服裝公司會(huì)議管理規(guī)范辦法第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本規(guī)范辦法依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等國(guó)家法律法規(guī)、《服裝行業(yè)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T19001-2016）等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、《聯(lián)合國(guó)跨國(guó)公司行為守則》等國(guó)際公約，結(jié)合公司國(guó)際化經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略及數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求，旨在規(guī)范會(huì)議管理流程，防控運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效能，支撐企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造。針對(duì)當(dāng)前會(huì)議管理存在的流程混亂、效率低下、決策滯后、風(fēng)險(xiǎn)隱患等問題，核心目標(biāo)在于構(gòu)建權(quán)責(zé)清晰、流程規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)可控、高效協(xié)同的會(huì)議管理體系。

1.2適用范圍與對(duì)象

本規(guī)范辦法適用于公司總部各部門、各子公司及關(guān)聯(lián)單位的各類會(huì)議，包括但不限于股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題研討會(huì)等。適用對(duì)象涵蓋公司正式員工、外包服務(wù)人員及合作單位相關(guān)人員。例外場(chǎng)景包括涉及國(guó)家秘密、商業(yè)敏感信息的會(huì)議，適用《公司保密管理制度》，需經(jīng)特別審批后方可召開；臨時(shí)性緊急事務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)可簡(jiǎn)化流程，但需在會(huì)后補(bǔ)辦手續(xù)。

1.3核心原則

（1）合規(guī)性原則：會(huì)議管理須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司章程規(guī)定，涉外業(yè)務(wù)需遵循《跨國(guó)經(jīng)營(yíng)合規(guī)管理手冊(cè)》要求。

（2）權(quán)責(zé)對(duì)等原則：會(huì)議發(fā)起、決策、執(zhí)行、監(jiān)督各環(huán)節(jié)責(zé)任主體須明確，權(quán)力與責(zé)任相匹配。

（3）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：重點(diǎn)關(guān)注金額超閾值（如單筆決策金額超過500萬元人民幣）、涉及重大資產(chǎn)處置、外籍股東參與等高風(fēng)險(xiǎn)會(huì)議，實(shí)施強(qiáng)化管控。

（4）效率優(yōu)先原則：優(yōu)化流程節(jié)點(diǎn)，推廣電子化會(huì)議平臺(tái)，壓縮不必要的會(huì)議時(shí)長(zhǎng)（常規(guī)會(huì)議不超過60分鐘）。

（5）持續(xù)改進(jìn)原則：每年結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展及內(nèi)外部審計(jì)結(jié)果修訂完善會(huì)議管理規(guī)范。

1.4制度地位與銜接

本規(guī)范辦法為公司基礎(chǔ)性管理制度，與《公司治理結(jié)構(gòu)管理規(guī)范》《內(nèi)部控制手冊(cè)》《績(jī)效考核管理辦法》等制度形成協(xié)同，沖突時(shí)以本規(guī)范辦法為準(zhǔn)。關(guān)聯(lián)制度條款對(duì)應(yīng)關(guān)系如下：

-與《公司治理結(jié)構(gòu)管理規(guī)范》銜接，明確董事會(huì)會(huì)議決策權(quán)限（條款2.2）；

-與《內(nèi)部控制手冊(cè)》銜接，嵌入“三重一大”決策內(nèi)控環(huán)節(jié)（條款4.3）；

-與《績(jī)效考核管理辦法》銜接，將會(huì)議管理考核納入部門及個(gè)人績(jī)效指標(biāo)（條款7.1）。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司會(huì)議管理體系分為決策層、執(zhí)行層、監(jiān)督層三層：

決策層由股東會(huì)、董事會(huì)及總經(jīng)理辦公會(huì)組成，負(fù)責(zé)重大事項(xiàng)決策類會(huì)議的組織與管控，其層級(jí)關(guān)系遵循《公司法》及《公司章程》。執(zhí)行層由各部門及子公司按職能開展業(yè)務(wù)類會(huì)議，需報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)備案。監(jiān)督層由內(nèi)控部、審計(jì)部、合規(guī)部組成，對(duì)會(huì)議合規(guī)性、效率及風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全過程監(jiān)督。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

（1）股東會(huì)：審議年度重大經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)，會(huì)議決議需經(jīng)代表三分之二以上表決權(quán)的股東通過。職責(zé)由董事會(huì)秘書處承擔(dān)，須提前30日發(fā)布會(huì)議通知并備案于工商部門。

