珠寶公司下屬單位管理制度第一章總綱

1.1制定依據(jù)與目的

本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《中華人民共和國合同法》《珠寶玉石首飾質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)暫行辦法》及《聯(lián)合國跨國公司行為守則》等法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國際公約制定，同時(shí)結(jié)合公司“價(jià)值創(chuàng)造、風(fēng)險(xiǎn)防控、效率提升”戰(zhàn)略目標(biāo)，旨在規(guī)范珠寶公司下屬單位（以下簡(jiǎn)稱“下屬單位”）經(jīng)營管理行為，強(qiáng)化內(nèi)控合規(guī)體系，提升運(yùn)營效率，適配數(shù)字化轉(zhuǎn)型與國際化經(jīng)營需求。針對(duì)當(dāng)前下屬單位管理中存在的流程冗余、權(quán)責(zé)不清、風(fēng)險(xiǎn)隱患等痛點(diǎn)，通過構(gòu)建“制度-流程-表單-責(zé)任”四維一體管理閉環(huán)，實(shí)現(xiàn)管控力度與運(yùn)營效率的動(dòng)態(tài)平衡。

1.2適用范圍與對(duì)象

本制度適用于公司所有下屬單位，包括但不限于直營店、分公司、海外子公司及關(guān)聯(lián)合作機(jī)構(gòu)，覆蓋業(yè)務(wù)拓展、采購、銷售、倉儲(chǔ)、物流、財(cái)務(wù)、人力資源等全業(yè)務(wù)領(lǐng)域及所有正式員工、外包服務(wù)人員及合作單位相關(guān)人員。例外適用場(chǎng)景包括但不限于緊急搶險(xiǎn)救災(zāi)、政策臨時(shí)調(diào)整等不可抗力因素，此類場(chǎng)景需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批備案。審批權(quán)限由各下屬單位負(fù)責(zé)人及集團(tuán)總部相關(guān)部門按權(quán)限矩陣執(zhí)行。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則：所有下屬單位經(jīng)營管理活動(dòng)須符合國家及所在地法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度要求。

1.3.2權(quán)責(zé)對(duì)等原則：決策權(quán)限與監(jiān)督責(zé)任、管理權(quán)限與執(zhí)行責(zé)任必須匹配，禁止越權(quán)或失職行為。

1.3.3風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：聚焦珠寶行業(yè)高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)（如貴重金屬管理、供應(yīng)鏈安全、跨境合規(guī)等），實(shí)施差異化管控。

1.3.4效率優(yōu)先原則：通過流程優(yōu)化、數(shù)字化工具賦能，縮短審批周期，提升業(yè)務(wù)響應(yīng)速度（如采購審批時(shí)效≤3個(gè)工作日）。

1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則：基于內(nèi)外部監(jiān)督結(jié)果、業(yè)務(wù)變化及政策調(diào)整，定期修訂完善制度體系。

1.3.6國際化適配原則：海外單位須同步執(zhí)行本制度，同時(shí)遵循當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)及文化差異，建立屬地化合規(guī)保障機(jī)制。

1.4制度地位與銜接

本制度為集團(tuán)一級(jí)基礎(chǔ)性管理制度，與《集團(tuán)財(cái)務(wù)管理辦法》《內(nèi)控手冊(cè)》《績(jī)效考核制度》等專項(xiàng)制度形成協(xié)同體系。制度銜接遵循“下級(jí)服從上級(jí)、專項(xiàng)服從基礎(chǔ)”原則，若存在沖突，由集團(tuán)內(nèi)控合規(guī)部協(xié)調(diào)裁定，重大爭(zhēng)議提交董事會(huì)審議。

第二章領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.1管理組織架構(gòu)

公司治理架構(gòu)分為決策層、執(zhí)行層、監(jiān)督層三層級(jí)：決策層由股東會(huì)、董事會(huì)及總經(jīng)理辦公會(huì)構(gòu)成，負(fù)責(zé)戰(zhàn)略審批與重大事項(xiàng)決策；執(zhí)行層包含下屬單位負(fù)責(zé)人及各職能部門，落實(shí)業(yè)務(wù)運(yùn)營與制度執(zhí)行；監(jiān)督層由內(nèi)控部、審計(jì)部、合規(guī)部組成，實(shí)施全過程風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控。層級(jí)關(guān)系以權(quán)責(zé)法定為邏輯主線，執(zhí)行層對(duì)決策層負(fù)責(zé)，監(jiān)督層對(duì)決策層及執(zhí)行層雙線監(jiān)督。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.2.1股東會(huì)：行使最高決策權(quán)，審議年度戰(zhàn)略規(guī)劃、重大資本運(yùn)作及章程修訂。

