檔案資料移交制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等國家相關法律法規(guī)，結合集團母公司關于檔案管理的指導意見及公司內(nèi)部風險防控需求，為規(guī)范檔案資料的收集、整理、保管、利用和移交工作，明確各層級、各部門責任，維護檔案的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司經(jīng)營、管理、技術、財務等各領域檔案資料的生成、流轉、歸檔及移交全過程。具體適用范圍包括但不限于：業(yè)務合同、項目文件、財務憑證、科研報告、行政文書、印章資料等。第三條本制度中下列術語定義：（一）檔案資料專項管理：指公司為規(guī)范檔案資料管理行為，建立覆蓋全流程的管控體系，通過制度約束、技術保障、責任落實等方式，實現(xiàn)檔案資料的安全存儲、合規(guī)利用和有序移交的管理活動。（二）檔案資料風險：指因檔案資料保管不善、交接不清、利用不當?shù)刃袨椋赡軐е沦Y料損毀、失密、失真或違反法律法規(guī)而造成的損失。（三）檔案資料合規(guī)：指檔案資料的生成、收集、整理、保管、利用和移交等環(huán)節(jié)均符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部管理制度的要求。第四條檔案資料專項管理應遵循以下原則：（一）全面覆蓋：檔案資料管理范圍應覆蓋公司所有業(yè)務領域和環(huán)節(jié)，確保無遺漏、無死角。（二）責任到人：明確各層級、各部門及崗位的檔案資料管理責任，實現(xiàn)責任閉環(huán)。（三）風險導向：聚焦檔案資料管理中的高風險環(huán)節(jié)，優(yōu)先防控重大風險。（四）持續(xù)改進：定期評估檔案資料管理效果，優(yōu)化制度流程，提升管理水平。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人為公司檔案資料專項管理的第一責任人，對檔案資料管理工作的整體質(zhì)量和風險防控負總責；分管領導為直接責任人，負責組織落實專項管理制度，協(xié)調(diào)解決重大問題。第六條設立檔案資料專項管理領導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領導擔任副組長，各部門、下屬單位負責人為成員。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案資料管理工作，審批重大管理制度，監(jiān)督考核專項管理成效，對檔案資料管理中的重大風險進行決策。第七條各部門、下屬單位負責人為本部門檔案資料專項管理的直接責任人，負責落實本單位的檔案資料管理要求，組織開展風險排查，監(jiān)督員工合規(guī)操作。第八條牽頭部門（由綜合管理部擔任）負責檔案資料專項管理制度的制定、修訂和解釋，統(tǒng)籌開展檔案資料的風險識別、監(jiān)督考核、培訓宣貫等工作。第九條專責部門（由法務合規(guī)部、財務部、技術部等根據(jù)職能分工確定）負責檔案資料專項領域的業(yè)務合規(guī)審核，推動流程優(yōu)化，組織風險處置和案例復盤。第十條業(yè)務部門及下屬單位負責落實本領域的檔案資料專項管理要求，開展日常風險防控，確保檔案資料的完整性和安全性。第十一條基層執(zhí)行崗員工應履行以下合規(guī)操作責任：（一）按照制度要求收集、整理、歸檔檔案資料，確保資料內(nèi)容真實、完整、可追溯。（二）遵守檔案資料保管保密規(guī)定，嚴禁泄露、篡改或損毀檔案資料。（三）發(fā)現(xiàn)檔案資料管理中的風險或問題，應及時上報并協(xié)助整改。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十二條檔案資料收集管理：業(yè)務部門在業(yè)務活動中產(chǎn)生的檔案資料，應按照歸檔范圍和保管期限要求，及時收集并移交綜合管理部。