公司員工人事檔案管理制度第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司員工人事檔案的收集、整理、保管、利用與銷毀，確保檔案信息真實、完整、安全、可追溯，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《勞動合同法》《個人信息保護法》及公司《保密管理制度》《信息安全管理制度》，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司總部、各分支機構(gòu)、子公司、項目公司全體建立勞動關(guān)系的員工，包括正式、試用、借調(diào)、返聘、實習、外籍及勞務(wù)派遣人員。1.3管理原則（1）一人一檔，檔隨人走；（2）材料歸口，分級負責；（3）過程留痕，動態(tài)更新；（4）最小可用，安全可控；（5）利用留痕，違規(guī)必究。第二章組織與職責2.1檔案管理架構(gòu)公司實行“人力資源部歸口、業(yè)務(wù)部門協(xié)同、檔案室實體保管、信息化平臺支撐”的四級管理模式。2.2人力資源部職責（1）制定、修訂、解釋本制度；（2）統(tǒng)籌檔案分類、編碼、索引、統(tǒng)計、培訓、考核；（3）審核員工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、借閱、復印、銷毀申請；（4）每季度組織一次檔案質(zhì)量抽查，年度覆蓋100%；（5）對違規(guī)泄密、篡改、丟失事件啟動問責。2.3業(yè)務(wù)部門職責（1）入職后三個工作日內(nèi)向人力資源部移交原始材料；（2）員工崗位、薪酬、考核、獎懲、培訓等信息發(fā)生變更后兩個工作日內(nèi)提交佐證材料；（3）指定兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，參加年度培訓并通過考核。2.4檔案室職責（1）負責實體檔案的接收、編號、裝盒、上架、溫濕度控制、防火、防盜、防蟲、防光、防水、防磁；（2）建立《檔案庫房日志》，每日雙人巡查并簽字；（3）對保管期滿的檔案提出鑒定申請，不得擅自銷毀。2.5信息化部門職責（1）負責電子檔案系統(tǒng)權(quán)限設(shè)計、加密、備份、審計；（2）確保RPO≤15分鐘，RTO≤30分鐘；（3）每年至少進行一次滲透測試和災(zāi)備演練。2.6員工本人義務(wù)（1）如實填寫個人信息，簽字確認；（2）變更姓名、身份證、戶籍、學歷、學位、婚姻、緊急聯(lián)系人、銀行賬戶、資質(zhì)證書等信息后十個工作日內(nèi)主動申報；（3）不得偽造、篡改、隱匿、毀棄檔案材料。第三章檔案分類與歸檔范圍3.1分類體系A(chǔ)類：履歷材料（簡歷、登記表、證件照、電子簽名）；B類：入職材料（錄用審批表、offer、勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、員工手冊回執(zhí)、背景調(diào)查授權(quán)書及報告、體檢報告、原單位離職證明）；C類：證照材料（身份證、護照、居住證、社?？?、公積金卡、學歷學位證、職稱證、職業(yè)資格證、特殊作業(yè)操作證、外語等級證、計算機等級證、獲獎證書）；D類：崗位變動材料（任免通知、調(diào)崗審批表、晉升評審表、降級說明書、輪崗記錄、借調(diào)函、掛職證明）；E類：薪酬福利材料（定薪表、調(diào)薪表、績效獎金表、股權(quán)激勵協(xié)議、福利補貼表、社保公積金對賬單、商業(yè)保險單、個稅申報記錄）；F類：績效考核材料（績效合同、季度評估表、年度評估表、績效面談記錄、績效申訴表、強制分布確認表）；