化工公司會(huì)議管理服務(wù)辦法第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1制定依據(jù)

本《化工公司會(huì)議管理服務(wù)辦法》（以下簡(jiǎn)稱“辦法”）依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《化工行業(yè)安全生產(chǎn)專項(xiàng)整治三年行動(dòng)實(shí)施方案》及《聯(lián)合國(guó)全球契約原則》等相關(guān)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及國(guó)際公約制定，并結(jié)合公司“十四五”期間國(guó)際化發(fā)展戰(zhàn)略及數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求，旨在規(guī)范公司會(huì)議管理，提升決策效率，防控運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)價(jià)值創(chuàng)造。

1.1.2目的與痛點(diǎn)

當(dāng)前公司會(huì)議管理存在以下痛點(diǎn)：一是跨部門協(xié)同會(huì)議效率低下，議題分散；二是重大事項(xiàng)決策流程冗長(zhǎng)，響應(yīng)遲緩；三是會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行不到位，責(zé)任追溯困難；四是跨國(guó)業(yè)務(wù)會(huì)議管理適配性不足。本辦法旨在通過“制度-流程-表單-責(zé)任”四維閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、國(guó)際化，核心目標(biāo)為：規(guī)范會(huì)議流程、降低管理成本、防范決策風(fēng)險(xiǎn)、提升運(yùn)營(yíng)效能。

1.2適用范圍與對(duì)象

1.2.1適用范圍

本辦法覆蓋公司所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域，包括但不限于生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)、采購(gòu)銷售、安全環(huán)保、人力資源及國(guó)際化業(yè)務(wù)拓展等會(huì)議活動(dòng)。適用范圍包括公司正式員工、外包單位及合作單位參與公司會(huì)議的相關(guān)人員。

1.2.2例外適用場(chǎng)景

涉及國(guó)家安全、商業(yè)秘密及重大危機(jī)處理的會(huì)議可申請(qǐng)例外處理，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批，并提交書面說明及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則

會(huì)議管理需符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及國(guó)際公約要求，確保決策過程合法合規(guī)。

1.3.2權(quán)責(zé)對(duì)等原則

會(huì)議組織者、參與者及決策者需明確權(quán)責(zé)邊界，確保權(quán)責(zé)匹配。

1.3.3風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則

聚焦重大風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，強(qiáng)化會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與管控。

1.3.4效率優(yōu)先原則

優(yōu)化會(huì)議流程，壓縮不必要會(huì)議，提升決策效率。

1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則

定期復(fù)盤會(huì)議管理流程，結(jié)合業(yè)務(wù)變化動(dòng)態(tài)優(yōu)化。

1.4制度地位與銜接

本辦法為公司基礎(chǔ)性專項(xiàng)管理制度，與《公司治理結(jié)構(gòu)制度》《內(nèi)部控制手冊(cè)》《績(jī)效考核管理辦法》等制度形成協(xié)同體系。若存在沖突，以本辦法為準(zhǔn)，并需及時(shí)修訂關(guān)聯(lián)制度。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司會(huì)議管理組織架構(gòu)分為決策層、執(zhí)行層及監(jiān)督層。決策層由董事會(huì)及總經(jīng)理辦公會(huì)組成，負(fù)責(zé)重大事項(xiàng)決策；執(zhí)行層由各職能部門及子公司負(fù)責(zé)具體會(huì)議組織與落實(shí)；監(jiān)督層由內(nèi)控部、審計(jì)部及合規(guī)部負(fù)責(zé)全過程監(jiān)督。各層級(jí)需建立常態(tài)化溝通機(jī)制，確保信息閉環(huán)。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.2.1股東會(huì)

決策公司戰(zhàn)略性會(huì)議，如年度預(yù)算審批、重大投資決策等，需經(jīng)三分之二以上股東同意。

2.2.2董事會(huì)

決策公司經(jīng)營(yíng)性會(huì)議，如季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、重大合同審批等，需經(jīng)二分之一以上董事同意。

2.2.3總經(jīng)理辦公會(huì)

決策日常經(jīng)營(yíng)會(huì)議，如月度生產(chǎn)例會(huì)、安全環(huán)保會(huì)議等，需經(jīng)二分之一以上成員同意。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.3.1辦公室

主責(zé)：統(tǒng)籌公司會(huì)議安排，制定會(huì)議計(jì)劃；

配合：與各部門協(xié)調(diào)會(huì)議資源，跟進(jìn)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行。

