家具公司銷售合同監(jiān)督辦法家具公司銷售合同監(jiān)督辦法

第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本制度依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國合同法》及公司《內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關法律法規(guī)制定。旨在規(guī)范公司銷售合同全生命周期管理，防范合同風險，提高合同履約效率，保障公司合法權益，促進銷售業(yè)務健康可持續(xù)發(fā)展。

1.2適用范圍與對象

本制度適用于公司所有銷售合同的管理活動，包括但不限于銷售合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除及終止等全過程管理。適用對象包括銷售部、法務部、財務部、倉儲部、物流部等所有涉及銷售合同管理的部門及員工。

1.3核心原則

銷售合同監(jiān)督遵循合法合規(guī)、權責明確、流程規(guī)范、風險可控、高效協(xié)作的核心原則。

1.4制度地位

本制度是公司合同管理體系的重要組成部分，與《公司合同管理辦法》《公司內(nèi)部控制手冊》等制度構成有機整體，是銷售合同管理的綱領性文件。各部門在執(zhí)行過程中應確保與公司其他相關制度不沖突。

第二章管理組織體系

2.1管理組織架構

公司設立銷售合同管理委員會作為合同管理的決策機構，由總經(jīng)理擔任主任，成員包括銷售總監(jiān)、法務總監(jiān)、財務總監(jiān)等相關部門負責人。下設銷售合同管理辦公室（設在法務部），負責日常管理工作。各部門設立合同管理員，負責本部門合同的具體管理。

2.2決策機構與職責

銷售合同管理委員會主要職責包括：

-審議公司重大銷售合同的簽訂；

-制定和修訂銷售合同管理制度；

-審定銷售合同風險控制標準；

-監(jiān)督銷售合同管理制度的執(zhí)行情況。

2.3執(zhí)行機構與職責

銷售部負責銷售合同的具體簽訂與履行，主要職責包括：

-合同草案的初步擬定；

-客戶信息的收集與驗證；

-合同履行過程的跟蹤與協(xié)調(diào)。

法務部負責銷售合同的合法性審查，主要職責包括：

-合同條款的法律風險識別與評估；

-合同文本的標準化管理；

-合同糾紛的處理與預防。

財務部負責銷售合同的財務審核，主要職責包括：

-合同金額的準確核算；

-付款條件的合規(guī)性審查；

-合同款項的結(jié)算管理。

2.4監(jiān)督機構與職責

內(nèi)審部負責銷售合同管理制度的獨立監(jiān)督，主要職責包括：

-定期開展合同管理審計；

-識別合同管理中的內(nèi)控缺陷；

-提出改進建議并跟蹤落實。

2.5協(xié)調(diào)機制

建立跨部門合同管理聯(lián)席會議制度，每月召開一次，由法務部牽頭，相關部門參加，解決合同管理中的重大問題。各部門合同管理員通過OA系統(tǒng)建立的合同管理溝通群組，實現(xiàn)日常信息共享與問題協(xié)同。

第三章銷售合同管理標準

3.1管理目標與指標

管理目標：

-實現(xiàn)銷售合同100%受控管理；

-合同簽訂后30日內(nèi)履約率達到95%以上；

-合同糾紛發(fā)生率控制在0.5%以下；

-合同審核平均周期不超過3個工作日。

管理指標：

-合同條款合規(guī)率100%；

-合同履行及時率98%；

-合同變更率控制在5%以內(nèi)；

-合同違約率控制在0.2%以下。

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

合同文本標準：

-采用公司統(tǒng)一制定的合同模板；

-標準條款包括但不限于合同主體資格確認、產(chǎn)品規(guī)格描述、價格條款、付款方式、交貨方式、質(zhì)量標準、違約責任、爭議解決等；

-標準條款庫定期更新，每年至少進行一次全面審查。

合同分類標準：

-按金額分類：金額在100萬元以上的為重大合同，需經(jīng)銷售合同管理委員會審議；金額在10萬元至100萬元的為一般合同，需法務部審核；金額在10萬元以下的為小額合同，由銷售部自行審核；

