珠寶公司檔案管理管控辦法第一章總綱

1.1制定依據(jù)與目的

本《珠寶公司檔案管理管控辦法》（以下簡稱“本辦法”）依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（GB/T28478-2019）、《商業(yè)秘密保護(hù)條例》、ISO27001信息安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)及《聯(lián)合國打擊跨國有組織犯罪公約》等法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國際公約制定，結(jié)合珠寶公司跨國經(jīng)營特性與業(yè)務(wù)發(fā)展需求，旨在規(guī)范公司檔案管理流程，有效防控信息泄露、資產(chǎn)流失等風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案利用效率，支撐企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造與合規(guī)運(yùn)營。針對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的分散存儲(chǔ)、檢索困難、安全風(fēng)險(xiǎn)突出、跨境調(diào)取不便等痛點(diǎn)，本辦法以價(jià)值創(chuàng)造、風(fēng)險(xiǎn)防控、效率提升為核心導(dǎo)向，通過構(gòu)建“制度-流程-表單-責(zé)任”四維一體管理閉環(huán)，實(shí)現(xiàn)管控力度與運(yùn)營效率的平衡，適配數(shù)字化轉(zhuǎn)型與國際化經(jīng)營需求。

1.2適用范圍與對(duì)象

本辦法適用于公司總部各部門、分子公司、海外機(jī)構(gòu)及所有員工（含正式員工、外包及合作單位人員），覆蓋珠寶設(shè)計(jì)、采購、生產(chǎn)、銷售、售后、研發(fā)、法律、財(cái)務(wù)等全業(yè)務(wù)領(lǐng)域檔案管理活動(dòng)。關(guān)聯(lián)方（供應(yīng)商、客戶、鑒定機(jī)構(gòu)等）涉及公司檔案的，需按照本辦法要求履行保密與協(xié)作義務(wù)。例外場景包括公司授權(quán)的公開信息、員工離職時(shí)按合同約定移交的檔案等，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批豁免。重大檔案事項(xiàng)（如年度檔案盤點(diǎn)、跨境檔案調(diào)?。┬杼峤豢偨?jīng)理辦公會(huì)審議。

1.3核心原則

本辦法遵循以下核心原則：

（1）合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案全生命周期合法合規(guī)；

（2）權(quán)責(zé)對(duì)等原則：檔案管理職責(zé)與崗位權(quán)限匹配，避免越權(quán)或職責(zé)空白；

（3）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：聚焦高價(jià)值、高風(fēng)險(xiǎn)檔案（如設(shè)計(jì)圖紙、客戶信息、成本數(shù)據(jù)），實(shí)施差異化管控；

（4）效率優(yōu)先原則：優(yōu)化流程設(shè)計(jì)，推廣數(shù)字化工具，提升檔案檢索與利用效率；

（5）持續(xù)改進(jìn)原則：定期評(píng)估檔案管理績效，根據(jù)業(yè)務(wù)變化與技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度；

（6）國際化適配原則：跨境檔案管理需遵循目標(biāo)國法律法規(guī)，建立屬地化合規(guī)保障機(jī)制。

1.4制度地位與銜接

本辦法為公司基礎(chǔ)性管理制度，與《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》《信息安全管理制度》《合同管理制度》等制度形成協(xié)同，沖突時(shí)以本辦法為準(zhǔn)。涉及財(cái)務(wù)檔案的，需與《財(cái)務(wù)檔案管理辦法》銜接；涉及法律檔案的，需與《法律事務(wù)管理制度》銜接。制度修訂需經(jīng)內(nèi)控部備案，確保與其他制度一致。

第二章領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.1管理組織架構(gòu)

公司檔案管理實(shí)行董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、管理層執(zhí)行、內(nèi)控部監(jiān)督、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)的四級(jí)管理模式。董事會(huì)負(fù)責(zé)重大檔案管理政策的審批；總經(jīng)理辦公會(huì)統(tǒng)籌年度檔案管理計(jì)劃；內(nèi)控部負(fù)責(zé)制度監(jiān)督與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理第一責(zé)任人，指定專人（檔案管理員）執(zhí)行具體工作。海外機(jī)構(gòu)需指定合規(guī)負(fù)責(zé)人對(duì)接當(dāng)?shù)貦n案管理要求。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