G類：培訓開發(fā)材料（培訓需求調(diào)研表、年度培訓計劃、培訓通知、簽到表、課程評估表、考試試卷、結(jié)業(yè)證、外訓協(xié)議、培訓補貼表）；H類：獎懲記錄（通報表揚、記功、創(chuàng)新獎、項目獎、警告、記過、降職、解除勞動合同通知、廉潔承諾書、違紀調(diào)查報告）；I類：離職材料（辭職信、解除協(xié)議、工作交接單、離職審計表、離職證明、競業(yè)限制啟動通知、保密義務(wù)提醒函、失業(yè)金申領(lǐng)表）；J類：其他需歸檔材料（員工聲明、法律援助記錄、工會關(guān)系、勞動爭議調(diào)解書、仲裁裁決書、法院判決書、特殊群體關(guān)懷記錄）。3.2歸檔時限（1）入職材料須在員工報到當日完成收集，七個工作日內(nèi)完成整理、編號、系統(tǒng)錄入；（2）在職期間動態(tài)材料，業(yè)務(wù)部門須在事項終了后兩個工作日移交；（3）離職材料須在員工最后工作日完成收集，三個工作日內(nèi)完成歸檔。3.3歸檔要求（1）原件優(yōu)先，復印件須加蓋“與原件一致”章并附經(jīng)辦人簽字；（2）材料左側(cè)兩孔一線裝訂，不銹鋼釘，避免銹蝕；（3）熱敏紙須復印后歸檔，原件附后；（4）大于A4幅面的圖紙折疊成210mm×297mm，圖簽朝外；（5）破損材料先修復再歸檔，易褪色材料使用無酸紙隔離；（6）電子文件須采用PDF/A-2b格式，分辨率≥300dpi，帶數(shù)字簽名及時間戳。第四章檔案編號與目錄4.1編號規(guī)則采用“公司代碼-年度-序列號-版本號”四級結(jié)構(gòu)，共16位。示例：HR20240918001V01，含義：人力資源部2024年入職的第001號員工第1版檔案。4.2目錄體系（1）卷內(nèi)目錄置于首頁，包含序號、材料名稱、頁數(shù)、日期、責任人、備注；（2）系統(tǒng)目錄與實體目錄同步更新，差異率≤0.1%；（3）新增材料須在24小時內(nèi)完成補錄，目錄頁加蓋“續(xù)補”章。4.3條碼與RFID每份檔案盒貼有唯一二維碼+RFID雙標簽，掃碼可顯示員工姓名、編號、庫房列、節(jié)、層、格，實現(xiàn)快速定位與盤點。第五章檔案保管與防護5.1庫房標準（1）面積按每千卷不低于15㎡規(guī)劃，預(yù)留三年增長空間；（2）采用甲級防火門，耐火極限≥4小時；（3）配置七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)，煙感、溫感雙探測；（4）安裝紅外雙鑒報警器，與物業(yè)24小時值班室聯(lián)動；（5）溫濕度范圍：溫度14℃-24℃，相對濕度45%-60%，日波動≤±2℃、±5%RH；（6）配置防爆燈、防紫外線窗簾，照度≤50lux；（7）地面鋪設(shè)防靜電地板，荷載≥1200kg/㎡；（8）設(shè)置獨立UPS，持續(xù)供電≥2小時。5.2實體檔案防護（1）檔案盒采用無酸紙板，PH值7.5-8.5，厚度≥3mm；（2）不同載體分庫保管，膠片、磁帶、光盤置于防磁柜；（3）每季度進行一次蟲霉檢查，發(fā)現(xiàn)蟲卵立即低溫冷凍殺蟲；（4）年度抽樣測酸，PH值低于7.0的紙張進行脫酸處理。5.3電子檔案防護（1）采用SM4國密算法加密，密鑰長度128位；（2）本地三副本，異地兩副本，分別位于同城異樓、異地800公里以上；（3）每日增量備份、每周全量備份、每月刻錄一次藍光光盤冷備；（4）開啟WORM（一次寫入多次讀?。┕δ埽乐估账鞑《敬鄹?；（5）系統(tǒng)登錄采用雙因子認證，權(quán)限顆粒度細化到字段級；（6）所有操作寫入?yún)^(qū)塊鏈日志，哈希值每日同步至公證處節(jié)點。