2.2.2董事會(huì)：制定經(jīng)營方針，審批年度預(yù)算、重大投資及高管任免，聚焦戰(zhàn)略落地與風(fēng)險(xiǎn)把控。

2.2.3總經(jīng)理辦公會(huì)：負(fù)責(zé)經(jīng)營計(jì)劃審批、跨部門協(xié)同決策及突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)處置，決策事項(xiàng)需經(jīng)議題準(zhǔn)備、充分討論、三分之二以上成員同意。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.3.1下屬單位負(fù)責(zé)人：對(duì)本單位全面管理負(fù)責(zé)，包括但不限于經(jīng)營目標(biāo)達(dá)成、合規(guī)達(dá)標(biāo)及員工管理，需簽署《管理責(zé)任書》。

2.3.2職能部門：按職責(zé)清單（如采購部需確保供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)、財(cái)務(wù)部需落實(shí)資金支付授權(quán)）執(zhí)行業(yè)務(wù)，每項(xiàng)操作需對(duì)應(yīng)唯一責(zé)任主體（如采購合同審批由采購經(jīng)理與財(cái)務(wù)總監(jiān)雙簽）。

2.3.3跨部門協(xié)同：重大事項(xiàng)需經(jīng)“需求提出方+協(xié)同方+監(jiān)督方”三方確認(rèn)，如新品上市需市場(chǎng)部、供應(yīng)鏈部、合規(guī)部聯(lián)合審批。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部：嵌入采購、銷售、財(cái)務(wù)三大關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，實(shí)施全生命周期監(jiān)控（如采購環(huán)節(jié)需核查供應(yīng)商認(rèn)證、銷售環(huán)節(jié)需校驗(yàn)渠道合規(guī)性），每季度出具內(nèi)控報(bào)告。

2.4.2審計(jì)部：每年開展至少一次專項(xiàng)審計(jì)（如貴重金屬盤點(diǎn)、跨境交易合規(guī)性），審計(jì)結(jié)果強(qiáng)制關(guān)聯(lián)績(jī)效考核。

2.4.3合規(guī)部：建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制（如監(jiān)測(cè)國際反洗錢法規(guī)變化），對(duì)違規(guī)行為實(shí)施分級(jí)追責(zé)。

2.4.4監(jiān)督結(jié)果應(yīng)用：審計(jì)/內(nèi)控發(fā)現(xiàn)的問題需納入整改計(jì)劃，整改情況由執(zhí)行層確認(rèn)后報(bào)監(jiān)督層備案。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

2.5.1跨部門協(xié)調(diào)：每月召開“運(yùn)營協(xié)調(diào)會(huì)”（市場(chǎng)部、供應(yīng)鏈部、物流部主責(zé)），解決流程堵點(diǎn)；重大涉外業(yè)務(wù)需增設(shè)“屬地合規(guī)協(xié)調(diào)崗”。

2.5.2信息共享：建立OA系統(tǒng)統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)，關(guān)鍵信息（如供應(yīng)商黑名單、客戶風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)）需實(shí)時(shí)同步至相關(guān)部門。

2.5.3爭(zhēng)議解決：建立“部門協(xié)調(diào)-分管領(lǐng)導(dǎo)裁決-總經(jīng)理辦公會(huì)復(fù)核”三級(jí)爭(zhēng)議解決機(jī)制，涉外爭(zhēng)議需引入屬地法律顧問。

第三章人力資源管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

3.1.1管理目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)人才梯隊(duì)建設(shè)、合規(guī)用工及成本控制（如培訓(xùn)覆蓋率≥95%、離職率≤15%）。

3.1.2核心KPI：招聘周期≤30天、員工滿意度≥85分、合規(guī)培訓(xùn)完成率100%，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以HR系統(tǒng)為準(zhǔn)。

