PAGE碧桂園運(yùn)營(yíng)會(huì)議管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范碧桂園運(yùn)營(yíng)會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保公司運(yùn)營(yíng)決策的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于碧桂園集團(tuán)及各下屬公司、項(xiàng)目公司的運(yùn)營(yíng)會(huì)議管理。3.會(huì)議原則高效務(wù)實(shí)原則：會(huì)議應(yīng)緊密圍繞公司運(yùn)營(yíng)目標(biāo)，注重實(shí)際問(wèn)題的解決，避免形式主義，提高會(huì)議效率。充分溝通原則：營(yíng)造開(kāi)放、平等的溝通氛圍，確保參會(huì)人員能夠充分發(fā)表意見(jiàn)，信息傳遞準(zhǔn)確、及時(shí)、全面。決策科學(xué)原則：依據(jù)充分的信息和專業(yè)的分析，進(jìn)行科學(xué)決策，確保決策符合公司整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略。二、會(huì)議分類及職責(zé)分工1.運(yùn)營(yíng)決策會(huì)議定義：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員參加，討論和決定公司重大運(yùn)營(yíng)事項(xiàng)的會(huì)議。職責(zé)分工主持人：公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)，負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議議程，把握會(huì)議方向，做出最終決策。參會(huì)人員：各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員，負(fù)責(zé)提供專業(yè)意見(jiàn)和建議，參與討論和決策過(guò)程。會(huì)議秘書：由行政部門指定專人擔(dān)任，負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、記錄、紀(jì)要整理及決議跟蹤落實(shí)。2.運(yùn)營(yíng)協(xié)調(diào)會(huì)議定義：為協(xié)調(diào)公司各部門之間的工作關(guān)系，解決運(yùn)營(yíng)過(guò)程中出現(xiàn)的跨部門問(wèn)題而召開(kāi)的會(huì)議。職責(zé)分工主持人：由涉及跨部門問(wèn)題的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各方利益，推動(dòng)問(wèn)題解決。參會(huì)人員：涉及問(wèn)題的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及具體工作人員，負(fù)責(zé)闡述本部門立場(chǎng)，共同協(xié)商解決方案。會(huì)議秘書：同運(yùn)營(yíng)決策會(huì)議秘書職責(zé)。3.運(yùn)營(yíng)分析會(huì)議定義：定期對(duì)公司運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，評(píng)估運(yùn)營(yíng)績(jī)效，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為公司決策提供依據(jù)的會(huì)議。職責(zé)分工主持人：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或運(yùn)營(yíng)管理部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)組織數(shù)據(jù)分析和討論。參會(huì)人員：各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)數(shù)據(jù)分析人員，負(fù)責(zé)提供本部門業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及分析報(bào)告。會(huì)議秘書：同運(yùn)營(yíng)決策會(huì)議秘書職責(zé)。三、會(huì)議組織流程1.會(huì)議計(jì)劃制定運(yùn)營(yíng)決策會(huì)議：由公司總經(jīng)理辦公室根據(jù)公司運(yùn)營(yíng)狀況和重大事項(xiàng)安排，提前[X]天制定會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議程安排，并提前通知參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。運(yùn)營(yíng)協(xié)調(diào)會(huì)議：由涉及跨部門問(wèn)題的發(fā)起部門提前[X]天向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出申請(qǐng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由發(fā)起部門負(fù)責(zé)制定會(huì)議計(jì)劃，并通知相關(guān)部門參會(huì)。運(yùn)營(yíng)分析會(huì)議：由財(cái)務(wù)部門或運(yùn)營(yíng)管理部門根據(jù)公司定期運(yùn)營(yíng)分析需求，提前[X]天制定會(huì)議計(jì)劃，通知參會(huì)人員準(zhǔn)備相關(guān)數(shù)據(jù)和分析報(bào)告。2.會(huì)議通知會(huì)議通知應(yīng)采用書面（郵件、OA系統(tǒng)等）形式，明確會(huì)議的基本信息（主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員）、議程安排及相關(guān)要求（如需提前準(zhǔn)備的資料、發(fā)言要點(diǎn)等）。重要會(huì)議應(yīng)在通知中注明會(huì)議的重要性及對(duì)公司運(yùn)營(yíng)的影響，提醒參會(huì)人員按時(shí)參會(huì)，認(rèn)真準(zhǔn)備。3.會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議秘書：提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，檢查會(huì)議設(shè)備（投影儀、音響、麥克風(fēng)等）是否正常運(yùn)行，準(zhǔn)備好會(huì)議所需的文具（紙張、筆、筆記本等）、資料（會(huì)議議程、相關(guān)文件、報(bào)告等）。參會(huì)人員：按照會(huì)議通知要求，提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料，梳理發(fā)言要點(diǎn)，準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。四、會(huì)議議程安排1.運(yùn)營(yíng)決策會(huì)議議程主持人開(kāi)場(chǎng)：介紹會(huì)議背景和目的，宣布會(huì)議議程。匯報(bào)環(huán)節(jié)各部門負(fù)責(zé)人依次匯報(bào)本部門近期工作進(jìn)展、存在問(wèn)題及下一步工作計(jì)劃。涉及重大項(xiàng)目或重要事項(xiàng)的部門，需進(jìn)行詳細(xì)匯報(bào)，包括項(xiàng)目進(jìn)展情況、遇到的困難及解決方案、預(yù)期成果等。討論環(huán)節(jié)針對(duì)匯報(bào)內(nèi)容，參會(huì)人員進(jìn)行充分討論，分析問(wèn)題原因，提出解決方案和建議。涉及公司戰(zhàn)略、重大決策等問(wèn)題，應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，進(jìn)行深入探討，確保決策的科學(xué)性和合理性。