2.3.2各職能部門

主責(zé)：組織本部門專業(yè)會(huì)議，如技術(shù)評(píng)審會(huì)、采購(gòu)評(píng)審會(huì)等；

配合：提供會(huì)議所需數(shù)據(jù)及專業(yè)支持。

2.3.3子公司

主責(zé)：落實(shí)集團(tuán)會(huì)議制度，適配屬地化要求；

配合：定期匯報(bào)會(huì)議管理情況。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部

主責(zé)：監(jiān)督會(huì)議流程合規(guī)性，嵌入至少三個(gè)關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)：會(huì)議議題風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、決策審批流程核查、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行跟蹤；

配合：參與重大會(huì)議的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。

2.4.2審計(jì)部

主責(zé)：定期審計(jì)會(huì)議管理有效性，重點(diǎn)關(guān)注決策獨(dú)立性及風(fēng)險(xiǎn)防控；

配合：核查會(huì)議記錄完整性。

2.4.3合規(guī)部

主責(zé)：監(jiān)督跨國(guó)會(huì)議的屬地法規(guī)適配性，如數(shù)據(jù)跨境傳輸合規(guī)性；

配合：提供國(guó)際會(huì)議管理培訓(xùn)。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

建立跨部門“會(huì)議管理協(xié)調(diào)小組”，由辦公室牽頭，每月召開例會(huì)；設(shè)立“涉外會(huì)議專項(xiàng)工作組”，由合規(guī)部牽頭，確保跨國(guó)會(huì)議管理符合當(dāng)?shù)胤伞?/p>

第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

3.1.1管理目標(biāo)

實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、國(guó)際化，核心指標(biāo)為：

-重大決策會(huì)議平均時(shí)長(zhǎng)≤60分鐘；

-會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行率≥90%；

-跨國(guó)會(huì)議合規(guī)差錯(cuò)率≤1%。

3.1.2核心KPI

-會(huì)議計(jì)劃完成率≥95%；

-會(huì)議資源利用率≥85%；

-風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估覆蓋率100%。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1會(huì)議分類標(biāo)準(zhǔn)

-重大決策會(huì)議：涉及公司戰(zhàn)略、重大投資等；

-日常經(jīng)營(yíng)會(huì)議：涉及生產(chǎn)、采購(gòu)、銷售等；

-專項(xiàng)會(huì)議：涉及安全、環(huán)保、合規(guī)等。

3.2.2風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)及防控措施

|風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)|控制措施|責(zé)任主體|

|--------------|-----------------------------------|----------------|

|決策風(fēng)險(xiǎn)|建立議題前置風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制|辦公室、內(nèi)控部|

|信息泄露風(fēng)險(xiǎn)|跨國(guó)會(huì)議數(shù)據(jù)傳輸需符合GDPR等法規(guī)|合規(guī)部、IT部|

|運(yùn)營(yíng)效率風(fēng)險(xiǎn)|優(yōu)化會(huì)議議程，推廣線上會(huì)議工具|辦公室、IT部|

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法

-采用PDCA循環(huán)管理：Plan（計(jì)劃）-Do（執(zhí)行）-Check（檢查）-Act（改進(jìn)）；

-應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)矩陣法評(píng)估會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。

3.3.2管理工具

-推廣使用OA系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)議計(jì)劃管理；

-跨國(guó)會(huì)議采用Teams/Zoom等支持多時(shí)區(qū)協(xié)作工具。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

會(huì)議管理主流程為“發(fā)起-審批-準(zhǔn)備-召開-歸檔”五環(huán)節(jié)閉環(huán)：

1）發(fā)起：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提交會(huì)議計(jì)劃，需附議題清單及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告；

2）審批：辦公室審核計(jì)劃合理性，重大會(huì)議提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批；

3）準(zhǔn)備：會(huì)議組織者確定議程、通知參會(huì)人員、準(zhǔn)備會(huì)議材料；

4）召開：主持人控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，確保決策高效；

5）歸檔：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)參會(huì)人確認(rèn)后存檔，并錄入ERP系統(tǒng)。

4.2子流程說明

4.2.1跨國(guó)會(huì)議子流程

1）屬地合規(guī)審查：合規(guī)部核查會(huì)議議題是否涉及當(dāng)?shù)孛舾行畔ⅲ?/p>

2）多時(shí)區(qū)協(xié)調(diào)：辦公室制定差異化會(huì)議時(shí)間表；

3）遠(yuǎn)程參會(huì)保障：IT部確保網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備支持。

4.2.2緊急會(huì)議子流程

1）臨時(shí)發(fā)起：各部門填寫《緊急會(huì)議申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字；