3.1.3統(tǒng)計(jì)口徑：?jiǎn)T工分類按“正式工/外包/合作單位”統(tǒng)計(jì)，國際化單位需按屬地法律調(diào)整統(tǒng)計(jì)維度。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1招聘標(biāo)準(zhǔn)：關(guān)鍵崗位需通過背景調(diào)查（含反洗錢核查），海外招聘需經(jīng)屬地合規(guī)部門預(yù)審。

3.2.2合規(guī)管理：實(shí)施“入職-在職-離職”全周期合規(guī)管理，高風(fēng)險(xiǎn)崗位（如貴重品保管）需通過專業(yè)資質(zhì)認(rèn)證。

3.2.3風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)：

（高）境外員工政治背景審查；

（中）勞務(wù)派遣用工合規(guī)性；

（低）員工行為異常監(jiān)測(cè)，對(duì)應(yīng)措施為：高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)強(qiáng)制第三方背景調(diào)查，中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)定期簽署合規(guī)承諾書，低風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)通過智能監(jiān)控系統(tǒng)預(yù)警。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法：采用PDCA循環(huán)（Plan-Do-Check-Act）優(yōu)化人才流程，如通過季度復(fù)盤改進(jìn)培訓(xùn)效果。

3.3.2管理工具：使用HRIS系統(tǒng)管理員工信息，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接薪酬核算，與內(nèi)控系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)異常行為監(jiān)測(cè)。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

4.1.1采購流程：需求提報(bào)→供應(yīng)商評(píng)估（含反商業(yè)賄賂審查）→合同審批（金額＞500萬元需董事會(huì)備案）→執(zhí)行跟蹤→驗(yàn)收付款，總時(shí)限≤15個(gè)工作日。

4.1.2銷售流程：客戶信息采集→信用評(píng)估（高風(fēng)險(xiǎn)客戶需財(cái)務(wù)總監(jiān)復(fù)核）→訂單審批→履約交付→回款跟蹤，總時(shí)限≤10個(gè)工作日。

4.1.3貴重金屬管理流程：入庫登記→質(zhì)檢合格→出庫授權(quán)（需雙人復(fù)核）→物流跟蹤→銷售核銷，實(shí)施全流程視頻監(jiān)控。

4.2子流程說明

4.2.1供應(yīng)商評(píng)估子流程：資質(zhì)審查→樣品檢測(cè)（含成分分析）→商務(wù)談判→合同簽訂，需附《供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)矩陣表》（按財(cái)務(wù)穩(wěn)定性、合規(guī)記錄、交付能力打分）。

4.2.2異常訂單處理子流程：觸發(fā)條件為訂單金額偏離歷史均值30%以上，需啟動(dòng)“業(yè)務(wù)部門+財(cái)務(wù)部門+合規(guī)部門”聯(lián)合核查。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

4.3.1高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：

（高）貴重金屬出入庫操作，需經(jīng)“保管員+主管”雙簽；

（中）跨境交易，需校驗(yàn)外匯合規(guī)性；

（低）日常報(bào)銷，需核對(duì)發(fā)票真?zhèn)巍?/p>

4.3.2核查方式：高/中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)需現(xiàn)場(chǎng)核查，低風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)可通過系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)，核查結(jié)果需留存影像資料。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

4.4.1優(yōu)化發(fā)起：由執(zhí)行層或監(jiān)督層根據(jù)效率/合規(guī)指標(biāo)變化提出，需附帶《流程優(yōu)化建議書》（含預(yù)期效果測(cè)算）。

4.4.2評(píng)估審批：由總經(jīng)理辦公會(huì)審議，重大流程優(yōu)化需提交董事會(huì)批準(zhǔn)。

4.4.3年度復(fù)盤：每年6月30日前完成上年度流程執(zhí)行情況分析，識(shí)別滯后環(huán)節(jié)并納入優(yōu)化計(jì)劃。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

5.1.1采購權(quán)限：金額＜50萬元由下屬單位負(fù)責(zé)人審批，50-200萬元需分管副總核準(zhǔn)，＞200萬元由集團(tuán)采購委員會(huì)審批，審批時(shí)效≤2個(gè)工作日。

5.1.2財(cái)務(wù)權(quán)限：?jiǎn)喂P付款＜5萬元由財(cái)務(wù)主管審批，5-50萬元需財(cái)務(wù)總監(jiān)復(fù)核，＞50萬元需總經(jīng)理審批，審批權(quán)限與金額/業(yè)務(wù)類型/風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)綁定。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

