某珠寶公司消防器材質(zhì)量管控細則第一章總綱

1.1制定依據(jù)與目的

本細則依據(jù)《中華人民共和國消防法》《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《消防器材產(chǎn)品認證規(guī)則》（GB/T17712）、《國際電工委員會（IEC）60529系列標準》及《某珠寶公司安全生產(chǎn)管理總綱》（公司內(nèi)部制度編號：JY-GM-001-2023）等相關國家法律法規(guī)、行業(yè)標準、國際公約及企業(yè)內(nèi)部戰(zhàn)略要求制定。針對公司珠寶首飾生產(chǎn)、倉儲、銷售及國際物流等環(huán)節(jié)消防器材管理存在的器材選用不規(guī)范、維護保養(yǎng)不到位、應急處置能力不足等痛點，核心目標在于通過規(guī)范消防器材采購、驗收、存儲、使用、維護、報廢全生命周期管理，實現(xiàn)器材質(zhì)量可靠、使用有效、管理高效，有效防控火災風險，保障員工生命財產(chǎn)安全及企業(yè)持續(xù)經(jīng)營，最終實現(xiàn)價值創(chuàng)造與效率提升。

1.2適用范圍與對象

本細則適用于某珠寶公司總部各部門、下屬子公司、生產(chǎn)基地、倉儲中心、門店及境外分支機構（含合作單位、外包服務商等），覆蓋消防器材的采購、驗收、存儲、部署、巡檢、維修、報廢等全流程管理。涉及對象包括但不限于采購部、倉儲部、工程部、內(nèi)控部、各區(qū)域運營負責人、安全管理人員及全體員工。例外場景包括但不限于應急搶修、臨時性消防措施等特殊情況，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批備案。

1.3核心原則

本細則遵循以下核心原則：

（1）合規(guī)性原則：嚴格遵循國家及目標市場消防法規(guī)、標準，確保器材合法性、有效性；

（2）權責對等原則：明確各部門、崗位管理職責，責任與權限匹配；

（3）風險導向原則：聚焦高風險環(huán)節(jié)（如易燃材料存儲區(qū)、電氣設備密集區(qū)），實施差異化管控；

（4）效率優(yōu)先原則：通過數(shù)字化工具提升管理效率，避免過度流程冗余；

（5）持續(xù)改進原則：定期復盤優(yōu)化，適應技術升級與業(yè)務變化；

（6）國際化適配原則：針對不同國家消防標準差異，實施分類管理。

1.4制度地位與銜接

本細則為公司基礎性專項管理制度，與《某珠寶公司內(nèi)部控制手冊》（編號：JY-IC-003）、《某珠寶公司供應商管理規(guī)范》（編號：JY-SUP-002）等制度銜接，沖突時以本細則為準。與財務制度銜接，明確消防器材采購預算審批路徑；與績效考核制度銜接，將消防器材管理納入部門及個人KPI考核。

第二章領導機構與職責

2.1管理組織架構

公司消防安全管理實行董事會領導、總經(jīng)理負責、部門協(xié)同、全員參與的管理體系。董事會負責審批消防安全戰(zhàn)略及重大投入；總經(jīng)理辦公會決策消防器材采購預算及應急預案；各部門按職責分工落實執(zhí)行；內(nèi)控部、審計部實施監(jiān)督。

2.2決策機構與職責

（1）股東會：審議年度消防安全預算及重大風險處置方案；

（2）董事會：批準消防器材管理制度及重大采購計劃；

（3）總經(jīng)理辦公會：決策季度消防器材采購、更新計劃及應急預案修訂。

2.3執(zhí)行機構與職責

（1）采購部（主責）：負責消防器材供應商管理、采購談判及合同簽訂，需符合《供應商管理規(guī)范》要求；

（2）倉儲部（主責）：負責器材存儲、領用登記及庫存盤點，確保器材完好性；

（3）工程部（主責）：負責消防器材安裝、維護及報廢處置，需取得消防設施操作職業(yè)資格證書；

（4）各區(qū)域運營負責人（配合）：負責本區(qū)域器材日常巡檢及異常上報。

2.4監(jiān)督機構與職責

（1）內(nèi)控部（主責）：定期抽查采購、驗收、維護流程，嵌入至少三個關鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)（如采購審批分級、維護記錄核查、報廢流程備案）；

（2）審計部（主責）：每年開展專項審計，核查制度執(zhí)行有效性；

（3）合規(guī)部（配合）：確保國際業(yè)務符合當?shù)叵婪ㄒ?guī)。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立消防安全聯(lián)席會議制度，每月由工程部牽頭，采購部、倉儲部、內(nèi)控部等參與，協(xié)調(diào)跨部門事項。境外業(yè)務增設屬地法規(guī)對接小組，由合規(guī)部、工程部組成，負責差異化管理方案制定。

