PAGE原材料采購運營管控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司原材料采購運營管理，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的順利進行，降低采購成本，提高采購質(zhì)量，防范采購風險。（二）適用范圍本制度適用于公司所有原材料采購活動，包括但不限于原材料的選型、供應商選擇、采購合同簽訂、采購訂單執(zhí)行、驗收付款等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.經(jīng)濟性原則：在保證原材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的原材料符合公司生產(chǎn)經(jīng)營的要求。4.公開透明原則：采購過程應公開、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保公平競爭。5.風險防控原則：識別、評估和控制采購過程中的各種風險，采取有效的防范措施，確保采購活動安全可靠。二、職責分工（一）采購部門1.負責原材料采購計劃的制定、執(zhí)行和監(jiān)控，確保采購任務按時完成。2.組織供應商開發(fā)、評估和選擇，建立供應商檔案，維護供應商關系。3.負責采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和跟蹤，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。4.收集市場信息，分析原材料價格走勢，為采購決策提供依據(jù)。5.配合其他部門做好原材料驗收、付款等工作。（二）質(zhì)量部門1.制定原材料質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范，參與供應商的質(zhì)量評估。2.負責原材料的檢驗和驗收工作，確保所采購的原材料符合質(zhì)量要求。3.對不合格原材料進行判定和處理，跟蹤整改情況。4.協(xié)助采購部門解決原材料質(zhì)量糾紛。（三）財務部門1.負責采購資金的預算編制、審核和支付管理。2.參與采購合同的審核，對付款條款進行把關。3.定期對采購成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。4.監(jiān)督采購資金的使用情況，防范財務風險。（四）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計劃，提出原材料需求計劃，明確原材料的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。2.參與供應商的評估和選擇，提供技術支持和質(zhì)量反饋。3.配合采購部門做好原材料的驗收和入庫工作，及時反饋原材料使用過程中的問題。（五）法務部門1.審核采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律意見和建議。2.處理采購過程中的法律糾紛，維護公司合法權益。三、采購計劃管理（一）需求預測1.生產(chǎn)部門應根據(jù)公司年度生產(chǎn)計劃、銷售訂單及市場需求預測，提前制定原材料需求計劃。需求計劃應明確原材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計到貨時間等信息。2.采購部門應定期收集生產(chǎn)部門的需求計劃，并結合庫存情況、市場供應情況等因素，對原材料需求進行綜合分析和預測，形成采購需求預測報告。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)采購需求預測報告，結合公司采購周期、資金預算等因素，制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購項目、采購數(shù)量、采購時間、采購預算等內(nèi)容。2.采購計劃應經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司分管領導審批。審批通過后的采購計劃應嚴格執(zhí)行，如有特殊情況需要調(diào)整，應按規(guī)定程序進行審批。（三）采購計劃執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部門應按照采購計劃組織實施采購活動，確保采購任務按時完成。在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)采購計劃與實際情況不符，應及時調(diào)整采購計劃，并報相關領導審批。2.采購部門應建立采購計劃執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對采購計劃的執(zhí)行情況進行跟蹤和分析。如發(fā)現(xiàn)采購進度滯后或出現(xiàn)其他異常情況，應及時采取措施加以解決，并向公司領導匯報。四、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.