第六章檔案利用與借閱6.1利用范圍（1）員工本人可申請查閱本人檔案，須出示身份證并現(xiàn)場拍照；（2）因?qū)徲?、訴訟、公證、職稱評審、積分落戶、退休審批等需要，經(jīng)人力資源部總監(jiān)書面批準可調(diào)閱；（3）外部機構(gòu)調(diào)閱須持正式公函，經(jīng)法務(wù)、保密辦、分管副總裁三級審批，并簽訂《保密協(xié)議》；（4）任何借閱不得帶走原件，電子檔案采用水印+DRM控制，有效期≤24小時，到期自動銷毀。6.2借閱流程（1）申請人在OA提交《檔案借閱申請單》，注明用途、所需材料、借閱時長；（2）系統(tǒng)自動校驗申請人權(quán)限，生成二維碼；（3）檔案管理員掃碼出庫，全程雙人作業(yè)；（4）閱覽在指定監(jiān)控室進行，禁止拍照、復印、摘抄涉密內(nèi)容；（5）歸還時逐頁清點，發(fā)現(xiàn)缺頁、污損立即啟動調(diào)查。6.3利用統(tǒng)計系統(tǒng)自動生成月度、季度、年度利用報表，包含調(diào)卷次數(shù)、利用率、熱點材料排行，為制度優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐。第七章檔案轉(zhuǎn)遞與移交7.1內(nèi)部轉(zhuǎn)遞員工跨部門、跨城市調(diào)動，檔案須密封加蓋騎縫章，通過機要通道或雙人押送，禁止個人攜帶。7.2外部轉(zhuǎn)遞（1）員工離職并入職新單位，須持新單位調(diào)檔函，原單位在收到函后五個工作日內(nèi)通過EMS檔案專遞或機要通信寄出；（2）轉(zhuǎn)遞單隨袋同行，一式三份，發(fā)件方、收件方、員工本人各執(zhí)一份；（3）系統(tǒng)狀態(tài)同步更新為“已轉(zhuǎn)出”，原庫位保留索引，保存期為十年。7.3退休移交員工到達法定退休年齡，人事檔案移交至屬地退休管理機構(gòu)，移交清冊永久保存。第八章檔案鑒定與銷毀8.1鑒定組織成立由人力資源部、法務(wù)部、審計部、工會、檔案室組成的五人鑒定小組，任期三年。8.2鑒定標準（1）保存期滿且對歷史研究、權(quán)益追溯無持續(xù)價值的檔案可銷毀；（2）涉及未結(jié)訴訟、潛在糾紛、知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密的檔案延長保存期；（3）國家法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。8.3鑒定流程（1）檔案室提前90天提出鑒定申請，列出待鑒定清單；（2）鑒定小組逐卷審查，形成《鑒定意見書》，簽字確認；（3）意見書公示五個工作日，員工本人可提出異議；（4）無異議或異議不成立的，報總裁辦公會審批。8.4銷毀方式（1）紙質(zhì)檔案采用雙軸撕碎+制漿，全程視頻監(jiān)控，留存影像三年；（2）電子檔案采用符合國密標準的擦除工具，覆寫七次，生成銷毀報告；（3）銷毀清冊永久保存，包含原編號、份數(shù)、頁數(shù)、銷毀時間、地點、執(zhí)行人、監(jiān)督人。第九章電子檔案特殊管理9.1元數(shù)據(jù)要求電子文件須同步捕獲以下元數(shù)據(jù)：標題、創(chuàng)建人、創(chuàng)建時間、修改時間、文件大小、格式、分辨率、密級、哈希值、版本號、業(yè)務(wù)行為描述。9.2版本控制任何修改須生成新版本，舊版本置為“歷史狀態(tài)”，保留只讀權(quán)限，系統(tǒng)記錄差異。9.3長期可讀（1）每五年進行一次格式遷移，遷移前后進行批量校驗，錯誤率≤0.01%；（2）對依賴專用軟件讀取的文件，同步保存軟件安裝包、許可證、虛擬機鏡像；（3）建立技術(shù)路線圖，提前三年規(guī)劃淘汰格式的替代方案。