第三章消防器材采購管理標準

3.1管理目標與核心指標

目標：消防器材合格率100%、年度故障率≤0.5%、響應時間≤5分鐘。核心KPI：采購周期≤30天、驗收合格率≥98%、維護記錄完整率≥95%。統(tǒng)計口徑以ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)為準。

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

（1）器材選用：必須符合GB/T17712及目標市場IEC標準，禁止假冒偽劣產(chǎn)品；高風險區(qū)域（如鉆石切割區(qū)）需選用防爆等級不低于Exd級器材；

（2）認證要求：必須具備3C認證或同等效力認證，進口器材需通過海關CCIC檢測；

（3）風險控制點及措施：

-高風險點（器材采購）：供應商需通過ISO9001認證，采購部實施雙盲抽檢；

-中風險點（驗收）：倉儲部需在3個工作日內(nèi)完成到貨清點，工程部復驗功能性；

-低風險點（存儲）：需分區(qū)分類存放，溫濕度達標。

3.3管理方法與工具

（1）管理方法：實施全生命周期管理（PLM），采用風險矩陣法評估器材重要性；

（2）管理工具：通過ERP系統(tǒng)實現(xiàn)采購、庫存、維保數(shù)據(jù)聯(lián)動，對接財務模塊自動生成預算。

第四章業(yè)務流程管理

4.1主流程設計

消防器材管理流程包括“需求提報-預算審批-采購執(zhí)行-驗收存儲-部署使用-巡檢維保-報廢處置”七環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)責任主體及標準如下：

（1）需求提報：各區(qū)域運營負責人每月25日前提交需求清單，需附風險等級說明；

（2）預算審批：采購部匯總后提交總經(jīng)理辦公會審批，金額≥50萬元需董事會審批；

（3）采購執(zhí)行：采購部需在批準后15日內(nèi)完成供應商認證及訂單下達；

（4）驗收存儲：倉儲部需在到貨后5個工作日內(nèi)完成清點，工程部復驗功能性；

（5）部署使用：工程部需在驗收合格后10個工作日內(nèi)完成安裝，張貼標識；

（6）巡檢維保：工程部每月巡檢，高風險器材每季度檢測，記錄ERP系統(tǒng)；

（7）報廢處置：工程部編制清單經(jīng)內(nèi)控部審核后，委托有資質(zhì)單位處置，確保殘值上繳。

4.2子流程說明

（1）緊急采購：遇重大風險需臨時代用，由工程部提報，總經(jīng)理特批，3個工作日內(nèi)補充合規(guī)手續(xù)；

（2）境外采購：需先由合規(guī)部評估當?shù)貥藴什町?，采購部按適配方案執(zhí)行。

4.3流程關鍵控制點

（1）采購審批：金額≥20萬元需部門負責人+分管副總雙簽；

（2）驗收核查：工程部需核驗“三證”（合格證、3C認證、說明書）；

（3）維保記錄：需含檢測數(shù)據(jù)、維修方案，存檔5年。

4.4流程優(yōu)化機制

每年6月由內(nèi)控部牽頭，組織至少一次全流程復盤，通過數(shù)字化工具優(yōu)化操作。例如，引入AI巡檢機器人替代人工檢測，減少低風險點巡檢頻次。

第五章權限與審批管理

5.1權限矩陣設計

按“采購金額+風險等級+崗位層級”分配權限：

（1）金額≤10萬元、風險等級低：采購部經(jīng)理審批；

（2）金額10-50萬元、風險等級中：總經(jīng)理審批；

（3）金額>50萬元、風險等級高：董事會審批。

5.2審批權限標準

（1）常規(guī)審批：按金額梯度逐級審批，單次審批時限≤3個工作日；

（2）越權處理：需補辦審批手續(xù)，并提交書面說明，審批人承擔連帶責任。

5.3授權與代理機制

授權需書面形式，期限≤1年，每年續(xù)簽；臨時代理需部門負責人批準，最長15個工作日。

5.4異常審批流程

緊急采購需附風險評估報告，經(jīng)總經(jīng)理辦公會特批，加急通道審批時限≤1個工作日。異常審批需在ERP系統(tǒng)標注“特批”標識，并納入后續(xù)審計重點。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