2）加急審批：總經(jīng)理直接審批，特殊情況可授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)；

3）即時(shí)召開：辦公室協(xié)調(diào)場(chǎng)地及設(shè)備。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

|控制點(diǎn)|核查方式|責(zé)任主體|

|--------------|-----------------------------------|----------------|

|議題風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別|內(nèi)控部抽查議題清單風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估記錄|內(nèi)控部|

|審批時(shí)效性|系統(tǒng)記錄審批時(shí)長(zhǎng)，超時(shí)預(yù)警|辦公室|

|紀(jì)要執(zhí)行跟蹤|各部門每月填報(bào)執(zhí)行情況至OA系統(tǒng)|各部門|

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

每年6月及12月由辦公室牽頭組織全流程復(fù)盤，重點(diǎn)優(yōu)化議題前置管理、跨部門協(xié)同效率等環(huán)節(jié)。優(yōu)化方案需經(jīng)內(nèi)控部評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)后，提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

會(huì)議審批權(quán)限按“議題類型+金額等級(jí)+崗位層級(jí)”三級(jí)劃分：

1）議題類型：戰(zhàn)略類會(huì)議由董事會(huì)審批；經(jīng)營(yíng)類會(huì)議由總經(jīng)理辦公會(huì)審批；

2）金額等級(jí)：?jiǎn)喂P支出≥1000萬需董事會(huì)審批；100-1000萬需總經(jīng)理辦公會(huì)審批；

3）崗位層級(jí)：部門負(fù)責(zé)人僅審批本部門日常會(huì)議。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

5.2.1審批層級(jí)

-股東會(huì)：戰(zhàn)略會(huì)議、重大投資；

-董事會(huì)：經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、年度預(yù)算；

-總經(jīng)理辦公會(huì)：月度例會(huì)、采購(gòu)評(píng)審。

5.2.2時(shí)限標(biāo)準(zhǔn)

-一般會(huì)議審批時(shí)限≤3個(gè)工作日；

-重大會(huì)議審批時(shí)限≤5個(gè)工作日。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

授權(quán)需填寫《會(huì)議授權(quán)書》，明確授權(quán)范圍、期限（最長(zhǎng)不超過1年），經(jīng)授權(quán)人及被授權(quán)人簽字后報(bào)辦公室備案。臨時(shí)代理需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過15個(gè)工作日。

5.4異常審批流程

5.4.1緊急審批

符合以下情形可申請(qǐng)緊急審批：

1）突發(fā)事件應(yīng)急會(huì)議；

2）跨國(guó)業(yè)務(wù)合規(guī)危機(jī)處理。

需附《緊急會(huì)議說明》，經(jīng)總經(jīng)理特批。

5.4.2補(bǔ)批管理

會(huì)議召開后3個(gè)工作日內(nèi)提交補(bǔ)批申請(qǐng)，需附參會(huì)人員簽到表及議題執(zhí)行情況。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

6.1.1操作規(guī)范

1）會(huì)議計(jì)劃通過OA系統(tǒng)提交，需含議題清單、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、參會(huì)人員；

2）會(huì)議紀(jì)要需明確決策事項(xiàng)、責(zé)任部門、完成時(shí)限；

3）電子會(huì)議材料需存檔至企業(yè)知識(shí)庫(kù)。

6.1.2痕跡留存

-紙質(zhì)會(huì)議記錄存檔至檔案室；

-電子材料備份至ERP及OA系統(tǒng)。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

6.2.1日常監(jiān)督

辦公室每日抽查會(huì)議計(jì)劃執(zhí)行情況；

6.2.2專項(xiàng)監(jiān)督

內(nèi)控部每季度開展會(huì)議管理專項(xiàng)檢查；

6.2.3突擊檢查

審計(jì)部每月隨機(jī)抽取會(huì)議進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核查。

6.3檢查與審計(jì)

6.3.1檢查標(biāo)準(zhǔn)

-檢查內(nèi)容包括議題合規(guī)性、審批完整性、紀(jì)要執(zhí)行度；

-高風(fēng)險(xiǎn)檢查頻次不低于20%。

6.3.2審計(jì)要求

-專項(xiàng)審計(jì)每年至少一次，覆蓋50%以上會(huì)議類型；

-審計(jì)報(bào)告需經(jīng)審計(jì)委員會(huì)審議。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

各部門每月向辦公室提交《會(huì)議管理執(zhí)行報(bào)告》，含會(huì)議數(shù)量、議題完成率、風(fēng)險(xiǎn)事件等數(shù)據(jù)，作為績(jī)效考核依據(jù)。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績(jī)效考核指標(biāo)

