合同管理流程與風(fēng)險控制模板一、適用場景與核心價值二、全流程操作步驟詳解（一）合同準(zhǔn)備階段：需求明確與前置調(diào)查需求提出與確認(rèn)業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部）根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《合同需求申請表》，明確合同目的、交易對方、核心條款（如標(biāo)的、數(shù)量、價格、交付期限）等關(guān)鍵信息，部門負(fù)責(zé)人*審批通過后啟動合同流程。示例：采購部需采購一批生產(chǎn)設(shè)備，需在申請表中注明設(shè)備型號、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算金額、供應(yīng)商初步名單等。交易對方主體調(diào)查法務(wù)部或風(fēng)控部聯(lián)合業(yè)務(wù)部門對交易對方進(jìn)行主體資格審查，重點(diǎn)核實(shí)：營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋交易內(nèi)容）；資質(zhì)證書（如行業(yè)特殊資質(zhì)、安全生產(chǎn)許可證等）；信用狀況（通過“信用中國”、企業(yè)征信報告等渠道查詢是否有失信記錄、涉訴信息）；授權(quán)代表（核實(shí)簽約人是否為法定代表人或合法授權(quán)人，需提供授權(quán)委托書原件）。調(diào)查結(jié)果形成《主體調(diào)查報告》，對高風(fēng)險主體（如被列為失信被執(zhí)行人、經(jīng)營范圍與交易不符）需終止合作，或要求提供額外擔(dān)保。（二）合同起草與評審階段：條款嚴(yán)謹(jǐn)性與風(fēng)險把控合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求及調(diào)查結(jié)果，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（或參考行業(yè)范本）起草合同文本，明確以下核心條款：雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系方式）；標(biāo)的物/服務(wù)詳情（名稱、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求等）；權(quán)利義務(wù)（交付/驗(yàn)收方式、付款條件與期限、違約責(zé)任等）；爭議解決方式（約定管轄法院、仲裁機(jī)構(gòu)）；合同生效條件（簽字蓋章后生效、附條件生效等）。起草完成后，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*對內(nèi)容真實(shí)性、完整性初步審核。多部門聯(lián)合評審法務(wù)部重點(diǎn)審核：條款合法性（是否符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)）、權(quán)利義務(wù)對等性、違約責(zé)任可執(zhí)行性、爭議解決條款有效性。財務(wù)部重點(diǎn)審核：價格條款是否合理、付款方式與企業(yè)資金政策匹配度、稅費(fèi)承擔(dān)約定是否清晰、發(fā)票開具要求（如類型、時間）。風(fēng)控部（或內(nèi)審部）重點(diǎn)審核：合同履行風(fēng)險點(diǎn)（如不可抗力、變更條款）、合規(guī)性（是否符合行業(yè)監(jiān)管要求）、企業(yè)內(nèi)部審批權(quán)限是否符合規(guī)定。評審意見需填寫《合同評審意見表》，明確修改建議及“通過”“修改后通過”“不通過”結(jié)論，起草部門根據(jù)意見修訂文本，直至所有評審部門確認(rèn)通過。（三）合同審批與簽署階段：權(quán)限合規(guī)與形式規(guī)范分級審批根據(jù)合同金額、類型及重要性，設(shè)置分級審批權(quán)限（示例）：金額≤10萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*→法務(wù)部*→分管副總*；10萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*→法務(wù)部*→財務(wù)部*→分管副總*→總經(jīng)理*；金額＞50萬元：增加董事長*審批，并提交董事會審議。審批人在OA系統(tǒng)或紙質(zhì)審批單中簽署意見，嚴(yán)禁越權(quán)審批或事后補(bǔ)批。合同簽署與用印審批通過后，由行政部（或辦公室）統(tǒng)一加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴(yán)禁部門印章對外簽約）；采用紙質(zhì)簽署的，合同文本份數(shù)根據(jù)雙方需求確定（至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）；采用電子簽署的，需通過合法第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大），保證簽署人身份真實(shí)及合同文本不可篡改；簽署完成后，原件由行政部統(tǒng)一保管，掃描件同步分發(fā)至業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)部門存檔。