合同審查與簽署標準化操作指南一、適用范圍與業(yè)務(wù)場景本指南適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合同（包括但不限于采購合同、服務(wù)合同、銷售合同、保密協(xié)議、勞動合同等）的審查、審批及簽署全流程管理，覆蓋業(yè)務(wù)發(fā)起、法務(wù)審核、業(yè)務(wù)確認、財務(wù)審核、最終審批、簽署執(zhí)行及歸檔等環(huán)節(jié)。適用于法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門及相關(guān)審批人員，旨在規(guī)范合同管理流程，防范法律風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、合同審查與簽署全流程操作（一）需求發(fā)起與合同草案準備業(yè)務(wù)部門發(fā)起需求業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購物資、接受服務(wù)、銷售產(chǎn)品等），明確合同主體（對方單位/個人基本信息）、合同標的（名稱、規(guī)格、型號等）、核心條款（價款、履行期限、質(zhì)量標準、交付方式等），填寫《合同需求申請表》（見附件1），經(jīng)部門負責人*審批后提交至法務(wù)部門。若涉及重大業(yè)務(wù)（如金額超50萬元、合作方為新客戶、項目涉及特殊資質(zhì)等），需同步附上合作方背景調(diào)查報告（含工商信息、信用狀況、過往合作記錄等）。起草合同草案業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求，參考企業(yè)標準合同模板（如《采購合同模板》《服務(wù)合同模板》）起草合同草案，保證內(nèi)容完整、條款清晰。草案需包含以下核心要素：合同編號（按“年份-部門-序號”規(guī)則編制，如2024-采-001）、合同主體信息（名稱、地址、法定代表人/負責人、聯(lián)系方式等）、合同標的、數(shù)量與質(zhì)量要求、價款及支付方式、履行期限與地點、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責任、爭議解決方式、保密條款、合同生效條件等。（二）法務(wù)部門審查形式審查檢查合同文本是否完整（有無缺頁、漏項），合同編號是否符合規(guī)范，主體信息是否準確（如名稱與營業(yè)執(zhí)照一致、法定代表人身份無誤），附件是否齊全（如技術(shù)附件、驗收標準等）。實質(zhì)審查主體資格：核查合作方是否具備相應(yīng)的民事行為能力（如企業(yè)需提供最新營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，自然人需提供證件號碼復(fù)印件），經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)，是否存在被吊銷營業(yè)執(zhí)照、列入經(jīng)營異常名錄等風(fēng)險。合法性：審查合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)（如《民法典》《公司法》等行業(yè)法規(guī)），是否存在無效條款（如違反強制性規(guī)定、惡意串通損害他人利益等）。條款嚴謹性：檢查條款表述是否清晰無歧義（如“合理期限”“約定時間”等模糊表述需明確具體時限），權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責任是否明確且合理（如違約金不得超過實際損失的30%）。風(fēng)險點識別：重點關(guān)注標的物權(quán)屬（如設(shè)備采購需確認所有權(quán)轉(zhuǎn)移條件）、支付安全（如預(yù)付款比例不超過30%，尾款需驗收合格后支付）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬（如服務(wù)合同需明確成果歸屬）、爭議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄或仲裁機構(gòu)）。出具審查意見法務(wù)部門填寫《合同審查意見表》（見附件2），對草案提出修改建議，明確“通過”“修改后通過”“不通過”等結(jié)論，并反饋至業(yè)務(wù)部門。若需修改，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成修訂并重新提交。（三）業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門確認業(yè)務(wù)部門確認業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)審查意見修改合同草案，保證業(yè)務(wù)條款（如標的、交付、驗收）與實際需求一致，經(jīng)部門負責人*簽字確認后，將合同草案及相關(guān)材料提交財務(wù)部門。財務(wù)部門審核財務(wù)部門重點審核合同中的財務(wù)條款：價款是否預(yù)算內(nèi)，支付方式是否符合企業(yè)財務(wù)制度（如大額支付需銀行轉(zhuǎn)賬，禁止現(xiàn)金交易），稅費承擔是否明確，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開具時限是否符合要求。填寫《財務(wù)審核意見表》（見附件3），確認無財務(wù)風(fēng)險后，連同業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門意見一并提交至最終審批人。（四）最終審批審批權(quán)限劃分根據(jù)合同金額及重要性劃分審批權(quán)限：金額10萬元以下：由業(yè)務(wù)部門負責人、法務(wù)專員、財務(wù)經(jīng)理*聯(lián)合審批；金額10萬-50萬元：增加分管副總*審批；金額50萬元以上：需總經(jīng)理*審批，重大戰(zhàn)略合同（如合作期限超3年、涉及核心業(yè)務(wù)）需提交董事會審議。