PAGE人事外包運營管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司人事外包運營管理，提高人力資源管理效率，降低運營成本，確保人事外包服務(wù)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及人事外包業(yè)務(wù)的部門及相關(guān)工作人員，以及與公司合作的人事外包服務(wù)供應(yīng)商。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及政策要求，確保人事外包業(yè)務(wù)合法合規(guī)開展。2.質(zhì)量至上原則：以提供高質(zhì)量的人事外包服務(wù)為核心目標，滿足公司及員工的需求。3.風險可控原則：對人事外包業(yè)務(wù)中的各類風險進行有效識別、評估和控制，保障公司利益。4.合作共贏原則：與人事外包服務(wù)供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，實現(xiàn)互利共贏、共同發(fā)展。二、外包業(yè)務(wù)范圍及供應(yīng)商選擇（一）外包業(yè)務(wù)范圍1.員工招聘：包括發(fā)布招聘信息、篩選簡歷、組織面試、錄用手續(xù)辦理等。2.員工培訓與發(fā)展：制定培訓計劃、組織培訓課程、提供職業(yè)發(fā)展指導等。3.薪酬核算與發(fā)放：根據(jù)公司薪酬政策，計算員工工資、獎金、福利等，并按時發(fā)放。4.社會保險與公積金辦理：按照國家規(guī)定，為員工辦理社會保險和住房公積金的參保、增減員、繳費等手續(xù)。5.檔案管理：負責員工檔案的建立、整理、保管和查閱等工作。6.勞動合同管理：起草、簽訂、續(xù)簽、解除勞動合同等相關(guān)事宜。（二）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選標準具有合法經(jīng)營資質(zhì)，具備從事人事外包業(yè)務(wù)的相關(guān)許可證和營業(yè)執(zhí)照。擁有專業(yè)的服務(wù)團隊，包括人力資源專家、招聘專員、薪酬核算人員、社保公積金專員等，人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能。具有良好的信譽和口碑，在行業(yè)內(nèi)無不良記錄，客戶評價較高。具備完善的服務(wù)流程和質(zhì)量控制體系，能夠確保服務(wù)的標準化和規(guī)范化。擁有先進的信息技術(shù)系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)與公司信息系統(tǒng)的對接，提高工作效率和數(shù)據(jù)準確性。具有合理的價格體系，服務(wù)收費透明、公正，符合市場行情。2.供應(yīng)商評估與選擇流程需求調(diào)研：根據(jù)公司人事外包業(yè)務(wù)需求，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量要求、服務(wù)期限等關(guān)鍵要素。供應(yīng)商推薦：通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、客戶介紹等方式，收集潛在供應(yīng)商信息。初步篩選：對收集到的供應(yīng)商進行初步篩選，剔除不符合基本要求的供應(yīng)商。實地考察：對入圍的供應(yīng)商進行實地考察，了解其公司規(guī)模、辦公環(huán)境、人員配備、服務(wù)流程等情況。資質(zhì)審核：審核供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證等相關(guān)證件。方案評審：要求供應(yīng)商提供詳細的服務(wù)方案，包括服務(wù)內(nèi)容、流程、質(zhì)量控制措施、應(yīng)急預案等，組織相關(guān)部門進行評審。綜合評估：根據(jù)實地考察、資質(zhì)審核、方案評審等情況，對供應(yīng)商進行綜合評估，確定候選供應(yīng)商名單。合同談判：與候選供應(yīng)商進行合同談判，明確雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、價格、付款方式、違約責任等條款。合同簽訂：根據(jù)合同談判結(jié)果，選定最終供應(yīng)商，簽訂人事外包服務(wù)合同。三、外包業(yè)務(wù)流程（一）員工招聘流程1.需求溝通：用人部門與人力資源部門溝通招聘需求，明確招聘崗位、人數(shù)、崗位職責、任職要求、招聘期限等信息。2.招聘信息發(fā)布：人力資源部門將招聘信息提供給外包服務(wù)供應(yīng)商，由供應(yīng)商在指定的招聘渠道發(fā)布招聘信息。3.簡歷篩選：供應(yīng)商負責收集、篩選應(yīng)聘簡歷，將符合基本要求的簡歷推薦給用人部門。4.面試組織：用人部門根據(jù)推薦的簡歷，組織面試，確定面試時間、地點和面試人員名單。