PAGE食堂運營檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司食堂運營管理，規(guī)范食堂運營檔案的建立、保管、使用和銷毀等工作，確保食堂運營信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高食堂運營管理水平和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部食堂的運營檔案管理工作，包括食堂的食材采購、加工制作、人員管理、財務(wù)管理、食品安全管理等方面形成的各類文件、資料和記錄。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映食堂運營的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集和整理食堂運營過程中產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案資料的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄應(yīng)清晰、規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.及時性原則：及時對食堂運營過程中的各類文件、資料和記錄進行歸檔，確保檔案的時效性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)食堂運營檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。（二）食堂運營部門食堂運營部門負(fù)責(zé)本部門運營檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定的時間和要求將檔案移交至檔案管理部門。同時，食堂運營部門應(yīng)積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）各相關(guān)部門各相關(guān)部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門與食堂運營相關(guān)的文件、資料和記錄的形成、積累和保管工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交相關(guān)檔案。在工作中，各相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的質(zhì)量和安全。三、檔案的分類與編號（一）分類食堂運營檔案分為以下幾類：1.食材采購檔案：包括食材供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購合同、訂單、驗收記錄、發(fā)票等。2.加工制作檔案：包括食譜、加工流程、食品留樣記錄、餐具消毒記錄等。3.人員管理檔案：包括員工入職登記表、健康證、培訓(xùn)記錄、考勤記錄、績效考核記錄等。4.財務(wù)管理檔案：包括預(yù)算報表、成本核算記錄、費用報銷憑證、賬目明細(xì)等。5.食品安全管理檔案：包括食品安全自查記錄、食品檢驗報告、食品中毒應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。6.其他檔案：包括食堂設(shè)施設(shè)備維護記錄、顧客投訴處理記錄、食堂相關(guān)會議紀(jì)要等。（二）編號檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案分類情況，為每類檔案編制唯一的編號。編號應(yīng)遵循簡潔、規(guī)范、易于識別的原則，采用數(shù)字或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式進行編制。例如，食材采購檔案的編號為“SC001”，其中“SC”代表食材采購，“001”為該類檔案的順序號。四、檔案的收集與整理（一）收集1.食堂運營部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保各類文件、資料和記錄及時、完整地收集起來。2.各相關(guān)部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將本部門與食堂運營相關(guān)的檔案移交至食堂運營部門。3.檔案管理人員應(yīng)定期對食堂運營過程中產(chǎn)生的各類文件、資料和記錄進行收集，確保檔案的全面性。（二）整理1.檔案收集后，檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進行整理。整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件，對文件進行分類編號，并編制檔案目錄。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照順序依次排列，并在每份文件首頁右上角加蓋編號章。對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的存儲介質(zhì)上。3.檔案整理完成后，檔案管理人員應(yīng)填寫檔案整理情況登記表，記錄檔案的類別、數(shù)量、整理時間等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案整理完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案移交至檔案管理部門進行歸檔。歸檔時，應(yīng)按照檔案編號順序?qū)n案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔日期、類別、編號、移交人等信息，以便于查詢和管理。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始存儲介質(zhì)分開存放，并異地保存。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行殺毒和維護，確保電子檔案的安全和可用。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱食堂運營檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案類別、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到檔案查閱申請表后，應(yīng)進行審核。審核通過后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并在檔案查閱登記表上記錄查閱時間、查閱人、檔案類別、編號等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱食堂運營檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、檔案類別、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到檔案借閱申請表后，應(yīng)進行審核。審核通過后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記表上記錄借閱時間、借閱人、檔案類別、編號、借閱期限等信息。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并報告。七、檔案的保密與安全（一）保密1.食堂運營檔案涉及公司的商業(yè)秘密和員工的個人信息，檔案管理人員和查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)與查閱、借閱人員簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密義務(wù)和責(zé)任。3.對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊措施，確保檔案的安全保密。（二）安全1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、報警裝置等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時處理。同時，應(yīng)加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。3.對于因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因可能危及檔案安全的情況，檔案管理部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，采取有效的應(yīng)急措施，確保檔案的安全。八、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案已超過保管期限，且確無保存價值的。2.檔案因保管不善等原因造成損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)或已無利用價值的。3.檔案涉及的事項已經(jīng)結(jié)束，且已履行完畢相關(guān)手續(xù)的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，確定需要銷毀的檔案清單。2.檔案管理部門填寫檔案銷毀申請表，注明檔案類別、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。銷毀過