（1）操作規(guī)范：所有操作需參照國家消防技術標準GB50229，境外業(yè)務按當?shù)貥藴蕡?zhí)行；

（2）痕跡留存：電子記錄（ERP系統(tǒng)）與紙質(zhì)記錄（臺賬）雙備份，存檔3年；

（3）執(zhí)行不到位判定：未按規(guī)定周期巡檢、維保，或記錄缺失，視為未執(zhí)行。

6.2監(jiān)督機制設計

（1）日常監(jiān)督：內(nèi)控部每周抽查ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)，每月現(xiàn)場核查10%庫存；

（2）專項監(jiān)督：每年6月、12月由內(nèi)控部牽頭，聯(lián)合審計部開展全面檢查；

（3）內(nèi)控嵌入環(huán)節(jié)：

-采購環(huán)節(jié)：嵌入供應商資質(zhì)核查（高風險點）；

-維保環(huán)節(jié)：嵌入檢測報告復核（中風險點）；

-報廢環(huán)節(jié)：嵌入殘值上繳核對（低風險點）。

6.3檢查與審計

（1）檢查頻次：專項審計每年≥1次，日常檢查每月≥1次；

（2）檢查方法：數(shù)據(jù)比對、現(xiàn)場核查、人員訪談；

（3）審計結果：形成《消防器材管理審計報告》，明確整改項及責任部門。

6.4執(zhí)行情況報告

每月5日前由工程部向總經(jīng)理辦公會提交《消防器材管理執(zhí)行報告》，含以下內(nèi)容：

（1）數(shù)據(jù)統(tǒng)計：采購完成率、驗收合格率、維保及時率；

（2）風險提示：異常事件、器材故障情況；

（3）改進建議：制度優(yōu)化方向。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

（1）KPI指標：采購時效（權重20%）、驗收合格率（30%）、維保完整率（30%）、違規(guī)處罰次數(shù)（-10%）；

（2）定性指標：跨部門協(xié)作效率、應急預案有效性?？己私Y果與季度獎金掛鉤。

7.2評估周期與方法

（1）評估周期：月度考核、季度復盤、年度審計；

（2）評估方法：ERP數(shù)據(jù)統(tǒng)計（定量）+現(xiàn)場核查（定性）。

7.3問題整改機制

（1）整改分類：一般問題≤7個工作日整改，重大問題≤30個工作日整改；

（2）責任追究：逾期未整改，部門負責人降級，涉及個人取消評優(yōu)資格。

7.4持續(xù)改進流程

（1）改進建議來源：審計報告、員工反饋、技術更新；

（2）改進路徑：工程部評估→內(nèi)控部審核→總經(jīng)理辦公會審批→實施跟蹤。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

（1）獎勵情形：超額完成KPI、提出優(yōu)化方案被采納、應急處置優(yōu)秀等；

（2）獎勵程序：個人申報→部門審核→內(nèi)控部復核→總經(jīng)理審批→財務發(fā)放。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：未按時巡檢、記錄缺失等；

（2）較重違規(guī)：使用過期器材、未按規(guī)定處置報廢器材等；

（3）嚴重違規(guī)：導致火災事故或重大隱患等。

8.3處罰標準與程序

（1）處罰梯度：一般違規(guī)罰款500-2000元，較重違規(guī)降級，嚴重違規(guī)解除合同；

（2）處罰程序：調(diào)查取證→告知→審批→執(zhí)行，保障當事人陳述權。

8.4申訴與復議

員工可在收到處罰后3個工作日內(nèi)向人力資源部申訴，由審計部復核，結果5個工作日內(nèi)反饋。

第九章應急與例外管理

9.1應急預案與危機處理

（1）應急組織：成立由總經(jīng)理任組長，各部門負責人為成員的應急小組；

（2）響應流程：發(fā)現(xiàn)火情→啟動預案→疏散人員→切斷電源→使用器材撲救→上報；

（3）資源保障：境外機構需配備符合當?shù)貥藴实膽毕洹?/p>

9.2例外情況處理

（1）例外場景：自然災害、系統(tǒng)故障等不可抗力；

（2）處理要求：立即啟動應急預案，事后提交書面說明及改進措施。

9.3危機公關與善后

（1）危機公關：由市場部牽頭，合規(guī)部提供法律支持，統(tǒng)一口徑；

（2）善后措施：評估損失、完善制度、通報全員。境外業(yè)務需適配當?shù)剌浨楣芾硪?guī)則。

第十章附則

10.1制度解釋權歸屬

本細則由某珠寶公司內(nèi)控部負責解釋，解釋意見以書面形式存檔。

10.2相關制度索引

（1）《某珠寶公司內(nèi)部控制手冊》（JY-IC-003）；

（2）《某珠寶公司供應商管理規(guī)范》（JY-SUP-002）；

（3）《某珠寶公司安全生產(chǎn)管理總綱》（JY-GM-001-2023）。

10.3修訂與廢止程序

修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議，董事會