第十章保密與安全管理10.1密級劃分檔案密級分為核心商密、普通商密、內(nèi)部、公開四級，分別對應(yīng)紅色、橙色、黃色、綠色標簽。10.2訪問控制（1）核心商密檔案實行“雙人雙鎖”，須同時插入兩把不同鑰匙方可開啟；（2）系統(tǒng)采用基于屬性的加密策略，支持動態(tài)脫敏，敏感字段默認以“*”顯示；（3）禁止非授權(quán)移動存儲設(shè)備接入檔案系統(tǒng)，USB端口封閉并貼封條。10.3審計與問責（1）系統(tǒng)保留操作日志不少于二十年，任何人在任何時間對任何檔案的增刪改查均留痕；（2）違規(guī)事件分級處理：輕微違規(guī)扣當月績效20%，嚴重違規(guī)降職降級，情節(jié)惡劣解除勞動合同并追究民事賠償，涉嫌犯罪移送司法機關(guān)；（3）建立“黑名單”機制，違規(guī)人員五年內(nèi)不得從事檔案管理相關(guān)崗位。第十一章檔案信息化項目管理11.1項目立項檔案信息化項目須進行可行性研究，包含需求分析、風險評估、投資估算、ROI測算，經(jīng)董事會批準后方可實施。11.2供應(yīng)商管理（1）采用公開招標，設(shè)置技術(shù)、商務(wù)、服務(wù)、安全四維度評分；（2）簽署《保密協(xié)議》《源代碼托管協(xié)議》，約定知識產(chǎn)權(quán)歸屬；（3）交付前進行第三方安全測評，漏洞等級高中危清零后方可上線。11.3驗收與后評價（1）驗收分為初驗、試運行、終驗三個階段，每個階段出具獨立報告；（2）系統(tǒng)上線一年后進行后評價，重點評估利用率、故障率、用戶滿意度、成本收益，評價結(jié)果納入供應(yīng)商信用檔案。第十二章培訓與考核12.1培訓體系（1）新員工入職培訓設(shè)置“檔案管理”必修模塊，學時2小時；（2）檔案管理員每年接受不少于16學時專業(yè)培訓，包含國家標準、數(shù)字化技術(shù)、保密案例；（3）業(yè)務(wù)部門聯(lián)絡(luò)員每年接受不少于8學時培訓，考核合格方可續(xù)聘。12.2考核指標（1）歸檔及時率≥99%；（2）目錄差錯率≤0.1%；（3）借閱歸還完好率100%；（4）泄密事件0起；（5）年度利用滿意度≥90%。12.3獎懲措施（1）年度考核前3名檔案管理員授予“金檔獎”，獎金5000元；（2）連續(xù)兩次考核低于80分調(diào)離崗位并扣發(fā)年度績效10%。第十三章應(yīng)急預(yù)案13.1災(zāi)害場景火災(zāi)、水浸、地震、爆炸、盜竊、網(wǎng)絡(luò)攻擊、勒索病毒、戰(zhàn)爭、恐怖襲擊。13.2應(yīng)急組織成立檔案應(yīng)急領(lǐng)導小組，由分管副總裁任組長，24小時值班電話公開。13.3響應(yīng)分級Ⅳ級（藍色）：局部漏水、單臺服務(wù)器故障，30分鐘內(nèi)現(xiàn)場處置；Ⅲ級（黃色）：多間庫房進水、系統(tǒng)停機，2小時內(nèi)完成數(shù)據(jù)切換；Ⅱ級（橙色）：建筑火災(zāi)、爆炸，6小時內(nèi)完成實體搶救；Ⅰ級（紅色）：地震、戰(zhàn)爭，24小時內(nèi)完成異地災(zāi)備接管。13.4物資準備（1）防水檔案箱500個，吸水膨脹袋1000條；（2）便攜式冷藏箱10個，用于低溫保存水浸檔案；（3）數(shù)字化外包公司簽署《災(zāi)害搶救協(xié)議》，保證4小時內(nèi)到場；（4）與本地檔案館、博物館建立互助聯(lián)盟，共享冷凍干燥、真空修復設(shè)備。13.5演練與評估每年組織兩次實戰(zhàn)演練，隨機抽取場景，演練結(jié)束形成《評估報告》