服裝公司生產(chǎn)耗材采購細則第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1制定依據(jù)

本細則依據(jù)《中華人民共和國采購法》《中華人民共和國合同法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關配套指引、《采購供應商管理國際標準ISO19600》《聯(lián)合國全球契約》等國際公約，結合《服裝行業(yè)采購管理規(guī)范》（GB/T34880）等行業(yè)標準，并適配公司國際化經(jīng)營戰(zhàn)略，旨在規(guī)范生產(chǎn)耗材采購行為，防范采購風險，提升采購效率，保障生產(chǎn)運營穩(wěn)定。

1.1.2制定目的

針對當前公司生產(chǎn)耗材采購中存在的采購流程不規(guī)范、供應商管理薄弱、成本控制不足、合規(guī)風險突出等問題，通過構建科學化、標準化的采購管理體系，實現(xiàn)采購透明化、高效化，降低采購成本，提升供應鏈韌性，促進價值創(chuàng)造。

1.2適用范圍與對象

1.2.1適用范圍

本細則適用于公司所有分子公司及事業(yè)部在生產(chǎn)耗材（包括但不限于面料、輔料、包裝材料、勞保用品等）的采購活動，覆蓋采購需求提報、供應商選擇、合同簽訂、履約驗收、付款結算等全流程。

1.2.2適用對象

本細則適用于公司采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部、財務部等相關部門及崗位人員，以及所有參與采購活動的正式員工、外包團隊及合作單位。

1.2.3例外適用場景

涉及國家安全、行業(yè)壟斷等特殊領域的采購，或金額低于公司規(guī)定的免審批金額標準（具體標準由財務部另行發(fā)布），可按例外流程處理，但需報采購部備案。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則

所有采購活動必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度，確保采購行為合法合規(guī)。

1.3.2權責對等原則

采購各環(huán)節(jié)責任主體明確，權力與責任相匹配，避免越權操作或責任推諉。

1.3.3風險導向原則

聚焦高價值、高風險采購領域，實施差異化管控措施，降低采購風險。

1.3.4效率優(yōu)先原則

優(yōu)化采購流程，減少不必要環(huán)節(jié)，提高采購效率，保障生產(chǎn)需求及時滿足。

1.3.5持續(xù)改進原則

定期評估采購績效，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化動態(tài)優(yōu)化制度，提升采購管理水平。

1.4制度地位與銜接

1.4.1制度層級

本細則為公司專項管理制度，屬于公司制度體系中的二級制度，效力低于公司基本制度，高于部門級操作細則。

1.4.2制度銜接

本細則與《公司內(nèi)部控制手冊》《財務報銷管理制度》《供應商管理辦法》《合同管理辦法》等制度相互銜接，存在沖突時以本細則為準。

第二章組織架構與職責分工

2.1管理組織架構

公司采購管理組織架構分為決策層、執(zhí)行層、監(jiān)督層三級，各層級職責明確，形成閉環(huán)管理。決策層由董事會及總經(jīng)理辦公會組成，負責重大采購事項的決策；執(zhí)行層由采購部及相關部門構成，負責采購業(yè)務的具體實施；監(jiān)督層由內(nèi)控部、審計部及合規(guī)部組成，負責采購活動的監(jiān)督與評價。

