測繪備案檔案保管制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國測繪法》等相關(guān)法律法規(guī)，參照行業(yè)測繪檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險防控與合規(guī)管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部檔案管理實際需求制定。旨在規(guī)范測繪備案檔案的收集、整理、保管、利用與處置行為，防控檔案管理風(fēng)險，保障測繪成果的真實性、完整性與安全性，滿足合規(guī)經(jīng)營要求。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在測繪備案檔案管理全過程中的活動，涵蓋測繪項目立項、數(shù)據(jù)采集、成果備案、歸檔保管等業(yè)務(wù)場景。第三條本制度下列術(shù)語含義：（一）測繪備案檔案專項管理：指對測繪備案檔案的全生命周期實施系統(tǒng)性控制，包括制度建設(shè)、風(fēng)險識別、流程規(guī)范、技術(shù)保障與合規(guī)監(jiān)督等管理活動。（二）專項管理風(fēng)險：指因檔案管理不當(dāng)可能導(dǎo)致的法律糾紛、數(shù)據(jù)泄露、成果失效或責(zé)任追究等潛在危害。（三）合規(guī)管理：指企業(yè)檔案管理活動嚴(yán)格遵循法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及內(nèi)部規(guī)定，確保行為合法性。第四條測繪備案檔案專項管理遵循以下原則：（一）全面覆蓋：檔案管理要求覆蓋所有測繪業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與崗位，不留管理盲區(qū)；（二）責(zé)任到人：明確各層級人員管理職責(zé)，形成責(zé)任鏈條；（三）風(fēng)險導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險環(huán)節(jié)實施重點管控，優(yōu)先防范重大風(fēng)險；（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評估管理效果，優(yōu)化制度與流程。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對測繪備案檔案專項管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)統(tǒng)籌決策與資源保障責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實與監(jiān)督考核。第六條設(shè)立測繪備案檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)主持，相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人及下屬單位代表組成。領(lǐng)導(dǎo)小組履行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、重大事項決策、監(jiān)督評價等職能，每季度召開會議研究管理事項。第七條明確三類管理主體職責(zé)：（一）牽頭部門：由檔案管理部門擔(dān)任，負(fù)責(zé)專項制度制定與修訂、風(fēng)險識別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫及跨部門協(xié)調(diào)。（二）專責(zé)部門：由測繪業(yè)務(wù)部門及合規(guī)部門擔(dān)任，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合規(guī)審核、流程優(yōu)化、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制定及風(fēng)險處置。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：負(fù)責(zé)本領(lǐng)域測繪備案檔案的日常管理，落實風(fēng)險防控要求，開展自查自糾。第八條基層執(zhí)行崗員工應(yīng)履行以下責(zé)任：（一）遵守檔案管理操作規(guī)程，確保業(yè)務(wù)活動符合合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)；（二）主動上報檔案管理風(fēng)險隱患，配合開展風(fēng)險處置；（三）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人責(zé)任。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：測繪項目立項須提交符合規(guī)定的備案申請，數(shù)據(jù)采集需執(zhí)行國家測繪標(biāo)準(zhǔn)，成果提交需經(jīng)復(fù)核簽字，確保全流程可追溯。第十條禁止性行為：嚴(yán)禁擅自篡改、損毀或偽造測繪備案檔案，禁止將涉密檔案用于非授權(quán)業(yè)務(wù)，不得將檔案原件外借或轉(zhuǎn)交無關(guān)人員。第十一條專項風(fēng)險防控要點：（一）數(shù)據(jù)安全風(fēng)險：加強涉密檔案物理隔離與電子加密，定期開展數(shù)據(jù)備份，嚴(yán)防信息泄露；（二）流程合規(guī)風(fēng)險：規(guī)范檔案流轉(zhuǎn)審批，確保簽字齊全、權(quán)限匹配，防止越權(quán)操作；（三）成果失效風(fēng)險：定期校驗檔案完整性，對長期保管檔案實施專業(yè)修復(fù)。第十二條檔案分類要求：按測繪項目類型、保管期限及密級劃分檔案類別，建立檔案目錄及索引，實現(xiàn)精準(zhǔn)檢索。第十三條電子檔案管理：采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的信息系統(tǒng)存儲電子檔案，確保系統(tǒng)符合保密要求，設(shè)置多重訪問權(quán)限與操作日志。第十四條檔案銷毀規(guī)范：制定檔案銷毀清單，經(jīng)審批后由專人監(jiān)督銷毀，銷毀記錄存檔備查。第四章專項管理運行機制第十五條制度動態(tài)更新機制：每年由牽頭部門牽頭修訂，結(jié)合法規(guī)政策變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及風(fēng)險評估結(jié)果，完成制度更新。第十六條風(fēng)險識別預(yù)警機制：每半年組織專項風(fēng)險排查，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分級評估，發(fā)布預(yù)警通知并跟蹤整改。第十七條合規(guī)審查機制：將檔案合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)流程，包括立項審查、成果審查、交付審查等，實行“未經(jīng)審查不得實施”原則。第十八條風(fēng)險應(yīng)對機制：對一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置，明確應(yīng)急流程、責(zé)任協(xié)同及上報要求。第十九條責(zé)任追究機制：對違規(guī)行為界定處罰標(biāo)準(zhǔn)，包括經(jīng)濟(jì)處罰、崗位調(diào)整、紀(jì)律處分，并聯(lián)動績效考核與評優(yōu)。第二十條評估改進(jìn)機制：每年開展專項管理體系有效性評估，形成評估報告，提出優(yōu)化建議并納入次年工作計劃。第五章專項管理保障措施第二十一條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)干部對分管領(lǐng)域檔案管理負(fù)直接責(zé)任，定期聽取匯報并解決管理難題。第二十二條考核激勵機制：將專項合規(guī)情況納入部門年度考核，與績效工資、評優(yōu)評先掛鉤，對優(yōu)秀管理團(tuán)隊予以獎勵。第二十三條培訓(xùn)宣傳機制：分層級開展培訓(xùn)，管理層側(cè)重合規(guī)履職培訓(xùn)，一線員工側(cè)重操作規(guī)范培訓(xùn)，建立培訓(xùn)檔案。第二十四條信息化支撐：通過檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)流程自動化、風(fēng)險實時監(jiān)控，支持移動端操作與智能檢索。第二十五條文化建設(shè)：編制測繪備案檔案合規(guī)手冊，組織簽署合規(guī)承諾書，開展案例警示教育，營造全員合規(guī)氛圍。第二十六條報告制度：每月匯總風(fēng)險事件、整改情況，每年編制年度管理報告，明確數(shù)據(jù)指標(biāo)與改進(jìn)方向。