物業(yè)管理公司制度匯編之檔案管理制度資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。某物業(yè)管理公司制度匯編之檔案管理制度編制本手冊(cè)主要目的是給予公司各級(jí)員工工作上之參考,特別是指導(dǎo)公司辦公文件及檔案管理。本手冊(cè)內(nèi)容基于公司環(huán)境條件不同,故實(shí)際施行細(xì)節(jié)可允許作部分變動(dòng),但由公司指示而定。本手冊(cè)內(nèi)容主要為:一.公司檔案管理制度二.公司檔案保管一.檔案管理規(guī)定公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由管理處文員專職文件存檔、注記工作。有關(guān)驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,她人不得動(dòng)用。檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。檔案在歷任主管調(diào)職、離任時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)確認(rèn)后方可離任。檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書面確認(rèn),如有違反的作泄密處理。公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況,對(duì)不符合要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對(duì)管理有重大影響及損害公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

二.管理保密規(guī)定管理處工作范圍內(nèi)所有的公司內(nèi)部資料,業(yè)主、用戶單元和管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在管理處辦公室文件柜中,由管理處秘書專人負(fù)責(zé)備注、記錄及存檔等工作,由主管每周審核,其它工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時(shí),經(jīng)指定的授權(quán)人士,方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。因工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、接待處的業(yè)主及用戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,由管理處統(tǒng)一保管,高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工工作及員工培訓(xùn),嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。管理處發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過時(shí)收回。員工應(yīng)具有維護(hù)她人隱私權(quán)利的法律意識(shí),主動(dòng)為公司及用戶保守秘密,對(duì)于任何人士不正常的打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向管理處報(bào)告。員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主、用戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

檔案管理一.檔案資料1、 驗(yàn)收檔案土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文件;機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商,承包商與管理公司);單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);2、 二次裝修檔案用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;3、 住戶資料業(yè)主入伙情況記錄;業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱,單元號(hào),聯(lián)系人,建筑面積,交接單,入伙時(shí)間或租用期限等);4、 管理文本匯編管理合同、管理公約、用戶手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;各項(xiàng)管理分包合約;5、 設(shè)備維修保養(yǎng)類各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案;及日常巡檢維修記錄;主要部位如變配電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記,交接班記錄,巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;管理處有用戶維修報(bào)修單,維修后應(yīng)有回訪記錄;6、 設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類變配電間要有供電部門定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;生活水箱要定期清洗消毒并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告,清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄,煙感溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;7、 管理處運(yùn)作類管理處正式文件應(yīng)用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄;管理費(fèi)收繳情況;管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告;物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì))管理處值班記錄保安值班記錄設(shè)備值班與巡檢記錄管理工作計(jì)劃與報(bào)告工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告管理處往來信函用戶報(bào)修與投訴處理記錄承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄二.檔案存檔要求資料內(nèi)容文檔名稱存檔要求目錄索引土建設(shè)備安裝竣工資料《竣工圖則資料》圖紙檔案盒(藍(lán)色)數(shù)量:按類建立每張圖紙名稱索引設(shè)施設(shè)備質(zhì)檢、消防等部門驗(yàn)收文件《審驗(yàn)文件》易事快A4文件夾(黑色3寸)數(shù)量:集中一本按設(shè)施設(shè)備單項(xiàng)設(shè)索引機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約《設(shè)備保養(yǎng)合約》易事快A4文件夾(黑色3寸)數(shù)量:集中一本按設(shè)施設(shè)備單項(xiàng)設(shè)索引公共區(qū)域設(shè)備設(shè)備驗(yàn)收記錄《公共區(qū)域驗(yàn)收記錄》圖紙檔案盒數(shù)量:按量而定按區(qū)域、設(shè)備名稱設(shè)索引公共區(qū)域設(shè)備移交記錄《公共區(qū)域移交記錄》圖紙檔案盒數(shù)量:按量而定按區(qū)域、設(shè)備名稱設(shè)索引單元驗(yàn)收及移交記錄《單元驗(yàn)收移交記錄》圖紙檔案盒數(shù)量:按量而定按單元設(shè)目錄索引用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)《二次裝修審批記錄》圖紙檔案盒數(shù)量:按量而定按單元設(shè)目錄索引二次裝修監(jiān)督檢查資料《二次裝修監(jiān)督記錄》圖紙檔案盒數(shù)量:按量而定按單元設(shè)目錄索引入伙情況記錄《入伙情況記錄》易事快A4文件夾(黑色3寸)數(shù)量:集中一本按月作報(bào)表不作索引業(yè)主、住戶及租戶情況記錄《業(yè)主、用戶情況記錄》易事快A4文件夾(黑色3寸)數(shù)量:集中一本按順序存檔不作索引管理合約、公約用戶手冊(cè)匯編《管理文本匯編》易事快A4文件夾(黑色3寸)數(shù)量:集中一本按文本分類索引12.管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定《規(guī)章制度匯編》易事快A4文件夾(黑色3寸)數(shù)量:集中一本按文本分類索引13.管理分包合約《管理公包合約》易事快A4文件夾(黑色3寸)數(shù)量:集中一本同上14.設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施《維修保養(yǎng)制度》易事快A4文件夾(黑色3寸)數(shù)量:集中一本同上15.設(shè)施設(shè)備維修檔案《設(shè)備維修檔案》易事快A4文件夾(黑色3寸)數(shù)量:集中一本同上16.設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄《設(shè)備檢測(cè)記錄》易事快A4文件夾(黑