供應(yīng)商協(xié)助用人部門進行面試安排，包括場地布置、面試資料準備等。5.面試評估：用人部門對面試人員進行評估，填寫面試評估表，確定擬錄用人員名單。6.錄用決策：人力資源部門根據(jù)用人部門的擬錄用意見，進行錄用決策，確定最終錄用人員名單。7.錄用手續(xù)辦理：供應(yīng)商負責為錄用人員辦理入職手續(xù)，包括簽訂勞動合同、辦理社保公積金參保手續(xù)、發(fā)放工作證件等。（二）員工培訓與發(fā)展流程1.培訓需求調(diào)研：人力資源部門定期開展培訓需求調(diào)研，了解員工培訓需求和公司業(yè)務(wù)發(fā)展對員工能力的要求。2.培訓計劃制定：根據(jù)培訓需求調(diào)研結(jié)果，人力資源部門制定年度培訓計劃，明確培訓目標、培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓時間、培訓師資等。3.培訓課程開發(fā)：對于公司內(nèi)部無法提供的培訓課程，人力資源部門委托外包服務(wù)供應(yīng)商進行課程開發(fā)。供應(yīng)商根據(jù)培訓計劃要求，開發(fā)相應(yīng)的培訓課程，并提交課程大綱、教材、課件等資料。4.培訓組織實施：人力資源部門負責培訓的組織實施，包括培訓通知發(fā)布、培訓場地安排、培訓設(shè)備準備等。供應(yīng)商按照培訓計劃要求，派遣培訓師資進行培訓授課。5.培訓效果評估：培訓結(jié)束后，人力資源部門組織對培訓效果進行評估，包括學員反饋、考試考核、實際工作表現(xiàn)評估等。供應(yīng)商協(xié)助人力資源部門進行培訓效果評估工作。6.培訓記錄與檔案管理：人力資源部門負責培訓記錄的整理和歸檔，包括培訓計劃、培訓課程資料、培訓簽到表、培訓考核成績等。供應(yīng)商按照要求提供相關(guān)培訓記錄資料，協(xié)助人力資源部門進行檔案管理。（三）薪酬核算與發(fā)放流程1.薪酬數(shù)據(jù)收集：人力資源部門每月定期收集員工考勤數(shù)據(jù)、績效數(shù)據(jù)、加班數(shù)據(jù)等薪酬核算相關(guān)資料，并提供給外包服務(wù)供應(yīng)商。2.薪酬核算：供應(yīng)商根據(jù)人力資源部門提供的薪酬核算資料，按照公司薪酬政策和相關(guān)法律法規(guī)要求，進行薪酬核算，包括工資計算、獎金核算、福利發(fā)放等。3.薪酬審核：人力資源部門對供應(yīng)商核算的薪酬數(shù)據(jù)進行審核，確保薪酬計算準確無誤。4.薪酬發(fā)放：審核通過后，供應(yīng)商按照公司規(guī)定的時間和方式，將薪酬發(fā)放至員工工資賬戶。5.薪酬報表生成：供應(yīng)商每月定期生成薪酬報表，包括工資明細、獎金明細、福利明細等，提供給人力資源部門。6.薪酬數(shù)據(jù)分析：人力資源部門對薪酬報表數(shù)據(jù)進行分析，為公司薪酬管理決策提供依據(jù)。（四）社會保險與公積金辦理流程1.參保信息收集：人力資源部門每月定期收集員工參保信息，包括員工基本信息、入職時間、離職時間、工資基數(shù)等，并提供給外包服務(wù)供應(yīng)商。2.參保手續(xù)辦理：供應(yīng)商根據(jù)人力資源部門提供的參保信息，按照國家規(guī)定，為員工辦理社會保險和住房公積金的參保、增減員、繳費等手續(xù)。3.社保公積金申報與繳納：供應(yīng)商每月定期向社保公積金管理部門申報員工參保信息和繳費金額，并按時繳納社會保險費和住房公積金。4.社保公積金查詢與核對：人力資源部門定期查詢員工社保公積金繳納情況，與供應(yīng)商提供的數(shù)據(jù)進行核對，確保繳納信息準確無誤。5.社保公積金待遇申領(lǐng)：員工符合社保公積金待遇申領(lǐng)條件時，供應(yīng)商協(xié)助人力資源部門辦理相關(guān)待遇申領(lǐng)手續(xù)，包括養(yǎng)老金領(lǐng)取、失業(yè)金領(lǐng)取、公積金提取等。（五）檔案管理流程1.檔案建立：員工入職時，外包服務(wù)供應(yīng)商負責為員工建立個人檔案，包括員工基本信息表、身份證復印件、學歷證書復印件、勞動合同、培訓記錄、績效考核記錄等。2.檔案整理與歸檔：供應(yīng)商定期對員工檔案進行整理和歸檔，確保檔案資料完整、有序。3.檔案查閱與借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱員工檔案時，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)人力資源部門負責人批準后，由供應(yīng)商提供查閱或借閱服務(wù)。4.檔案保管與安全：供應(yīng)商負責檔案的保管工作，確保檔案存放安全，防止檔案丟失、損壞或泄露。5.檔案轉(zhuǎn)移與注銷：員工離職時，供應(yīng)商負責將員工檔案轉(zhuǎn)移至新的工作單位或檔案管理機構(gòu)，并辦理檔案注銷手續(xù)。（六）勞動合同管理流程1.合同起草與審核：人力資源部門根據(jù)公司實際情況，起草勞動合同文本，并提交公司法律顧問進行審核。審核通過后，將勞動合同文本提供給外包服務(wù)供應(yīng)商。