珠寶公司原材料查驗考核制度第一章總綱

1.1制定依據(jù)與目的

本制度依據(jù)《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《中華人民共和國食品安全法》《中華人民共和國消費者權(quán)益保護法》《珠寶玉石質(zhì)量鑒別標準》（GB16552）、《貴金屬飾品有害物質(zhì)限量》（GB20984）等國家法律法規(guī)，參照《聯(lián)合國跨國公司行為守則》《OECD國際商務(wù)行為準則》等國際公約，結(jié)合珠寶行業(yè)特性及公司“價值創(chuàng)造、風(fēng)險防控、效率提升”戰(zhàn)略目標制定。為規(guī)范原材料查驗管理，防控采購風(fēng)險，提升供應(yīng)鏈效率，保障產(chǎn)品質(zhì)量安全，維護公司及消費者合法權(quán)益，特制定本制度。

1.2適用范圍與對象

本制度適用于公司所有涉及原材料采購、入庫、存儲、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)活動及關(guān)聯(lián)人員，包括但不限于采購部、質(zhì)檢部、倉儲部、財務(wù)部、生產(chǎn)部等部門的正式員工、外包服務(wù)單位及合作供應(yīng)商。適用范圍涵蓋貴金屬、寶石、鑲嵌輔料等各類珠寶原材料。例外場景包括緊急采購、小額零星采購（金額低于公司規(guī)定標準），此類業(yè)務(wù)需經(jīng)總經(jīng)理特別授權(quán)后方可豁免部分查驗流程，但須符合本制度補充規(guī)定。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則：所有查驗活動必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及國際公約要求。

1.3.2權(quán)責(zé)對等原則：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體及權(quán)限，確保權(quán)責(zé)匹配。

1.3.3風(fēng)險導(dǎo)向原則：聚焦高價值、高風(fēng)險原材料查驗，實施差異化管控。

1.3.4效率優(yōu)先原則：優(yōu)化查驗流程，減少不必要環(huán)節(jié)，提升運營效率。

1.3.5持續(xù)改進原則：基于風(fēng)險變化、技術(shù)進步及業(yè)務(wù)發(fā)展動態(tài)優(yōu)化制度。

1.3.6國際化適配原則：跨境采購需遵循目標市場法律法規(guī)及公司屬地化合規(guī)要求。

1.4制度地位與銜接

本制度為公司基礎(chǔ)性專項制度，與《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》《采購管理辦法》《倉儲管理規(guī)范》《財務(wù)報銷制度》等關(guān)聯(lián)制度形成管理閉環(huán)。制度沖突時，以本制度為準，特殊場景由總經(jīng)理辦公會裁決。

第二章領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)與職責(zé)

2.1管理組織架構(gòu)

公司原材料查驗管理遵循“董事會決策、總經(jīng)理統(tǒng)籌、部門執(zhí)行、內(nèi)控監(jiān)督”的層級架構(gòu)。董事會負責(zé)重大采購策略審批；總經(jīng)理辦公會審議年度查驗預(yù)算及重大風(fēng)險事件；采購部、質(zhì)檢部、倉儲部等執(zhí)行層部門按職責(zé)分工落實查驗活動；內(nèi)控部、審計部實施常態(tài)化監(jiān)督。

2.2決策機構(gòu)與職責(zé)

2.2.1股東會：審議年度原材料查驗管理預(yù)算及重大采購策略。

2.2.2董事會：審批金額超過人民幣1000萬元的采購合同，決定重大查驗標準變更。

2.2.3總經(jīng)理辦公會：審批金額50-1000萬元的采購合同，協(xié)調(diào)跨部門查驗爭議。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責(zé)

2.3.1采購部：負責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)查驗、采購合同審核及到貨初步核對。

2.3.2質(zhì)檢部：負責(zé)原材料質(zhì)量檢驗及風(fēng)險判定，出具查驗報告。

2.3.3倉儲部：負責(zé)查驗合格原材料入庫登記及存儲環(huán)境管控。

2.3.4財務(wù)部：負責(zé)查驗相關(guān)費用審核及付款支持。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部：每月抽查10%以上查驗記錄，核查關(guān)鍵控制點執(zhí)行情況。

2.4.2審計部：每年開展一次專項審計，重點檢查高價值原材料查驗覆蓋度。

2.4.3合規(guī)部：負責(zé)跨境采購查驗的屬地法規(guī)適配，出具合規(guī)意見書。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立“采購-質(zhì)檢-倉儲”月度聯(lián)席會議制度，協(xié)調(diào)查驗標準及流程優(yōu)化。涉外業(yè)務(wù)增設(shè)屬地法務(wù)部聯(lián)合審核機制，確保查驗活動符合目標市場合規(guī)要求。

