物品領用及出門證管理工作流程范本一、引言為進一步規(guī)范公司內部物品的領用秩序，加強對公司資產(chǎn)的管理與控制，明確物品出門的審批權限與流程，確保公司財產(chǎn)安全，降低運營風險，提高工作效率，特制定本工作流程范本。本流程旨在為各部門提供清晰、可操作的指引，確保物品從領用申請到最終出門的各個環(huán)節(jié)均處于受控狀態(tài)，做到有據(jù)可查、責任到人。本流程適用于公司所有部門及員工，遵循“統(tǒng)一管理、分級負責、憑單領用、憑證出門、及時登記、賬實相符”的原則。二、適用范圍本流程所指“物品”包括但不限于：公司購置的各類辦公用品、勞保用品、工具設備、原材料、半成品、成品、樣品、文件資料、以及其他具有一定價值或特殊性的公司財產(chǎn)?！俺鲩T證”特指用于證明公司物品因公務需要（如送貨、維修、參展、借用等）或其他經(jīng)批準的原因需攜帶出公司區(qū)域的正式書面憑證。三、管理職責1.行政部/綜合管理部（或指定歸口管理部門）：作為物品領用及出門證管理的統(tǒng)籌部門，負責本流程的制定、修訂、解釋與監(jiān)督執(zhí)行；負責常用辦公用品、勞保用品的集中采購、入庫、保管與發(fā)放管理；負責出門證的印制、發(fā)放、回收與歸檔。2.各需求部門：負責本部門物品領用的需求提報、領用申請的初審；指定專人負責本部門領用物品的保管、分發(fā)與登記；嚴格按照審批權限和實際需求辦理物品出門手續(xù)。3.倉庫管理部門（如設有）：負責生產(chǎn)物料、成品、設備等大宗或專業(yè)性物品的入庫、保管、發(fā)放與臺賬管理，嚴格憑審批后的領用單據(jù)發(fā)貨。4.財務部：負責對物品采購的預算控制、費用核算，以及對貴重物品、固定資產(chǎn)的賬務管理與監(jiān)督，確保賬實相符。5.安保部/門衛(wèi)室：負責對所有攜帶出公司物品的查驗工作，嚴格核對出門證與實物是否相符，無有效出門證或證物不符的物品一律不得放行；負責出門證的核驗、回收（或副聯(lián)回收）與登記。四、物品領用管理流程（一）常規(guī)辦公用品、勞保用品領用1.需求申請與匯總：各部門根據(jù)實際工作需要，由經(jīng)辦人填寫《物品領用申請單》（注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、領用部門、申請人、日期等信息），經(jīng)部門負責人簽字確認后，定期（如每周固定時間）或不定期向行政部/綜合管理部提交。2.審核與發(fā)放：行政部/綜合管理部物資管理員根據(jù)庫存情況及領用標準對《物品領用申請單》進行審核。審核通過后，通知領用部門前來領取。領用人員在領取物品時，需在《物品領用登記表》上簽字確認，物資管理員同時更新庫存臺賬。對于超出常規(guī)領用標準或特殊需求的物品，行政部/綜合管理部可要求領用部門提供更詳細說明或報請上級領導審批。3.庫存補充：行政部/綜合管理部物資管理員應定期檢查庫存，當物品庫存低于設定的安全庫存量時，及時提出采購申請，按公司采購流程報批后進行采購，確保常用物品的供應。（二）專項物品、設備及大宗物料領用1.專項申請與審批：對于非日常消耗的專項物品、工具、設備或生產(chǎn)用原材料、零部件等，由領用部門經(jīng)辦人填寫《物品領用申請單》，詳細注明用途、規(guī)格、數(shù)量等，并附相關證明文件（如項目立項書、維修申請單等），經(jīng)部門負責人審核簽字后，根據(jù)物品價值及公司授權體系，報請相應層級領導審批。貴重物品或大額資產(chǎn)的領用，需總經(jīng)理或其授權人審批。2.倉庫發(fā)料：審批通過的《物品領用申請單》交至倉庫管理部門（或行政部指定管理員）。倉庫管理員核對單據(jù)審批完整性后，按照“先進先出”原則或指定批次進行備貨，并在領用單上注明實發(fā)數(shù)量，由領用人簽字確認。倉庫管理員據(jù)此登記出庫臺賬，更新庫存。3.領用登記與跟蹤：對于價值較高、可重復使用的工具或設備，領用部門應建立內部領用登記臺賬，明確保管人，確保資產(chǎn)的妥善使用與及時歸還。五、出門證管理流程（一）出門證申請與審批1.申請事由確認：凡需攜帶公司物品出公司區(qū)域的，經(jīng)辦人須提前確認出門事由是否符合公司規(guī)定。