采購部門應根據(jù)公司原材料采購需求，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商資源庫。供應商信息應包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等內(nèi)容。2.采購部門應對供應商資源庫中的供應商進行初步篩選和評估，選擇符合公司要求的供應商進行開發(fā)。開發(fā)過程中，采購部門應與供應商進行溝通和交流，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、質(zhì)量管理體系、價格政策等信息，并要求供應商提供相關資料。3.采購部門應組織相關部門對開發(fā)的供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、環(huán)保情況等。實地考察結束后，采購部門應編寫供應商考察報告，提出是否選擇該供應商的建議。（二）供應商評估與選擇1.采購部門應定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態(tài)度等方面。評估方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、供應商自評等多種形式。2.采購部門應根據(jù)供應商評估結果，建立供應商評價檔案，對供應商進行分類管理。對于評價優(yōu)秀的供應商，應給予優(yōu)先合作機會；對于評價較差的供應商，應及時采取措施進行整改或淘汰。3.在選擇供應商時，采購部門應綜合考慮供應商的各項因素，采用招標、詢價、競爭性談判等方式進行采購，確保選擇到質(zhì)量可靠、價格合理、信譽良好的供應商。（三）供應商關系維護1.采購部門應與供應商保持密切溝通，定期向供應商反饋公司的原材料需求情況和質(zhì)量要求，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和產(chǎn)品供應情況。2.采購部門應建立供應商投訴處理機制，及時處理供應商的投訴和建議，維護供應商的合法權益。對于供應商提出的合理建議，采購部門應認真研究并加以采納，不斷改進采購工作。3.采購部門應定期對供應商進行走訪和回訪，加強與供應商的合作關系，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題，實現(xiàn)互利共贏。五、采購合同管理（一）合同起草與審核1.采購合同應由采購部門負責起草，合同內(nèi)容應包括合同雙方的基本信息、采購項目、采購數(shù)量、采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。合同條款應明確、具體、合法，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。2.采購合同起草完成后，應提交公司法務部門進行審核。法務部門應從法律角度對合同條款進行審查，確保合同的合法性和合規(guī)性。同時，法務部門應提出法律意見和建議，供采購部門參考。3.采購合同經(jīng)法務部門審核通過后，還應提交公司財務部門、質(zhì)量部門等相關部門進行會簽。會簽部門應從各自專業(yè)角度對合同條款進行審核，提出意見和建議，確保合同條款符合公司利益和要求。（二）合同簽訂1.采購合同經(jīng)審核通過后，由采購部門負責人與供應商簽訂。簽訂合同前，采購部門應確保合同雙方已就合同條款達成一致意見，并加蓋雙方公章或合同專用章。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給公司相關部門，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好相關工作。（三）合同執(zhí)行與跟蹤1.采購部門應按照采購合同約定，跟蹤供應商的交貨情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應商未履行合同約定，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取措施加以解決，并追究其違約責任。2.在合同執(zhí)行過程中，如因市場變化、政策調(diào)整等原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議。補充協(xié)議應經(jīng)公司相關部門審核通過后，方可生效。3.采購部門應建立合同執(zhí)行臺賬，對合同的執(zhí)行情況進行詳細記錄，包括合同簽訂時間、交貨時間、交貨數(shù)量、驗收情況、付款情況等信息。合同執(zhí)行臺賬應定期進行核對和清理，確保賬實相符。（四）合同結算與付款1.采購部門應按照采購合同約定，及時辦理合同結算手續(xù)。結算時，采購部門應提供相關的驗收報告、發(fā)票等資料，確保結算金額準確無誤。2.財務部門應根據(jù)采購合同約定和結算手續(xù)，及時辦理付款業(yè)務。付款前，財務部門應審核采購合同、驗收報告、發(fā)票等資料的真實性、合法性和完整性，確保付款依據(jù)充分。3.對于金額較大的采購合同，財務部門應實行資金預算管理，按照合同約定的付款方式和時間，合理安排資金，確保資金安全。六、采購訂單管理（一）訂單下達1.