董事會(huì)負(fù)責(zé)審批年度檔案管理預(yù)算、重大檔案處置方案及跨境檔案管理策略；授權(quán)總經(jīng)理辦公會(huì)審議檔案管理制度修訂、重大檔案安全事故處置方案及數(shù)字化建設(shè)計(jì)劃。決策事項(xiàng)需經(jīng)三分之二以上成員同意。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

（1）內(nèi)控部：統(tǒng)籌檔案管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，每年開展檔案管理專項(xiàng)審計(jì)（含至少2次跨境檔案審計(jì)），監(jiān)督制度執(zhí)行；

（2）信息技術(shù)部：負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與運(yùn)維，確保數(shù)據(jù)安全與系統(tǒng)可用性；

（3）各部門：按本辦法要求建立檔案管理臺(tái)賬，定期向檔案管理員移交檔案，配合風(fēng)險(xiǎn)核查。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

審計(jì)部通過年度審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)及突擊檢查，驗(yàn)證檔案管理合規(guī)性；合規(guī)部負(fù)責(zé)跨境檔案調(diào)取的合法性審查；人力資源部將檔案管理納入員工績效考核。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

建立跨部門檔案管理聯(lián)席會(huì)議制度，每季度召開一次，由內(nèi)控部牽頭，解決跨部門檔案協(xié)同問題。涉外業(yè)務(wù)需增設(shè)法律部、海外運(yùn)營部聯(lián)合協(xié)調(diào)機(jī)制，確保符合當(dāng)?shù)亍稒n案法》及數(shù)據(jù)保護(hù)法要求。

第三章檔案管理目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

檔案管理目標(biāo)：檔案完整率≥98%、保管合格率≥100%、利用效率提升20%、跨境調(diào)取合規(guī)率100%。核心指標(biāo)：檔案數(shù)字化率≥60%、檢索響應(yīng)時(shí)間≤2小時(shí)、重大檔案安全事故零發(fā)生。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

（1）分類標(biāo)準(zhǔn)：按檔案價(jià)值與風(fēng)險(xiǎn)分為一級(jí)（核心檔案，如設(shè)計(jì)圖紙、成本數(shù)據(jù)）、二級(jí)（重要檔案，如客戶合同、質(zhì)檢報(bào)告）、三級(jí)（普通檔案，如會(huì)議記錄、宣傳資料）；

（2）保管期限：一級(jí)檔案永久保存，二級(jí)檔案至少10年，三級(jí)檔案至少5年；

（3）安全要求：核心檔案需雙備份（本地+異地），設(shè)置訪問權(quán)限；跨境檔案需加密傳輸，目標(biāo)國存儲(chǔ)需符合GDPR等標(biāo)準(zhǔn)。

3.3管理方法與工具

采用全生命周期管理方法，推廣電子檔案管理系統(tǒng)（EAMS），集成ERP、CRM等系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同步。高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)（如設(shè)計(jì)檔案交接）需采用區(qū)塊鏈存證技術(shù)。

第四章檔案管理流程

4.1主流程設(shè)計(jì)

檔案管理主流程包括歸檔準(zhǔn)備、歸檔移交、保管利用、鑒定銷毀四個(gè)階段：

（1）歸檔準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)部門按檔案分類標(biāo)準(zhǔn)整理歸檔材料，檔案管理員審核格式；

（2）歸檔移交：紙質(zhì)檔案移交至檔案室，電子檔案上傳至EAMS系統(tǒng)，雙方簽字確認(rèn)；

（3）保管利用：檔案管理員按權(quán)限提供查閱服務(wù)，重要檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；

（4）鑒定銷毀：內(nèi)控部組織專家委員會(huì)每年鑒定檔案，銷毀檔案需雙簽批。

4.2子流程說明

（1）跨境檔案調(diào)取：需經(jīng)客戶/合作方書面同意，目標(biāo)國法律部評(píng)估合規(guī)性，內(nèi)控部審批后由信息技術(shù)部實(shí)施加密傳輸；

（2）檔案數(shù)字化：由信息技術(shù)部承接，采用OCR技術(shù)識(shí)別關(guān)鍵信息，建立元數(shù)據(jù)索引，數(shù)字化成果與原檔案雙備份存儲(chǔ)。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

