行政日常事務處理流程手冊（請假與報銷流程）為規(guī)范公司行政日常事務管理，明確員工請假與報銷的操作標準，提高工作效率，保障員工與公司的合法權益，特制定本手冊。本手冊適用于公司全體員工，涵蓋請假流程與報銷流程的核心環(huán)節(jié)，旨在為員工提供清晰、統(tǒng)一的操作指引。一、員工請假流程（一）適用情形與發(fā)起時機適用情形：員工因個人或家庭原因需暫時離開工作崗位，包括但不限于病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假、喪假等法定及公司規(guī)定的假期類型。發(fā)起時機：病假：原則上需提前1個工作日提交申請；突發(fā)疾病無法提前提交的，應在發(fā)病后1小時內(nèi)通過電話向部門主管報備，并在病愈后2個工作日內(nèi)補交申請材料。事假、年假等其他假期：應至少提前3個工作日提交申請，以便部門統(tǒng)籌工作安排。（二）操作流程詳解1.員工提交申請操作步驟：（1）登錄公司OA系統(tǒng)，進入“請假申請”模塊，選擇請假類型（如病假、事假等）。（2）填寫請假信息：請假起止時間、具體事由、工作交接人（需明確姓名及聯(lián)系方式）。（3）附件材料（根據(jù)請假類型提供）：病假：需二級及以上醫(yī)院出具的診斷證明（含病歷、檢查報告等）；事假：需簡要說明事由（如家庭事務、個人事務等）；年假：需確認剩余可休天數(shù)（系統(tǒng)自動校驗）；婚假、產(chǎn)假等：需提供相關證明材料（如結婚證、準生證等）。（4）確認信息無誤后提交申請，系統(tǒng)將自動流轉至部門主管審批。關鍵說明：請假時間以工作日為單位，不足1個工作日按1天計算；跨假期類型的，需分別提交申請并注明銜接情況。2.部門主管審核操作步驟：（1）部門主管在OA系統(tǒng)中收到請假申請后，需在1個工作日內(nèi)完成審核。（2）審核重點：請假事由是否合理、工作交接安排是否明確、假期時長是否符合部門工作需求。（3）審核結果處理：同意：“通過”，申請流轉至行政部；不同意：“駁回”，注明駁回原因（如“工作未交接清楚”“假期時長超部門審批權限”等），員工需修改后重新提交。關鍵說明：部門主管需統(tǒng)籌部門工作，避免因員工休假導致工作停滯；若員工請假期間有緊急工作，需明確臨時負責人及交接內(nèi)容。3.行政部審批與備案操作步驟：（1）行政部在OA系統(tǒng)中收到審核通過的請假申請后，需在1個工作日內(nèi)完成審批。（2）審批重點：請假類型是否符合公司規(guī)定、材料是否完整、假期天數(shù)是否符合法定標準（如產(chǎn)假天數(shù)、婚假天數(shù)等）。（3）審批結果處理：同意：“通過”，系統(tǒng)自動更新員工考勤記錄，并將申請存檔備查；不同意：“駁回”，注明原因（如“病假材料不完整”“年假天數(shù)超剩余可休天數(shù)”等），員工需補充材料后重新提交。關鍵說明：行政部需每月匯總員工請假數(shù)據(jù)，核對考勤系統(tǒng)與請假記錄的一致性，保證考勤數(shù)據(jù)準確。4.結果通知與假期記錄操作步驟：（1）員工可在OA系統(tǒng)中查看請假申請審批狀態(tài)，審批通過后系統(tǒng)自動發(fā)送通知至員工郵箱。（2）員工休假前，需與工作交接人確認工作交接細節(jié)，保證休假期間工作正常推進。（3）員工返崗后，需在1個工作日內(nèi)到行政部銷假，行政部更新考勤記錄。關鍵說明：未按規(guī)定流程請假或未經(jīng)批準擅自離崗的，按曠工處理；曠工期間不享受薪酬，并可能影響績效考核。（三）相關表單模板表1：員工請假申請表申請日期年月日請假類型□病假□事假□年假□婚假□產(chǎn)假□其他申請人*所在部門*聯(lián)系方式*崗位*請假起止時間年月日時至年月日時共計天請假事由（詳細說明，如病假需描述癥狀，事假需說明具體事務）工作交接人姓名：*聯(lián)系方式：*交接內(nèi)容：（簡述主要工作及注意事項）附件材料□診斷證明□結婚證□準生證□其他：*部門主管審批意見：□同意□不同意（請注明原因：）簽字：日期：年月日行政部審批意見：□同意□不同意（請注明原因：）簽字：日期：年月日（四）重要提示請假申請需提前提交，緊急情況（如突發(fā)疾?。┛上入娫拡髠?，但必須在規(guī)定時間內(nèi)補交材料，否則按曠工處理。病假材料需真實有效，偽造診斷證明或虛假請假者，將按公司相關規(guī)定處理。年假需根據(jù)公司統(tǒng)籌安排優(yōu)先使用，原則上不得跨年度休?。淮_因工作需要無法休取的，需提交書面申請，經(jīng)部門主管與行政部審批后可延期至次年3月底。