng)是新藍圖；7．所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章或重新繪制竣工圖圖標；7.1竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括:"竣工圖"字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責(zé)人、編制日期；7.2竣工圖章必須簽字齊全，不準蓋私章，不準代替簽字；7.3重新繪制竣工圖圖標填寫要求及式樣如下：7.4不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3-8統(tǒng)一折疊成A4幅面(297㎜×210㎜),圖標欄露在外面；8工程文件的立卷原則和方法8.1立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,便于檔案的保管和利用.8.2文件立卷應(yīng)按專業(yè)及階段等組卷.8.3案卷不宜過厚,一般不超過20㎜.9卷內(nèi)文件的排列9.1文字材料按事項、專業(yè)順利排列.同一事項的請示與批復(fù)\同一文件的印本與定稿、主件與附后件不能分開,并按批復(fù)在前、請示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附后件在后的順序排列.9.2圖紙按專業(yè)排列,同專業(yè)圖紙按圖號順序排列.9.3既有文字材料又有圖紙的案卷,文字材料排前,圖紙排后.10．案卷的編號卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號.每卷單獨編號,頁號從"1"開始.頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角;雙面書寫的文件,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角.案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁碼.11．卷內(nèi)目錄的編制序號:以一份文件為單位,用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標注.責(zé)任者:填寫文件的直接形成單位和個人,有多個責(zé)任者時,選擇兩個主要責(zé)任者,其余用"等"代替.文件編號:填寫原有的文號和圖號.文件題名:填寫文件標題的全稱.日期:填寫文件形成的日期.頁次:填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號.最后一份文件填寫起止頁號.卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前.12．卷內(nèi)備考表的編制卷內(nèi)備考表主要標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù)),以及立卷單位對案卷情況的說明；卷內(nèi)備考表列在卷內(nèi)文件的尾頁之后.13．案卷封面的編制案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括:檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷.案卷題名應(yīng)簡明、準確的揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容.案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容；編制單位應(yīng)填寫案卷文件的形成單位或主要責(zé)任者；起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期；保管期限分為永久、長期、短期三種期限.14．案卷裝訂裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法,要整齊、牢固、便于保管和利用；裝訂時必須剔除金屬物.15工程檔案的驗收與移交15.1需移交檔案的工程,須在工程竣工驗收前,提請城建檔案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收,驗收時,應(yīng)重點驗收以下內(nèi)容:（1）.工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整;（2）.工程檔案的內(nèi)容真實、準確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況；（3）.工程檔案已整理立卷,立卷符合規(guī)范規(guī)定；（4）.竣工圖繪制方法；圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求,圖面整潔,蓋有竣工圖章；（5）.文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備；（6）.文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