（1）歸檔移交前：業(yè)務(wù)部門檔案管理員需核對(duì)檔案完整性（高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，需雙人復(fù)核）；

（2）電子檔案上傳時(shí)：EAMS系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)格式，異常需人工干預(yù)（高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，需留痕）；

（3）檔案銷毀時(shí)：銷毀清單需經(jīng)檔案管理員與監(jiān)督部門雙重確認(rèn)（中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，需錄像存證）。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

每年6月30日前由內(nèi)控部牽頭復(fù)盤流程，根據(jù)審計(jì)結(jié)果、業(yè)務(wù)變化及系統(tǒng)升級(jí)需求優(yōu)化，重大調(diào)整需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

按檔案類別、保管期限、員工層級(jí)分配權(quán)限：

（1）一級(jí)檔案：僅部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)控部可查閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；

（2）二級(jí)檔案：部門內(nèi)部可查閱，需檔案管理員登記；

（3）三級(jí)檔案：公開查閱需部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)?？缇硻n案調(diào)取需加法律部審批。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

（1）查閱審批：紙質(zhì)檔案需提前2日申請，電子檔案即時(shí)申請，審批時(shí)限≤2小時(shí)；

（2）復(fù)制審批：核心檔案復(fù)制需總經(jīng)理審批，普通檔案部門負(fù)責(zé)人審批；

（3）異地調(diào)取審批：需提交《檔案異地調(diào)取申請表》，內(nèi)控部+海外運(yùn)營部雙審批。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

授權(quán)需通過OA系統(tǒng)備案，有效期不超過1年，臨時(shí)代理需部門負(fù)責(zé)人簽字并報(bào)內(nèi)控部備案，有效期≤15個(gè)工作日。

5.4異常審批流程

緊急查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)加急審批，但需附《緊急查閱風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告》；權(quán)限外申請需提交《特殊需求申請表》，內(nèi)控部評(píng)估后報(bào)總經(jīng)理審批。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

（1）紙質(zhì)檔案：按“分類-編號(hào)-編目-裝訂”標(biāo)準(zhǔn)整理，存檔環(huán)境需符合《檔案庫房基本要求》（GB/T17171-2019）；

（2）電子檔案：元數(shù)據(jù)需包含檔號(hào)、題名、責(zé)任者、形成時(shí)間等10項(xiàng)要素，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)完整性；

（3）痕跡留存：紙質(zhì)檔案交接需雙簽《檔案交接單》，電子檔案操作需留系統(tǒng)日志。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

建立“日常+專項(xiàng)+突擊”三位一體監(jiān)督體系：

（1）日常監(jiān)督：檔案管理員每月自查，內(nèi)控部每周抽查；

（2）專項(xiàng)監(jiān)督：每年5月由審計(jì)部牽頭，覆蓋至少30%檔案；

（3）突擊檢查：針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)部門（如設(shè)計(jì)部），內(nèi)控部可隨時(shí)抽查。

6.3檢查與審計(jì)

（1）檢查內(nèi)容：檔案分類準(zhǔn)確率、保管環(huán)境合規(guī)性、系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置有效性；

（2）審計(jì)頻次：年度專項(xiàng)審計(jì)至少一次，重大項(xiàng)目審計(jì)（如跨境數(shù)據(jù)泄露）隨時(shí)啟動(dòng)；

（3）審計(jì)報(bào)告：需含風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)、整改要求及責(zé)任部門，抄送至分管領(lǐng)導(dǎo)。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

每月5日前由內(nèi)控部提交《檔案管理執(zhí)行報(bào)告》，含數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（如檔案存量、數(shù)字化率）、風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)（含整改進(jìn)度）、改進(jìn)建議，納入績效考核。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績效考核指標(biāo)

（1）業(yè)務(wù)部門考核：檔案完整率（30分）、歸檔及時(shí)性（30分）、合規(guī)操作（40分）；

（2）檔案管理員考核：系統(tǒng)維護(hù)（20分）、培訓(xùn)效果（20分）、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別（60分）。