5.2.1審批層級(jí)：按金額設(shè)置三級(jí)審批（主管-副職-高管），特殊業(yè)務(wù)需“加簽制度”（如境外投資需獨(dú)立董事加簽）。

5.2.2審批時(shí)限：常規(guī)審批≤3個(gè)工作日，緊急審批需加急通道，但加急事項(xiàng)需附《風(fēng)險(xiǎn)備忘錄》。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

5.3.1授權(quán)條件：授權(quán)范圍須明確至具體業(yè)務(wù)事項(xiàng)（如“授權(quán)張三處理華東區(qū)采購預(yù)算”），授權(quán)期限最長(zhǎng)不超過1年。

5.3.2代理規(guī)范：臨時(shí)代理需經(jīng)直屬上級(jí)批準(zhǔn)，最長(zhǎng)15個(gè)工作日，代理權(quán)限不得超出授權(quán)范圍。

5.4異常審批流程

5.4.1觸發(fā)條件：權(quán)限外審批、緊急事項(xiàng)超時(shí)效處理、補(bǔ)批流程缺失等，需啟動(dòng)《異常審批會(huì)簽單》。

5.4.2審批要求：異常審批需附帶《風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告》（含替代方案比選），審批人需注明“是否知悉潛在風(fēng)險(xiǎn)”。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

6.1.1操作規(guī)范：貴重金屬出入庫需使用《實(shí)物資產(chǎn)交接單》，系統(tǒng)自動(dòng)生成二維碼掃碼核銷。

6.1.2痕跡留存：電子操作需留痕（ERP系統(tǒng)日志）、紙質(zhì)操作需雙人簽字（如采購申請(qǐng)單需采購員與部門主管雙簽），所有痕跡按“月度+季度”備份歸檔。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

6.2.1日常監(jiān)督：內(nèi)控部通過“每周流程抽查”（占比40%）+“每月系統(tǒng)監(jiān)控”（占比60%）雙軌實(shí)施。

6.2.2專項(xiàng)監(jiān)督：針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域（如鉆石采購）開展“突擊檢查”，檢查方案需經(jīng)審計(jì)委員會(huì)審批。

6.3檢查與審計(jì)

6.3.1頻次要求：專項(xiàng)審計(jì)每年至少一次（含海外單位），日常檢查每月不少于兩次。

6.3.2結(jié)果應(yīng)用：審計(jì)報(bào)告需強(qiáng)制關(guān)聯(lián)績(jī)效考核（如內(nèi)控指標(biāo)占比不低于15%），重大問題納入“整改督辦清單”。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

6.4.1報(bào)告周期：月度報(bào)告需在次月5日前提交，季度報(bào)告需附季度內(nèi)控分析報(bào)告。

6.4.2報(bào)告內(nèi)容：包含制度執(zhí)行數(shù)據(jù)（如合同簽訂率）、風(fēng)險(xiǎn)事件清單、改進(jìn)建議，數(shù)據(jù)來源以ERP系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)為準(zhǔn)。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績(jī)效考核指標(biāo)

7.1.1考核維度：分為“KPI指標(biāo)（占70%）、合規(guī)項(xiàng)（占20%）、改進(jìn)建議（占10%）”，KPI指標(biāo)需與制度目標(biāo)掛鉤（如采購合規(guī)率100%）。

7.1.2權(quán)重設(shè)定：貴重金屬管理權(quán)重不低于25%，跨境業(yè)務(wù)合規(guī)權(quán)重不低于15%。

7.2評(píng)估周期與方法

7.2.1評(píng)估周期：月度考核由下屬單位自行評(píng)分，季度考核由集團(tuán)人力資源部復(fù)核。

7.2.2評(píng)估方法：采用“數(shù)據(jù)比對(duì)+現(xiàn)場(chǎng)核查+神秘顧客”組合方式，核查比例不低于30%。

7.3問題整改機(jī)制

7.3.1整改分類：一般問題（≤7個(gè)工作日整改）、重大問題（≤30個(gè)工作日整改）、緊急問題（3日內(nèi)啟動(dòng)），需按“發(fā)現(xiàn)-整改-驗(yàn)收-銷號(hào)”閉環(huán)管理。