第三章管理目標與核心指標

3.1管理目標與核心指標

3.1.1查驗覆蓋率達100%（特殊場景經(jīng)審批豁免）。

3.1.2查驗差錯率≤0.5%（高價值原材料≤0.1%）。

3.1.3查驗平均時長≤3個工作日（緊急采購≤1個工作日）。

3.1.4供應(yīng)商合格率達95%以上（年度考核指標）。

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

3.2.1貴金屬查驗：采用XRF光譜儀檢測純度，風(fēng)險點（高/中/低）包括：

-高風(fēng)險：足金純度（對應(yīng)防控措施：雙人復(fù)核、留樣檢測）

-中風(fēng)險：K金成色（對應(yīng)防控措施：第三方檢測機構(gòu)驗證）

-低風(fēng)險：銀飾含銀量（對應(yīng)防控措施：供應(yīng)商資質(zhì)審核）

3.2.2寶石查驗：參照GB16552標準，風(fēng)險點：

-高風(fēng)險：紅藍寶石凈度（對應(yīng)防控措施：顯微鏡逐顆檢測）

-中風(fēng)險：翡翠產(chǎn)地（對應(yīng)防控措施：區(qū)塊鏈溯源驗證）

3.2.3跨境采購需額外查驗?zāi)繕耸袌觥断M品安全法》合規(guī)性，由合規(guī)部出具適配方案。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法：

-風(fēng)險矩陣法：按金額（>500萬元為高）、價值（>1000萬元的寶石為高）劃分管控等級

-全生命周期管理：從供應(yīng)商準入到成品入庫全流程覆蓋

3.3.2管理工具：

-ERP系統(tǒng)自動觸發(fā)查驗任務(wù)（如采購訂單金額>200萬元需質(zhì)檢部介入）

-OA系統(tǒng)實現(xiàn)查驗單電子流轉(zhuǎn)（審批節(jié)點：采購部經(jīng)理-質(zhì)檢部經(jīng)理-倉儲部經(jīng)理）

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計

4.1.1發(fā)起：采購部根據(jù)生產(chǎn)計劃發(fā)起采購申請，需附供應(yīng)商預(yù)審報告（由質(zhì)檢部提供）。

4.1.2審核：采購部審核合同條款，質(zhì)檢部審核技術(shù)參數(shù)，財務(wù)部審核預(yù)算。

4.1.3執(zhí)行：供應(yīng)商送貨時，倉儲部核對實物與送貨單，質(zhì)檢部實施查驗。

4.1.4歸檔：查驗合格后，質(zhì)檢部出具查驗報告，采購部錄入ERP系統(tǒng)，倉儲部登記入庫。

4.2子流程說明

4.2.1供應(yīng)商查驗流程：采用“一票三查”模式（資質(zhì)查、樣品查、批次查），由質(zhì)檢部牽頭，采購部配合。

4.2.2緊急采購流程：采購部提交加急申請，總經(jīng)理授權(quán)后可簡化查驗（但需補充檢測），財務(wù)部3日內(nèi)付款。

4.3流程關(guān)鍵控制點

4.3.1供應(yīng)商準入控制點：資質(zhì)查驗（需提供ISO9001認證），由采購部負責(zé)，質(zhì)檢部復(fù)核。

4.3.2到貨查驗控制點：采用“抽檢+全檢”結(jié)合方式（貴金屬全檢，寶石按1%比例抽檢），質(zhì)檢部責(zé)任主體。

4.3.3高風(fēng)險材料雙重校驗：鉆石、紅藍寶石需經(jīng)國家級鑒定機構(gòu)二次驗證（合規(guī)部協(xié)調(diào)）。

4.4流程優(yōu)化機制

每年第四季度由內(nèi)控部組織全流程復(fù)盤，基于以下標準優(yōu)化：

-查驗時長減少10%以上（目標值≤2.4個工作日）

-報廢率降低5%（目標值≤0.45%）

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

5.1.1采購權(quán)限：

-金額≤50萬元：采購部經(jīng)理審批

-50萬元<金額≤200萬元：總經(jīng)理審批

-金額>200萬元：董事會審批

5.1.2查驗權(quán)限：

-質(zhì)檢部經(jīng)理（中風(fēng)險材料最終判定權(quán)）

-總經(jīng)理（緊急查驗標準變更權(quán)）

5.2審批權(quán)限標準

5.2.1金額審批：采購合同金額超過200萬元的需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議。

5.2.2查驗標準審批：涉及國際標準（如ISO4902寶石鑒定）的需合規(guī)部備案。

5.3授權(quán)與代理機制

授權(quán)需書面形式，有效期不超過1年，臨時代理需采購部經(jīng)理簽字確認，代理權(quán)限不得超出授權(quán)范圍。

5.4異常審批流程

5.4.1緊急審批：采購部提交情況說明及風(fēng)險評估報告，總經(jīng)理特批。

5.4.2補批流程：未及時審批的需在2個工作日內(nèi)補辦，逾期按管理紅線處理。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