（2）董事會(huì)：決策公司戰(zhàn)略、重大投資、并購重組等，會(huì)議決議需經(jīng)全體董事三分之二以上通過。職責(zé)由董事會(huì)辦公室執(zhí)行，需留存完整會(huì)議記錄及電子簽章痕跡。

（3）總經(jīng)理辦公會(huì)：決策月度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、預(yù)算執(zhí)行、部門協(xié)同事項(xiàng)，決議需經(jīng)成員三分之二以上通過。職責(zé)由總裁辦公室承擔(dān)，會(huì)議紀(jì)要須次日提交總經(jīng)理簽發(fā)。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

（1）總裁辦公室：負(fù)責(zé)各類會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，包括議程擬定、場(chǎng)地安排、資料分發(fā)等，對(duì)應(yīng)責(zé)任崗位為會(huì)議管理員（文職6級(jí)）。

（2）各部門負(fù)責(zé)人：主責(zé)本部門例會(huì)及專項(xiàng)會(huì)議的組織，需在每月5日前提交下月會(huì)議計(jì)劃報(bào)總裁辦公室備案。

（3）財(cái)務(wù)部：主責(zé)預(yù)算類會(huì)議的核算支持，需在會(huì)議前3日提供預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)，對(duì)應(yīng)責(zé)任崗位為高級(jí)會(huì)計(jì)師（財(cái)務(wù)經(jīng)理級(jí)）。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

（1）內(nèi)控部：監(jiān)督“三重一大”決策類會(huì)議的流程合規(guī)性，需在會(huì)議后10日內(nèi)出具內(nèi)控符合性評(píng)估報(bào)告。

（2）審計(jì)部：每年抽取20%以上會(huì)議開展專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)關(guān)注決策執(zhí)行偏差及風(fēng)險(xiǎn)控制缺失。

（3）合規(guī)部：監(jiān)督涉外會(huì)議的屬地合規(guī)性，需提前審核會(huì)議議程及參會(huì)人員名單。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

建立“月度跨部門協(xié)調(diào)會(huì)”機(jī)制，由總裁辦公室牽頭，每月第3個(gè)周五召開，解決跨部門會(huì)議沖突。信息系統(tǒng)方面，需與OA系統(tǒng)對(duì)接實(shí)現(xiàn)會(huì)議預(yù)約智能排期，與ERP系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)自動(dòng)提取預(yù)算數(shù)據(jù)。涉外業(yè)務(wù)增設(shè)“屬地合規(guī)協(xié)調(diào)崗”，由法務(wù)部派遣人員常駐海外子公司配合處理會(huì)議合規(guī)問題。

第三章【專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)】

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

（1）管理目標(biāo)：會(huì)議決策準(zhǔn)確率≥95%、議題達(dá)成率≥90%、平均決策時(shí)效≤3個(gè)工作日。

（2）核心KPI：

-董事會(huì)會(huì)議年度召開次數(shù)≤12次；

-部門例會(huì)參會(huì)率≥85%；

-會(huì)議資料電子化率100%。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

（1）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：決策類會(huì)議需形成書面決議，附件材料需經(jīng)2級(jí)以上審核；業(yè)務(wù)類會(huì)議需有明確主題及輸出成果。

（2）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：涉外會(huì)議需提前15日向當(dāng)?shù)乇O(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)備，外籍股東參與需提供經(jīng)公證的授權(quán)委托書。

（3）風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)及措施：

-高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：金額超過1000萬元人民幣的投資決策會(huì)議，需增設(shè)獨(dú)立第三方評(píng)估環(huán)節(jié)（防控措施：引入外部咨詢機(jī)構(gòu)出具評(píng)估報(bào)告）。

-中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)，需提前7日發(fā)布議題清單（防控措施：要求部門提供數(shù)據(jù)支撐材料）。

3.3管理方法與工具

（1）管理方法：采用PDCA循環(huán)管理，即Plan（議題征集）-Do（會(huì)議執(zhí)行）-Check（決議跟蹤）-Act（流程優(yōu)化）。

（2）管理工具：

-會(huì)議管理工具：使用釘釘或企業(yè)微信會(huì)議平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)智能預(yù)約、電子簽到、實(shí)時(shí)字幕功能。

-決策支持工具：ERP系統(tǒng)自動(dòng)生成預(yù)算執(zhí)行報(bào)告，PowerBI進(jìn)行會(huì)議決策效果可視化分析。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