2.合同簽訂：供應(yīng)商負責與員工簽訂勞動合同，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，明確雙方權(quán)利義務(wù)。3.合同續(xù)簽與解除：勞動合同到期前，人力資源部門提前通知供應(yīng)商，由供應(yīng)商根據(jù)公司意見，與員工辦理合同續(xù)簽或解除手續(xù)。4.合同備案與管理：供應(yīng)商負責將簽訂的勞動合同進行備案，并按照要求進行合同管理，包括合同臺賬建立、合同變更記錄等。四、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控與評估（一）服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控1.建立服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控機制：公司與外包服務(wù)供應(yīng)商共同建立服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控機制，明確監(jiān)控指標、監(jiān)控方式、監(jiān)控頻率等。2.定期檢查與抽查：公司定期對外包服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進行檢查，包括服務(wù)流程執(zhí)行情況、服務(wù)數(shù)據(jù)準確性、服務(wù)響應(yīng)及時性等。同時，不定期進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決服務(wù)過程中存在的問題。3.客戶反饋收集：公司通過設(shè)立意見箱、在線反饋平臺、定期溝通會議等方式，收集員工和用人部門對人事外包服務(wù)的反饋意見，及時了解服務(wù)質(zhì)量情況。4.問題整改跟蹤：對于檢查和反饋中發(fā)現(xiàn)的問題，公司及時與外包服務(wù)供應(yīng)商溝通，要求其制定整改措施并限期整改。同時，對整改情況進行跟蹤，確保問題得到徹底解決。（二）服務(wù)質(zhì)量評估1.制定評估指標體系：公司根據(jù)人事外包業(yè)務(wù)特點和服務(wù)要求，制定服務(wù)質(zhì)量評估指標體系，包括服務(wù)準確性、服務(wù)及時性、服務(wù)滿意度、服務(wù)創(chuàng)新性等方面的指標。2.定期評估：公司每季度對外包服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進行一次全面評估，根據(jù)評估指標體系，對供應(yīng)商的服務(wù)表現(xiàn)進行量化評分。3.評估結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)服務(wù)質(zhì)量評估結(jié)果，公司對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商提出警告，并要求其限期改進。連續(xù)兩個季度評估結(jié)果不合格的供應(yīng)商，公司有權(quán)終止與其簽訂的服務(wù)合同。五、信息安全管理（一）信息安全責任界定1.公司責任：公司負責制定人事外包業(yè)務(wù)信息安全管理制度，明確信息安全管理目標、范圍、責任和措施。同時，對公司內(nèi)部涉及人事外包業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等進行安全管理，確保公司信息安全。2.供應(yīng)商責任：外包服務(wù)供應(yīng)商負責按照公司要求，建立健全信息安全管理制度，采取有效的技術(shù)手段和管理措施，保障人事外包業(yè)務(wù)信息安全。同時，對供應(yīng)商內(nèi)部涉及人事外包業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等進行安全管理，確保供應(yīng)商信息安全。（二）信息安全措施1.網(wǎng)絡(luò)安全防護：公司和供應(yīng)商均應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.數(shù)據(jù)備份與恢復：公司和供應(yīng)商均應(yīng)定期對人事外包業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復機制，確保數(shù)據(jù)在遭受損失時能夠及時恢復。3.用戶權(quán)限管理：公司和供應(yīng)商均應(yīng)建立用戶權(quán)限管理制度，對涉及人事外包業(yè)務(wù)的系統(tǒng)用戶進行權(quán)限分配和管理，確保用戶只能訪問其工作所需的信息。4.信息安全培訓：公司和供應(yīng)商均應(yīng)對涉及人事外包業(yè)務(wù)的工作人員進行信息安全培訓，提高員工的信息安全意識和操作技能。5.信息安全審計：公司定期對人事外包業(yè)務(wù)信息安全情況進行審計，檢查信息安全管理制度執(zhí)行情況、安全措施落實情況等，及時發(fā)現(xiàn)和解決信息安全問題。