會議服務(wù)帶班制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國企業(yè)法》等法律法規(guī)，參照行業(yè)先進管理實踐及集團母公司相關(guān)制度要求，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險防控需求與管理流程優(yōu)化目標制定。旨在規(guī)范會議服務(wù)帶班工作，明確組織職責(zé)，強化專項管控，完善運行機制，提升服務(wù)質(zhì)量與合規(guī)水平，確保會議活動安全、高效、有序開展。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在會議服務(wù)帶班工作中的全部活動，包括但不限于會議籌備、現(xiàn)場執(zhí)行、后勤保障、應(yīng)急處理等環(huán)節(jié)。第三條本制度中下列術(shù)語定義如下：（一）“會議服務(wù)帶班”：指在會議活動期間，由專人負責(zé)現(xiàn)場統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、服務(wù)保障及應(yīng)急處置的工作機制，確保會議各項議程順利推進。（二）“專項風(fēng)險”：指在會議服務(wù)帶班過程中可能出現(xiàn)的各類風(fēng)險事件，包括但不限于安全風(fēng)險（如火災(zāi)、設(shè)備故障）、服務(wù)風(fēng)險（如接待疏漏）、信息安全風(fēng)險（如資料泄露）等。（三）“合規(guī)操作”：指會議服務(wù)帶班各環(huán)節(jié)嚴格遵循法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)部制度及業(yè)務(wù)操作規(guī)范的行為要求。第四條會議服務(wù)帶班管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保所有會議活動均納入帶班管理范疇，覆蓋籌備、執(zhí)行、收尾全流程。（二）責(zé)任到人：明確各層級、各崗位的職責(zé)權(quán)限，建立責(zé)任追溯機制。（三）風(fēng)險導(dǎo)向：聚焦關(guān)鍵風(fēng)險點，實施分級管控，優(yōu)先防范重大風(fēng)險事件。（四）持續(xù)改進：定期評估帶班工作有效性，優(yōu)化管理流程，提升制度適應(yīng)性。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負責(zé)人對會議服務(wù)帶班工作負總責(zé)，統(tǒng)籌推進制度落實，確保各項工作符合企業(yè)戰(zhàn)略要求；分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，負責(zé)具體組織協(xié)調(diào)、資源調(diào)配及監(jiān)督考核。第六條設(shè)立會議服務(wù)帶班管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，成員包括辦公室、安保部、技術(shù)部等相關(guān)部門負責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職責(zé)：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：制定帶班管理策略，統(tǒng)籌跨部門協(xié)作。（二）決策審批：審議重大風(fēng)險防控方案及應(yīng)急措施。（三）監(jiān)督評價：定期檢查帶班工作成效，提出改進建議。第七條明確三類主體職責(zé)分工：（一）牽頭部門（辦公室）：負責(zé)帶班管理制度建設(shè)、風(fēng)險識別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫及案例收集。（二）專責(zé)部門（安保部、技術(shù)部等）：分別負責(zé)安全風(fēng)險審核、技術(shù)設(shè)備保障、應(yīng)急資源調(diào)配及業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：落實本領(lǐng)域帶班要求，開展日常風(fēng)險排查，執(zhí)行專項管控措施。第八條基層執(zhí)行崗（如會務(wù)專員、安保人員）應(yīng)履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）崗位承諾：簽署合規(guī)操作承諾書，明確個人職責(zé)與違規(guī)后果。（二）風(fēng)險上報：及時向直屬部門報告異常情況，不得隱瞞或遲報。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條會議籌備階段：（一）合規(guī)標準：需提前審核會議方案，確保議程合法合規(guī)；供應(yīng)商選擇應(yīng)遵循比選原則，簽訂服務(wù)合同明確雙方權(quán)利義務(wù)。（二）禁止行為：嚴禁向供應(yīng)商索賄或收受回扣，杜絕利益輸送。