會(huì)議管理主流程分為五個(gè)環(huán)節(jié)：

（1）發(fā)起：部門負(fù)責(zé)人在OA系統(tǒng)提交會(huì)議申請(qǐng)，需填寫議題清單、參會(huì)人員、預(yù)算額度等要素，對(duì)應(yīng)責(zé)任崗位為部門秘書（助理級(jí)）。

（2）審核：總裁辦公室審核會(huì)議必要性，財(cái)務(wù)部審核預(yù)算合規(guī)性，內(nèi)控部審核重大事項(xiàng)決策流程，逐級(jí)審批時(shí)限≤2個(gè)工作日。

（3）通知：會(huì)議通知需提前5個(gè)工作日發(fā)布，包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、資料清單等，對(duì)應(yīng)責(zé)任崗位為會(huì)議管理員。

（4）執(zhí)行：會(huì)議期間需指定記錄人，重要決議需進(jìn)行電子化簽核，對(duì)應(yīng)責(zé)任崗位為部門負(fù)責(zé)人。

（5）歸檔：會(huì)議資料需紙質(zhì)+電子雙備份，存檔于檔案管理室，對(duì)應(yīng)責(zé)任崗位為檔案管理員（文職8級(jí)）。

4.2子流程說明

（1）緊急會(huì)議啟動(dòng)流程：需在OA系統(tǒng)提交“緊急會(huì)議申請(qǐng)”，經(jīng)總經(jīng)理特批后方可召開，資料準(zhǔn)備時(shí)限≤2小時(shí)。

（2）視頻會(huì)議操作流程：需提前3日測(cè)試設(shè)備，使用騰訊會(huì)議或Zoom平臺(tái)，會(huì)議記錄需包含視頻錄制鏈接。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

（1）內(nèi)控環(huán)節(jié)1：重大事項(xiàng)決策會(huì)議需經(jīng)“會(huì)前議題清單+會(huì)中獨(dú)立評(píng)估+會(huì)后決議簽核”三重校驗(yàn)。

（2）內(nèi)控環(huán)節(jié)2：涉外會(huì)議需嵌入“屬地合規(guī)審核崗”參與流程，對(duì)應(yīng)核查標(biāo)準(zhǔn)為《海外投資風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表》。

（3）內(nèi)控環(huán)節(jié)3：預(yù)算類會(huì)議需ERP系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)預(yù)算額度，異常數(shù)據(jù)觸發(fā)預(yù)警。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

建立“季度流程復(fù)盤”機(jī)制，由總裁辦公室牽頭，收集各部門優(yōu)化建議，經(jīng)內(nèi)控部評(píng)估后提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議，優(yōu)化方案需在次季度實(shí)施。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

按“會(huì)議類型+金額等級(jí)+崗位層級(jí)”分配權(quán)限，具體如下：

（1）金額標(biāo)準(zhǔn)：

-金額≤100萬元：部門負(fù)責(zé)人審批；

-100萬元<金額≤500萬元：分管副總裁審批；

-金額>500萬元：總經(jīng)理辦公會(huì)審議。

（2）崗位層級(jí)：

-高級(jí)管理層（總經(jīng)理及以上）主責(zé)重大決策類會(huì)議授權(quán)；

-中層管理（部門副職）主責(zé)業(yè)務(wù)類會(huì)議安排。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

（1）審批層級(jí)：

-董事會(huì)會(huì)議：需全體董事三分之二以上簽字；

-總經(jīng)理辦公會(huì)：需成員三分之二以上簽字。

（2）審批時(shí)限：常規(guī)會(huì)議≤3個(gè)工作日，緊急會(huì)議≤1個(gè)工作日。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

授權(quán)需在OA系統(tǒng)備案，有效期≤1年，臨時(shí)代理需提供授權(quán)委托書掃描件，代理期限≤15個(gè)工作日。

5.4異常審批流程

緊急情況需經(jīng)總經(jīng)理特批，流程如下：

（1）提交“緊急會(huì)議申請(qǐng)”，附風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告；

（2）總經(jīng)理在1個(gè)工作日內(nèi)審批；

（3）留存審批痕跡于OA系統(tǒng)。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

（1）操作規(guī)范：會(huì)議資料需提前3日發(fā)布，參會(huì)人員需在會(huì)前確認(rèn)簽到；

（2）表單填報(bào)：使用公司統(tǒng)一《會(huì)議申請(qǐng)表》（見附件1），需包含議題、預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等要素；

（3）痕跡留存：電子會(huì)議記錄需總經(jīng)理簽發(fā)，紙質(zhì)會(huì)議材料需歸檔備案。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

