2026年海洋能發(fā)電公司印章刻制與使用管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司印章刻制、保管、使用、廢止全流程管理，保障公司印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，防范印章管理風險，維護公司合法權(quán)益，結(jié)合海洋能發(fā)電行業(yè)經(jīng)營管理特點及公司實際運營情況，特制定本制度。第二條制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國民法典》《國務(wù)院關(guān)于國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定》《印章治安管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，以及公司公司章程、合同管理辦法、財務(wù)管理規(guī)定等內(nèi)部規(guī)章制度制定。第三條適用范圍本制度適用于公司本部及所屬各業(yè)務(wù)單元所有印章的管理工作，涵蓋公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、部門專用章、項目專用章等各類印章，涉及行政部、財務(wù)部、法務(wù)部、各業(yè)務(wù)部門及所有使用印章的人員，覆蓋印章刻制申請、審批、刻制、備案、保管、使用、交接、廢止、銷毀等全環(huán)節(jié)。第四條核心原則（一）集中管理原則：公司所有印章統(tǒng)一由行政部歸口管理，嚴禁各部門私自刻制、保管印章，確保印章管理權(quán)限集中、流程規(guī)范。（二）分級審批原則：根據(jù)印章類型、用印事項重要程度劃分審批權(quán)限，明確不同層級管理人員的審批職責，做到權(quán)責清晰、審批有據(jù)。（三）安全保密原則：印章保管人員需嚴格遵守保密規(guī)定，妥善保管印章及用印記錄，防止印章被盜用、偽造、遺失，確保印章使用信息不泄露。（四）全程留痕原則：所有印章刻制、使用、交接、廢止行為均需建立書面記錄，做到一事一檔、全程可追溯，無記錄的用印行為一律禁止。（五）合法合規(guī)原則：印章刻制需到公安機關(guān)備案的正規(guī)機構(gòu)辦理，用印內(nèi)容需符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，嚴禁在空白文件、違規(guī)合同上加蓋印章。（六）責任到人原則：明確每枚印章的刻制責任人、保管責任人、使用審批責任人，建立“誰審批、誰負責，誰使用、誰負責，誰保管、誰負責”的責任體系。第二章印章刻制與備案第五條印章刻制申請（一）公司新增印章需由使用部門提交《印章刻制申請表》，注明印章名稱、規(guī)格、用途、使用范圍、申請理由等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人簽字確認后報行政部審核；（二）行政部對申請材料的完整性、必要性進行審核，審核通過后按權(quán)限上報審批：公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章需報公司法定代表人審批，部門專用章、項目專用章需報分管領(lǐng)導審批；（三）未經(jīng)審批的印章刻制申請，行政部一律不予受理，嚴禁任何部門或個人以任何理由私自申請刻制印章。第六條印章刻制要求（一）印章刻制需由行政部統(tǒng)一委托公安機關(guān)備案的正規(guī)印章刻制機構(gòu)完成，刻制標準需符合國家相關(guān)規(guī)定，確保印章的合法性和規(guī)范性；（二）印章內(nèi)容需準確無誤，公司全稱、印章類型等信息需與公司登記信息一致，部門專用章需標注所屬部門名稱，項目專用章需標注項目名稱及使用期限；（三）刻制完成后，刻制機構(gòu)需出具印章刻制證明及備案材料，行政部核對印章樣式、規(guī)格無誤后，方可接收印章。第七條印章備案管理（一）行政部在印章刻制完成后7個工作日內(nèi)，到公安機關(guān)完成印章備案手續(xù)，留存?zhèn)浒富貓?zhí)并建立印章備案臺賬，臺賬需包含印章名稱、刻制時間、備案編號、刻制機構(gòu)、用途等信息；（二）公司公章、法定代表人章、財務(wù)專用章等核心印章需在銀行、稅務(wù)等相關(guān)機構(gòu)完成備案的，由財務(wù)部配合行政部辦理；（三）印章備案信息發(fā)生變更的，行政部需在變更后5個工作日內(nèi)完成備案信息更新，確保備案信息與實際一致。