合同的編號(hào)規(guī)定及標(biāo)識(shí)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同的編號(hào)規(guī)定及標(biāo)識(shí)，確保合同的有效識(shí)別、存儲(chǔ)、檢索和管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，特制定本合同管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及下屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.唯一性原則：每個(gè)合同都應(yīng)有唯一的編號(hào)，以避免混淆和重復(fù)。2.系統(tǒng)性原則：合同編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性，能夠反映合同的類(lèi)型、簽訂時(shí)間、簽訂部門(mén)等關(guān)鍵信息。3.規(guī)范性原則：合同編號(hào)及標(biāo)識(shí)應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保編號(hào)的準(zhǔn)確性和一致性。4.實(shí)用性原則：合同編號(hào)及標(biāo)識(shí)應(yīng)便于管理和使用，能夠滿(mǎn)足公司在合同查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析等方面的需求。二、合同編號(hào)規(guī)定（一）編號(hào)結(jié)構(gòu)合同編號(hào)采用“公司代碼+合同類(lèi)型代碼+年份+流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.公司代碼：公司代碼由公司統(tǒng)一規(guī)定，一般為公司名稱(chēng)的縮寫(xiě)或特定代碼，用于區(qū)分不同的公司主體。例如，公司名稱(chēng)為“XX科技有限公司”，公司代碼可設(shè)定為“XXKJ”。2.合同類(lèi)型代碼：合同類(lèi)型代碼根據(jù)合同的性質(zhì)和類(lèi)別進(jìn)行設(shè)定，一般采用大寫(xiě)英文字母表示。常見(jiàn)的合同類(lèi)型代碼如下：采購(gòu)合同：CG銷(xiāo)售合同：XS租賃合同：ZL服務(wù)合同：FW技術(shù)合同：JS其他合同：QT3.年份：年份采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，例如，2024年簽訂的合同，年份代碼為“24”。4.流水號(hào)：流水號(hào)是合同在該年度內(nèi)的順序編號(hào)，采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從0001開(kāi)始依次遞增。例如，2024年簽訂的第10份采購(gòu)合同，流水號(hào)為“0010”。（二）編號(hào)示例以XX科技有限公司2024年簽訂的第10份采購(gòu)合同為例，合同編號(hào)為“XXKJCG240010”。（三）編號(hào)生成規(guī)則1.合同編號(hào)由合同管理部門(mén)統(tǒng)一生成：在合同起草階段，合同經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)將合同相關(guān)信息提交給合同管理部門(mén)，由合同管理部門(mén)按照編號(hào)規(guī)則生成合同編號(hào)，并在合同文本中注明。2.流水號(hào)按年度重新計(jì)算：每年1月1日起，流水號(hào)重新從0001開(kāi)始編號(hào)。3.合同編號(hào)一經(jīng)確定，不得隨意更改：如因特殊原因需要更改合同編號(hào)，須經(jīng)合同管理部門(mén)批準(zhǔn)，并在合同變更記錄中注明。三、合同標(biāo)識(shí)規(guī)定（一）合同文本標(biāo)識(shí)1.合同封面標(biāo)識(shí)：在合同封面的右上角應(yīng)清晰標(biāo)注合同編號(hào)，字體大小應(yīng)適中，確保清晰可見(jiàn)。同時(shí)，可在合同封面注明合同名稱(chēng)、簽訂雙方名稱(chēng)、簽訂日期等信息。2.合同內(nèi)頁(yè)標(biāo)識(shí)：在合同內(nèi)頁(yè)的每頁(yè)底部應(yīng)標(biāo)注頁(yè)碼，并在首頁(yè)注明合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、簽訂雙方名稱(chēng)等信息。（二）電子合同標(biāo)識(shí)1.電子合同文件名標(biāo)識(shí)：電子合同的文件名應(yīng)包含合同編號(hào)和合同名稱(chēng)，格式為“合同編號(hào)合同名稱(chēng).docx”（以Word文檔為例）。例如，合同編號(hào)為“XXKJCG240010”的采購(gòu)合同，電子合同文件名應(yīng)為“XXKJCG240010采購(gòu)合同.docx”。2.電子合同元數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)：在電子合同的元數(shù)據(jù)中應(yīng)包含合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、簽訂雙方名稱(chēng)、簽訂日期、合同類(lèi)型等關(guān)鍵信息，以便于電子合同的檢索和管理。（三）合同存儲(chǔ)介質(zhì)標(biāo)識(shí)1.紙質(zhì)合同存儲(chǔ)標(biāo)識(shí)：紙質(zhì)合同應(yīng)按照合同編號(hào)順序進(jìn)行裝訂和存儲(chǔ)，并在合同檔案盒或文件夾上標(biāo)注合同編號(hào)范圍和合同類(lèi)型。例如，檔案盒上標(biāo)注“XXKJCG2400010050采購(gòu)合同”。2.電子合同存儲(chǔ)標(biāo)識(shí)：電子合同應(yīng)按照合同類(lèi)型和年份進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并在文件夾名稱(chēng)中注明合同類(lèi)型和年份。例如，文件夾名稱(chēng)為“2024年采購(gòu)合同”，在該文件夾下再按照合同編號(hào)順序存儲(chǔ)具體的電子合同文件。四、合同管理流程（一）合同起草階段1.