（三）風(fēng)險防控：重點排查場地租賃安全、供應(yīng)商資質(zhì)風(fēng)險。第十條場地布置階段：（一）合規(guī)標準：確保消防設(shè)施完好，線路敷設(shè)符合規(guī)范；大型活動需提前報備安保方案。（二）禁止行為：嚴禁違規(guī)占用消防通道，禁止私拉亂接電線。（三）風(fēng)險防控：檢查承重結(jié)構(gòu)安全性，評估臨時搭建風(fēng)險。第十一條設(shè)備調(diào)試階段：（一）合規(guī)標準：音視頻設(shè)備需提前測試，確保運行穩(wěn)定；涉密會議需采取物理隔離措施。（二）禁止行為：嚴禁未經(jīng)授權(quán)操作設(shè)備，禁止擅自復(fù)制會議資料。（三）風(fēng)險防控：建立設(shè)備故障應(yīng)急預(yù)案，準備備用器材。第十二條人員接待階段：（一）合規(guī)標準：嚴格執(zhí)行簽到登記制度，涉密會議需核驗身份；外賓接待需符合外交禮儀。（二）禁止行為：嚴禁泄露參會人員信息，禁止刁難或騷擾客商。（三）風(fēng)險防控：評估人員密集場所踩踏風(fēng)險，配備引導(dǎo)人員。第十三條會議執(zhí)行階段：（一）合規(guī)標準：全程記錄會議情況，重要決議需經(jīng)授權(quán)人員簽字確認；保密會議需設(shè)置監(jiān)控探頭。（二）禁止行為：嚴禁無關(guān)人員闖入會場，禁止擅自發(fā)布會議信息。（三）風(fēng)險防控：監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)輿情，防范信息泄露事件。第十四條后勤保障階段：（一）合規(guī)標準：餐飲服務(wù)需符合食品安全法規(guī)，住宿安排需保障合理需求；應(yīng)急物資需提前配備。（二）禁止行為：嚴禁在供餐環(huán)節(jié)摻雜使假，禁止過度鋪張浪費。（三）風(fēng)險防控：檢查飲用水安全，評估極端天氣影響。第十五條會議收尾階段：（一）合規(guī)標準：清理場地遺留物品，妥善保管會議資料；財務(wù)結(jié)算需核對無誤。（二）禁止行為：嚴禁私自帶走會議資料，禁止虛報費用。（三）風(fēng)險防控：檢查遺留安全隱患（如未關(guān)閉電源），評估次生風(fēng)險。第四章專項管理運行機制第十六條制度動態(tài)更新機制：辦公室每年至少組織一次制度修訂，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及風(fēng)險案例及時補充完善。第十七條風(fēng)險識別預(yù)警機制：每月開展專項風(fēng)險排查，對重大風(fēng)險發(fā)布預(yù)警通知，明確防范措施及責(zé)任部門。第十八條合規(guī)審查機制：將帶班管理審查嵌入會議審批流程，實行“未經(jīng)審查不得實施”原則，對違規(guī)操作堅決叫停。第十九條風(fēng)險應(yīng)對機制：（一）一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；（二）明確應(yīng)急流程：發(fā)現(xiàn)風(fēng)險立即上報，啟動預(yù)案限時處置，事后復(fù)盤總結(jié)。（三）跨部門協(xié)同時，責(zé)任單位需建立聯(lián)席會議制度，確保信息暢通。第二十條責(zé)任追究機制：（一）違規(guī)情形包括但不限于：工作疏漏導(dǎo)致?lián)p失、泄露會議信息、收受不當利益等；（二）處罰標準：輕微違規(guī)通報批評，重大違規(guī)取消評優(yōu)資格，涉嫌違法的移交司法機關(guān)；（三）聯(lián)動考核：將帶班管理情況納入部門年度績效，實行一票否決制。第二十一條評估改進機制：每季度組織一次體系評估，通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場抽查等方式收集反饋，優(yōu)化制度漏洞。第五章專項管理保障措施第二十二條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)需定期研究帶班工作，分管領(lǐng)導(dǎo)每季度至少召開一次專題會議，解決實際問題。第二十三條考核激勵機制：（一）部門考核：將帶班管理得分占年度總分的X%；（二）個人激勵：對表現(xiàn)突出的員工給予專項獎勵，連續(xù)兩年不合格的調(diào)整崗位。第二十四條培訓(xùn)宣傳機制：（一）管理層培訓(xùn)：每年至少一次合規(guī)履職培訓(xùn)，重點講解風(fēng)險防控要求；（二）一線培訓(xùn)：新員工崗前需考核帶班操作規(guī)范，每年開展實戰(zhàn)演練。第二十五條信息化支撐：開發(fā)帶班管理系統(tǒng)，實現(xiàn)流程自動化、風(fēng)險實時監(jiān)控、資料電子歸檔，提升管理效率。第二十六條文化建設(shè)：發(fā)布《會議服務(wù)帶班合規(guī)手冊》，要求全員簽訂承諾書，通過內(nèi)刊、宣傳欄強化合規(guī)意識。第二十七條報告制度：（一）風(fēng)險事件上報：重大風(fēng)險24小時內(nèi)報送至領(lǐng)導(dǎo)小組，并抄送相關(guān)部門；（二）年度管理情況：每年12月31日前提交帶班工作總結(jié)，包括