企業(yè)標準函件模板與寫作指導一、企業(yè)函件寫作的核心原則在著手撰寫任何函件之前，理解并遵循以下核心原則至關(guān)重要：1.目標明確，有的放矢：動筆前需清晰界定函件的目的——是尋求合作、告知事項、提出問詢，還是回復(fù)請求？明確的目標是確保函件內(nèi)容聚焦、不偏離主題的前提。2.內(nèi)容準確，言簡意賅：函件內(nèi)容必須真實可靠，數(shù)據(jù)準確無誤。語言表達應(yīng)精煉扼要，避免冗余和不必要的修飾，讓閱讀者能夠快速抓住核心信息。3.語氣得體，尊重謙和：根據(jù)函件的性質(zhì)（如商洽、告知、感謝、致歉等）和溝通對象的層級與關(guān)系，選擇恰當?shù)恼Z氣。總體而言，應(yīng)保持尊重、專業(yè)、謙和的態(tài)度。4.格式規(guī)范，要素齊全：遵循標準的函件格式，確保必要要素（如標題、稱謂、正文、落款、日期等）完整無缺，這是體現(xiàn)規(guī)范性和專業(yè)性的基礎(chǔ)。二、企業(yè)標準函件的通用格式規(guī)范一份標準的企業(yè)函件通常包含以下幾個部分，各部分的撰寫需遵循相應(yīng)規(guī)范：（一）標題函件標題應(yīng)簡明扼要，準確概括函件的核心內(nèi)容和性質(zhì)。通常由“發(fā)文單位+事由+文種”構(gòu)成，或直接以“事由+文種”呈現(xiàn)。例如：*《關(guān)于商洽XX項目合作事宜的函》*《關(guān)于XX會議延期召開的通知函》*《關(guān)于請求提供XX資料的問詢函》標題應(yīng)置于函件首行居中位置，字號略大于正文，可加粗。（二）主送機關(guān)/稱謂指函件的接收單位或個人。應(yīng)頂格書寫，后加冒號。*對單位：使用單位全稱或規(guī)范簡稱，如“XX有限公司”、“XX局”。*對個人：通常使用其職務(wù)稱謂，如“XX公司總經(jīng)理先生/女士”、“尊敬的XX教授”。若需同時發(fā)送多個單位或個人，應(yīng)逐一列出，或使用規(guī)范的統(tǒng)稱。（三）正文正文是函件的核心部分，應(yīng)圍繞函件目的展開，層次分明，邏輯清晰。一般結(jié)構(gòu)如下：1.開頭（引言）：簡明扼要地說明發(fā)函的背景、依據(jù)、目的或原因。例如：“為順利推進XX項目……”、“根據(jù)貴我雙方前期溝通……”、“現(xiàn)就XX事宜，特致函如下：”。2.主體（事項闡述）：詳細說明需要告知、商洽、問詢或回復(fù)的具體內(nèi)容。內(nèi)容較多時，可分點闡述（使用“一、二、三、”或“（一）、（二）、（三）、”等層級序號），但需避免過度瑣碎。確保信息準確、完整，必要時可提供相關(guān)數(shù)據(jù)或附件支持。3.結(jié)尾（結(jié)束語）：根據(jù)函件性質(zhì)使用規(guī)范的結(jié)束語。例如：*商洽函、請求函：“懇請貴單位予以支持（或協(xié)助、考慮），并盼復(fù)?！薄ⅰ耙陨鲜乱?，敬請函復(fù)為盼。”*告知函、通知函：“特此函告?！?、“順祝商祺?！?回復(fù)函：“此復(fù)?！薄ⅰ皩４撕瘡?fù)?！保ㄋ模└郊ㄈ邕m用）若函件內(nèi)容涉及圖表、數(shù)據(jù)、合同草案等需要詳細說明或備查的材料，可作為附件。正文結(jié)束后，另起一行注明“附件：1.XXXX（附件全稱）”，如有多個附件，依次列明。附件應(yīng)與函件正文一并發(fā)送。（五）發(fā)文機關(guān)/落款指發(fā)函單位的全稱，應(yīng)使用規(guī)范化的法定名稱。一般置于正文末尾右下方。若是個人名義發(fā)函，則署個人姓名及職務(wù)。（六）成文日期指函件發(fā)出的日期，應(yīng)使用中文大寫（如：二〇二四年五月二十日）或阿拉伯數(shù)字（如：2024年5月20日），具體格式根據(jù)企業(yè)內(nèi)部規(guī)范執(zhí)行。日期應(yīng)置于發(fā)文機關(guān)下方或右側(cè)，與發(fā)文機關(guān)對應(yīng)。（七）印章正式函件應(yīng)加蓋發(fā)函單位的公章，印章應(yīng)清晰、端正，覆蓋在發(fā)文機關(guān)名稱或成文日期之上。（八）抄送機關(guān)（如適用）如需將函件內(nèi)容告知其他相關(guān)單位或個人，可在函件末尾左下角注明“抄送：XX單位，XX部門”。