檔案管理規(guī)定第一章總則第一條目的為了加強(qiáng)檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。第二條適用范圍本規(guī)定適用于本單位及下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。所稱檔案是指本單位在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本單位具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條管理原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面利用的原則。第二章檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置本單位設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本單位的各類檔案。設(shè)立以單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策和協(xié)調(diào)。第五條綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理的規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用本單位的各類檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門的文件材料收集、整理和歸檔工作。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。5.開展檔案編研工作，編輯檔案參考資料，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供服務(wù)。6.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)。7.按照規(guī)定向上級(jí)檔案管理部門和有關(guān)單位報(bào)送檔案工作情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第六條各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、保管和定期向綜合檔案室移交工作。2.嚴(yán)格按照本規(guī)定要求，做好本部門文件材料的形成、積累和保管工作，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.配合綜合檔案室做好檔案管理的相關(guān)工作，接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。第三章檔案的收集與整理第七條文件材料收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的文件材料，包括法規(guī)、規(guī)章、決定、命令、指示等。2.本單位形成的各類文件材料，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.本單位在開展業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料，如科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、市場(chǎng)營(yíng)銷檔案等。4.本單位的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.本單位的人事檔案，包括干部職工的履歷表、考核材料、任免文件等。6.本單位的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。7.與本單位有關(guān)的其他具有保存價(jià)值的文件材料。第八條收集要求1.各部門應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確收集責(zé)任，確保文件材料的齊全完整。2.兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行收集和整理，防止文件材料的散失。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)歸檔，不得拖延。4.對(duì)于聲像檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，并注明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。第九條整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.文書檔案一般按照年度組織機(jī)構(gòu)保管期限進(jìn)行整理；業(yè)務(wù)檔案可根據(jù)其特點(diǎn)和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分類整理。3.檔案應(yīng)進(jìn)行分類編號(hào)，編制歸檔文件目錄和卷內(nèi)文件目錄。4.對(duì)于破損、褪色的檔案文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和搶救。第四章檔案的保管與保護(hù)第十條檔案庫(kù)房建設(shè)1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的要求，具有防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、密集架、溫濕度記錄儀、滅火器等。第十一條檔案上架保管1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架保管，排列整齊，便于查找。2.對(duì)于不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分開存放，防止相互混淆。3.檔案架上應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于管理。第十二條檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。3.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案?jìng)浞?，防止檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因遭到損壞。4.對(duì)珍貴、重要的檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如采用加密存儲(chǔ)、異地備份等方式。第五章檔案的鑒定與銷毀第十三條鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由單位領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。第十四條鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本單位的實(shí)際情況，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、科學(xué)的原則，客觀公正地評(píng)價(jià)檔案的價(jià)值。第十五條鑒定程序1.綜合檔案室定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行初步鑒定，提出存毀意見。2.檔案鑒定工作小組對(duì)綜合檔案室提出的存毀意見進(jìn)行審核，作出鑒定結(jié)論。3.對(duì)經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)。第十六條銷毀程序1.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀后，銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。第六章檔案的利用與服務(wù)第十七條利用制度1.本單位人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱本單位檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、拆散等。4.借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，按時(shí)歸還。第十八條利用方式1.綜合檔案室應(yīng)積極開展檔案利用服務(wù)工作，通過提供檔案原件、復(fù)印件、電子檔案等方式，滿足利用者的需求。2.開展檔案編研工作，編輯出版檔案參考資料，為利用者提供系統(tǒng)、全面的檔案信息。3.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案信息網(wǎng)站，提供網(wǎng)上檔案查詢服務(wù)，方便利用者查閱檔案。第十九條保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，保守檔案機(jī)密。2.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自提供給他人。第七章檔案信息化建設(shè)第二十條建設(shè)目標(biāo)以提高檔案管理效率和服務(wù)水平為目標(biāo)，建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。第二十一條基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.配備必要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。2.建立安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保障檔案信息的傳輸和存儲(chǔ)安全。第二十二條檔案數(shù)字化1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，有步驟地對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。第二十三條信息系統(tǒng)建設(shè)1.開發(fā)或選用適合本單位的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)的信息化管理。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、統(tǒng)計(jì)分析、權(quán)限管理等功能，方便檔案管理人員和利用者使用。第八章檔案工作的監(jiān)督與考核第二十四條監(jiān)督檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.上級(jí)檔案管理部門有權(quán)對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，本單位應(yīng)積極配合。第二十五條考核辦法1.將檔案管理工作納入單位年度目標(biāo)考核體系，對(duì)各部門和檔案管理人員的檔案工作進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面的工作情況，考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤。第