2.2決策機構與職責

2.2.1董事會

董事會負責審批年度采購預算、重大采購項目（金額超過公司年度預算總額5%的采購）及采購管理辦法的修訂。

2.2.2總經(jīng)理辦公會

總經(jīng)理辦公會負責審批金額超過公司年度預算總額1%且低于5%的采購項目，以及采購部門提出的重大采購方案。

2.3執(zhí)行機構與職責

2.3.1采購部

采購部作為采購活動的歸口管理部門，負責采購需求管理、供應商管理、采購談判、合同簽訂、履約監(jiān)督等全流程工作。具體職責包括：

（1）建立供應商數(shù)據(jù)庫，定期評估供應商績效；

（2）組織采購談判，簽訂并履行采購合同；

（3）監(jiān)督供應商履約情況，處理履約糾紛；

（4）收集市場信息，優(yōu)化采購策略。

2.3.2生產(chǎn)部

生產(chǎn)部負責提出生產(chǎn)耗材需求，參與供應商的現(xiàn)場考察，監(jiān)督采購材料的質(zhì)量與數(shù)量。具體職責包括：

（1）根據(jù)生產(chǎn)計劃制定采購需求清單；

（2）參與供應商生產(chǎn)能力及質(zhì)量體系考察；

（3）驗收采購材料，確保符合生產(chǎn)要求。

2.3.3質(zhì)量部

質(zhì)量部負責采購材料的檢驗與測試，出具質(zhì)量評估報告。具體職責包括：

（1）制定采購材料檢驗標準；

（2）對到貨物料進行抽檢或全檢；

（3）出具質(zhì)量檢驗報告，反饋采購部。

2.3.4財務部

財務部負責采購合同的付款審核與執(zhí)行，監(jiān)督采購資金的使用情況。具體職責包括：

（1）審核采購合同的價格及付款條件；

（2）執(zhí)行付款操作，確保資金安全；

（3）監(jiān)督采購資金的合規(guī)使用。

2.4監(jiān)督機構與職責

2.4.1內(nèi)控部

內(nèi)控部負責監(jiān)督采購流程的合規(guī)性，識別并評估采購風險，提出內(nèi)控建議。具體職責包括：

（1）定期審核采購流程的合規(guī)性；

（2）評估采購風險，提出內(nèi)控措施；

（3）監(jiān)督內(nèi)控措施的落實情況。

2.4.2審計部

審計部負責對采購活動進行獨立審計，出具審計報告。具體職責包括：

（1）制定年度審計計劃，涵蓋采購領域；

（2）實施采購審計，發(fā)現(xiàn)問題并出具報告；

（3）跟蹤審計問題的整改情況。

2.4.3合規(guī)部

合規(guī)部負責監(jiān)督采購活動的合規(guī)性，處理違規(guī)行為。具體職責包括：

（1）審查采購合同的合規(guī)性；

（2）調(diào)查違規(guī)行為，提出處理建議；

（3）組織合規(guī)培訓，提升員工合規(guī)意識。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