7.3.2責(zé)任追究：整改逾期或效果不達(dá)標(biāo)，由分管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)管理責(zé)任，強(qiáng)制降級(jí)或降薪（具體標(biāo)準(zhǔn)見《獎(jiǎng)懲制度》）。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

7.4.1優(yōu)化建議來源：基于年度審計(jì)報(bào)告、員工匿名反饋（占比20%）、系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析（如ERP異常交易預(yù)警）。

7.4.2評(píng)估審批：制度優(yōu)化需通過“起草-部門會(huì)審-分管領(lǐng)導(dǎo)初審-總經(jīng)理辦公會(huì)終審”流程，修訂版本需加注修訂說明。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.1.1獎(jiǎng)勵(lì)情形：重大合規(guī)貢獻(xiàn)、流程優(yōu)化效益超預(yù)期（如采購成本降低5%）、超額完成經(jīng)營指標(biāo)等。

8.1.2獎(jiǎng)勵(lì)類型：精神獎(jiǎng)勵(lì)（通報(bào)表揚(yáng)）+物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)（獎(jiǎng)金/實(shí)物）+發(fā)展獎(jiǎng)勵(lì)（優(yōu)先晉升），獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)需經(jīng)財(cái)務(wù)部測(cè)算。

8.1.3程序要求：獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)需附帶《獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)單》，經(jīng)直屬上級(jí)、人力資源部、分管領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)審批，公示期不少于3個(gè)工作日。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1分類標(biāo)準(zhǔn)：按違規(guī)性質(zhì)分為一般違規(guī)（如報(bào)銷單據(jù)缺章）、較重違規(guī)（如泄露客戶信息）、嚴(yán)重違規(guī)（如貴重金屬流失），對(duì)應(yīng)處罰標(biāo)準(zhǔn)見附表。

8.2.2判定標(biāo)準(zhǔn)：結(jié)合《員工手冊(cè)》與行業(yè)慣例，重大違規(guī)需經(jīng)合規(guī)部出具《違規(guī)認(rèn)定函》。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.3.1處罰梯度：一般違規(guī)（通報(bào)批評(píng)）、較重違規(guī)（降級(jí)/降薪）、嚴(yán)重違規(guī)（解除勞動(dòng)合同），處罰標(biāo)準(zhǔn)需在《勞動(dòng)合同》中明確約定。

8.3.2程序要求：處罰需啟動(dòng)“調(diào)查取證-告知解釋-審批執(zhí)行”流程，員工有權(quán)在收到處罰前進(jìn)行陳述申辯。

8.4申訴與復(fù)議

8.4.1申訴條件：?jiǎn)T工對(duì)處罰結(jié)果不服，可在收到通知后3個(gè)工作日內(nèi)向人力資源部申訴。

8.4.2復(fù)議流程：人力資源部組織“復(fù)核小組”（含工會(huì)代表），5個(gè)工作日內(nèi)出具復(fù)議決定，復(fù)議結(jié)果為最終裁決。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

9.1.1預(yù)案體系：針對(duì)貴重金屬盜竊（最高級(jí)別）、系統(tǒng)癱瘓（次級(jí)別）、跨境制裁（三級(jí)）制定專項(xiàng)預(yù)案。

9.1.2應(yīng)急組織：成立“危機(jī)管理小組”（由董秘牽頭，合規(guī)部、公關(guān)部、法務(wù)部主責(zé)），啟動(dòng)預(yù)案需經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)。

9.2例外情況處理

9.2.1適用場(chǎng)景：自然災(zāi)害、突發(fā)公共衛(wèi)生事件、政策臨時(shí)調(diào)整等不可抗力因素。

9.2.2處理要求：例外申請(qǐng)需經(jīng)“業(yè)務(wù)部門+內(nèi)控部+分管領(lǐng)導(dǎo)”聯(lián)合審批，審批時(shí)限≤1個(gè)工作日，事后需補(bǔ)充《例外情況說明》。

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

9.3.1責(zé)任主體：海外危機(jī)由當(dāng)?shù)刈庸局髫?zé)，集團(tuán)總部提供支持；境內(nèi)危機(jī)由公關(guān)部統(tǒng)籌。

9.3.2差異化方案：針對(duì)不同國家制定《危機(jī)公關(guān)手冊(cè)》（含文化適配條款，如伊斯蘭國家需避免十字圖案宣傳）。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度