PAGE備用金墊付財務制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司備用金墊付行為，加強備用金管理，保障資金安全，提高資金使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工因業(yè)務需要發(fā)生的備用金墊付業(yè)務。（三）基本原則1.計劃性原則：備用金墊付應根據(jù)公司業(yè)務計劃和實際需求，合理安排資金，避免盲目墊付。2.審批原則：所有備用金墊付必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。3.?？顚Ｓ迷瓌t：備用金應?？顚Ｓ?，不得挪作他用，確保資金用于指定的業(yè)務事項。4.及時報賬原則：備用金使用后，應及時報賬核銷，不得拖延。二、備用金的申請與審批（一）申請條件1.因開展業(yè)務需要，經(jīng)常發(fā)生差旅費、業(yè)務招待費、辦公用品采購等零星支出，且金額較小、支付頻繁的。2.經(jīng)公司領導批準的其他臨時性業(yè)務需要墊付資金的情況。（二）申請流程1.申請人填寫《備用金申請表》，詳細說明申請備用金的用途、金額、預計使用期限等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)業(yè)務實際情況進行審核，并簽署意見。3.審核通過后，申請表依次提交至財務部門、分管領導、總經(jīng)理審批。財務部門負責對備用金申請的合理性、資金來源等進行審核；分管領導根據(jù)業(yè)務情況進行審批；總經(jīng)理對備用金申請進行最終審批。（三）審批權限1.備用金申請金額在[X]元以下的，由部門負責人、財務部門負責人、分管領導審批。2.備用金申請金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負責人、財務部門負責人、分管領導、總經(jīng)理審批。3.備用金申請金額在[X]元以上的，需經(jīng)公司領導班子集體研究決定。三、備用金的使用（一）使用范圍1.差旅費：包括員工因公務出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.業(yè)務招待費：用于公司因業(yè)務需要招待客戶、合作伙伴等發(fā)生的費用。3.辦公用品采購：購買日常辦公所需的文具、紙張、設備等用品。4.其他零星支出：經(jīng)公司領導批準的其他臨時性業(yè)務支出，如小額維修費用、快遞費用等。（二）使用規(guī)定1.備用金必須按照申請用途使用，不得擅自改變用途。2.嚴禁將備用金用于個人消費或其他非法活動。3.使用備用金時，應取得合法有效的發(fā)票或其他相關憑證，并在憑證上注明備用金支付字樣。4.對于超過[X]元的大額支出，原則上應通過銀行轉賬等方式支付，不得使用現(xiàn)金備用金支付。四、備用金的報賬與核銷（一）報賬期限1.備用金使用后，申請人應在業(yè)務完成后的[X]個工作日內(nèi)到財務部門報賬核銷。2.對于差旅費等有明確時間限制的業(yè)務，應在出差歸來后的[X]個工作日內(nèi)報賬。（二）報賬流程1.申請人整理好與備用金支出相關的發(fā)票、收據(jù)、報銷清單等原始憑證，并填寫《備用金報銷單》。2.將報銷單及原始憑證提交至所在部門負責人審核，部門負責人應核實業(yè)務的真實性、合理性，并簽署意見。3.審核通過后，報銷單依次提交至財務部門審核。財務部門負責對原始憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，以及對報銷金額的準確性進行核對。4.財務部門審核無誤后，按照公司財務審批流程進行審批，審批通過后予以報銷。（三）核銷方式1.財務部門根據(jù)報銷金額，沖減相應的備用金余額。如報銷金額小于備用金申請金額，應將剩余備用金及時收回。2.如報銷金額大于備用金申請金額，經(jīng)審批后，可給予補足差額或另行處理。五、備用金的管理與監(jiān)督（一）財務部門職責1.負責備用金制度的制定、修訂和解釋。2.審核備用金申請，辦理備用金的支付和報賬核銷手續(xù)。3.定期對備用金的使用情況進行清查盤點，確保備用金賬實相符。4.對備用金使用過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和糾正，并及時向上級領導報告。（二）內(nèi)部審計部門職責1.定期對備用金的管理和使用情況進行審計監(jiān)督，檢查備用金制度的執(zhí)行情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（三）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部應建立健全備用金監(jiān)督檢查機制，定期或不定期對備用金的使用情況進行檢查。2.檢查內(nèi)容包括備用金的申請、審批、使用、報賬核銷等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，備用金余額是否準確，原始憑證是否真實、合法、完整等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時查明原因，采取相應的措施進行處理。對違規(guī)使用備用金的行為，將按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將依法追究責任。六、備用金的清查與盤點（一）清查盤點周期1.財務部門應每月對備用金進行一次清查盤點，確保備用金賬實相符。2.每年年末，應對備用金進行全面清查盤點，編制備用金清查盤點報告。（二）清查盤點方法1.采用實地盤點法，對備用金的現(xiàn)金余額進行清點核對。2.核對備用金的賬目記錄，檢查備用金的收支憑證是否齊全、合規(guī)，賬目是否清晰。3.對備用金使用情況進行抽查，核實備用金是否按照規(guī)定用途使用，有無挪用、截留等情況。（三）清查盤點結果處理1.如發(fā)現(xiàn)備用金賬實不符，應及時查明原因，并編制《備用金清查盤點差異表》。2.對于盤盈的備用金，應及時查明原因并進行賬務處理，如屬于應退還給員工的款項，應及時退還；如無法查明原因，應作為營業(yè)外收入處理。3.對于盤虧的備用金，應根據(jù)具體情況進行處理。如屬于責任人原因造成的損失，應由責任人賠償；如屬于無法查明原因的損失，經(jīng)批準后可作為管理費用處理。七、備用金的逾期處理（一）逾期界定備用金使用后，超過規(guī)定報賬期限未報賬核銷的，視為逾期備用金。（二）逾期處理措施1.對于逾期備用金，財務部門應及時向備用金使用人發(fā)出催款通知，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報賬核銷。2.如備用金使用人在催款通知規(guī)定的時間內(nèi)仍未報賬核銷，財務部門將從其工資、獎金等收入中扣除相應的備用金金額，直