2.5.1跨部門協(xié)調(diào)機制

建立月度采購協(xié)調(diào)會，由采購部牽頭，生產(chǎn)部、質(zhì)量部、財務部等參與，解決采購過程中的跨部門問題。

2.5.2信息共享機制

2.5.3爭議解決機制

采購活動中的爭議由采購部牽頭協(xié)調(diào)，涉及重大爭議的提交總經(jīng)理辦公會裁決。

2.5.4涉外業(yè)務協(xié)調(diào)機制

涉及國際采購的業(yè)務，采購部需與法務部、合規(guī)部共同評估屬地法規(guī)風險，制定差異化采購方案。

第三章專業(yè)領域管理標準

3.1管理目標與核心指標

3.1.1管理目標

（1）采購成本降低5%以上；

（2）采購材料合格率≥98%；

（3）采購合同履約率≥99%；

（4）采購流程合規(guī)率100%。

3.1.2核心指標

（1）合同審批時效≤3個工作日；

（2）供應商平均采購周期≤5個工作日；

（3）采購投訴響應時間≤2個工作日；

（4）采購數(shù)據(jù)準確率100%。

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

3.2.1采購需求管理

（1）生產(chǎn)部每月10日前提交采購需求清單，經(jīng)質(zhì)量部審核后報采購部；

（2）采購部對需求清單進行合理性評估，不合理的需求需反饋生產(chǎn)部調(diào)整。

3.2.2供應商管理

（1）建立合格供應商名錄，定期（每年至少一次）進行供應商評估；

（2）新供應商需通過資質(zhì)審核、現(xiàn)場考察、樣品測試等環(huán)節(jié)，方可納入合格供應商名錄。

3.2.3采購談判

（1）采購部組織采購談判，談判過程需形成書面記錄；

（2）談判結果經(jīng)財務部審核后，報總經(jīng)理辦公會審批。

3.2.4履約驗收

（1）采購材料由質(zhì)量部負責驗收，驗收合格后方可入庫；

（2）驗收不合格的材料需退回供應商，并記錄原因。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法

（1）PDCA循環(huán)管理：通過計劃-執(zhí)行-檢查-改進循環(huán)，持續(xù)優(yōu)化采購管理；

（2）風險矩陣法：對采購活動進行風險識別與評估，實施差異化管控；

（3）全生命周期管理：對供應商從引入到淘汰進行全流程管理。

3.3.2管理工具

（1）ERP系統(tǒng)：實現(xiàn)采購需求、供應商、合同、付款等全流程數(shù)字化管理；

（2）OA系統(tǒng)：實現(xiàn)采購審批流程的電子化，提高審批效率；

（3）CRM系統(tǒng)：管理供應商信息，跟蹤供應商績效。

第四章業(yè)務流程管理

4.1主流程設計

4.1.1采購需求提報

生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)計劃提出采購需求，經(jīng)質(zhì)量部審核后報采購部。

4.1.2供應商選擇

采購部根據(jù)需求清單篩選供應商，組織供應商考察、樣品測試，確定合格供應商。

4.1.3采購談判

采購部與供應商進行價格、質(zhì)量、付款等條款的談判，形成談判紀要。

4.1.4合同簽訂

采購部根據(jù)談判結果起草采購合同，經(jīng)法務部審核后，報總經(jīng)理辦公會審批。

4.1.5履約驗收

質(zhì)量部對到貨物料進行驗收，驗收合格后報采購部辦理入庫手續(xù)。

4.1.6付款結算

采購部根據(jù)合同約定及驗收結果，向供應商發(fā)起付款申請，經(jīng)財務部審核后支付款項。

4.1.7供應商績效評估

采購部每年對供應商進行績效評估，結果用于優(yōu)化供應商數(shù)據(jù)庫。

4.2子流程說明

4.2.1供應商考察流程

采購部根據(jù)需求清單篩選供應商，組織采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部等對供應商進行現(xiàn)場考察，考察內(nèi)容包括生產(chǎn)能力、質(zhì)量體系、財務狀況等，考察結果形成書面報告。

4.2.2采購談判流程

采購部與供應商就價格、質(zhì)量、付款等條款進行談判，談判過程需形成書面記錄，談判結果經(jīng)財務部審核后，報總經(jīng)理辦公會審批。

4.2.3履約驗收流程

質(zhì)量部對到貨物料進行驗收，驗收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量、包裝等，驗收合格后方可入庫，驗收不合格的材料需退回供應商，并記錄原因。

