食品進(jìn)口記錄和銷售記錄制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國食品安全法》《中華人民共和國進(jìn)出口商品檢驗(yàn)法》等國家法律法規(guī)，參照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等行業(yè)準(zhǔn)則，并結(jié)合公司實(shí)際內(nèi)部管理需求制定。為加強(qiáng)食品進(jìn)口全流程風(fēng)險防控，規(guī)范進(jìn)口記錄與銷售記錄管理，保障消費(fèi)者權(quán)益，維護(hù)公司聲譽(yù)，特制定本制度。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋食品進(jìn)口業(yè)務(wù)的全過程，包括但不限于采購、報關(guān)、倉儲、質(zhì)檢、銷售、物流等環(huán)節(jié)的記錄管理及合規(guī)要求。第三條本制度涉及的核心術(shù)語定義如下：（一）食品進(jìn)口專項(xiàng)管理：指公司為確保進(jìn)口食品符合國家法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)，在全流程中實(shí)施的識別、評估、控制和持續(xù)改進(jìn)的風(fēng)險管理活動。（二）進(jìn)口專項(xiàng)風(fēng)險：指因記錄管理不完善、操作不規(guī)范、制度執(zhí)行不到位等導(dǎo)致的食品安全隱患、合規(guī)風(fēng)險、經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害等潛在問題。（三）XX合規(guī)：指公司在食品進(jìn)口及銷售記錄管理中，嚴(yán)格遵循法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及內(nèi)部制度要求，確保業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)的狀態(tài)。第四條食品進(jìn)口記錄和銷售記錄管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋：確保所有進(jìn)口食品及銷售業(yè)務(wù)均納入記錄管理范圍，不留盲區(qū)。（二）責(zé)任到人：明確各層級、各部門及崗位的記錄管理職責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任閉環(huán)。（三）風(fēng)險導(dǎo)向：重點(diǎn)管控高風(fēng)險環(huán)節(jié)，優(yōu)先防范重大合規(guī)風(fēng)險。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評估記錄管理有效性，優(yōu)化流程漏洞，提升防控能力。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司食品進(jìn)口專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)組織制定和審批相關(guān)制度，督導(dǎo)各部門落實(shí)責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)日常管理監(jiān)督、資源協(xié)調(diào)及重大風(fēng)險的決策處置。第六條設(shè)立食品進(jìn)口專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，成員包括質(zhì)量安全部、采購部、銷售部、財務(wù)部、倉儲部等部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)專項(xiàng)管理工作，研究決策重大事項(xiàng)，監(jiān)督評價制度執(zhí)行效果。第七條各部門職責(zé)劃分如下：（一）牽頭部門（質(zhì)量安全部）：負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理制度建設(shè)，組織風(fēng)險識別與評估，監(jiān)督考核記錄管理落實(shí)情況，開展培訓(xùn)宣貫，牽頭處理重大風(fēng)險事件。（二）專責(zé)部門：1.采購部負(fù)責(zé)供應(yīng)商盡職調(diào)查、合同審核及采購記錄管理；2.銷售部負(fù)責(zé)銷售渠道合規(guī)審核、客戶信息管理及銷售記錄監(jiān)督；3.財務(wù)部負(fù)責(zé)資金審批、稅務(wù)合規(guī)及財務(wù)記錄審核；4.倉儲部負(fù)責(zé)庫存記錄、出入庫管理等。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：落實(shí)本領(lǐng)域記錄管理要求，開展日常自查，及時上報風(fēng)險隱患，確保業(yè)務(wù)操作符合制度規(guī)范。第八條基層執(zhí)行崗位的合規(guī)操作責(zé)任包括：（一）嚴(yán)格遵守記錄填寫規(guī)范，確保數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時；（二）發(fā)現(xiàn)記錄管理漏洞或風(fēng)險隱患，主動向?qū)Ｘ?zé)部門報告；（三）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人在記錄管理中的法律責(zé)任。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條供應(yīng)商管理：采購部必須對食品進(jìn)口供應(yīng)商進(jìn)行盡職調(diào)查，核實(shí)其資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量體系及合規(guī)記錄，建立合格供應(yīng)商名錄，定期復(fù)評。嚴(yán)禁采購無資質(zhì)或存在重大合規(guī)風(fēng)險的供應(yīng)商。第十條采購合同管理：采購部應(yīng)規(guī)范采購合同條款，明確產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價格、交貨期、違約責(zé)任等，經(jīng)專責(zé)部門審核后簽訂。