（四）合同履行與監(jiān)控階段：動態(tài)跟蹤與風(fēng)險預(yù)警履行跟蹤業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，指定專人*負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度，填寫《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時間、驗(yàn)收時間、付款節(jié)點(diǎn)）完成情況；對于長期合同（如年度服務(wù)合同），需建立月度/季度履行報告機(jī)制，向法務(wù)部、財務(wù)部同步履行狀態(tài)。變更與解除管理合同履行中如需變更（如標(biāo)的物調(diào)整、期限延長），需雙方協(xié)商一致并簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，流程參照原合同評審審批流程；出現(xiàn)法定解除條件（如對方違約、不可抗力導(dǎo)致合同無法履行）或約定解除條件時，業(yè)務(wù)部門需及時書面通知對方，收集證據(jù)（如違約證明、不可抗力證明），并報法務(wù)部評估解除風(fēng)險，避免單方面解約引發(fā)糾紛。糾紛應(yīng)對履行中發(fā)生爭議時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)第一時間向法務(wù)部報告，共同分析爭議焦點(diǎn)，收集合同文本、溝通記錄、履行憑證等證據(jù)；優(yōu)先通過協(xié)商、調(diào)解方式解決，協(xié)商不成的，按合同約定提起訴訟或仲裁，同時做好財產(chǎn)保全（如對方可能轉(zhuǎn)移資產(chǎn)）。（五）合同歸檔與復(fù)盤階段：資料留存與經(jīng)驗(yàn)沉淀合同歸檔合同履行完畢（或終止）后10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同原件、補(bǔ)充協(xié)議、評審意見表、履行跟蹤表、結(jié)算憑證、驗(yàn)收報告等資料整理成冊，提交行政部歸檔；歸檔資料需標(biāo)注“合同編號”（規(guī)則：年份-部門類型-序號，如2024-采-001），電子檔案至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，保證檢索便捷。復(fù)盤總結(jié)每季度/年度，法務(wù)部牽頭組織業(yè)務(wù)、財務(wù)部門對合同管理流程進(jìn)行復(fù)盤，分析高頻風(fēng)險點(diǎn)（如條款漏洞、對方違約率高的類型）、審批效率瓶頸、履行問題等，形成《合同管理復(fù)盤報告》，優(yōu)化模板及流程。三、核心工具表格模板表1：合同需求申請表申請部門申請日期合同類型交易對方名稱預(yù)算金額（元）核心需求描述（標(biāo)的、數(shù)量、交付期限等）附件清單（如技術(shù)參數(shù)、供應(yīng)商報價）部門負(fù)責(zé)人簽字表2：合同評審意見表合同編號合同名稱評審環(huán)節(jié)評審部門/人員評審意見（重點(diǎn)標(biāo)注風(fēng)險點(diǎn)及修改建議）是否通過修改后完成時限評審人簽字起草階段法務(wù)部*“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條款需明確具體參數(shù)，避免模糊表述”修改后通過2個工作日表3：合同履行跟蹤表合同編號履行階段計(jì)劃完成時間實(shí)際完成時間責(zé)任人*履行情況說明（如“已交付，待驗(yàn)收”）問題記錄（如“延遲交付3天，原因?yàn)楣?yīng)商生產(chǎn)故障”）附件（如驗(yàn)收單）交付2024-06-302024-07-03*設(shè)備已送達(dá)客戶現(xiàn)場因物流延誤延遲3天，已與客戶溝通并達(dá)成諒解物流簽收單表4：合同歸檔清單歸檔編號合同名稱合同編號簽署日期歸檔日期保管期限存放位置（如檔案柜-01-02）借閱記錄（借閱人、日期、歸還日期）2024-歸-001設(shè)備采購合同2024-采-0012024-05-202024-07-0510年檔案室-01-02四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作規(guī)范主體資格審查風(fēng)險禁止與未核實(shí)主體信息的單位簽約，尤其警惕“皮包公司”“空殼企業(yè)”；涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)藥），需核查對方行業(yè)許可證件，保證資質(zhì)有效。條款嚴(yán)謹(jǐn)性風(fēng)險避免使用“大概”“左右”等模糊表述，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決等條款需明確具體；格式條款（如企業(yè)提供的標(biāo)準(zhǔn)合同）需提示對方注意免除或限制責(zé)任條款，保證對方知情權(quán)。審批合規(guī)性風(fēng)險嚴(yán)禁“先簽后批”，所有合同必須完成完整審批流程方可簽署；超權(quán)限審批需報上級領(lǐng)導(dǎo)特批，并留存書面審批記錄，杜絕口頭授權(quán)。履行監(jiān)控風(fēng)險業(yè)務(wù)部門需定期跟蹤合同履行進(jìn)度，避免因疏忽導(dǎo)致對方違約（如逾期付款、逾期交付）未及時發(fā)覺；對方出現(xiàn)違約跡象（如經(jīng)營異常、負(fù)面輿情）時，應(yīng)立即啟動風(fēng)險應(yīng)對預(yù)案，降低損失。檔案管理風(fēng)險合同原件及履行資料需妥善保管，防止丟失