禁止遺漏、偽造或銷毀檔案資料。第十三條檔案資料整理管理：綜合管理部應根據(jù)檔案資料的類別、性質(zhì)和用途，制定統(tǒng)一的整理規(guī)范，確保檔案資料的系統(tǒng)性、規(guī)范性。第十四條檔案資料保管管理：檔案資料保管應符合以下要求：（一）設置專用檔案庫房，保持恒溫恒濕、防火防潮防蟲。（二）重要檔案資料應采用電子化存儲和紙質(zhì)備份雙重保障。（三）建立檔案資料出入庫登記制度，確保賬實相符。第十五條檔案資料利用管理：檔案資料的查閱、復制、借閱應符合以下規(guī)定：（一）查閱檔案資料需經(jīng)部門負責人批準，并登記查閱內(nèi)容、時間、人員等信息。（二）禁止未經(jīng)授權的復制、傳播或外帶檔案資料。（三）涉密檔案資料的利用應嚴格遵守保密制度。第十六條檔案資料移交管理：檔案資料移交應遵循以下流程：（一）部門內(nèi)部移交：由業(yè)務部門向綜合管理部移交時，雙方需簽署移交清單，注明檔案資料的數(shù)量、類別、保管期限等。（二）跨部門移交：由綜合管理部牽頭，相關業(yè)務部門配合，完成檔案資料的匯總和移交。（三）歸檔移交：檔案資料保管期滿后，由綜合管理部按規(guī)定程序進行處置。第十七條檔案資料銷毀管理：檔案資料銷毀應遵循以下要求：（一）保管期滿的檔案資料，經(jīng)部門負責人審核、公司主要負責人批準后，方可銷毀。（二）銷毀時應由兩人以上監(jiān)督，并記錄銷毀時間、方式、參與人員等信息。（三）禁止擅自銷毀檔案資料，銷毀過程需全程錄像并留存記錄。第十八條檔案資料信息化管理：公司應建立統(tǒng)一的檔案資料管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索和利用，提升管理效率。第十九條檔案資料保密管理：涉密檔案資料應采取分級管控措施，涉密人員需簽訂保密承諾書，嚴禁非涉密人員接觸涉密檔案資料。第四章專項管理運行機制第二十條制度動態(tài)更新機制：綜合管理部應定期評估檔案資料管理制度的有效性，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務調(diào)整等因素，及時修訂和完善制度。第二十一條風險識別預警機制：各部門、下屬單位應定期開展檔案資料風險排查，識別潛在風險點，并按風險等級發(fā)布預警通知。第二十二條合規(guī)審查機制：檔案資料的收集、整理、保管、利用和移交等環(huán)節(jié)，應嵌入業(yè)務流程，未經(jīng)合規(guī)審查的檔案資料不得實施。第二十三條風險應對機制：對一般風險，由部門負責人組織整改；對重大風險，由公司主要負責人牽頭成立專項工作組，協(xié)同處置。第二十四條責任追究機制：對違反檔案資料管理制度的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處分；構成犯罪的，依法移送司法機關處理。第二十五條評估改進機制：公司每年組織對檔案資料專項管理工作的有效性進行評估，根據(jù)評估結果優(yōu)化制度流程，提升管理水平。第五章專項管理保障措施第二十六條組織保障：公司各層級領導應明確檔案資料專項管理責任，定期聽取專項管理工作匯報，協(xié)調(diào)解決重大問題。第二十七條考核激勵機制：將檔案資料專項合規(guī)情況納入部門及個人的年度考核，與績效、評優(yōu)掛鉤，對表現(xiàn)突出的予以獎勵。第二十八條培訓宣傳機制：分層級開展檔案資料管理培訓，管理層重點培訓合規(guī)履職要求，一線員工重點培訓操作規(guī)范，提升全員檔案資料管理意識。第二十九條信息化支撐：通過系統(tǒng)工具實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、智能檢索和實時監(jiān)控，提升管理效率和風險防控能力。第三十條文化建設：發(fā)布檔案資料合規(guī)手冊，組織簽訂合規(guī)承諾書，營造全員參與、主動合規(guī)的文化氛圍。第三十一條報告制度：各部門、下屬單位每月向綜合管理部提交檔案