三、常見企業(yè)函件模板示例以下提供幾種常見函件類型的簡化模板，企業(yè)可根據(jù)實際情況進行調(diào)整和細化。（一）商洽函（合作意向、項目洽談等）標題：關(guān)于商洽[具體事項]合作事宜的函[主送機關(guān)/稱謂]：為[闡述背景/目的，例如：進一步拓展XX領(lǐng)域業(yè)務(wù)，實現(xiàn)互利共贏]，我司/單位擬就[具體合作事項，例如：XX項目的聯(lián)合開發(fā)、XX產(chǎn)品的供銷合作等]與貴司/單位進行初步商洽。具體設(shè)想如下：一、[合作內(nèi)容一，例如：合作范圍與方式]二、[合作內(nèi)容二，例如：初步的合作時間表]三、[其他需要說明的事項]我司/單位對與貴司/單位的合作抱有濃厚興趣，懇請貴司/單位給予考慮。如蒙應(yīng)允，盼能盡快安排時間進行當面或線上溝通，共商合作細節(jié)。期待貴司/單位的積極回復(fù)。順祝商祺！[發(fā)文機關(guān)全稱]（蓋章）[成文日期]（二）告知函/通知函（信息通報、事項告知等）標題：關(guān)于[具體事項]的告知函/通知函[主送機關(guān)/稱謂]：根據(jù)[依據(jù)，如：公司經(jīng)營發(fā)展需要/上級單位指示/相關(guān)會議決議]，現(xiàn)就[具體告知事項，例如：我司辦公地址變更、XX活動安排、XX政策調(diào)整等]事宜，特向貴司/單位函告如下：一、[事項詳情一，例如：變更后的地址及生效日期]二、[事項詳情二，例如：具體活動的時間、地點、內(nèi)容]三、[其他相關(guān)說明或要求]上述事項請貴司/單位知悉，并[如有需要，請配合的行動，例如：相互轉(zhuǎn)告、做好相應(yīng)準備等]。特此函告。[發(fā)文機關(guān)全稱]（蓋章）[成文日期]（三）問詢函（請求解答、獲取信息等）標題：關(guān)于請求提供/咨詢[具體事項]的問詢函[主送機關(guān)/稱謂]：為[闡述目的，例如：順利開展XX工作、準確理解XX政策]，現(xiàn)就[具體問詢事項]特向貴司/單位進行咨詢/請求提供相關(guān)信息：一、[問題/信息點一，清晰、具體]二、[問題/信息點二，清晰、具體]三、[希望獲取信息的形式或其他要求，例如：相關(guān)文件、數(shù)據(jù)、說明材料等]懇請貴司/單位在[期望回復(fù)日期，例如：X月X日前]給予書面回復(fù)或解答。所需信息對我司/單位[說明重要性，例如：此項工作的順利推進至關(guān)重要]。感謝貴司/單位的大力支持與協(xié)助！盼復(fù)。[發(fā)文機關(guān)全稱]（蓋章）[成文日期]（四）回復(fù)函（針對來函進行答復(fù)）標題：關(guān)于[對方來函所涉事項]的回復(fù)函[主送機關(guān)/稱謂]：貴司/單位于[對方來函日期]發(fā)來的《[對方來函標題]》（[對方來函文號，如有]）收悉。經(jīng)認真研究，現(xiàn)就函中所詢/所提事項回復(fù)如下：一、關(guān)于[對方來函事項一]：[明確答復(fù)，同意/不同意/部分同意，并說明理由或具體安排]。二、關(guān)于[對方來函事項二]：[同上]。（若來函事項單一，可直接闡述回復(fù)內(nèi)容）[如有其他需要說明的事項或進一步的建議]。特此函復(fù)。[發(fā)文機關(guān)全稱]（蓋章）[成文日期]四、函件寫作常見誤區(qū)與注意事項1.濫用套話空話：函件應(yīng)力求務(wù)實，避免使用與主題無關(guān)的客套話和空洞表述。2.內(nèi)容模糊不清：事項闡述應(yīng)具體、明確，避免歧義，讓接收方能夠準確理解意圖。3.語氣不當：根據(jù)函件性質(zhì)和雙方關(guān)系選擇合適語氣，避免過于生硬、傲慢或卑微。即使是催辦或異議函，也應(yīng)保持理性和尊重。4.格式不規(guī)范：嚴格按照標準格式撰寫，確保要素齊全，排版整潔。5.錯別字與標點錯誤：函件發(fā)出前務(wù)必仔細校對，避免低級錯誤，以維護企業(yè)專業(yè)形象。6.附件遺漏：若提及附件，務(wù)必檢查附件是否齊全，并確保附件名稱與正文中的標注一致。7.發(fā)送對象錯誤：仔細核對主送機關(guān)和抄送機關(guān)，避免錯發(fā)、漏發(fā)。8.缺乏閉環(huán)意識：對于請求函，應(yīng)明確期望回復(fù)的時限；對于重要函件，可考慮通過掛號信、快