決策環(huán)節(jié)：主持人根據(jù)討論結(jié)果，綜合考慮各方面因素，做出最終決策，并明確決策的執(zhí)行部門、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。會(huì)議總結(jié)：主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)決策的重要性和執(zhí)行要求，鼓勵(lì)各部門積極配合，確保決策順利實(shí)施。2.運(yùn)營(yíng)協(xié)調(diào)會(huì)議議程主持人開(kāi)場(chǎng)：介紹會(huì)議背景和目的，說(shuō)明需要協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題。問(wèn)題闡述：涉及跨部門問(wèn)題的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人詳細(xì)闡述問(wèn)題的現(xiàn)狀、影響及本部門的立場(chǎng)和建議。討論協(xié)商：參會(huì)人員圍繞問(wèn)題展開(kāi)討論，共同分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，尋求解決方案，協(xié)調(diào)各方利益關(guān)系。達(dá)成共識(shí)：經(jīng)過(guò)充分討論，各方達(dá)成共識(shí)，明確解決方案、責(zé)任部門、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。會(huì)議總結(jié)：主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)各部門要密切配合，確保問(wèn)題得到妥善解決，并跟蹤落實(shí)情況。3.運(yùn)營(yíng)分析會(huì)議議程主持人開(kāi)場(chǎng)：介紹會(huì)議目的和數(shù)據(jù)分析的重點(diǎn)內(nèi)容。數(shù)據(jù)匯報(bào)財(cái)務(wù)部門或運(yùn)營(yíng)管理部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)公司整體運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)，包括關(guān)鍵指標(biāo)完成情況、同比環(huán)比變化趨勢(shì)等。各部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)本部門業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及相關(guān)分析，如銷售業(yè)績(jī)、項(xiàng)目進(jìn)度、成本控制等方面的數(shù)據(jù)及分析結(jié)論。數(shù)據(jù)分析與討論參會(huì)人員對(duì)匯報(bào)的數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，挖掘數(shù)據(jù)背后的問(wèn)題和原因，探討數(shù)據(jù)變化對(duì)公司運(yùn)營(yíng)的影響。結(jié)合市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、行業(yè)趨勢(shì)等外部因素分析公司運(yùn)營(yíng)狀況，提出改進(jìn)措施和建議。會(huì)議總結(jié)：主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)分析對(duì)公司運(yùn)營(yíng)決策的重要性，明確下一步工作重點(diǎn)和方向。五、會(huì)議紀(jì)律1.按時(shí)參會(huì)：參會(huì)人員應(yīng)提前安排好工作，確保按時(shí)參加會(huì)議，不得無(wú)故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參會(huì)，需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假，并安排合適人員代為參會(huì)。2.認(rèn)真準(zhǔn)備：參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議通知要求，認(rèn)真準(zhǔn)備相關(guān)資料，梳理發(fā)言要點(diǎn)，在會(huì)議中積極發(fā)言，提供有價(jià)值的意見(jiàn)和建議。3.遵守秩序：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議秩序，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意走動(dòng)、交頭接耳或從事與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。如有緊急情況需要處理，應(yīng)盡量避免影響會(huì)議進(jìn)行，并向主持人示意。4.尊重他人：參會(huì)人員應(yīng)尊重他人的發(fā)言和意見(jiàn)，不得打斷他人講話，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意詆毀。在討論過(guò)程中，應(yīng)保持理性和客觀，以解決問(wèn)題為出發(fā)點(diǎn)。六、會(huì)議記錄與紀(jì)要1.會(huì)議記錄會(huì)議秘書：負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等信息，確保記錄準(zhǔn)確、完整。記錄方式：會(huì)議記錄可采用手寫記錄或電子記錄（如使用電腦文檔、錄音筆等），記錄過(guò)程中應(yīng)盡量保持原始記錄的真實(shí)性，不得隨意篡改或遺漏重要信息。2.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要撰寫：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議秘書應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的撰寫工作。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)突出會(huì)議重點(diǎn)，準(zhǔn)確概括會(huì)議討論的主要內(nèi)容、決策結(jié)果及下一步工作安排，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，邏輯清晰。審核與發(fā)布：會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人審核。審核通過(guò)后，由會(huì)議秘書通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件等方式將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門，并要求各部門認(rèn)真落實(shí)會(huì)議決議。七、會(huì)議決議跟蹤與反饋1.責(zé)任落實(shí)：會(huì)議決議明確了執(zhí)行部門、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)后，各責(zé)任部門應(yīng)按照要求制定具體的工作計(jì)劃，并將工作計(jì)劃提交給會(huì)議秘書備案。2.跟蹤檢查：會(huì)議秘書負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期收集各責(zé)任部門的工作進(jìn)展情況，及時(shí)向會(huì)議主持人匯報(bào)。對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決。3.反饋調(diào)整：各責(zé)任部門應(yīng)定期向會(huì)議秘書反饋工作進(jìn)展情況及遇到的問(wèn)題，對(duì)于因客觀原因無(wú)法按時(shí)完成的工作任務(wù)，應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整建議。會(huì)議秘書應(yīng)將反饋信息整理后提交給會(huì)議主持