員工請假期間需保持通訊暢通，以便應對工作緊急事務；如需延長假期，需提前向部門主管與行政部提交書面延期申請，經(jīng)批準后方可延長。二、員工報銷流程（一）適用情形與發(fā)起時機適用情形：員工因公開展業(yè)務活動（如差旅、辦公采購、客戶接待等）發(fā)生合理支出，需由公司承擔費用的報銷場景。發(fā)起時機：費用發(fā)生后5個工作日內(nèi)提交申請，最遲不得超過當月月底（如遇節(jié)假日可順延至節(jié)后第一個工作日），逾期未提交的，費用由個人承擔。（二）操作流程詳解1.費用發(fā)生與票據(jù)準備操作步驟：（1）員工因公支出時，需提前確認費用是否符合公司報銷標準（如差旅住宿標準、招待費限額等）。（2）取得合規(guī)票據(jù)：票據(jù)需真實、合法、有效，抬頭為公司全稱，內(nèi)容需與實際業(yè)務一致（如“辦公用品”“差旅費”“交通費”等），票據(jù)上需加蓋開具單位公章或財務專用章。（3）票據(jù)整理：按費用類別分類粘貼（如差旅費、辦公費、招待費等），每張票據(jù)背面需注明費用發(fā)生時間、事由、地點及報銷人姓名。關鍵說明：不合規(guī)票據(jù)（如無公章、抬頭錯誤、內(nèi)容模糊、過期票據(jù)等）不予報銷；遺失票據(jù)需提交書面說明，經(jīng)部門主管與行政部審批后，按公司規(guī)定處理。2.填寫報銷單并提交申請操作步驟：（1）登錄公司OA系統(tǒng)，進入“報銷申請”模塊，選擇報銷費用類別（如差旅費、辦公費等）。（2）填寫報銷信息：報銷日期、費用發(fā)生時間段、報銷總金額、費用明細（含每筆費用的金額、事由、票據(jù)張數(shù)）。（3）附件：將整理好的票據(jù)掃描件（或清晰照片）及費用明細表（如差旅費需附出差審批單）至系統(tǒng)。（4）確認信息無誤后提交申請，系統(tǒng)將自動流轉至部門主管審核。關鍵說明：報銷單需填寫規(guī)范，大小寫金額一致；費用明細需與票據(jù)一一對應，不得合并填寫或遺漏。3.部門主管審核操作步驟：（1）部門主管在OA系統(tǒng)中收到報銷申請后，需在2個工作日內(nèi)完成審核。（2）審核重點：費用是否與部門業(yè)務相關、報銷金額是否符合標準、票據(jù)是否合規(guī)、事由是否真實。（3）審核結果處理：同意：“通過”，申請流轉至財務部；不同意：“駁回”，注明原因（如“票據(jù)不合規(guī)”“費用超標準”等），員工需修改后重新提交。關鍵說明：部門主管需對本部門費用支出的真實性、合理性負責，不得審核虛假報銷申請。4.財務部審核操作步驟：（1）財務部在OA系統(tǒng)中收到審核通過的報銷申請后，需在3個工作日內(nèi)完成審核。（2）審核重點：票據(jù)是否合規(guī)、金額計算是否準確、報銷標準是否符合公司規(guī)定、附件是否完整。（3）審核結果處理：同意：“通過”，流轉至出納付款；不同意：“駁回”，注明原因（如“金額計算錯誤”“票據(jù)未蓋章”等），員工需修改后重新提交。關鍵說明：財務部有權對報銷申請進行抽查，如發(fā)覺虛假報銷，將追回款項并追究相關人員責任。5.出納付款與賬務處理操作步驟：（1）出納收到財務部審核通過的報銷申請后，需在2個工作日內(nèi)完成付款。（2）付款方式：可選擇銀行轉賬（需提供員工本人銀行卡號）或現(xiàn)金報銷（需出示員工證件號碼）。（3）付款完成后，出納在OA系統(tǒng)中標記“已付款”，并將報銷單據(jù)交財務部存檔。關鍵說明：銀行轉賬需保證收款賬戶信息準確，因信息錯誤導致款項無法支付的，由員工承擔相應損失；現(xiàn)金報銷需當面點清，離柜后概不負責。（三）相關表單模板表2：員工費用報銷單報銷日期年月日報銷部門*申請人*崗位*聯(lián)系方式*費用期間年月日至年月日費用類別□差旅費□辦公費□招待費□交通費□其他：*報銷總金額￥（大寫：*）費用明細序號費用事由發(fā)生時間1**2**………附件清單□合規(guī)票據(jù)張□出差審批單□費用明細表□其他：*部門主管審核意見：□同意□不同意（請注明原因：）簽字：日期：年月日財務部審核意見：□同意□不同意（請注明原因：）簽字：日期：年月日出納付款付款方式：□銀行轉賬□現(xiàn)金收款賬戶：（銀行卡號）簽字：日期：年月日（四）重要提示報銷需在費用發(fā)生后5個工作日內(nèi)提交，逾期未提交的，費用由個人承擔；特殊情況（如出差返程延遲）需提前向財務部說明，經(jīng)批準后可適當延長。合規(guī)票據(jù)是報銷的前提，票據(jù)需信息完整（抬頭、日期、金額、內(nèi)容、公章等），不得涂改或偽造；遺失票據(jù)需提交書面說明，經(jīng)部門主管與行政部審批后，按公司規(guī)定處理。報銷金額需符合公司標準（如差旅住宿標準、招待費限額等），超標準部分需由個