采購部門根據(jù)采購計劃和采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購項目、采購數(shù)量、采購價格、交貨期、交貨地點、質(zhì)量標準等要求。2.采購訂單下達后，采購部門應及時將訂單副本分發(fā)給公司相關部門，以便各部門了解訂單情況，做好相關工作。（二）訂單跟蹤與變更1.采購部門應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應商的生產(chǎn)進度、庫存情況等信息。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取措施加以解決，并及時調(diào)整訂單。2.在訂單執(zhí)行過程中，如因市場變化、政策調(diào)整等原因需要變更訂單條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂補充訂單。補充訂單應經(jīng)公司相關部門審核通過后，方可生效。（三）訂單驗收與結算1.采購訂單執(zhí)行完畢后，采購部門應組織相關部門對采購貨物進行驗收。驗收合格后，采購部門應出具驗收報告，并辦理訂單結算手續(xù)。2.財務部門應根據(jù)采購訂單和驗收報告，及時辦理付款業(yè)務。付款前，財務部門應審核采購訂單、驗收報告、發(fā)票等資料的真實性、合法性和完整性，確保付款依據(jù)充分。七、采購驗收管理（一）驗收標準制定1.質(zhì)量部門應根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營要求和原材料質(zhì)量標準，制定原材料驗收標準和檢驗規(guī)范。驗收標準和檢驗規(guī)范應明確原材料的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量指標等要求，以及檢驗方法、檢驗工具等內(nèi)容。2.驗收標準和檢驗規(guī)范應經(jīng)公司相關部門審核通過后，方可作為原材料驗收的依據(jù)。（二）驗收組織與實施1.采購貨物到貨后，采購部門應及時通知質(zhì)量部門進行驗收。質(zhì)量部門應組織相關人員按照驗收標準和檢驗規(guī)范對采購貨物進行驗收。2.驗收過程中，驗收人員應認真檢查采購貨物的外觀、尺寸、性能等是否符合要求，并按照規(guī)定的檢驗方法和檢驗工具進行檢驗。對于需要進行抽樣檢驗的原材料，應按照規(guī)定的抽樣方法進行抽樣，并確保抽樣的代表性和隨機性。3.驗收人員應如實記錄驗收情況，填寫驗收報告。驗收報告應包括采購項目、采購數(shù)量、驗收日期、驗收人員、驗收結果等內(nèi)容。驗收結果應明確是否合格，對于不合格的原材料，應詳細注明不合格原因。（三）驗收結果處理1.驗收合格的原材料，采購部門應及時辦理入庫手續(xù)，并將驗收報告分發(fā)給公司相關部門。2.驗收不合格的原材料，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取措施加以解決。如供應商同意更換或補貨，采購部門應跟蹤供應商的處理情況，并重新組織驗收。如供應商不同意處理或處理后仍不符合要求，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任，并及時調(diào)整采購計劃。八、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中的風險進行識別和評估，包括市場風險、質(zhì)量風險、供應商風險、合同風險、資金風險等方面。2.采購部門應采用定性和定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。對于風險等級較高、影響程度較大的風險，應重點關注并采取有效的防范措施。（二）風險防范措施1.針對市場風險，采購部門應加強市場調(diào)研和分析，及時了解市場價格走勢和供應情況，合理制定采購計劃和采購策略，避免因市場波動導致采購成本增加或供應中斷。2.針對質(zhì)量風險，質(zhì)量部門應加強原材料檢驗和驗收工作，嚴格執(zhí)行驗收標準和檢驗規(guī)范，確保所采購的原材料質(zhì)量符合要求。同時，質(zhì)量部門應加強對供應商的質(zhì)量管理，督促供應商提高產(chǎn)品質(zhì)量。3.針對供應商風險，采購部門應加強供應商管理，建立供應商評估和選擇機制，定期對供應商進行評估和考核，選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商。同時，采購部門應與供應商簽訂合同，明確雙方的權利和義務，防范供應商違約風險。4.針對合同風險，采購部門應加強采購合同管理，嚴格按照合同簽訂流程進行合同起草、審核、簽訂和執(zhí)行，確保合同條款合法合規(guī)、明確具體。同時，采購部門應加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.針對資金風險，財務部門應加強采購資金預算管理，合理安排資金，確保采購資金安全。同時，財務部門應加強對采購資金使用情況的監(jiān)督和檢查，防范資金挪用和浪費等風險。（三）風險監(jiān)控與預警1.采購部門應建立