4.3流程關鍵控制點

4.3.1采購需求審核

控制點：生產(chǎn)部提交采購需求清單后，需經(jīng)質(zhì)量部審核，確保需求合理。

核查方式：質(zhì)量部核對需求清單與生產(chǎn)計劃的一致性。

責任主體：質(zhì)量部。

4.3.2供應商考察

控制點：供應商考察需覆蓋生產(chǎn)能力、質(zhì)量體系、財務狀況等關鍵環(huán)節(jié)。

核查方式：現(xiàn)場考察記錄、供應商資質(zhì)文件。

責任主體：采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部。

4.3.3合同審批

控制點：采購合同需經(jīng)法務部審核、總經(jīng)理辦公會審批。

核查方式：合同審批記錄。

責任主體：法務部、總經(jīng)理辦公會。

4.4流程優(yōu)化機制

4.4.1優(yōu)化發(fā)起條件

（1）采購流程效率低于行業(yè)平均水平；

（2）采購過程中出現(xiàn)重大風險；

（3）員工提出合理化建議。

4.4.2評估流程

采購部組織相關部門對優(yōu)化建議進行評估，形成評估報告，報總經(jīng)理辦公會審批。

4.4.3審批權限

流程優(yōu)化方案需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批。

4.4.4跟蹤機制

采購部跟蹤流程優(yōu)化方案的執(zhí)行情況，每年至少一次全流程復盤。

第五章權限與審批管理

5.1權限矩陣設計

5.1.1采購需求提報權限

（1）金額≤1000元的采購需求，由生產(chǎn)部直接提報采購部；

（2）金額>1000元的采購需求，需經(jīng)生產(chǎn)部負責人審批。

5.1.2供應商選擇權限

（1）金額≤5000元的采購，采購部可直接選擇供應商；

（2）金額>5000元的采購，需組織供應商招標。

5.1.3合同審批權限

（1）金額≤10000元的采購合同，由采購部負責人審批；

（2）金額>10000元的采購合同，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批。

5.2審批權限標準

5.2.1采購需求審批

采購需求審批需在提報后2個工作日內(nèi)完成，審批流程包括生產(chǎn)部、質(zhì)量部、采購部。

5.2.2供應商選擇審批

供應商選擇審批需在考察后3個工作日內(nèi)完成，審批流程包括采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部。

5.2.3合同審批

合同審批需在起草后5個工作日內(nèi)完成，審批流程包括法務部、總經(jīng)理辦公會。

5.3授權與代理機制

5.3.1授權條件

（1）采購部負責人出差或休假期間；

（2）采購部人員臨時調(diào)離崗位。

5.3.2授權范圍

授權范圍不得超出授權人權限，授權期限最長不超過15個工作日。

5.3.3備案要求

授權需經(jīng)采購部負責人批準，并在ERP系統(tǒng)中備案。

5.4異常審批流程

5.4.1緊急采購

緊急采購需經(jīng)采購部負責人審批，并報總經(jīng)理辦公會備案。

5.4.2權限外采購

權限外采購需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批，審批前需提交風險評估報告。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

6.1.1操作規(guī)范

（1）采購需求提報需填寫《采購需求申請表》，并附相關資料；

（2）供應商選擇需填寫《供應商考察記錄表》，并附考察報告；

（3）合同簽訂需填寫《采購合同審批表》，并附合同文本。

6.1.2表單填報

所有采購表單需在ERP系統(tǒng)中填報，確保信息完整、準確。

6.1.3痕跡留存

所有采購活動需在ERP系統(tǒng)中留痕，并定期導出紙質(zhì)記錄，存檔備查。

6.2監(jiān)督機制設計

6.2.1日常監(jiān)督

內(nèi)控部每月對采購部執(zhí)行情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括采購流程合規(guī)性、采購數(shù)據(jù)準確性等。