第三章印章保管第八條保管主體確定（一）公司公章、合同專用章由行政部指定專人保管，法定代表人章由財務(wù)部指定專人保管，財務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財務(wù)部按崗位分離原則分別保管，部門專用章由所屬部門指定專人保管，項目專用章由項目負責人指定專人保管；（二）印章保管人員需具備良好的職業(yè)道德和保密意識，無違法違紀記錄，經(jīng)行政部審核確認后方可上崗，保管人員調(diào)整需提前向行政部報備并辦理交接手續(xù)；（三）嚴禁將印章交由無保管權(quán)限的人員代管，嚴禁保管人員將印章帶出公司指定保管場所（經(jīng)審批的用印場景除外）。第九條保管場所要求（一）印章需存放于帶鎖的保險柜或?qū)Ｓ糜≌鹿裰?，保管場所需具備防盜、防火、防潮條件，保險柜鑰匙由保管人員專人保管，密碼定期更換并嚴格保密；（二）核心印章（公章、法定代表人章、財務(wù)專用章）的保管場所需安裝監(jiān)控設(shè)備，監(jiān)控記錄保存期限不少于3個月，確保印章保管過程可監(jiān)控；（三）保管人員離開工作崗位時，需將印章鎖入保險柜并確認鎖閉，嚴禁印章脫離保管人員管控范圍。第十條印章交接管理（一）保管人員因離職、調(diào)崗、休假等原因需交接印章的，需填寫《印章交接登記表》，注明交接印章名稱、數(shù)量、狀態(tài)、交接時間、交接原因等，由交接雙方、監(jiān)交人（行政部人員）簽字確認；（二）交接前需核對印章實物與備案信息、保管臺賬是否一致，用印記錄是否完整，確認無誤后方可交接，交接過程需全程在監(jiān)交人監(jiān)督下完成；（三）保管人員休假超過3個工作日的，需指定臨時保管人員并辦理臨時交接手續(xù)，休假結(jié)束后及時收回印章并注銷臨時交接記錄；（四）印章交接完成后，行政部需及時更新印章保管臺賬，確保保管責任清晰可追溯。第十一條印章遺失處理（一）保管人員發(fā)現(xiàn)印章遺失或被盜的，需立即向行政部負責人和公司分管領(lǐng)導報告，同時采取必要的防范措施，防止印章被冒用；（二）行政部在接到報告后24小時內(nèi)，向公安機關(guān)報案并申請印章掛失，同時在市級以上報刊發(fā)布印章遺失作廢聲明；（三）印章遺失后需重新刻制的，按本制度第二章印章刻制流程辦理，原印章備案信息由行政部申請注銷；（四）因保管人員失職導致印章遺失的，按本制度第五章規(guī)定追究相關(guān)人員責任。第四章印章使用第十二條用印申請與審批（一）使用印章前，用印申請人需填寫《印章使用申請表》，注明用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、用印日期、申請部門、申請人等信息，并附用印文件原件或復印件；（二）用印審批權(quán)限：使用公司公章、合同專用章的，一般事項由部門負責人審核、分管領(lǐng)導審批，重大事項（如對外投資、重大合同、擔保等）需報法定代表人審批；使用財務(wù)專用章、發(fā)票專用章的，由財務(wù)部負責人審核、財務(wù)分管領(lǐng)導審批；使用部門專用章的，由部門負責人審批；使用項目專用章的，由項目負責人審批；（三）審批流程未完成的，印章保管人員一律不得加蓋印章，嚴禁先蓋章后審批、無審批蓋章等違規(guī)行為。第十三條用印審核要求（一）印章保管人員需對用印文件的完整性、合規(guī)性進行審核，核對審批手續(xù)是否齊全、用印內(nèi)容是否與申請內(nèi)容一致，發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不完整、審批不全、文件存在違規(guī)風險的，有權(quán)拒絕蓋章并向行政部報告；（二）嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等空白文件上加蓋印章，確因業(yè)務(wù)需要使用空白介紹信的，需經(jīng)法定代表人審批，注明使用范圍和有效期，使用后剩余空白介紹信需及時交回行政部注銷；（三）對外簽訂的合同、協(xié)議等文件用印前，需經(jīng)法務(wù)部審核確認合法合規(guī)，涉及財務(wù)事項的需經(jīng)財務(wù)部審核，確保用印文件無法律和經(jīng)營風險。