7.1.1考核指標(biāo)體系

|指標(biāo)類型|具體指標(biāo)|權(quán)重|

|----------------|------------------------------|--------|

|效率指標(biāo)|會(huì)議計(jì)劃完成率|30%|

|風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)|風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生率|30%|

|合規(guī)指標(biāo)|跨國(guó)會(huì)議合規(guī)差錯(cuò)率|20%|

|考核方式|數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)+現(xiàn)場(chǎng)核查||

7.2評(píng)估周期與方法

7.2.1評(píng)估周期

-月度評(píng)估：辦公室匯總各部門執(zhí)行情況；

-季度評(píng)估：內(nèi)控部組織跨部門評(píng)審；

-年度評(píng)估：董事會(huì)審議。

7.2.2評(píng)估方法

-量化指標(biāo)通過系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)；

-質(zhì)量指標(biāo)通過現(xiàn)場(chǎng)訪談核查。

7.3問題整改機(jī)制

7.3.1整改流程

“發(fā)現(xiàn)-評(píng)估-整改-跟蹤”四環(huán)節(jié)閉環(huán)：

1）問題發(fā)現(xiàn)：通過審計(jì)、檢查等途徑發(fā)現(xiàn)；

2）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：內(nèi)控部評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)；

3）整改實(shí)施：責(zé)任部門制定整改方案；

4）跟蹤復(fù)核：辦公室核查整改效果。

7.3.2等級(jí)分類

-一般問題：整改時(shí)限≤7個(gè)工作日；

-重大問題：整改時(shí)限≤30個(gè)工作日。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

7.4.1改進(jìn)建議收集

7.4.2評(píng)估與審批

辦公室每月匯總建議，內(nèi)控部評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)后提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批；

7.4.3跟蹤實(shí)施

辦公室跟蹤改進(jìn)措施落地情況。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.1.1獎(jiǎng)勵(lì)情形

-提出優(yōu)秀會(huì)議管理建議并落實(shí)；

-跨國(guó)會(huì)議合規(guī)差錯(cuò)率為零；

-緊急會(huì)議協(xié)調(diào)高效。

8.1.2獎(jiǎng)勵(lì)程序

1）申報(bào)：填寫《獎(jiǎng)勵(lì)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字；

2）審核：辦公室初審，內(nèi)控部復(fù)審；

3）審批：總經(jīng)理辦公會(huì)審批；

4）公示：OA系統(tǒng)公示不少于3個(gè)工作日。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1分類標(biāo)準(zhǔn)

-一般違規(guī)：違反會(huì)議流程但未造成損失；

-較重違規(guī)：導(dǎo)致輕微效率損失；

-嚴(yán)重違規(guī)：引發(fā)重大決策風(fēng)險(xiǎn)。

8.2.2具體情形

-未按流程提交會(huì)議計(jì)劃；

-會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行不到位；

-跨國(guó)會(huì)議泄露敏感信息。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.3.1處罰標(biāo)準(zhǔn)

|違規(guī)等級(jí)|處罰措施|

|----------------|------------------------|

|一般違規(guī)|口頭警告|

|較重違規(guī)|通報(bào)批評(píng)|

|嚴(yán)重違規(guī)|經(jīng)濟(jì)處罰+降級(jí)|

8.3.2處罰程序

1）調(diào)查：合規(guī)部調(diào)查取證；

2）告知：書面告知當(dāng)事人；

3）審批：總經(jīng)理審批；

4）執(zhí)行：人力資源部落實(shí)。

8.4申訴與復(fù)議

8.4.1申訴條件

收到處罰通知后3個(gè)工作日內(nèi)提出；

8.4.2復(fù)議流程

1）受理：人力資源部受理；

2）審理：內(nèi)控部組織復(fù)議；

3）決定：總經(jīng)理辦公會(huì)審批；

4）反饋：5個(gè)工作日內(nèi)出具復(fù)議結(jié)果。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

9.1.1預(yù)案體系

制定《重大危機(jī)會(huì)議應(yīng)急預(yù)案》，含以下場(chǎng)景：

1）生產(chǎn)安全事故；

2）跨國(guó)數(shù)據(jù)泄露；

3）供應(yīng)鏈中斷。

9.1.2處置措施

-啟動(dòng)應(yīng)急會(huì)議需經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)；

-跨國(guó)場(chǎng)景需同步通知當(dāng)?shù)刈庸荆?/p>

-溝通口徑由合