6.2.2專項監(jiān)督

內(nèi)控部每季度組織一次采購專項檢查，檢查內(nèi)容包括供應商管理、采購談判、履約驗收等。

6.2.3突擊監(jiān)督

內(nèi)控部每月組織一次突擊檢查，檢查內(nèi)容包括采購表單填報、痕跡留存等。

6.3檢查與審計

6.3.1檢查內(nèi)容

（1）采購流程合規(guī)性；

（2）采購數(shù)據(jù)準確性；

（3）供應商管理規(guī)范性。

6.3.2審計頻次

（1）專項審計每年至少一次；

（2）日常檢查每月不少于一次。

6.3.3審計報告

審計結果形成正式報告，報公司管理層及相關部門。

6.4執(zhí)行情況報告

6.4.1報告周期

（1）月度報告：每月10日前提交；

（2）季度報告：每季度首月10日前提交；

（3）年度報告：每年1月10日前提交。

6.4.2報告內(nèi)容

（1）采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計；

（2）采購風險情況；

（3）改進建議。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

7.1.1考核指標

（1）采購成本降低率；

（2）采購材料合格率；

（3）采購合同履約率；

（4）采購流程合規(guī)率。

7.1.2權重分配

（1）采購成本降低率：30%；

（2）采購材料合格率：30%；

（3）采購合同履約率：20%；

（4）采購流程合規(guī)率：20%。

7.2評估周期與方法

7.2.1評估周期

（1）月度評估：每月10日前完成；

（2）季度評估：每季度首月10日前完成；

（3）年度評估：每年1月10日前完成。

7.2.2評估方法

（1）數(shù)據(jù)統(tǒng)計：通過ERP系統(tǒng)統(tǒng)計采購數(shù)據(jù)；

（2）現(xiàn)場核查：對采購流程進行現(xiàn)場核查。

7.3問題整改機制

7.3.1整改流程

（1）發(fā)現(xiàn)：內(nèi)控部或?qū)徲嫴堪l(fā)現(xiàn)問題；

（2）立項：采購部制定整改方案；

（3）整改：采購部落實整改措施；

（4）復核：內(nèi)控部或?qū)徲嫴繌秃苏慕Y果；

（5）銷號：問題銷號后存檔備查。

7.3.2整改分類

（1）一般問題：整改時限≤7個工作日；

（2）重大問題：整改時限≤30個工作日；

（3）緊急問題：立即整改。

7.4持續(xù)改進流程

7.4.1建議收集

7.4.2評估

采購部對改進建議進行評估，形成評估報告，報總經(jīng)理辦公會審批。

7.4.3審批

流程優(yōu)化方案需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批。

7.4.4跟蹤

采購部跟蹤改進方案的執(zhí)行情況，每年至少一次全流程復盤。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

8.1.1獎勵情形

（1）采購成本降低顯著；

（2）采購材料合格率持續(xù)高于行業(yè)平均水平；

（3）采購合同履約率持續(xù)高于行業(yè)平均水平。

8.1.2獎勵類型

（1）精神獎勵：通報表揚；

（2）物質(zhì)獎勵：獎金；

（3）晉升獎勵：優(yōu)先晉升。

8.1.3獎勵程序

（1）申報：采購部提出獎勵申請；

（2）審核：人力資源部審核；

（3）審批：總經(jīng)理辦公會審批；

（4）公示：公示不少于3個工作日；

（5）發(fā)放：人力資源部發(fā)放獎勵。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)

（1）采購流程不規(guī)范；

（2）采購數(shù)據(jù)不準確。

8.2.2較重違規(guī)

（1）采購合同未按審批權限執(zhí)行；

（2）采購材料驗收不規(guī)范。

8.2.3嚴重違規(guī)

（1）采購過程中存在舞弊行為；

（2）采購材料存在重大質(zhì)量問題。

8.3處罰標準與程序

8.3.1處罰標準

（1）一般違規(guī)：通報批評；

（2）較重違規(guī)：罰款；

（3）嚴重違規(guī)：降職或解雇。

8.3.2處罰程序

（1）調(diào)查：合規(guī)部調(diào)查違規(guī)行為；

（2）取證：收集違規(guī)證據(jù)；

（3）告知：告知當事人違規(guī)事實；

（4）審批：總經(jīng)理辦公會審批；

（5）執(zhí)行：人力資源部執(zhí)行處罰。

8.4申訴與復議

8.4.1申訴條件

當事人對處罰決定不服，可在收到處罰通知后3個工作日內(nèi)提出申訴。

8.4.2復議流程

（1）受理：人力資源部受理申訴；

（2）調(diào)查：人力資源部調(diào)查申訴事實；

（3）復議：總經(jīng)理辦公會復議；

（4）結果：五個工作日內(nèi)出具復議結果。

第九章應急與例外管理

9.1應急預案與危機處理

9.1.1應急預案

針對重大采購風險（如供應商突然斷供、采購材料出現(xiàn)重大質(zhì)量問題）制定應急預案，明確應急組織機構、響應流程、處置措施、責任分工及資源保障。

9.1.2危機處理

（1）應急組織機構：由總經(jīng)理擔任組長，采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部、財務部等部門參與；

（2）響應流程：立即啟動應急預案，控制風險，恢復正常運營；

（3）處置措施：采取替代采購、緊急采購等措施，降低損失。

9.2例外情況處理

9.2.1例外場景

（1）突發(fā)自然災害導致供應鏈中斷；

（2）國家政策調(diào)整導致采購受限。

9.2.2處理流程