PAGE商場檔案管理制度一、總則（一）目的為加強商場檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在商場經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商場內(nèi)各部門及全體員工在經(jīng)營、管理、服務等活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：商場檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映商場的經(jīng)營管理活動，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄露，對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等重要檔案嚴格保密。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置商場設立專門的檔案管理室，隸屬于行政部，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和商場檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體實施細則。2.負責商場各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀工作，確保檔案的時效性和有效性。6.負責檔案的借閱、歸還登記工作，嚴格執(zhí)行檔案借閱審批制度，確保檔案的合理使用和及時歸還。7.定期對檔案管理工作進行總結(jié)、分析和評估，不斷改進檔案管理工作方法和流程，提高檔案管理水平。8.負責向商場內(nèi)部各部門提供檔案信息咨詢服務，積極配合各部門利用檔案開展工作。9.組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高商場員工的檔案意識和檔案管理技能。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括商場行政公文、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議、證照文件等。2.經(jīng)營管理類：涵蓋市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、供應商資料、客戶信息等。3.財務管理類：包含財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料及各類財務相關(guān)文件。4.物業(yè)管理類：涉及物業(yè)租賃合同、工程圖紙、設備維護記錄、安全管理檔案、環(huán)境衛(wèi)生檔案等。5.客戶服務類：有客戶投訴記錄、售后服務檔案、會員信息管理檔案等。6.其他類：不屬于上述分類的其他重要檔案，如重大活動記錄、突發(fā)事件處理檔案等。（二）檔案編號1.采用“年度類別流水號”的編號方式。例如，2023年行政管理類的第5份文件編號為：2023XZ005。2.年度以公元紀年全稱表示，如“2023”；類別用兩個大寫字母表示，如“XZ”代表行政管理類；流水號為三位阿拉伯數(shù)字，從“001”開始依次編排。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確專人負責本部門檔案的收集和整理工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.在各項經(jīng)營管理活動結(jié)束后，相關(guān)部門應及時將形成的檔案材料移交至檔案管理部門。移交時，需填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息，并由雙方簽字確認。3.檔案管理部門定期對各部門移交的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不完整或不符合要求，應及時通知相關(guān)部門補充或更正。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。2.每份檔案應保持其完整性，對破損或褪色的文件進行修復或復制。3.去除檔案材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保檔案的安全保存。4.按照檔案編號規(guī)則，為每份檔案編制唯一的編號，并在檔案首頁右上角加蓋編號章。5.對每份檔案進行編目，填寫《檔案目錄》，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、密級等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理室應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、除濕機、空調(diào)、滅火器等。2.檔案柜應按照檔案分類順序排列，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：涉及商場重大權(quán)益、重要歷史事件、具有長遠查考利用價值的檔案，如商場章程、董事會決議、重要合同協(xié)議等。長期保管的檔案：保管期限為10年以上（含10年）的檔案，如年度財務報表、重要營銷策劃方案等。短期保管的檔案：保管期限為19年的檔案，如一般性的行政文件、短期的銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計等。2.檔案保管期限從檔案形成的次年1月1日起計算。（三）檔案密級1.根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度和保密要求，將檔案劃分為絕密、機密、秘密三個密級。絕密級檔案：涉及商場核心商業(yè)秘密、重大決策機密等，一旦泄露會給商場帶來極其嚴重損失的檔案。機密級檔案：涉及商場重要業(yè)務信息、商業(yè)策略等，泄露后可能對商場造成較大損失的檔案。秘密級檔案：涉及商場一般業(yè)務信息、內(nèi)部管理資料等，泄露后可能對商場造成一定影響的檔案。2.檔案密級的確定由檔案形成部門提出初步意見，并報商場分管領(lǐng)導審批。3.檔案管理人員應嚴格按照檔案密級要求，對不同密級的檔案進行分類保管，采取相應的保密措施。六、檔案借閱與利用（一）借閱審批1.商場內(nèi)部各部門因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期，并經(jīng)部門負責人簽字同意。2.涉及絕密級檔案的借閱，必須經(jīng)商場總經(jīng)理批準；涉及機密級檔案的借閱，需經(jīng)商場分管領(lǐng)導批準；涉及秘密級檔案的借閱，由檔案管理部門負責人批準。3.檔案管理部門對《檔案借閱申請表》進行審核，批準后方可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)批準的《檔案借閱申請表》，在《檔案借閱登記薄》上詳細記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱日期、預計歸還日期等信息。2.借閱人憑有效證件到檔案管理室領(lǐng)取檔案，并在檔案管理人員的監(jiān)督下當面清點檔案數(shù)量和完整性。（三）借閱期限1.根據(jù)檔案的重要性和使用需求，確定不同檔案的借閱期限。一般情況下，短期檔案借閱期限不得超過15個工作日，長期檔案借閱期限不得超過30個工作日。如需延長借閱期限，借閱人應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。2.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）歸還驗收1.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和整潔度，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。2.檔案管理人員在確認檔案完好無損后，在《檔案借閱登記薄》上記錄歸還日期，并由借閱人簽字確認。（五）檔案利用1.檔案管理部門應積極為商場各部門提供檔案信息服務，根據(jù)各部門的需求，及時準確地提供相關(guān)檔案資料。2.鼓勵各部門充分利用檔案開展工作，如進行市場分析、制定決策、解決問題等。在利用檔案過程中，應注意保護檔案的安全和保密，不得擅自復制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門業(yè)務骨干和檔案管理人員。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限表和商場實際情況，對到期檔案進行鑒定。2.鑒定檔案是否仍具有查考利用價值，主要從檔案的內(nèi)容、歷史意義、現(xiàn)實作用等方面進行綜合評估。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門按照檔案保管期限，對到期檔案進行初步篩選，列出擬鑒定檔案清單。2.小組審查：檔案鑒定工作小組對擬鑒定檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準，確定檔案的存毀意見。3.審批備案：經(jīng)檔案鑒定工作小組審查通過的檔案銷毀清單，報商場分管領(lǐng)導審批后，送檔案管理部門備案。（四）銷毀實施1.檔案銷毀工作應在檔案管理部門的監(jiān)督下，由兩人以上共同進行。2.采用粉碎、焚燒等符合環(huán)保要求的方式對檔案進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過