PAGE私企環(huán)保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本私企環(huán)境保護工作的規(guī)范化管理，確保環(huán)保檔案的完整、準確、系統(tǒng)，為企業(yè)環(huán)境管理決策提供可靠依據(jù)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本環(huán)保檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本私企各部門在環(huán)境保護工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.真實性原則：環(huán)保檔案應(yīng)如實反映企業(yè)環(huán)境保護工作的實際情況。2.完整性原則：涵蓋企業(yè)環(huán)保工作的各個方面，確保檔案資料的全面性。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學(xué)分類、編號和整理，保持其內(nèi)在聯(lián)系。4.保密性原則：對涉及企業(yè)商業(yè)機密和敏感環(huán)境信息的檔案嚴格保密。二、環(huán)保檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善環(huán)保檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理企業(yè)環(huán)保檔案，對檔案進行收集、整理、分類、編號、存儲、保管和檢索等工作。3.定期對環(huán)保檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。4.負責(zé)檔案的借閱、查閱、歸還等手續(xù)辦理，嚴格控制檔案的流向。5.組織對過期檔案的鑒定和銷毀工作。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門環(huán)保文件、資料、記錄的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責(zé)本部門環(huán)保檔案的日常管理，確保檔案的及時歸檔和妥善保管。3.在工作中嚴格執(zhí)行環(huán)保檔案管理制度，配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。三、環(huán)保檔案的分類與編號（一）分類1.環(huán)境管理類：包括企業(yè)環(huán)境管理體系文件、環(huán)境管理規(guī)劃與計劃、環(huán)境目標與指標、環(huán)境管理方案、環(huán)境監(jiān)測計劃等。2.環(huán)境監(jiān)測類：涵蓋環(huán)境監(jiān)測報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)記錄、監(jiān)測儀器設(shè)備檔案、監(jiān)測點位布置圖等。3.污染防治類：如廢水處理設(shè)施運行記錄、廢氣處理設(shè)施運行記錄、噪聲控制措施記錄、固體廢棄物管理記錄等。4.環(huán)境應(yīng)急類：包含環(huán)境應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、應(yīng)急物資儲備清單、突發(fā)環(huán)境事件報告與處理記錄等。5.環(huán)保設(shè)施建設(shè)類：涉及環(huán)保設(shè)施設(shè)計文件、建設(shè)項目環(huán)境影響評價報告、環(huán)保設(shè)施竣工驗收報告、環(huán)保設(shè)施運行操作規(guī)程等。6.環(huán)保培訓(xùn)與教育類：包括環(huán)保培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、員工環(huán)保教育資料等。7.環(huán)保法律法規(guī)與標準類：收集國家和地方有關(guān)環(huán)保的法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標準等。8.其他類：如與企業(yè)環(huán)保工作相關(guān)的合同協(xié)議、對外交流文件、環(huán)保獎勵與處罰記錄等。（二）編號環(huán)保檔案編號采用分類編號法，由類別代碼、年份代碼、流水號組成。1.類別代碼：按照上述分類，分別用一位大寫字母表示，如“G”表示環(huán)境管理類，“J”表示環(huán)境監(jiān)測類等。2.年份代碼：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成年份，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成順序依次編寫，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“001”。例如，環(huán)境管理類中2023年形成的第一份檔案編號為“G2023001”。四、環(huán)保檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確環(huán)保檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的時間順序和類別，及時收集本部門產(chǎn)生的各類環(huán)保文件、資料和記錄。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽署齊全，確保原始性和真實性。3.對于外來的環(huán)保文件，如政府部門下達的環(huán)保通知、相關(guān)單位提供的環(huán)保資料等，應(yīng)及時登記并歸檔。（二）整理要求1.檔案管理部門收到各部門移交檔案后，應(yīng)按照分類標準進行整理。2.對每份檔案進行核對，檢查文件的完整性和準確性，如有缺失或錯誤，及時與相關(guān)部門溝通補充或更正。3.去除檔案中的金屬物，對破損的文件進行修補或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。4.按照檔案編號規(guī)則，為每份檔案編制唯一編號，并在檔案首頁加蓋編號章。五、環(huán)保檔案存儲與保管（一）存儲方式1.環(huán)保檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照分類文件夾進行存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便檢索。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理存在的問題。（三）保管期限1.短期檔案：保管期限為15年，主要包括一般性的環(huán)境監(jiān)測記錄、臨時性的環(huán)保文件等。2.中期檔案：保管期限為510年，如污染防治設(shè)施運行的階段性記錄、環(huán)保培訓(xùn)記錄等。3.長期檔案：保管期限為10年以上，包括企業(yè)環(huán)境管理體系文件、環(huán)境影響評價報告及其批復(fù)文件、環(huán)保設(shè)施竣工驗收報告等重要檔案。六、環(huán)保檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱環(huán)保檔案的人員，應(yīng)填寫《環(huán)保檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時間等。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人陪同查閱，并在指定地點進行查閱，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱環(huán)保檔案的，除填寫《環(huán)保檔案查閱申請表》外，還需經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、環(huán)保檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對保管期滿的環(huán)保檔案進行鑒定，成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和技術(shù)專家組成的鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保管期限等因素，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《環(huán)保檔案銷毀清單》。（二）銷毀1.《環(huán)保檔案銷毀清單》經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定