合同經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)起草合同文本：在起草合同過(guò)程中，應(yīng)明確合同的主要條款和雙方權(quán)利義務(wù)，并確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.合同經(jīng)辦部門(mén)將合同相關(guān)信息提交給合同管理部門(mén)：合同相關(guān)信息包括合同名稱(chēng)、合同類(lèi)型、合同金額、簽訂雙方名稱(chēng)、預(yù)計(jì)簽訂日期等，以便合同管理部門(mén)生成合同編號(hào)。（二）合同審核階段1.合同經(jīng)辦部門(mén)將起草好的合同文本提交給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核：審核部門(mén)包括法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)主管部門(mén)等，各部門(mén)應(yīng)按照職責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審核，并提出審核意見(jiàn)。2.合同管理部門(mén)對(duì)合同編號(hào)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性進(jìn)行審核：確保合同編號(hào)符合本制度的規(guī)定。（三）合同簽訂階段1.合同經(jīng)審核通過(guò)后，由合同經(jīng)辦部門(mén)與對(duì)方簽訂合同：在簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同編號(hào)準(zhǔn)確無(wú)誤，并在合同文本上加蓋公司合同專(zhuān)用章。2.合同簽訂后，合同經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同原件提交給合同管理部門(mén)進(jìn)行存檔：同時(shí)，將合同電子文檔發(fā)送給合同管理部門(mén)。（四）合同履行階段1.合同經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)合同的履行和跟蹤：及時(shí)掌握合同履行情況，如出現(xiàn)合同變更、解除等情況，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。2.合同管理部門(mén)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查：定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。（五）合同歸檔階段1.合同履行完畢后，合同經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)將合同相關(guān)資料整理齊全：包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、履行記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，并提交給合同管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。2.合同管理部門(mén)按照合同編號(hào)和標(biāo)識(shí)規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行分類(lèi)整理和存儲(chǔ)：建立合同檔案，確保合同檔案的安全和完整。五、合同管理制度執(zhí)行與監(jiān)督（一）制度執(zhí)行1.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守本合同管理制度的規(guī)定：確保合同編號(hào)和標(biāo)識(shí)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.合同經(jīng)辦人員應(yīng)熟悉合同編號(hào)和標(biāo)識(shí)規(guī)則：在合同起草、審核、簽訂、履行和歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)中，正確使用合同編號(hào)和標(biāo)識(shí)。（二）監(jiān)督檢查1.合同管理部門(mén)定期對(duì)合同編號(hào)和標(biāo)識(shí)情況進(jìn)行檢查：檢查內(nèi)容包括合同編號(hào)的準(zhǔn)確性、合同標(biāo)識(shí)的完整性、合同存儲(chǔ)的規(guī)范性等。2.對(duì)違反本制度規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)予以糾正：并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）培訓(xùn)與宣傳1.合同管理部門(mén)應(yīng)定期組織合同相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)：宣傳合同編號(hào)和標(biāo)識(shí)規(guī)定，提高合同管理水平。2.**通過(guò)公司內(nèi)部刊物、宣傳欄等渠道，宣傳合同管理制度的重要性和相關(guān)規(guī)定，增強(qiáng)員工的合同管理意識(shí)。六、合同管理制度的修訂與完善（一）修訂原則1.適應(yīng)公司發(fā)展需要：隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，合同管理制度應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂和完善，以適應(yīng)公司管理的需要。2.遵循法律法規(guī)要求：合同管理制度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，確保公司合同管理活動(dòng)的合法性。3.結(jié)合實(shí)際情況：在修訂合同管理制度時(shí)，應(yīng)充分考慮公司的實(shí)際情況和合同管理工作中存在的問(wèn)題，使制度具有可操作性和實(shí)用性。（二）修訂程序1.合同管理部門(mén)定期對(duì)合同管理制度進(jìn)行評(píng)估：收集各部門(mén)對(duì)合同管理制度的意見(jiàn)和建議，分析制度執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果和實(shí)際需要，提出合同管理制度修訂方案：修訂方案應(yīng)包括修訂的內(nèi)容、修訂的理由、修訂后的實(shí)施計(jì)劃等。3.修