六、保密管理（一）保密范圍界定1.公司商業(yè)秘密：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等。2.員工個人信息：包括員工基本信息、工資薪酬、社會保險、公積金等個人隱私信息。（二）保密措施1.簽訂保密協(xié)議：公司與外包服務(wù)供應(yīng)商簽訂保密協(xié)議，明確雙方在保密方面的權(quán)利義務(wù)和違約責任。同時，要求供應(yīng)商與其工作人員簽訂保密協(xié)議，確保保密責任落實到具體人員。2.信息存儲與傳輸安全：公司和供應(yīng)商均應(yīng)采取加密技術(shù)等措施，確保人事外包業(yè)務(wù)信息在存儲和傳輸過程中的安全，防止信息泄露。3.保密培訓與教育：公司和供應(yīng)商均應(yīng)對涉及人事外包業(yè)務(wù)的工作人員進行保密培訓，提高員工的保密意識和責任感。4.保密監(jiān)督與檢查：公司定期對人事外包業(yè)務(wù)保密情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時要求供應(yīng)商進行整改。同時，對違反保密規(guī)定的行為，依法追究相關(guān)人員的責任。七、費用管理（一）費用預算編制1.費用分類：人事外包業(yè)務(wù)費用主要包括招聘費用、培訓費用、薪酬核算費用、社保公積金辦理費用、檔案管理費用、合同管理費用等。2.預算編制原則：費用預算編制應(yīng)遵循“實事求是、合理合規(guī)、節(jié)約高效”的原則，根據(jù)公司人事外包業(yè)務(wù)需求和市場行情，科學合理地編制費用預算。3.預算編制流程：人力資源部門每年年底根據(jù)公司下一年度人事外包業(yè)務(wù)計劃，編制費用預算草案，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報公司管理層審批。經(jīng)公司管理層審批后的費用預算作為下一年度人事外包業(yè)務(wù)費用控制的依據(jù)。（二）費用支付與結(jié)算1.費用支付方式：公司按照人事外包服務(wù)合同約定的付款方式，按時向外包服務(wù)供應(yīng)商支付費用。費用支付方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。2.費用結(jié)算流程：每月末，外包服務(wù)供應(yīng)商向公司提交當月人事外包業(yè)務(wù)費用結(jié)算清單，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)數(shù)量、服務(wù)費用等明細。公司財務(wù)部門對結(jié)算清單進行審核，審核無誤后，按照合同約定的付款方式支付費用。（三）費用控制與監(jiān)督1.費用控制措施：公司建立費用控制機制，定期對人事外包業(yè)務(wù)費用進行分析和評估，及時發(fā)現(xiàn)費用支出異常情況，并采取相應(yīng)的控制措施。同時，要求外包服務(wù)供應(yīng)商嚴格按照合同約定的服務(wù)內(nèi)容和標準提供服務(wù)，避免因服務(wù)質(zhì)量問題導致費用增加。2.費用監(jiān)督檢查：公司財務(wù)部門定期對外包服務(wù)供應(yīng)商的費用支出情況進行監(jiān)督檢查，確保費用支出合理合規(guī)。同時，對違反費用管理規(guī)定的行為，依法追究相關(guān)人員的責任。八、應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預案制定1.應(yīng)急管理目標：建立健全人事外包業(yè)務(wù)應(yīng)急管理機制，有效應(yīng)對可能出現(xiàn)的各類突發(fā)事件，保障人事外包業(yè)務(wù)的正常運行，維護公司和員工的合法權(quán)益。2.應(yīng)急事件分類：人事外包業(yè)務(wù)應(yīng)急事件主要包括自然災害、公共衛(wèi)生事件、網(wǎng)絡(luò)安全事件、供應(yīng)商違約事件等。3.應(yīng)急預案內(nèi)容：應(yīng)急預案應(yīng)包括應(yīng)急組織機構(gòu)及職責、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。（二）應(yīng)急演練與培訓1.應(yīng)急演練：公司定期組織人事外包業(yè)務(wù)應(yīng)急演練，檢驗應(yīng)急預案的可行性和有效性，提高應(yīng)急處置能力。應(yīng)急演練應(yīng)包括桌面演練、實戰(zhàn)演練等多種形式。2.應(yīng)急培訓：公司和外包服務(wù)供應(yīng)商均應(yīng)對涉及人事外包業(yè)務(wù)的工作人員進行應(yīng)急培訓，提高員工的應(yīng)急意識和操作技能。應(yīng)急培訓應(yīng)包括應(yīng)急知識培訓、應(yīng)急技能培訓等內(nèi)容。（三）應(yīng)急處置