常見事由包括：客戶送貨、外部維修、參加展會、樣品寄送、公務借用、報廢處置等。2.填寫出門證：經(jīng)辦人填寫《物品出門證》，詳細、準確填寫物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位、出門日期、出門事由、攜帶人姓名及聯(lián)系方式、領用部門等信息，并附上相關證明文件（如銷售訂單、維修合同、借用協(xié)議、報廢審批單等，若為領用物品直接出門，需同時提供《物品領用申請單》作為附件）。3.逐級審批：*一般物品：由部門負責人對《物品出門證》的真實性、合理性進行審核簽字。*貴重物品、大額資產(chǎn)或涉密文件資料：在部門負責人審核后，還需報請分管領導或總經(jīng)理審批。*成品、半成品、原材料等：通常需經(jīng)生產(chǎn)部門、銷售部門負責人審核，并附相應的出庫單或發(fā)貨通知單。審批人應對出門物品的必要性、數(shù)量準確性及相關手續(xù)的完備性負責。（二）出門證開具與使用1.憑證開具：經(jīng)最終審批通過的《物品出門證》，由行政部（或指定的出門證管理部門）統(tǒng)一編號、登記后開具正式出門憑證。出門證一般為一式兩聯(lián)或三聯(lián)，一聯(lián)留存根，一聯(lián)交攜帶人作為出門憑證，一聯(lián)可交門衛(wèi)室留存或回收。2.物品出門查驗：攜帶人在物品出門時，須主動向門衛(wèi)出示《物品出門證》及相關物品。門衛(wèi)人員須嚴格核對以下內容：*出門證是否為公司正式印制，有無涂改、偽造痕跡；*出門證審批手續(xù)是否完整，簽字是否有效；*出門證上填寫的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量與實際攜帶物品是否一致；*攜帶人身份是否與出門證上登記信息相符。3.核對無誤放行：經(jīng)門衛(wèi)查驗無誤后，方可放行。門衛(wèi)需在出門證上注明實際出門時間，并由值班門衛(wèi)簽字。對于多聯(lián)式出門證，門衛(wèi)應回收相應聯(lián)次存檔。4.證物不符處理：如發(fā)現(xiàn)證物不符、無有效出門證或審批手續(xù)不全等情況，門衛(wèi)有權拒絕放行，并及時向行政部或安保部報告，由相關部門進行核實處理。（三）出門證的回收與歸檔1.日常回收：門衛(wèi)室每日或定期將回收的出門證副聯(lián)（或存根聯(lián)）整理后，交回行政部/綜合管理部進行歸檔保存，保存期限一般不少于一年，以備查驗。2.統(tǒng)計與分析：行政部/綜合管理部可定期對出門證的使用情況進行統(tǒng)計分析，了解物品出門的頻率、種類等，為優(yōu)化管理提供數(shù)據(jù)支持。六、物品領用與出門的關聯(lián)管理1.領用與出門的銜接：對于領用后需立即攜帶出門的物品，經(jīng)辦人在辦理領用手續(xù)時，應同時提出出門申請，或在領用申請中注明出門需求，以便相關部門提前審核，避免重復審批。2.內部調撥與出門：公司內部不同廠區(qū)或辦公地點之間的物品調撥，若涉及跨區(qū)域運輸且需經(jīng)過公司大門，也應參照本流程辦理出門證手續(xù)，注明“內部調撥”及接收部門。3.臨時借用物品歸還：臨時借用外出的物品歸還時，原則上無需辦理進門手續(xù)，但如涉及海關監(jiān)管物資或有特殊規(guī)定的，需按相關規(guī)定執(zhí)行。七、監(jiān)督檢查與責任1.定期檢查：行政部/綜合管理部會同財務部、安保部等相關部門，定期或不定期對物品領用臺賬、庫存情況、出門證管理執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保流程得到有效執(zhí)行。2.責任追究：對于違反本流程規(guī)定，如未經(jīng)審批擅自領用物品、虛報冒領、私自攜帶公司物品出門、偽造或涂改領用單/出門證、門衛(wèi)未嚴格履行查驗職責導致公司物品流失等行為，公司將視情節(jié)輕重對相關責任人進行批評教育、經(jīng)濟處罰直至追究法律責任。八、附則1.本流程由公司行政部/綜合管理部負責解釋和修訂。2.各部門可根據(jù)本流程結合自身實