6.1.1表單規(guī)范：查驗單需包含供應(yīng)商信息、批次號、數(shù)量、查驗結(jié)果等要素，電子版與紙質(zhì)版雙備份。

6.1.2痕跡留存：質(zhì)檢部留存10%以上查驗樣品（貴金屬保存3年，寶石保存5年）。

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

6.2.1日常監(jiān)督：內(nèi)控部每月開展“三查”：查驗單完整性查、ERP數(shù)據(jù)一致性查、實物抽盤查。

6.2.2專項監(jiān)督：針對連續(xù)3次查驗不合格的供應(yīng)商，由質(zhì)檢部牽頭聯(lián)合審計部開展專項調(diào)查。

6.3檢查與審計

6.3.1日常檢查：倉儲部每日抽查入庫查驗單（比例≥5%），發(fā)現(xiàn)問題立即反饋采購部。

6.3.2年度審計：審計部需核查：

-價值超過500萬元的寶石100%查驗覆蓋

-足金原材料查驗報告電子存檔率100%

6.4執(zhí)行情況報告

每月5日前由采購部匯總上月查驗情況，報告需包含：

-各品類查驗覆蓋率統(tǒng)計

-查驗不合格項及整改措施

-異常事件分析

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

7.1.1采購部考核：查驗差錯率（權(quán)重40%）、供應(yīng)商合格率（權(quán)重30%）。

7.1.2質(zhì)檢部考核：查驗報告及時性（權(quán)重20%）、技術(shù)判定準確率（權(quán)重10%）。

7.2評估周期與方法

7.2.1月度評估：由內(nèi)控部根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)及抽查結(jié)果評分。

7.2.2年度評估：結(jié)合KPI及審計結(jié)果，由總經(jīng)理辦公會審議。

7.3問題整改機制

7.3.1整改分類：

-一般問題：7個工作日內(nèi)整改，由責(zé)任部門提交報告

-重大問題：30個工作日內(nèi)整改，需提交專項方案經(jīng)總經(jīng)理審批

7.3.2責(zé)任追究：連續(xù)2次未按期整改的責(zé)任人降級，3次以上取消評優(yōu)資格。

7.4持續(xù)改進流程

7.4.1改進建議來源：審計報告、供應(yīng)商投訴、技術(shù)革新。

7.4.2審批路徑：部門提出→內(nèi)控部評估→總經(jīng)理辦公會審批→采購部實施。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

8.1.1獎勵情形：

-查驗創(chuàng)新（如開發(fā)寶石AI識別系統(tǒng)）

-連續(xù)6個月零差錯

-重大風(fēng)險事件提前預(yù)警

8.1.2程序：部門提名→內(nèi)控部審核→總經(jīng)理批準→財務(wù)部發(fā)放（獎金不超過當月工資30%）。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)：查驗單信息不全（罰款100-500元）。

8.2.2較重違規(guī)：未執(zhí)行全檢程序（罰款500-2000元）。

8.2.3嚴重違規(guī)：導(dǎo)致產(chǎn)品召回（罰款2000元以上，取消年度評優(yōu)）。

8.3處罰標準與程序

8.3.1處罰方式：經(jīng)濟處罰+降級+解雇（嚴重違規(guī)直接解雇）。

8.3.2程序：調(diào)查取證→告知當事人→聽證（嚴重違規(guī)必須聽證）→審批→執(zhí)行。

8.4申訴與復(fù)議

8.4.1申訴條件：收到處罰決定后3日內(nèi)提出書面申請。

8.4.2復(fù)議流程：合規(guī)部受理→2日內(nèi)組織復(fù)議→5日內(nèi)出具結(jié)果→存檔備查。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機處理

9.1.1預(yù)案啟動條件：出現(xiàn)鎘超標（參考GB20984）、鉆石血鉆等合規(guī)事件。

9.1.2責(zé)任分工：

-應(yīng)急組：總經(jīng)理掛帥，采購部、質(zhì)檢部、法務(wù)部為成員

-信息組：合規(guī)部負責(zé)對外溝通

9.2例外情況處理

9.2.1例外場景：戰(zhàn)亂地區(qū)采購、緊急修復(fù)用貴金屬。

9.2.2處理流程：采購部提交申請→內(nèi)控部評估風(fēng)險→總經(jīng)理審批→合規(guī)部備案。

9.3危機公關(guān)與善后

9.3.1口徑統(tǒng)一：危機事件由法務(wù)部制定《溝通備忘錄》。

9.3.2跨境適配：針對美國市場鎘超標事件，需遵循《兒童產(chǎn)品安全法》進行召回。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由公司內(nèi)控部負責(zé)解釋，解釋意見經(jīng)總經(jīng)理批準后發(fā)布。

10.2相關(guān)制度索引

-《采購管理辦法》（文號：企制度[2023]005號）第3.4條

-《倉儲管理規(guī)范》（文號：企制度[2023]012號）第2.8條

10.3修訂與廢止程序

制度修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議，發(fā)布前在OA系統(tǒng)公示5個工作日。廢止制度需形成書面決議并存檔。

10.4生效與實施日期

本制度自2024年1月1日起施行，