第十四條用印操作規(guī)范（一）印章加蓋需由保管人員親自操作，嚴禁他人代蓋，加蓋位置需準確、清晰，印章印跡需完整覆蓋文件指定位置，不得模糊、歪斜；（二）一份文件多頁的，需在騎縫處加蓋印章，確保文件頁碼完整無替換風險，重要文件需逐頁加蓋印章；（三）用印完成后，保管人員需在《印章使用登記表》上記錄用印日期、用印事項、文件名稱、份數(shù)、審批人、申請人、蓋章人等信息，用印文件復印件需附在登記表后存檔；（四）非工作時間確需使用印章的，需經(jīng)分管領(lǐng)導審批，保管人員接到審批通知后到崗完成用印，用印完成后及時將印章歸位并補充登記用印記錄。第十五條外出用印管理（一）因業(yè)務(wù)需要攜帶印章外出使用的，需提交《印章外出使用申請表》，注明外出原因、使用地點、使用時間、隨行人員等，經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導審批（核心印章需法定代表人審批）后，由行政部安排專人攜帶印章隨行；（二）外出用印過程中，攜帶人員需全程保管印章，嚴禁將印章交由他人保管，用印完成后立即返回公司并將印章歸位，行政部需核對外出用印記錄，確保印章使用合規(guī)；（三）嚴禁以任何理由將印章長期存放于外單位或個人處，外出用印結(jié)束后當日需將印章收回公司保管。第五章印章廢止與銷毀第十六條印章廢止條件（一）公司名稱變更、注銷、分立、合并導致原有印章失效的；（二）印章磨損、變形無法正常使用的；（三）部門撤銷、項目結(jié)束導致部門專用章、項目專用章無需繼續(xù)使用的；（四）法律法規(guī)或公司管理規(guī)定要求廢止印章的其他情形。第十七條印章廢止流程（一）印章廢止由使用部門或行政部提出申請，填寫《印章廢止申請表》，注明廢止印章名稱、廢止原因、廢止時間等，經(jīng)部門負責人審核后報分管領(lǐng)導審批（核心印章需法定代表人審批）；（二）審批通過后，行政部通知保管人員收回廢止印章，核對印章實物與臺賬信息，確認無誤后在印章臺賬中注明廢止狀態(tài)及時間；（三）行政部需在印章廢止后7個工作日內(nèi)，到公安機關(guān)辦理印章注銷備案手續(xù)，留存注銷回執(zhí)并歸檔。第十八條印章銷毀管理（一）廢止印章需按規(guī)定銷毀的，由行政部提出銷毀申請，報法定代表人審批后，組織2名以上工作人員監(jiān)督銷毀過程，銷毀機構(gòu)需為公安機關(guān)指定的正規(guī)機構(gòu)；（二）銷毀前需對廢止印章進行拍照留存，填寫《印章銷毀登記表》，注明銷毀印章名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀機構(gòu)、監(jiān)督人員等，監(jiān)督人員需簽字確認；（三）銷毀完成后，銷毀機構(gòu)需出具銷毀證明，行政部將銷毀證明、銷毀登記表、印章照片等資料歸檔保存，保存期限不少于10年。第六章監(jiān)督與責任追究第十九條監(jiān)督檢查機制（一）行政部每月對印章保管、使用情況進行一次抽查，每季度開展一次全面檢查，重點核查用印記錄完整性、審批流程合規(guī)性、印章保管安全性，形成檢查報告存檔；（二）財務(wù)部、法務(wù)部配合行政部開展印章專項檢查，重點核查財務(wù)類、合同類印章的使用合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改要求；（三）公司審計部門每年將印章管理納入審計范圍，對印章刻制、保管、使用、廢止全流程進行審計，排查管理漏洞并提出改進建議。第二十條責任追究情形（一）未經(jīng)審批私自刻制、偽造公司印章的；（二）印章保管人員未按規(guī)定保管印章，導致印章遺失、被盜、損毀的；（三）無審批手續(xù)擅自使用印章，或在空白文件上加蓋印章的；（四）用印審批人員違規(guī)審批，或明知用印內(nèi)容違規(guī)仍批準用印的；（五）印章交接未按規(guī)定辦理手續(xù)，導致責任不清的；（六）隱瞞印章遺失、被盜情況，未及時報告或處理的；（七）拒絕配合印章監(jiān)督檢查，或隱瞞違規(guī)用印行為的；（八）因印章管理違規(guī)導致公司經(jīng)濟損失、商譽受損或承擔法律責任的。第二十一條責任追究措施（一）對情節(jié)較輕的責任人，給予口頭警告、績效扣分、通報批評等處理；（二）對情節(jié)較重的責任人，扣發(fā)季度/年度