食品采購索證與采購記錄制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國食品安全法》《中華人民共和國食品安全法實施條例》《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》及相關行業(yè)準則制定，同時遵循[集團母公司名稱]關于安全生產(chǎn)與質量管理的規(guī)定，旨在全面規(guī)范公司食品采購行為，防控采購環(huán)節(jié)的食品安全風險，確保采購流程合規(guī)、高效，保障公司整體運營安全及消費者權益。結合公司實際業(yè)務需求，針對當前食品安全領域的重點風險點，制定本制度以實現(xiàn)食品采購的源頭管控、過程監(jiān)督與效果評估。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋食品采購的供應商選擇、合同簽訂、索證索票、驗收、存儲、領用等全流程管理。具體適用場景包括但不限于餐飲服務、產(chǎn)品生產(chǎn)、零售渠道等涉及食品供應的業(yè)務場景。各部門及員工應嚴格遵照本制度執(zhí)行，確保食品采購活動符合法律法規(guī)及內部管理要求。第三條本制度涉及以下核心術語：1.食品采購專項管理：指公司圍繞食品采購活動，通過制度構建、風險識別、流程控制、監(jiān)督考核等手段，實現(xiàn)食品安全源頭管控與質量保障的系統(tǒng)化管理過程。2.食品采購專項風險：指在食品采購過程中可能引發(fā)食品安全事故、質量瑕疵、合規(guī)處罰等負面影響的風險，包括供應商資質不合規(guī)、產(chǎn)品檢測不合格、存儲條件不當、采購流程違規(guī)等。3.食品采購合規(guī)：指食品采購活動嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內部管理制度，確保采購行為的合法性、透明性與可追溯性。4.食品采購記錄：指食品采購過程中形成的各類文件、數(shù)據(jù)及憑證，包括供應商資質證明、產(chǎn)品檢測報告、采購合同、驗收單、入庫單、領用記錄等，作為質量追溯與合規(guī)審查的重要依據(jù)。第四條食品采購專項管理應遵循以下核心原則：1.全面覆蓋原則：確保所有食品采購活動納入制度管控范圍，無死角、無遺漏。2.責任到人原則：明確各層級、各部門、各崗位的采購管理職責，建立責任追溯機制。3.風險導向原則：聚焦高風險供應商與環(huán)節(jié)，實施差異化管控策略，優(yōu)先防范重大食品安全風險。4.持續(xù)改進原則：定期評估管理效果，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務調整、風險暴露情況動態(tài)優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人為公司食品采購專項管理第一責任人，對采購活動的合規(guī)性、安全性負全面領導責任；分管領導為公司食品采購專項管理直接責任人，負責組織制度的實施、監(jiān)督考核及重大風險的決策處置。第六條公司設立食品采購專項管理領導小組（以下簡稱“領導小組”），由主要負責人牽頭，分管領導主持，成員包括采購部、質量部、財務部、法務部等部門負責人。領導小組職責如下：1.統(tǒng)籌公司食品采購專項管理工作，審議制度修訂與重大風險應對方案；2.協(xié)調跨部門協(xié)作，解決采購管理中的重大問題；3.定期聽取專項管理報告，監(jiān)督制度執(zhí)行情況。第七條設立食品采購專責工作組（隸屬于質量部），負責專項管理的日常運作，主要職責包括：1.組織供應商資質審核與風險評估；2.制定并維護采購流程與記錄標準；3.開展專項培訓與合規(guī)宣貫；4.跟蹤法規(guī)變化，提出制度優(yōu)化建議。第八條采購部作為食品采購業(yè)務牽頭部門，負責：1.供應商庫建設與動態(tài)管理；2.采購需求提報與合同簽訂；3.采購信息保密與流程合規(guī)；4.組織采購記錄的完整留存。第九條質量部作為食品質量監(jiān)督部門，負責：1.驗收標準的制定與執(zhí)行監(jiān)督；2.食品安全檢測的抽樣與結果分析；3.不合格品的處置與追溯；4.質量問題的風險評估與上報。第十條各下屬單位及業(yè)務部門作為食品采購實施主體，負責：1.按需申報采購計劃，不得擅自擴大采購范圍或降低標準；2.配合供應商資質審查與驗收工作；3.建立本領域食品領用臺賬，確保可追溯；4.及時上報異常情況，協(xié)助調查處置。第十一條基層執(zhí)行崗位（如采購員、驗收員、庫管員）承擔直接操作責任，須履行以下義務：1.嚴格遵守采購流程，不得擅自越權或規(guī)避監(jiān)管；2.確保索證索票齊全、記錄真實完整；3.發(fā)現(xiàn)食品安全隱患或違規(guī)行為，立即停止操作并上報；4.簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人責任。第三章專項管理重點內容與要求第十二條供應商盡職調查管理食品采購須基于供應商全面資質審查，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、食品安全體系認證、行業(yè)準入證明等。