（1）日常監(jiān)督：總裁辦公室每月抽查10%會(huì)議執(zhí)行情況；

（2）專項(xiàng)監(jiān)督：內(nèi)控部每季度開展“會(huì)議管理合規(guī)性評(píng)估”；

（3）突擊檢查：審計(jì)部每年抽取30%會(huì)議進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核查。

6.3檢查與審計(jì)

（1）檢查頻次：

-專項(xiàng)審計(jì)：每年至少1次，覆蓋董事會(huì)會(huì)議；

-日常檢查：每月不少于1次，重點(diǎn)核查預(yù)算類會(huì)議。

（2）審計(jì)結(jié)果應(yīng)用：形成《會(huì)議管理審計(jì)報(bào)告》，需明確整改責(zé)任及時(shí)限。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

每月25日提交《會(huì)議管理執(zhí)行報(bào)告》，內(nèi)容包含：

（1）會(huì)議數(shù)量及類型統(tǒng)計(jì)；

（2）超時(shí)限審批案例；

（3）風(fēng)險(xiǎn)問題及整改建議。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績(jī)效考核指標(biāo)

（1）部門考核指標(biāo)：

-會(huì)議決策準(zhǔn)時(shí)率（權(quán)重30%）；

-決策執(zhí)行偏差率（權(quán)重20%）；

（2）個(gè)人考核指標(biāo)：

-會(huì)議組織質(zhì)量（權(quán)重40%）；

-風(fēng)險(xiǎn)防控成效（權(quán)重30%）。

7.2評(píng)估周期與方法

（1）評(píng)估周期：季度考核，年度總評(píng)；

（2）評(píng)估方法：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（OA系統(tǒng)自動(dòng)生成）+現(xiàn)場(chǎng)核查。

7.3問題整改機(jī)制

（1）整改分類：

-一般問題：7個(gè)工作日內(nèi)整改；

-重大問題：30個(gè)工作日內(nèi)整改。

（2）責(zé)任追究：整改未達(dá)標(biāo)者，對(duì)應(yīng)崗位降級(jí)或調(diào)崗。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

建立“制度優(yōu)化建議池”，由總裁辦公室收集各部門建議，經(jīng)內(nèi)控部評(píng)估后提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）獎(jiǎng)勵(lì)情形：

-提出優(yōu)化建議被采納，獎(jiǎng)勵(lì)金額1000-5000元；

-決策類會(huì)議連續(xù)3季度零偏差，獎(jiǎng)勵(lì)部門tr??ng5000元。

（2）獎(jiǎng)勵(lì)程序：

-申報(bào)→部門審核→總裁辦公會(huì)審批→財(cái)務(wù)部發(fā)放。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：會(huì)議材料未按時(shí)發(fā)布；

（2）較重違規(guī)：超預(yù)算召開會(huì)議；

（3）嚴(yán)重違規(guī)：重大決策泄露商業(yè)秘密。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）處罰標(biāo)準(zhǔn)：

-一般違規(guī)：通報(bào)批評(píng)；

-嚴(yán)重違規(guī)：降級(jí)或解聘。

（2）處罰程序：調(diào)查→告知→審批→執(zhí)行。

8.4申訴與復(fù)議

申訴需在收到處罰通知后3個(gè)工作日內(nèi)提交，由人力資源部牽頭復(fù)核。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

（1）應(yīng)急預(yù)案：針對(duì)重大輿情會(huì)議制定《危機(jī)公關(guān)預(yù)案》，明確輿情監(jiān)測(cè)崗、發(fā)言人及響應(yīng)流程。

（2）危機(jī)處理：外籍股東參會(huì)引發(fā)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，需立即啟動(dòng)屬地合規(guī)協(xié)調(diào)崗介入。

9.2例外情況處理

例外場(chǎng)景包括自然災(zāi)害、疫情等突發(fā)情況，需在OA系統(tǒng)提交“例外會(huì)議申請(qǐng)”，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可豁免部分流程。

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

善后措施包括：

（1）會(huì)議記錄電子存檔；

（2）參會(huì)人員背景核查；

（3）涉外會(huì)議需在7個(gè)工作日內(nèi)向當(dāng)?shù)乇O(jiān)管機(jī)構(gòu)提交補(bǔ)報(bào)材料。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本規(guī)范辦法由總裁辦公室負(fù)責(zé)解釋，解釋意見需形成書面文件。

10.2相關(guān)制度索引

-《公司治理結(jié)構(gòu)管理規(guī)范》（文號(hào)：ZG-2023-015）

-《內(nèi)部控制手冊(cè)》