-按客戶類型分類：政府客戶、大型企業(yè)客戶、中小型企業(yè)客戶、個人客戶，不同類型客戶合同需符合相應監(jiān)管要求；

-按產(chǎn)品類型分類：家具類、家居配套類、定制類，不同產(chǎn)品類型合同需符合相應行業(yè)規(guī)范。

3.3管理方法與工具

采用"制度+流程+技術"的管理方法：

-建立銷售合同管理制度體系；

-制定標準化的合同管理流程；

-應用合同管理系統(tǒng)實現(xiàn)電子化管理。

數(shù)字化工具應用：

-合同管理系統(tǒng)與ERP、CRM系統(tǒng)對接，實現(xiàn)客戶信息、訂單信息、合同信息一體化管理；

-通過電子簽章系統(tǒng)實現(xiàn)合同電子簽署；

-利用合同管理系統(tǒng)進行合同生命周期跟蹤與預警。

第四章業(yè)務流程管理

4.1主流程設計

銷售合同管理主流程：

1.銷售部根據(jù)客戶需求制作合同草案，并提交法務部審核；

2.法務部審核通過后，財務部進行財務審核；

3.三方審核通過后，銷售部與客戶簽訂合同；

4.合同簽訂后，銷售部將合同歸檔至合同管理系統(tǒng)，并通知相關部門履行；

5.合同履行過程中，各相關部門及時更新合同狀態(tài)；

6.合同履行完畢或終止后，進行合同結(jié)算與歸檔。

4.2子流程說明

合同草案制作流程：

-收集客戶信息，包括營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明等；

-根據(jù)產(chǎn)品目錄和報價單制作合同草案；

-客戶特殊需求單獨簽訂補充協(xié)議；

-合同草案必須包含公司標準條款庫中的全部必要條款。

合同審核流程：

-法務部審核：重點審查合同主體資格、權利義務對等性、違約責任條款等；

-財務部審核：重點審查價格條款、付款條件、發(fā)票開具等；

-特殊合同需組織相關部門進行多級審核。

合同簽訂流程：

-實地簽訂：銷售部人員陪同客戶到公司簽訂；

-線上簽訂：通過電子簽章系統(tǒng)完成；

-簽訂過程必須有兩個以上見證人在場，并做好錄音錄像。

4.3流程關鍵控制點

高風險控制點1（高風險）：

合同簽訂前必須核實客戶主體資格，對營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明等進行真實性核查，防范虛假客戶風險。

高風險控制點2（高風險）：

重大合同必須經(jīng)過銷售合同管理委員會審議，確保合同條款符合公司戰(zhàn)略和風險偏好。

高風險控制點3（中風險）：

合同金額、價格、付款條件等核心條款必須經(jīng)過財務部審核，防止價格欺詐和資金風險。

內(nèi)部控制點1（中風險）：

合同管理系統(tǒng)必須實現(xiàn)合同全生命周期跟蹤，各部門按職責及時更新合同狀態(tài)，確保信息準確完整。

內(nèi)部控制點2（低風險）：

合同歸檔必須按照"一式三份"原則執(zhí)行，一份存檔，一份交財務部，一份交銷售部，確保檔案完整。

內(nèi)部控制點3（低風險）：

合同管理系統(tǒng)必須設置預警機制，對即將到期的付款、交貨等關鍵節(jié)點進行自動提醒。

4.4流程優(yōu)化機制

建立合同管理流程持續(xù)優(yōu)化機制：

-每季度對合同管理流程進行評估，識別瓶頸和改進機會；

-針對合同審核周期過長的問題，優(yōu)化多級審核流程，推廣電子化審核；

-對合同履行中的常見問題進行梳理，完善合同條款和履行流程；

-引入AI技術進行合同自動審查，提高審核效率。

第五章權限與審批

5.1權限矩陣設計

銷售合同審批權限矩陣：

-金額審批：100萬元以上合同需銷售合同管理委員會審批；10萬元至100萬元的合同需法務部負責人審批；10萬元以下合同需銷售部經(jīng)理審批；

-客戶類型審批：政府客戶合同需總經(jīng)理審批；大型企業(yè)客戶合同需銷售總監(jiān)審批；其他類型客戶合同需銷售部經(jīng)理審批；

-產(chǎn)品類型審批：定制類合同需設計部參與審核；家具類合同需生產(chǎn)部參與審核；家居配套類合同需供應鏈部參與審核。

5.2審批權限標準

審批權限標準：

-一般合同：銷售部初審，法務部審核，財務部會簽；

-重大合同：除上述部門外，還需根據(jù)合同內(nèi)容涉及的其他部門進行會簽；

-特殊情況：合同條款涉及公司重大戰(zhàn)略調(diào)整或重大風險敞口時，需提交董事會審議。

5.3授權與代理機制

授權機制：

-公司總經(jīng)理授權銷售總監(jiān)在100萬元以下合同范圍內(nèi)行使審批權；

-銷售總監(jiān)授權銷售部經(jīng)理在50萬元以下合同范圍內(nèi)行使審批權；

-法務部負責人授權法務專員在合同審核權限范圍內(nèi)行使審批權。

代理機制：

-銷售人員出差期間，可書面委托其他銷售人員代為處理合同事宜，但必須經(jīng)過銷售總監(jiān)批準；

-客戶特殊時間要求，可安排在非工作時間進行合同簽署，但必須經(jīng)過總經(jīng)理批準。

5.4異常審批流程

異常審批流程：

-審批人認為合同條款存在重大疑問時，可要求返回上一級審批；

-審批周期超過規(guī)定時限時，審批人必須說明原因，并采取措施加快審批；

-客戶緊急需求無法按正常流程審批時，可先按最低權限簽署，但必須在24小時內(nèi)補辦審批手續(xù)；

-審批過程中出現(xiàn)分歧時，由銷售合同管理辦公室組織協(xié)調(diào)，必要時提交銷售合同管理委員會裁決。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督