采購部每季度對供應商庫開展風險評估，淘汰存在重大安全隱患的供應商，新增供應商須經(jīng)質量部聯(lián)合審核。禁止性行為：嚴禁向無資質或資質過期供應商采購食品；嚴禁因利益輸送選擇不符合條件的供應商。重點防控點：資質證書的動態(tài)有效性、生產(chǎn)環(huán)境的合規(guī)性、同類產(chǎn)品抽檢合格率。第十三條采購流程規(guī)范管理采購需求須通過系統(tǒng)提報，經(jīng)部門負責人審批、財務部核對預算后，由采購部按合同范本簽訂協(xié)議。涉及集中采購的，須通過招標或比選程序，全程留痕。禁止性行為：嚴禁無預算采購、違規(guī)拆分合同、私下交易。重點防控點：審批權限的剛性執(zhí)行、合同條款的食品安全特別約定、履約驗收的標準化操作。第十四條索證索票管理食品采購必須索取并核驗以下證明文件：1.采購合同或訂單；2.產(chǎn)品合格證明（檢測報告、出廠檢驗檢疫合格證等）；3.供應商營業(yè)執(zhí)照復印件；4.特殊食品（如嬰幼兒配方食品）的許可批件。禁止性行為：嚴禁以復印件代替原件、偽造或篡改證明文件。重點防控點：索證文件的完整性與時效性、電子化證明的驗證手段、異地采購的文件傳遞方式。第十五條驗收管理所有食品到貨后須由質量部牽頭，采購部、業(yè)務部門聯(lián)合驗收，重點關注產(chǎn)品外觀、包裝、批號、生產(chǎn)日期、保質期等。不合格品須隔離存放并記錄原因，按規(guī)定程序處置。禁止性行為：嚴禁驗收流于形式、對不合格品隱匿不報。重點防控點：抽樣比例的合理性、檢驗設備的準確性、驗收記錄的閉環(huán)管理。第十六條采購記錄管理食品采購記錄須包含供應商名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次號、生產(chǎn)日期、保質期、驗收結果、存儲位置等要素，保存期限不少于產(chǎn)品保質期后六個月。禁止性行為：嚴禁記錄不完整、日期錯填、涂改。重點防控點：電子臺賬與紙質記錄的同步性、異常數(shù)據(jù)的預警功能、記錄的查詢可追溯性。第十七條倉儲管理食品須分類分區(qū)存放，遵循“先進先出”原則，冷凍冷藏設備定期校驗溫度記錄。庫管員須每日檢查存儲環(huán)境，發(fā)現(xiàn)異常立即上報。禁止性行為：嚴禁食品與非食品混放、超溫儲存。重點防控點：溫度監(jiān)控的實時性、蟲害防治的常態(tài)化、庫存周轉的合理性。第十八條領用管理業(yè)務部門領用食品須填寫領用單，經(jīng)部門主管簽字后交庫管員發(fā)放，領用記錄須與采購臺賬核對。禁止性行為：嚴禁超額領用、無單領用。重點防控點：領用單的審批環(huán)節(jié)、與庫存的實時匹配度、異常領用的多級核查。第四章專項管理運行機制第十九條制度動態(tài)更新機制公司每年第一季度組織專項制度評估，根據(jù)《食品安全法》修訂、行業(yè)新規(guī)及審計發(fā)現(xiàn)，修訂制度條文。修訂后由領導小組審議，自發(fā)布之日起執(zhí)行，舊版同步廢止。第二十條風險識別預警機制每半年由質量部牽頭，聯(lián)合采購部、法務部開展風險排查，識別供應商違約、產(chǎn)品溯源斷裂、存儲不當?shù)蕊L險點，按“一般、重大”分級，發(fā)布預警通知。第二十一條合規(guī)審查機制采購合同簽訂前由法務部審核食品安全條款；質量部定期抽查采購記錄，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為立即通報采購部整改。規(guī)定“未經(jīng)合規(guī)審查不得履約”的剛性紅線。第二十二條風險應對機制一般風險由采購部限期整改，重大風險啟動應急預案：如暫停涉事供應商合作、緊急召回問題產(chǎn)品、上報領導小組協(xié)調處置。責任部門須在規(guī)定時限內提交處置報告。第二十三條責任追究機制對違反本制度的行為，視情節(jié)輕重采取以下措施：1.通報批評；2.通報給上級單位或紀律處分；3.追究經(jīng)濟賠償；4.解除勞動合同。處罰標準與績效考核掛鉤，重大事故移交司法機關處理。第二十四條評估改進機制每年12月由領導小組組織對制度有效性評估，包括供應商合格率、抽檢合格率、合規(guī)問題整改率等指標，形成改進方案，次年優(yōu)先落實。第五章專項管理保障措施第二十五條組織保障各級領導干部須在月度會議上強調食品安全責任，下屬單位負責人簽署年度食品安全承諾書，確保制度落實。第二十六條考核激勵機制將食品采購合規(guī)情況納入部門年度考核，得分低于X分的部門取消評優(yōu)資格；對發(fā)現(xiàn)重大風險的員工給予一次性獎勵，獎勵標準由領導小組審定。第二十七條培訓宣傳機制每年3月、9月開展全員培訓，管理層重點學習法規(guī)政策，基層員工重點掌握操作規(guī)范。新員工入職必須接受考核，合格后方可上崗。第二十八條信息化支撐采購系統(tǒng)需集成供應商管理、合同跟蹤、驗收記錄、庫存預警等功能，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動抓取與風險實時監(jiān)控。第二十九條文化建設在辦公區(qū)張貼食品安全警示標語，定期舉辦“合規(guī)采購月”活動，評選優(yōu)秀案例并推廣。第三十條報告制度每月由專責工作組向領導小組提交