7.2評(píng)估周期與方法

考核周期與月度績效考核同步，采用“數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)+現(xiàn)場核查”雙方法，關(guān)鍵指標(biāo)（如數(shù)字化率）采用系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。

7.3問題整改機(jī)制

建立“五步閉環(huán)”整改機(jī)制：

（1）立項(xiàng)：內(nèi)控部根據(jù)檢查結(jié)果下發(fā)《整改通知單》；

（2）整改：責(zé)任部門15個(gè)工作日內(nèi)完成；

（3）復(fù)核：內(nèi)控部7個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)證；

（4）銷號(hào)：整改合格報(bào)內(nèi)控部備案；

（5）問責(zé)：逾期未整改，對(duì)部門負(fù)責(zé)人罰款500-2000元。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

每年12月由內(nèi)控部牽頭，結(jié)合審計(jì)結(jié)果、業(yè)務(wù)變化制定《檔案管理優(yōu)化方案》，次年3月前完成修訂。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）獎(jiǎng)勵(lì)情形：檔案管理創(chuàng)新、重大風(fēng)險(xiǎn)防控、數(shù)字化突出貢獻(xiàn)等；

（2）獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)：精神獎(jiǎng)勵(lì)（通報(bào)表揚(yáng)）+物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)（500-5000元）；

（3）程序：部門推薦→內(nèi)控部評(píng)審→總經(jīng)理審批→公示（3個(gè)工作日）。

8.2違規(guī)行為界定

按“一般/較重/嚴(yán)重”分類：

（1）一般違規(guī)：未按時(shí)歸檔、電子檔案格式錯(cuò)誤；

（2）較重違規(guī)：核心檔案未備份、跨境調(diào)取未審批；

（3）嚴(yán)重違規(guī)：檔案丟失、泄露商業(yè)秘密。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）處罰等級(jí)：警告→罰款（一般違規(guī)200-500元，較重違規(guī)500-2000元）；

（2）程序：調(diào)查取證→告知→審批→執(zhí)行，違規(guī)者有權(quán)陳述申辯。

8.4申訴與復(fù)議

員工對(duì)處罰不服，可在收到通知后3個(gè)工作日內(nèi)向人力資源部申訴，由內(nèi)控部復(fù)核，15個(gè)工作日內(nèi)出具復(fù)議結(jié)果。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

（1）預(yù)案范圍：檔案火災(zāi)、水浸、系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)泄露等；

（2）處置流程：啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案→技術(shù)部恢復(fù)系統(tǒng)→內(nèi)控部評(píng)估損失→法律部評(píng)估影響；

（3）資源保障：配備溫濕度監(jiān)控設(shè)備、異地災(zāi)備系統(tǒng)、數(shù)據(jù)恢復(fù)服務(wù)商。

9.2例外情況處理

例外場景包括系統(tǒng)升級(jí)、法律訴訟等臨時(shí)需求，需提交《例外處理申請表》，內(nèi)控部評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)后審批，事后需補(bǔ)充完善檔案。

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

（1）危機(jī)公關(guān)：由市場部牽頭，法律部、內(nèi)控部配合，發(fā)布口徑需經(jīng)總經(jīng)理審批；

（2）善后措施：對(duì)受損檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)責(zé)任部門進(jìn)行問責(zé)，修訂制度防止再發(fā)。跨境場景需根據(jù)當(dāng)?shù)剌浨榉ㄟm配方案。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本辦法由內(nèi)控部負(fù)責(zé)解釋，解釋意見以書面形式存檔。

10.2相關(guān)制度索引

（1）《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》（文號(hào)：內(nèi)控字〔2022〕005號(hào)），第3.5條銜接本辦法第3.1條；

（2）《信息安全管理制度》（文號(hào)：信安字〔2021〕008號(hào)），第4.2條銜接本辦法第4.3條。

10.3修訂與廢止程序

（1）修訂條件：法律法規(guī)變更、業(yè)務(wù)重大調(diào)整、審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題；

（2）審批權(quán)限：修訂稿經(jīng)內(nèi)控部起草→法律部審核→總經(jīng)理辦公會(huì)審議→董事會(huì)批準(zhǔn)；

（3）廢止程序：廢止制度需在正式文件中說明，廢止前需完成存檔交接。

10.4生效與實(shí)施日