檔案分級利用制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》及相關(guān)行業(yè)準(zhǔn)則、集團母公司檔案管理總綱及企業(yè)內(nèi)部控制要求制定，旨在規(guī)范企業(yè)檔案管理活動，防控檔案利用風(fēng)險，保障檔案信息安全，提升檔案管理效能，滿足企業(yè)合規(guī)經(jīng)營和持續(xù)發(fā)展的內(nèi)部管理需求。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計等全生命周期管理，以及涉及檔案信息安全的所有業(yè)務(wù)場景。第三條本制度中下列術(shù)語定義如下：（一）“檔案專項管理”指企業(yè)為確保檔案信息真實、完整、安全、合規(guī)而建立的管理體系，包括制度制定、組織保障、流程控制、風(fēng)險防控、監(jiān)督考核等綜合性管理活動。（二）“檔案利用風(fēng)險”指因檔案管理不善或不當(dāng)利用可能導(dǎo)致的檔案信息泄露、損毀、濫用、非法外傳等風(fēng)險事件。（三）“檔案合規(guī)”指檔案管理活動嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度要求，確保檔案管理行為的合法性、合規(guī)性。（四）“檔案信息安全”指通過技術(shù)和管理措施，保障檔案信息在存儲、傳輸、利用等環(huán)節(jié)的安全性、保密性和完整性。第四條檔案專項管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：檔案管理范圍覆蓋企業(yè)所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域和檔案類型，不留管理死角。（二）責(zé)任到人：明確各級管理者和執(zhí)行者的檔案管理職責(zé)，實現(xiàn)責(zé)任閉環(huán)。（三）風(fēng)險導(dǎo)向：以風(fēng)險防控為核心，強化關(guān)鍵環(huán)節(jié)管控，降低檔案利用風(fēng)險。（四）持續(xù)改進：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化，動態(tài)優(yōu)化檔案管理制度和流程。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對檔案專項管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)對檔案專項管理負(fù)直接責(zé)任，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進和監(jiān)督落實。第六條設(shè)立檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，各部門、下屬單位負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案專項管理工作，審批重大事項，監(jiān)督評價管理成效，定期召開會議研究解決重點問題。第七條檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠在公司綜合管理部（或檔案管理部），負(fù)責(zé)日常工作。辦公室主要職能包括：組織制度修訂、開展風(fēng)險排查、協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作、監(jiān)督考核執(zhí)行、開展培訓(xùn)宣貫等。第八條牽頭部門（綜合管理部/檔案管理部）職責(zé)：（一）統(tǒng)籌檔案專項管理制度建設(shè)，確保制度體系完整、適用。（二）組織開展檔案風(fēng)險識別和評估，制定風(fēng)險防控措施。（三）監(jiān)督各部門檔案管理執(zhí)行情況，定期開展考核評價。（四）組織檔案管理培訓(xùn)，提升全員檔案合規(guī)意識。第九條專責(zé)部門（法務(wù)合規(guī)部/信息安全部）職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)檔案利用的合規(guī)性審核，確保業(yè)務(wù)操作符合法律法規(guī)及企業(yè)制度。（二）參與檔案管理流程優(yōu)化，推動技術(shù)手段與合規(guī)要求深度融合。（三）處置檔案管理過程中的風(fēng)險事件，提出改進建議。第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：（一）落實本領(lǐng)域檔案管理要求，確保檔案信息及時歸檔、規(guī)范保管。（二）開展日常檔案風(fēng)險防控，排查并上報異常情況。（三）配合領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室開展檢查、考核等工作。第十一條基層執(zhí)行崗職責(zé)：（一）嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)范，履行崗位合規(guī)承諾。（二）及時上報檔案管理風(fēng)險隱患，不得瞞報、漏報。（三）參與檔案管理培訓(xùn)，達(dá)到崗位操作要求。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十二條檔案分類與標(biāo)識管理：檔案按保管期限、密級、業(yè)務(wù)類型等進行分類，明確標(biāo)識規(guī)則，確保檔案信息可追溯。禁止擅自更改檔案分類或標(biāo)識信息。第十三條檔案收集與整理管理：業(yè)務(wù)部門應(yīng)在事項辦結(jié)后X日內(nèi)完成檔案收集，按檔案管理制度要求進行整理、立卷、歸檔，確保檔案完整性。嚴(yán)禁未歸檔檔案擅自利用。第十四條檔案保管與安全管理：檔案保管應(yīng)符合防盜、防火、防漬、防有害生物等要求，重要檔案應(yīng)實施異地備份。禁止擅自復(fù)制、摘錄涉密檔案。第十五條檔案鑒定與銷毀管理：定期開展檔案鑒定，對失去保存價值的檔案按規(guī)定程序銷毀，銷毀過程需雙人監(jiān)督并記錄存檔。禁止違規(guī)銷毀檔案。第十六條檔案利用審批管理：檔案利用需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，特殊利用需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室核準(zhǔn)。禁止超權(quán)限利用檔案。第十七條檔案借閱與歸還管理：借閱檔案應(yīng)登記審批，明確借閱期限，歸還時需核對完整簽收。禁止擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印涉密檔案。第十八條檔案數(shù)字化管理：重要檔案應(yīng)進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，確保數(shù)據(jù)安全存儲和高效利用。禁止未經(jīng)授權(quán)訪問、修改數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。第十九條檔案信息安全管控：涉密檔案應(yīng)采取加密、訪問控制等措施，禁止擅自通過網(wǎng)絡(luò)傳輸涉密檔案信息。第四章專項管理運行機制第十二條制度動態(tài)更新機制：檔案專項管理制度應(yīng)每年至少評估一次，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及時修訂，確保制度的適用性。第十三條風(fēng)險識別預(yù)警機制：每年開展檔案管理風(fēng)險排查，對識別的風(fēng)險進行分級評估，發(fā)布預(yù)警通知并制定應(yīng)對措施。第十四條合規(guī)審查機制：將檔案合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項目啟動等關(guān)鍵節(jié)點，實行“未經(jīng)審查不得實施”原則。第十五條風(fēng)險應(yīng)對機制：一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確應(yīng)急流程、責(zé)任協(xié)同及上報要求。第十六條責(zé)任追究機制：對違規(guī)利用檔案行為，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，采取績效扣減、紀(jì)律處分等措施，構(gòu)成犯罪的依法移送處理。第十七條評估改進機制：每年對檔案專項管理體系有效性開展評估，分析制度漏洞，優(yōu)化流程，提升管理效能。第五章專項管理保障措施第十八條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)履行檔案管理推進責(zé)任，定期聽取工作匯報，協(xié)調(diào)解決重大問題，確保制度有效落實。第十九條考核激勵機制：將檔案合規(guī)情況納入部門及個人年度考核，與績效、評優(yōu)掛鉤，對表現(xiàn)突出者給予獎勵。第二十條培訓(xùn)宣傳機制：分層級開展檔案管理培訓(xùn)，管理層重點培訓(xùn)合規(guī)履職要求，一線員工重點培訓(xùn)操作規(guī)范，提升全員合規(guī)意識。第二十一條信息化支撐：通過信息化系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理流程自動化、風(fēng)險實時監(jiān)控，提升管理效率和安全性。第二十二條文化建設(shè)：發(fā)布檔案合規(guī)手冊，簽訂合規(guī)承諾書，通過宣傳欄、內(nèi)部平臺等載體營造全員合規(guī)氛圍。第二十三條報告制度：風(fēng)險事件需在X小時內(nèi)上報領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，每年定期報送管理情況