審批流程審批人根據(jù)各部門審核意見，對合同的必要性、合規(guī)性、經(jīng)濟性進行最終把關(guān)，在《合同簽署審批表》（見附件4）中簽署“同意”“不同意”或“補充說明”意見。若“不同意”，需明確理由，退回業(yè)務(wù)部門重新協(xié)商或終止流程。（五）簽署與歸檔簽署準備審批通過后，業(yè)務(wù)部門負責打印合同文本（一式三份，甲乙雙方各執(zhí)一份，企業(yè)存檔一份），核對無誤后加蓋企業(yè)合同專用章（禁止使用公章或財務(wù)章，特殊情況需總經(jīng)理*書面審批）。正式簽署雙方法定代表人/授權(quán)代表人簽字（授權(quán)需附《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限），簽署日期需填寫實際簽署日。若為異地簽署，可采用電子簽署（需符合《電子簽名法》要求，使用第三方認證平臺），保證簽署過程可追溯。合同歸檔合同簽署后3個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將原件移交至檔案管理部門，填寫《合同歸檔登記表》（見附件5），歸檔信息包括合同編號、簽署日期、對方單位、金額、存放位置等。檔案管理部門按“一案一檔”原則整理，保存期限不少于合同履行期滿后5年。三、標準化附件工具包附件1：《合同需求申請表》項目內(nèi)容說明合同名稱如“辦公設(shè)備采購合同”需求部門如“行政部”業(yè)務(wù)背景簡述合同目的（如“因辦公設(shè)備老化，需采購電腦20臺”）合作方信息單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話（用號代替，如“聯(lián)系人：，電話：”）合同標的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求（如“聯(lián)想ThinkPad筆記本，i5處理器，16G內(nèi)存，10臺”）價款及支付方式總金額、分階段支付比例、賬戶信息（如“總價10萬元，簽約付30%，驗收付70%）”履行期限與地點如“2024年12月31日前交付至公司總部”部門負責人意見簽字：___________________日期：___________________附件2：《合同審查意見表》審查項目審查內(nèi)容問題描述修改建議審查人日期主體資格合作方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、信用狀況乙方經(jīng)營范圍未包含“計算機硬件銷售”需補充乙方《增值電信業(yè)務(wù)經(jīng)營許可證》或調(diào)整合同標的為“辦公設(shè)備銷售及服務(wù)”法務(wù)專員*2024–合法性是否違反法律法規(guī)、無效條款第5條“爭議解決由乙方所在地法院管轄”存在不公平修改為“由甲方所在地人民法院管轄”法務(wù)專員*2024–條款嚴謹性權(quán)利義務(wù)對等、違約責任明確第8條“違約方承擔賠償責任”未明確賠償范圍補充“賠償范圍包括直接損失及合理維權(quán)費用”法務(wù)專員*2024–結(jié)論□通過□修改后通過□不通過附件3：《財務(wù)審核意見表》審核項目審核內(nèi)容意見審核人日期價款合理性是否超出預(yù)算、市場價格是否合理符合年度采購預(yù)算，市場價格調(diào)研無異常財務(wù)經(jīng)理*2024–支付方式是否符合財務(wù)制度、資金安全預(yù)付款比例30%合規(guī)，尾款驗收后支付，無風(fēng)險財務(wù)經(jīng)理*2024–稅費條款稅率、發(fā)票類型是否明確增值稅專用發(fā)票13%，開票時間與付款節(jié)點一致財務(wù)經(jīng)理*2024–結(jié)論□同意□需修改（修改意見：___________________）附件4：《合同簽署審批表》合同編號2024-采-001合同名稱辦公設(shè)備采購合同金額10萬元簽署日期2024–業(yè)務(wù)部門意見已確認業(yè)務(wù)條款，符合需求，同意簽署簽字：業(yè)務(wù)經(jīng)理*2024–法務(wù)部門意見修改爭議解決條款后，無法律風(fēng)險，同意簽署簽字：法務(wù)專員*2024–財務(wù)部門意見財務(wù)條款合規(guī)，同意簽署簽字：財務(wù)經(jīng)理*2024–分管副總意見金額在授權(quán)范圍內(nèi)，同意簽署簽字：副總*2024–總經(jīng)理意見同意簽署簽字：總經(jīng)理*2024–附件5：《合同歸檔登記表》合同編號合同名稱簽署日期對方單位金額（萬元）存放位置歸檔人歸檔日期2024-采-001辦公設(shè)備采購合同2024–YY商貿(mào)有限公司10檔案室-2024-采購-001*2024–四、關(guān)鍵風(fēng)險控制與合規(guī)要求（一）主體風(fēng)險防控嚴格審查合作方資質(zhì)，對新合作方需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核查工商信息，必要時委托第三方機構(gòu)進行信用調(diào)查；禁止與無民事行為能力或限制民事行為能力的主體簽訂合同，自然人簽約需核實證件號碼原件并留存復(fù)印件。（二）條款合規(guī)性把控合同條款不得違反法律強制性規(guī)定（如“合同簽訂后無論何種情況均不可解除”無效）；涉及行政許可的業(yè)務(wù)（如食品生產(chǎn)、醫(yī)療器械銷售），需確認合作方具備相應(yīng)資質(zhì)，并在合同中作為生效條件。（三）簽署流程規(guī)范合同專用章由行政部門專人保管，用印需填寫《用印申請表》，經(jīng)部門負責人及法務(wù)專員雙簽審批；禁止在空白合同、空白紙張上蓋章，電子簽署需使用經(jīng)國家認證的第三方電子簽名平臺（如e簽寶、法大大），保證簽署人身份真實。（四）履約跟蹤與爭議處理業(yè)務(wù)部門負責合同履約跟蹤，定期（如每月）向法務(wù)部門反饋履行情況（如交付進度、付款節(jié)點）；若發(fā)生爭議，優(yōu)先協(xié)商解決，協(xié)商