合同簽訂后，需將關(guān)鍵信息錄入系統(tǒng)，確?？勺匪荨５谑粭l報關(guān)記錄管理：報關(guān)部須完整記錄報關(guān)單據(jù)、檢驗(yàn)檢疫證明等，確保與實(shí)際進(jìn)口貨物一致。嚴(yán)禁偽造、篡改或遺失記錄，所有紙質(zhì)文件需掃描歸檔，電子數(shù)據(jù)需備份存儲。第十二條倉儲記錄管理：倉儲部應(yīng)建立入庫、出庫、庫存盤點(diǎn)等記錄，確保賬實(shí)相符。食品需分區(qū)存放，標(biāo)注保質(zhì)期、生產(chǎn)日期等信息，并定期檢查記錄準(zhǔn)確性與完整性。第十三條質(zhì)檢記錄管理：質(zhì)檢部須獨(dú)立開展進(jìn)口食品抽檢，記錄檢驗(yàn)結(jié)果，不合格產(chǎn)品需隔離處理并詳細(xì)記錄原因。檢驗(yàn)報告需歸檔，作為后續(xù)銷售追溯依據(jù)。第十四條銷售記錄管理：銷售部應(yīng)完整記錄客戶信息、訂單內(nèi)容、發(fā)貨時間、物流方式等，確保與采購記錄匹配。對特殊食品（如嬰幼兒配方奶粉、保健食品）需額外標(biāo)注資質(zhì)證明編號。第十五條客戶信息管理：銷售部須對客戶資質(zhì)進(jìn)行審核，記錄購買歷史、投訴反饋等信息。嚴(yán)禁向無資質(zhì)客戶銷售高風(fēng)險食品，所有敏感信息需加密存儲。第十六條財務(wù)記錄管理：財務(wù)部負(fù)責(zé)審核進(jìn)口食品的付款、發(fā)票、稅費(fèi)等記錄，確保資金流向與合同條款一致。嚴(yán)禁虛開發(fā)票或套取資金，所有財務(wù)憑證需按年裝訂歸檔。第十七條物流記錄管理：物流部需記錄運(yùn)輸條件（如溫濕度）、時效等信息，確保食品在運(yùn)輸過程中符合要求。冷藏食品需全程監(jiān)控，異常情況需立即上報。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動態(tài)更新機(jī)制：質(zhì)量安全部每年至少組織一次制度評估，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整、風(fēng)險事件等修訂制度，確保持續(xù)適用。修訂后需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批，并發(fā)布全員培訓(xùn)通知。第十九條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制：各部門每月開展專項(xiàng)風(fēng)險排查，匯總至質(zhì)量安全部，按“低、中、高”三級評估風(fēng)險等級，發(fā)布預(yù)警通知至相關(guān)崗位。高風(fēng)險問題需立即整改，并上報領(lǐng)導(dǎo)小組。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：所有進(jìn)口業(yè)務(wù)需經(jīng)專責(zé)部門合規(guī)審查后方可實(shí)施，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商資質(zhì)、合同條款、記錄完整性等。未經(jīng)審查的，一律不得執(zhí)行。第二十一條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制：（一）一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門自行整改，專責(zé)部門監(jiān)督；（二）重大風(fēng)險需啟動應(yīng)急預(yù)案，領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置，并及時上報管理層；（三）風(fēng)險處置過程需詳細(xì)記錄，作為后續(xù)評估依據(jù)。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：對違反本制度的行為，視情節(jié)輕重采取以下措施：（一）警告、通報批評；（二）取消評優(yōu)資格；（三）降職、解職；（四）涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第二十三條評估改進(jìn)機(jī)制：每年12月，領(lǐng)導(dǎo)小組組織對專項(xiàng)管理體系進(jìn)行評估，重點(diǎn)關(guān)注記錄完整性、風(fēng)險控制有效性等，形成評估報告并優(yōu)化制度流程。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：各層級領(lǐng)導(dǎo)需明確自身在記錄管理中的職責(zé)，定期召開專題會議，解決重大問題，確保制度有效落地。第二十五條考核激勵機(jī)制：將記錄管理合規(guī)情況納入部門及個人年度考核，考核結(jié)果與績效、晉升掛鉤。對表現(xiàn)突出的部門和個人，給予獎勵；對違規(guī)的，按制度處罰。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層需接受合規(guī)履職培訓(xùn)，明確管理責(zé)任；（二）一線員工需接受操作規(guī)范培訓(xùn)，考核合格后方可上崗；（三）定期發(fā)布合規(guī)手冊、案例警示，增強(qiáng)全員意識。第二十七條信息化支撐：通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)記錄電子化管理，包括供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫、合同管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時共享、風(fēng)險自動預(yù)警。第二十八條文化建設(shè)：制作合規(guī)承諾書，要求全員簽署；設(shè)立合規(guī)舉報渠道，鼓勵員工主動監(jiān)督；定期評選“合規(guī)標(biāo)兵”，營造全員參與的氛圍。第二十九條報告制度：（一）風(fēng)險事件需在24小時內(nèi)上報專責(zé)部門，重大事件立即上報領(lǐng)導(dǎo)小組；（二）每年11月30日前，各部門提交年度管理報告，匯總至