6.1執(zhí)行要求與標準

執(zhí)行要求：

-所有銷售合同必須通過合同管理系統(tǒng)進行管理；

-合同條款必須符合公司標準條款庫要求；

-合同履行過程中必須做好過程記錄；

-合同變更必須簽訂補充協(xié)議，并納入合同管理系統(tǒng)。

執(zhí)行標準：

-合同簽訂后5個工作日內(nèi)完成系統(tǒng)錄入；

-合同履行過程中每周至少更新一次合同狀態(tài)；

-合同變更必須經(jīng)過原審批流程；

-合同歸檔必須在合同履行完畢后30日內(nèi)完成。

6.2監(jiān)督機制設計

建立分級監(jiān)督機制：

-法務部對合同審核質(zhì)量進行監(jiān)督；

-財務部對合同財務條款執(zhí)行情況進行監(jiān)督；

-內(nèi)審部對合同管理制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督；

-銷售合同管理辦公室對各部門合同管理情況進行協(xié)調(diào)監(jiān)督。

6.3檢查與審計

定期檢查：

-每季度對合同管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行全面檢查；

-每半年對合同檔案進行抽查；

-每年對合同履行情況進行全面評估。

專項審計：

-對重大合同履行情況進行專項審計；

-對合同管理薄弱環(huán)節(jié)進行專項審計；

-對合同管理系統(tǒng)進行年度安全審計。

6.4執(zhí)行情況報告

建立執(zhí)行情況報告制度：

-每月由銷售合同管理辦公室向銷售合同管理委員會提交合同管理執(zhí)行情況報告；

-報告內(nèi)容包括合同簽訂情況、合同履行情況、合同變更情況、合同糾紛情況、合同管理問題等；

-特殊情況及時報告，重大問題必須立即報告。

第七章考核與改進

7.1績效考核指標

考核指標體系：

-銷售部：合同簽訂及時率、合同審核通過率、合同履約率、合同糾紛處理效率；

-法務部：合同審核準確率、合同法律風險識別率、合同糾紛預防率；

-財務部：合同款項回收率、合同財務差錯率；

-內(nèi)審部：合同管理審計發(fā)現(xiàn)問題整改率。

7.2評估周期與方法

評估周期：

-月度評估：各部門內(nèi)部進行；

-季度評估：銷售合同管理辦公室組織；

-年度評估：銷售合同管理委員會組織。

評估方法：

-數(shù)據(jù)分析：通過合同管理系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)進行分析；

-問卷調(diào)查：向相關人員進行問卷調(diào)查；

-訪談評估：對關鍵人員進行訪談；

-專項檢查：對重點環(huán)節(jié)進行專項檢查。

7.3問題整改機制

問題整改流程：

-發(fā)現(xiàn)問題：通過檢查、審計、舉報等渠道發(fā)現(xiàn)問題；

-分析問題：分析問題原因，確定責任部門；

-制定措施：制定整改措施和整改時限；

-跟蹤落實：銷售合同管理辦公室跟蹤落實情況；

-評估效果：評估整改效果，形成閉環(huán)管理。

7.4持續(xù)改進流程

建立PDCA持續(xù)改進循環(huán)：

-Plan：每年年初制定年度合同管理改進計劃；

-Do：按照計劃實施改進措施；

-Check：定期檢查改進措施執(zhí)行情況；

-Act：根據(jù)檢查結(jié)果調(diào)整改進措施。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

獎勵標準：

-個人獎勵：合同審核質(zhì)量優(yōu)秀、合同糾紛預防突出貢獻、合同管理創(chuàng)新等；

-部門獎勵：合同管理考核優(yōu)秀的部門；

-項目獎勵：重大合同順利履行的項目。

獎勵程序：

-申報：個人或部門提出獎勵申請；

-審核銷售合同管理辦公室審核；

-批準：銷售合同管理委員會批準；

-公示：在公司內(nèi)部進行公示；

-發(fā)放：按照公司規(guī)定發(fā)放獎勵。

8.2違規(guī)行為界定

違規(guī)行為分類：

-一般違規(guī)：違反合同管理系統(tǒng)操作規(guī)定、合同記錄不完整等；

-嚴重違規(guī)：合同審核不認真導致重大風險、擅自變更合同條款等；

-重大違規(guī)：簽訂無效合同、泄露客戶信息等。

8.3處罰標準與程序

處罰標準：

-一般違規(guī)：警告、通報批評；

-嚴重違規(guī)：扣罰績效工資、降級；

-重大違規(guī)：解除勞動合同、追究法律責任。

處罰程序：

-立案：銷售合同管理辦公室立案調(diào)查；

-調(diào)查：收集證據(jù)，進行調(diào)查；

-處理：銷售合同管理委員會處理；

-告知：告知當事人處理決定；

-申訴：當事人可提出申訴。

8.4申訴與復議

申訴機制：

-當事人對處理決定不服的，可在收到處理決定后5個工作日內(nèi)提出申訴；

-申訴由銷售合同管理委員會組織復議；

-復議結(jié)果為最終決定。

第九章附則

9.1制度解釋權歸屬

本制度由公司銷售合同管理委員會負責解釋。

9.2相關制度索引

相關制度索引：

-《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》

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